RED DE SALUD DEL ORIENTE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI Nit:

Transcripción

1 OBJETIVO: 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO Remitir los documentos del archivo de gestión al central, de conformidad con los plazos establecidos en las tablas de Retención, con el fin dar movilidad los archivos de gestión. ALCANCE: Inicia con la elaboración y aprobación del Plan Anual de Transferencias y finaliza con la elaboración del Acta de Transferencia Documental. Aplica a todas las oficinas productoras de documentos DEFINICIONES: ARCHIVO DE GESTIÓN: Corresponde a los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa y/ o académica, son documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos. ARCHIVO CENTRAL: conjunto de documentos organizados según las unidades académicoadministrativas que los producen y transfieren desde su Archivo de Gestión. Constituye la segunda fase del Sistema de Archivos. ARCHIVO HISTÓRICO: Es la tercera fase del Sistema, allí los documentos, luego de su selección y valoración, se preservan para la investigación, la extensión y la formación. Conservan su integridad, su orden de producción natural y de procedencia. En virtud del principio de descentralización cada Sede custodiará sus archivos documentales históricos a través de su unidad de archivo, los cuales forman parte del Fondo Universidad Nacional de Colombia y del Archivo General de la misma. DEPURACIÓN DOCUMENTAL: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

2 FOLIAR: Acción de numerar hoja, para controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes VALOR PRIMARIO: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. (Fuente: Acuerdo No. 027 del 2006 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación (Glosario.) DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1. Ley 594 de 2000, Art. 23. Ley General de Archivos. 2. Mini-Manual No. 4. Archivo General de la Nación, 2001Tablas de Retención y transferencias documentales,

3 3. Estudios de Series Documentales, Unidad Nacional de Archivo CONDICIONES GENERALES Tabla de Retención Documental aprobada. Los expedientes a transferir deben estar organizados e inventariados. Los expedientes a transferir deben haber cumplido su tempo de retención en Archivo de Gestión o Archivo Central, según el caso.

4 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO ÍTEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS 1 ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRANSFERENCIAS Elaborar el Plan Anual de Transferencias de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD y los lineamientos y estrategias sobre series prioritarias planteadas. La programación de transferencias deberá ser ajustada y aprobada por el Comité Interno de Archivo. Líder de Archivo Comité interno de Archivo Plan Anual de Transferencias (Véase Plan Anual de transferencias RED DE SALUD ORIENTE. 2 COMUNICACIÓN A PRODUCTORES DOCUMENTALES SOBRE LA PROGRAMACIÓN DEFINITIVA DE TRANSFERENCIAS Comunicar a los productores documentales sobre las fechas en las que deberán efectuar las transferencias documentales; así como los requisitos necesarios para adelantar este procedimiento. La información puede transmitirse a través de un memorando o Circular. Líder de Archivo Comunicación Oficial (Nota Interna o Circular) 3 DEPURACIÓN, EXPURGO Y PREPARACIÓN Retirar aquellos documentos que no son esenciales en el expediente: duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos), formatos, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente.

5 Quitar con cautela, los ganchos de cosedora, clips, ganchos metálicos de legajar, etc. Desdoblar y alisar manualmente el documento arrugado o doblado. 4 CLASIFICACIÓN Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental. Los documentos propios de cada, de acuerdo a sus funciones se separarán según el Cuadro de Clasificación Documental o las TRD, siendo una herramienta que permite la codificación e identificación de cada una de las series, subseries y tipologías documentales en cada. 5 IDENTIFICACIÓN DE CONDICIONES FÍSICAS DEL DOCUMENTO Identificar el documento afectado por biodeterioro (hongos o insectos) el cual debe separarse del no contaminado, manteniéndolo bajo condiciones adecuadas de ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura, hasta obtener la ayuda de un profesional en el tema. Verificar las condiciones físicas del documento, alisar, desdoblar, sin realizar intervenciones propias de un especialista. No pegar con encolantes normales, ni cinta transparente. 6 ORDENACIÓN Ordenar la documentación de manera ascendente, cronológica, alfabética y numéricamente, de acuerdo con el proceso y la necesidad.

6 7 FOLIACIÓN Se enumeran los folios de los documentos de acuerdo con las directrices para ello establecidas. Todas las s Documentos foliados Foliar cada uno de los documentos en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, H), en forma legible, sin enmendaduras, ni marcación profunda que talle el papel, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente y así sucesivamente. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. Quedando: La primera carpeta de 1 a 200, la segunda carpeta de 1 a 200y así sucesivamente. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. Quedando: La primera carpeta de 1 a 200, la segunda carpeta de 201 a 400 y así sucesivamente.

7 8 ENCARPETADO Y ROTULADO Las unidades de almacenaje o carpetas deben ser En CARTULINA DESACIDIFICADA tipo PROPALCOTE mínimo de 320 mg Se debe ubicar la documentación obedeciendo al principio de orden natural - original, de tal manera que los asuntos no se rompan y que el primer documento que aparezca en la carpeta sea el primero que se produjo y al final quede el último. Las carpetas se identificaran con un rótulo que contiene la información necesaria para identificar la documentación contenida, acorde con las TRD. Rótulo carpeta Archivo central

8 CÓDIGO Y NOMBRE DE LA SECCIÓN CÓDIGO Y NOMBRE DE LA SUBSECCIÓN CÓDIGO Y NOMBRE DE LA SERIE CÓDIGO Y NOMBRE DE LA SUBSERIE NOMBRE DEL EXPEDIENTE FECHAS EXTREMAS SIGNATURA TOPOGRÁFICA (Información propia del Archivo) En cada Unidad de Conservación se deben ubicar máximo 200 folios, cuando es necesario para no romper con una serie documental. 9 ALMACENAJE Ubicar cada una de las carpetas teniendo en cuenta las fechas extremas, en donde la primera carpeta sea la fecha más

9 antigua y la última, la más reciente. De izquierda a Derecha,. Las carpetas de ubican de tal forma que la No. 1 quede en el lado izquierdo y la No. 10 al extremo derecho. Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas y registrarlas en el formato de inventario consecutivamente por el número asignado a cada serie y subserie documental como lo indica el Cuadro de Clasificación Documental (CCD). 10 ROTULADO Identificar cada caja colocando el rótulo. Rótulo Caja Archivo central Dicho rótulo será elaborado digitalmente para mayor seguridad y accesibilidad de la información. CÓDIGO Y NOMBRE DE LA SECCIÓN CÓDIGO Y NOMBRE DE LA

10 SUBSECCIÓN CÓDIGO Y NOMBRE DE LA SERIE CÓDIGO Y NOMBRE DE LA SUBSERIE NOMBRE DEL EXPEDIENTE FECHAS EXTREMAS SIGNATURA TOPOGRÁFICA (Información propia del Archivo) 11 ELABORACIÓN DE INVENTARIO Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas y registrarlas en el formato de inventario consecutivamente por el número asignado a cada serie y subserie documental como lo indica el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Inventario Documental (FUID) Al igual que el rótulo de la caja, el Formato de Inventario Único Documental (FUID) se debe elaborar y entregar digitalmente al momento de la transferencia. 12 ENTREGA DE LA TRANSFERENCIA Se realiza la transferencia en la fecha establecida en el PLAN ANUAL DE TRANSFERENCIAS aprobado por el Comité interno de archivo. Líder de Archivo

11 13 COTEJO vs. FUID El líder de archivo recibe la transferencia y coteja la preparación física del archivo a transferir (foliación, encarpetado, rotulado, etc.) y su correspondencia con lo registrado en el FUID elaborado por la oficina productora. 14 RECEPCIÓN DE LA TRANSFERENCIA Se reciben los documentos y se ubican en el lugar correspondiente de acuerdo con la fase de archivo de destino (Central) respetando los principios de procedencia y orden original. Líder procesos de Archivo Líder de cada Líder procesos de Archivo Líder de cada 15 ELABORACIÓN DEL ACTA DE TRANSFERENCIA Una vez recibida la documentación, se firma el FUID y se registra en el Acta la realización de la Transferencia y se suscribe por parte del líder de Archivo y el líder de la que transfiere (este último conservará copia del Acta). Líder procesos de Archivo Líder de cada FUID impreso FUID Digital Acta de transferencia 16. REGISTROS Plan Anual de Transferencias Comunicación Oficial FUID impreso FUID Digital Rótulo Caja Archivo central Rótulo carpeta Archivo central Acta de transferencia