MANUAL DE LA COORDINACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

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2 MANUAL DE LA COORDINACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA REV. 06 IMIPE-PDP-P-01 12/02/2016 Página 1 de 2 I. Objetivo: Controlar y registrar la correspondencia recibida en la Coordinación de Protección de Datos Personales. II. Alcance: III. Definiciones: Controlar, registrar y en su caso contestar No aplica IV. Responsables: Secretario Ejecutivo, Oficial de la Secretaría Ejecutiva y Coordinador de Protección de Datos Personales. V. Referencia: Reglamento Interior del Instituto Morelense de Información Pública y Estadística Manual de Uso y Manejo de Datos Personales al Interior del Instituto Morelense de Información Pública y Estadística. VI. Lineamientos: 1. Cuando la correspondencia verse sobre dar respuesta a una solicitud de información, se atenderá según lo marca el procedimiento IMIPE-UDIP-P-02 Contestación a solicitudes presentadas vía Infomex e IMIPE-UDIP-P-03 Contestación a solicitudes presentadas vía escrita. 2. En caso de que la correspondencia deba hacerse del conocimiento al Pleno del Instituto, se notificará según lineamientos del IMIPE-SE-P-06 Convocar para Sesión al Pleno del Consejo. 3. En caso de que se dé respuesta a algún documento recibido, se utilizará el IMIPE- CDR-F-07 Documento para destinatarios externos, en caso de ser una contestación al interior del Instituto, se realizará con Memorando IMIPE-CDR-F En caso de que el oficio de contestación haya sido generado en la Coordinación de Protección de Datos Personales, sin embargo sea firmado por el Secretario Ejecutivo o algún Comisionado, la Coordinación de Protección de Datos deberá solicitar un número de folio al área del titular que signará el documento. 5. El número de oficio/memorando con el que se conteste la correspondencia recibida, deberá ser registrado en el IMIPE-PDP-F-01 Control de Folios. 6. Los documentos de la Coordinación de Protección de Datos Personales se transfieren al archivo de concentración una vez que hayan concluido su vigencia documental de acuerdo a lo que marca el Catálogo de Disposición Documental a través del procedimiento IMIPE-CNA-P-01 Transferencia Primaria. 7. Los documentos que por motivos de colaboración Institucional obren en los expedientes de las unidades administrativas y contengan datos personales previamente recabados por otras Instituciones, serán resguardados por las unidades con el carácter de confidencial. 8. En caso de que alguna persona solicite expediente(s) que se encuentre en archivo de trámite de las unidades administrativas, éstas últimas lo entregarán en su versión pública atendiendo a la Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales, el Reglamento de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos, y el Reglamento sobre la Clasificación de la Información Pública a que se refiere la Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales.

3 MANUAL DE LA COORIDNACION DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES REV. 06 IMIPE-PDP-P-01 12/02/2016 Página 2 de 2 VII. Desarrollo: Inicio de procedimiento Secretario Ejecutivo 1. A través del Oficial de la Secretaría Ejecutiva turna la correspondencia al Coordinador de Protección de Datos Personales (véase recepción de la correspondencia general en Oficialía de Partes IMIPE-SE-P-01). Coordinador de Protección de Datos Personales 1. Lee y determina a qué documentos se les dará contestación. 2. Registra la correspondencia en IMIPE-PDP-F-01 Control de Folios. 3. En caso de que se vaya a contestar alguno de los documentos recibidos, elabora el proyecto de contestación bajo la estructura del formato documento para destinatarios externos IMIPE-CDR-F-07 o Memorando IMIPE-CDR-F-08, según corresponda. 4. Firma o rúbrica según sea el caso el proyecto de contestación. 5. Entrega al Oficial de la Secretaría Ejecutiva para su notificación (véase Recepción de Documentos para Notificar IMIPE-SE-P-02). Fin de procedimiento VIII. Instrucciones de trabajo: Localización de formatos: 1. Entrar a MI PC 2. Abrir Public/ISO IMIPE/FORMATOS 3. Seleccionar carpeta Control de Documentos y Registros 4. Seleccionar formato deseado FORMATOS: IMIPE-PDP-F-01 Control de Folios IMIPE-CDR-F-07 Documento para destinatarios externos IMIPE-CDR-F-08 Memorando

4 MANUAL DE LA COORDINACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ASESORÍAS, CAPACITACIONES Y/O CONFERENCIAS REV. 05 IMIPE-PDP-P-02 12/02/2016 Página 1 de 2 I. Objetivo: Orientar a los sujetos obligados y particulares en materia de protección de datos personales II. Alcance: III. Definiciones: Asesorar, capacitar e/o impartir conferencia. LFPDPPP: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares Sujeto Obligado: Todos aquellos a los que obliga la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares y la Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos. IV. Responsables: Coordinador de Protección de Datos Personales. V. Referencia: Reglamento Interior del Instituto Morelense de Información Pública y Estadística. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos. Manual de Uso y Manejo de Datos Personales al Interior del Instituto Morelense de Información Pública y Estadística VI. Lineamientos: 1. De las asesorías: a. Las asesorías pueden ser vía telefónica o presenciales. b. Para las asesorías de 2 a 3 personas se deberá llenar el formato IMIPE-PDP-F-02 Asesoría 2. De las capacitaciones: a. Para las capacitaciones dirigidas a sujetos obligados se utilizará la Lista de Asistencia para Capacitaciones IMIPE-CDR-F-13 b. La encuesta que se aplicará para medir la satisfacción al cliente será el formato IMIPE-SEESE-F-05 Evaluación Capacitación. 3. De las conferencias: a. Para las conferencias y eventos con asistencia de la sociedad en general u otros sectores de la población, excluyendo a sujetos obligados y funcionarios públicos, se utilizará la Lista de Asistencia IMIPE-CS-F-02. b. La encuesta que se aplicará para medir la satisfacción al cliente será el formato IMIPE-SEESE-F-06 Evaluación Conferencia. 4. Las evaluaciones de capacitación y/o conferencias son procesadas y entregadas a la Dirección General del Sistema Estatal de Estadísticas, Sondeos y Encuestas, según lineamientos del procedimiento IMIPE-SEESE-P-02 Investigación, Estudios y Encuestas. 5. El campo correo electrónico de las listas de asistencia será testado cuando éstas sean materia de solicitudes de información. 6. Los formatos del Instituto en los que se registren datos personales de la sociedad en general, se testarán una vez que haya concluido su periodo de archivo en trámite, para posteriormente transferir al archivo de concentración.

5 MANUAL DE LA COORDINACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES REV. 05 IMIPE-PDP-P-02 12/02/2016 Página 2 de 2 VII. Desarrollo: 7. Para el caso de que las capacitaciones, conferencias y/o asesorías se realicen fuera de las instalaciones del Instituto, se realizará llevará el Objetivo de Comisión (IMIPE-SE-F-23) y se registrará en la Bitácora (IMIPE-SE-F-22), según procedimiento de Objetivo de Comisión (IMIPE-SE-P-15). Inicio de procedimiento Cliente: 1. Solicita asesoría, capacitación y/o conferencia Coordinador de Protección de Datos Personales 1. Imparte asesoría, capacitación y/o conferencia solicitada. 2. Solicita a los asistentes llenar el formato IMIPE-PDP-F-02 Asesoría, IMIPE-CS-F-02 Lista de asistencia o IMIPE-CDR-F-13 Lista de Asistencia, según lineamientos establecidos en este documento. 3. Archiva las listas de asistencia 4. Registra la asesoría, capacitación y/o conferencia, para fines estadísticos 5. Procesa evaluaciones de capacitación y/o conferencias. Fin del procedimiento. Instrucciones de trabajo: Para localizar formatos: 1. Entrar a MI PC 2. Abrir Public/ISO IMIPE/FORMATOS 3. Para el formato IMIPE-PDP-F-02, seleccionar la carpeta Datos Personales 4. Para el formato IMIPE-CS-F-02, seleccionar carpeta Socialización 5. Para el formato IMIPE-CDR-F-13 seleccionar la carpeta Control de Documentos y Registros 6. Para formatos IMIPE-SEESE-F-05 e IMIPE-SEESE-F-06, seleccionar la carpeta SEESE 7. Imprimir Formatos: IMIPE-PDP-F-02 Asesoría IMIPE-CDR-F-13 Lista de Asistencia para capacitaciones IMIPE-SEESE-F-05 Evaluación Capacitación IMIPE-SEESE-F-06 Evaluación Conferencia IMIPE-CS-F-02 Lista de asistencia

6 MANUAL DE LA COORDINACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL PORTAL DE TRANSPARENCIA REV. 01 IMIPE-PDP-P-03 07/07/2014 Página 1 de 2 I. Objetivo: Actualización del apartado Transparencia de la página de Internet del Instituto, a fin de dar cumplimiento a las obligaciones de transparencia. II. Alcance: III. Definiciones: Revisar, actualizar y publicar. No Aplica IV. Responsables: Coordinador de Protección de Datos Personales V. Referencia: Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos Reglamento Interior del Instituto Morelense de Información Pública y Estadística. Lineamientos y criterios para el cumplimiento de las obligaciones de transparencia VI. Lineamientos: 1. La información pública de oficio que se deberá actualizar en tiempo y forma en el portal de transparencia del Instituto, es la indicada en el procedimiento Actualización del apartado transparencia de la página de internet (véase IMIPE-UDIP-P-01) 2. La contraseña y el usuario son proporcionados por el Titular de la Unidad de Información Pública del Instituto. 3. La información deberá subirse en los formatos en los que el portal lo indica. VII. Desarrollo: Inicio del procedimiento Coordinador de Protección de Datos Personales: 1. Actualiza los respectivos documentos con la información pública de oficio que le corresponde actualizar. 2. Convierte a PDF los documentos. 3. Accede al portal de transparencia 4. Actualiza la información. Fin de procedimiento

7 MANUAL DE LA COORDINACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES REV. 01 IMIPE-PDP-P-03 07/07/2014 Página 2 de 2 VIII. Instrucciones de trabajo: 1. Ingresar a teclear usuario y contraseña. 2. Seleccionar la obligación que se desea actualizar 3. Publica la información a actualizar 4. Cierra sesión. Formatos: No aplica.

8 MANUAL DE LA COORDINACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL REV. 03 IMIPE-PDP-P-04 12/02/2016 Página 1 de 1 I. Objetivo: Determinar y programar de forma anual los proyectos de la Coordinación, así como las acciones, metas y objetivos. II. Alcance: III. Definiciones: Programar. POA: Programa Operativo Anual IV. Responsables: Coordinador y Asesor de Protección de Datos Personales. V. Referencia: Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos. Reglamento Interior del Instituto Morelense de Información Pública y Estadística. Manual de Uso y Manejo de Datos Personales al Interior del Instituto Morelense de Información Pública y Estadística VI. Lineamientos: 1. Cada trimestre el Coordinador de Protección de Datos Personales enviará los avances del POA al Coordinador de Administración para fines de Cuenta Pública (véase IMIPE-CA-P- 04 Cuenta Pública) 2. La Coordinación de Protección de Datos Personales, durante el mes de abril envía a la Unidad de Comunicación Social y Relaciones Interinstitucionales un reporte de las actividades realizadas durante el año, a fin de integrar el Informe de Resultados. (Véase IMIPE-UCSRI-P-03 Informe de resultados) 3. En la planeación de programas y/o convocatorias que sean dirigidas a niños, el responsable del programa y/o convocatoria recabará el consentimiento de los padres, especificando los fines para los que ha sido recabada la información. VII. Desarrollo: Inicio del procedimiento Coordinador de Protección de Datos Personales: 1. Realiza un análisis de la Coordinación y el desempeño que ha tenido durante el año. 2. Establece nuevos objetivos y metas a alcanzar el próximo año considerando las necesidades, funciones y obligaciones del área. 3. Con base a lo anterior, elabora proyectos para cumplir con los objetivos y metas establecidas, así como las acciones correspondientes por trimestre. 4. Envía por correo electrónico el POA al titular de la Secretaría Ejecutiva, quien concentra la información de las unidades administrativas para aprobación del Pleno de este Instituto (véase IMIPE-SE-P-09 Elaboración del Programa Operativo Anual) Fin de procedimiento VIII. Instrucciones de trabajo: No aplica. Formatos: No aplica.