Procedimiento para Administrar Documentos En Proyectos

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1 PG OT 35 Rev. Página: de 8 Documentos En Proyectos CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev. Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: 0 24/08/205 Revisión y Emisión 2/07/206 Revisión general: Retiro del logo, cambio de código y nombre al documento (antes: PG-AIG-ALM Procedimiento para Archivar Documentos y Registros en los Proyectos) y sus anexos. Firmas de la revisión vigente Carlos Díaz Administrador de la Información Carlos Díaz Administrador de la Información Elmer Chávez Jefe de Oficina Técnica Elmer Chávez Jefe de Oficina Técnica Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones

2 PG OT 35 Rev. Página: 2 de 8 I. TABLA DE CONTENIDO. I. TABLA DE CONTENIDO Propósito Alcance Documento de Referencia Definiciones Desarrollo: Revisión de Contrato e Identificación de Documentos Ordenamiento de la Documentación Tratamiento de la Documentación Física Tratamiento de la Documentación Digital Control de la Documentación Archivada Preparación de los Documentos para Cierre de Proyecto Elaboración del Dossier de Proyecto Dossier de Proyecto para el Cliente Dossier de Proyecto para Cosapi S.A Responsabilidades Anexos.... 8

3 PG OT 35 Rev. Página: 3 de 8. Propósito. Estandarizar la metodología de almacenamiento de los documentos emitidos y recibidos durante la ejecución de los proyectos de Cosapi S.A. 2. Alcance. Este procedimiento es aplicable a todos los proyectos de construcción que Cosapi ejecuta, y es responsabilidad directa del Gerente de Proyecto y/o Jefe de Obra velar por su cumplimiento. En el caso de consorcios, el presente procedimiento regirá cuando el Comité Técnico Administrativo lo determine. 3. Documento de Referencia. Código PG-GGO-07 PG-CAL-07 PG-TI-0 PG-M-0 PG-OT-4 4. Definiciones. Nombre del documento Procedimientos para Codificación de Documentos y Registros Procedimiento para la Administración del Archivo de Sede Central Procedimiento para Backups de Información Procedimiento para la entrega de documentos del proyectos a la Operadora de Almacenaje Procedimiento para la Organización del Archivo Central : Administrador de Documentos AIP: Administrador de la Información de Proyectos en Sede Central Archivar: guardar documentos o información en un archivo. AC: Administrador de Contratos Copia controlada: copia física de un documento de la que se controla su distribución. Dossier de Proyecto: conjunto de documentos con un índice estructurado, que comprende documentación de cierre de un proyecto. EP: Equipo del Proyecto : Equipo de Dirección del Proyecto Equipo de cierre: miembros del EP y/o designados por el Gerente del Proyecto encargados de cerrar el proyecto elaborando el dossier de proyecto. GP: Gerente de Proyecto JOT: Jefe de Oficina Técnica AIP: Administrador de la Información de Proyectos en Sede Central JAC: Jefe de Archivo Central Real Academia Española. Diccionario de la Lengua Española. Madrid, 2009.

4 PG OT 35 Rev. Página: 4 de 8 5. Desarrollo: El presente procedimiento tiene por objetivo guiar al Equipo de Dirección del Proyecto () en la administración de la documentación que culminará con la elaboración del Dossier de Proyecto. Descripción 5.. Revisión de Contrato e Identificación de Documentos. Para efectos de una mejor comprensión de todas las actividades a realizar, los miembros del revisarán el paquete del contrato para identificar todos los documentos que se elaborarán, recibirán y aquellos documentos que el cliente exigirá en el Dossier de Proyecto Ordenamiento de la Documentación. El objetivo del ordenamiento de la documentación es evitar pérdidas y ubicar documentos rápidamente. La documentación en físico y digital se ordena según lo establecido por la Estructura de la Información. (Ver anexo PG-OT-35-A) Tratamiento de la Documentación Física. Los documentos físicos enviados y recibidos durante la ejecución del proyecto deben estar almacenados en archivadores según el tipo de documento. Todo archivador tiene que estar identificado en el lomo del mismo. Según el modelo de etiqueta de la figura.la información que contiene el lomo del archivador incluye: logo de Cosapi S.A., CR y nombre del proyecto, oficina que lo elabora, los documentos que contiene, la ubicación equivalente en el servidor, el año y el tomo del archivador en caso de existir varios con el mismo tipo de documento. La estructura de las etiquetas del lomo también serán empleadas por el proveedor que brinda el servicio de custodia de la documentación del proyecto. La documentación contenida dentro de los archivadores debe estar ordenada de forma numérica y cronológica o por disciplina según sea el tipo de documento. Por ejemplo, para el caso de los registros como cartas, RFI, entre otros, el orden empleado será el numérico Tratamiento de la Documentación Digital. Se configurará el servidor de obra según la Estructura de Servidor de Cosapi S.A con los directorios ver Anexo: PG-OT-35-A. Se debe procurar trabajar con los archivos ubicados en el servidor. La elaboración de nueva documentación se realizará en el mismo. En todo momento deberá estar actualizado el servidor. Los documentos físicos recibidos, tal como las cartas, formatos llenados a mano o todo documento firmado, deberán escanearse y guardarse en la carpeta que corresponda con el código de documento como nombre de archivo. El tiempo entre la recepción del documento y su escaneado debe ser en forma inmediata. Soporte Técnico

5 PG OT 35 Rev. Página: 5 de 8 Descripción Para la asignación de los nombres de los archivos, se aplicará lo indicado en el Procedimiento para Codificación de Documentos y Registros PG-GGO-07: Procedimiento para Codificación de Documentos y Registros La entrega de copias de documentos se realizará utilizando el concepto de copia controlada Control de la Documentación Archivada. El control de la documentación del proyecto se realiza a través de los logs de documentos como las cartas, RFI, transmittals, planos, procedimientos, entre otros. En todo momento los logs estarán actualizados. Se supervisará semanalmente que los directorios donde se guardan los archivos realizados como informes, valorizaciones, cartas, RFI estén actualizados. El JOT, AC o la persona que ellos designen será responsable de los backups de información. Esta persona debe verificar que el servidor del proyecto genere las copias de seguridad. La metodología para la realización del backup de obra está indicada en el Procedimiento para backup de Información (PG-TI-0) Preparación de los Documentos para Cierre de Proyecto. Se dará el tratamiento a los documentos tal como se indica en el punto 5.2 de este procedimiento, se asegurará que no falte documentos por escanear o archivadores sin rotulación (los datos en el lomo). Cuando el EP termine sus labores del proyecto y sólo quede el equipo encargado de cerrar el proyecto, el Administrador de Documentos colocará los logs impresos en la primera hoja de cada archivador como registro de lo que contiene, también realizara el Checklist de la estructura del servidor de obra para dar conformidad a la información entregada a Administración TI y GGO. En esta etapa, se aplicará el Checklist de Documentos para Cierre del Proyecto (PG-GGO-06-A2). Con este formato, se verifica si se tiene la documentación en orden para su envío en Sede Central. Para evitar cualquier reclamo en relación a la documentación, cuando se use el checklist debe indicarse los ítems que no aplican al proyecto. El checklist sirve para que el muestre al Gerente del Proyecto, Jefe de Oficina Técnica y Administrador de Contrato qué documentación del proyecto está en los archivadores y en el servidor. Asimismo, la copia de este checklist debe ser entregada o enviada vía al Jefe de Archivo Central El GP y su plasmarán en el Plan de Cierre cuál será el equipo responsable de ejecutar la etapa de cierre y elaborar el Dossier de Proyecto., JOT, AC AIP, JAC GP

6 PG OT 35 Rev. Página: 6 de 8 Descripción 5.5. Elaboración del Dossier de Proyecto. El Dossier de Proyecto se elabora tanto para el Cliente como para Cosapi S.A. El Cliente consigna en los documentos del contrato los componentes que se incluirán en el dossier. Estos documentos generalmente están orientados a la verificación del cumplimiento del alcance con los requerimientos establecidos en el expediente técnico. El dossier para Cosapi S.A. está orientado a la conservación de los documentos relevantes del proyecto, entre ellas pueden estar las comunicaciones con el supervisor o el cliente, documentos que sirvan como sustentos para cualquier reclamo posterior y también toda aquella información importante para aplicarse en otros proyectos futuros tales como formatos y procedimientos, o que sirva para el conocimiento de los trabajadores tal como las lecciones aprendidas. Cuando el cliente no tenga un modelo de dossier especificado en el contrato, Cosapi S.A. podrá sugerir el mismo modelo de dossier que establecerá el GP y su. Todas las indicaciones anteriores en este procedimiento facilitan la elaboración del dossier ya que los archivadores identifican la información que contienen y el servidor contiene los documentos en forma digital de forma ordenada. GP, equipo de cierre GP, equipo de cierre GP Dossier de Proyecto para el Cliente. Este dossier, también llamado Dossier de Calidad, está estructurado según los requerimientos del cliente, se presentan en tomos y se ordena según el índice que entrega el Cliente a Cosapi S.A. Tómese en cuenta algunos documentos que suele pedir el cliente para no descuidar su almacenamiento: Actas: de apertura y de entrega del proyecto. Incluye los punch list. Procedimientos de construcción. Generalmente se pedirán por disciplina. Certificados de calidad de los productos empleados Certificados de calibración de instrumentos Protocolos y ensayos Manuales Memorias descriptivas por disciplina Planos as built Listados de equipos Dossier de Proyecto para Cosapi S.A. Este dossier se pedirá con el mismo orden según la Estructura de la Información de Proyectos (Anexo : PG-OT-35-A). Para ello, el Checklist de Documentos para el Cierre del Proyecto (punto 5.4 de este procedimiento) vuelve a aplicarse para dar conformidad que se tiene completa la documentación y pase al archivo central. En esta etapa ya se ha superado todo pendiente con el cliente a excepción de negociaciones o GP, Equipo de cierre, Equipo de cierre GP, Equipo de Cierre

7 PG OT 35 Rev. Página: 7 de 8 Descripción arbitrajes. PROPUESTA: Adicional al dossier del proyecto se debe entregar también el Informe Final del proyecto, el cual se detalla en el PG- GGO-06: Procedimiento para la Planificación del Cierre del Proyecto. Asimismo, se debe realizar la entrega de la documentación al Operador logístico en coordinación con el área de Archivo Central, dicho proceso se detalla en el PG-M-0: Procedimiento para entrega documentos del Proyecto al Operador de Almacenaje. Administrador De Obra Figura. Lomo para archiveros. Logo CR Nombre del Proyecto Área Funcional Tipo de Documento Tomo Año Ubicación en el Armario

8 PG OT 35 Rev. Página: 8 de 8 6. Responsabilidades Actividades.- Crear conciencia entre los miembros del EP sobre la importancia de seguir las indicaciones para el almacenamiento de la información en físico y en digital, el uso correcto de los directorios del servidor y la importancia de mantener los documentos originales de forma ordenada. 2.- Aplicar el presente procedimiento. 3.- Respetar las indicaciones del presente procedimiento. De existir puntos que no se puedan cumplir, notificar al Administrador de la Información en Sede Central. 4.- Aplicar el presente procedimiento según las necesidades del proyecto. 5.- Aplicar los formatos que le brinden en este procedimiento tal como el checklist y estandarizar los archivadores como se indica en el punto Custodiar la información física del proyecto y en caso de no ser el responsable de los backups, deberá coordinar con él para el cumplimiento del checklist y la entrega de los documentos digitales a Sede Central. 7.- Mantener actualizado el procedimiento. 8.- Recibir la información de la documentación del proyecto debidamente inventariada para ser almacenada con el Operador Logístico. 9.- Coordinar y atender las consultas del. 0.- Seguimiento de Servidor de Obra y su llegada a Sede Central. Realizar seguimiento a la documentación del proyecto para ser almacenada con el Operador Logístico. GP JAC JAC 7. Anexos. PG-OT-35-A: Estructura del Servidor de Proyecto PG-GGO-06-A2: Checklist de Documentos para Cierre del Proyecto.