SECRETARÍA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ.

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1 CONDICIÓN DE CONSERVACIÓN PERMANENTE PÁGINA: 1 de 10 SECRETARÍA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ.

2 CONDICIÓN DE CONSERVACIÓN PERMANENTE PÁGINA: 2 de 10 ELABORÓ NOMBRE CARGO FECHA FIRMA Myriam Loaiza Lynda N. Meléndez Irma Peña Profesional Especializada Contratista Contratista 03/11/2009 REVISÓ Margoth Guerrero Subdirectora Técnica 10/11/2009 APROBÓ Francisco Javier Osuna Director Archivo de Bogotá 13/11/2009 INTRODUCCIÓN La Dirección Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., como archivo histórico de la ciudad, reúne documentos con valores secundarios, considerados históricos por su importancia para la ciencia, la cultura y la investigación, que son transferidos por las entidades distritales, las empresas de servicios públicos domiciliarios (públicas o mixtas), así como los entes privados que cumplen funciones públicas y personas naturales o jurídicas. De igual forma reúne documentos en cumplimiento de lo dispuesto por la normatividad nacional en materia de archivos, por el Decreto 173 del La presente guía es el marco de referencia para el desarrollo del procedimiento de remisión de transferencias de documentos de conservación permanente a la Dirección Archivo de Bogotá. 1. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SECUNDARIAS Las transferencias secundarias deben realizarse de acuerdo con la normatividad vigente y con los parámetros establecidos en la presente guía. 1.1 Aprobación de la transferencia Las transferencias documentales secundarias se aprobarán mediante el Acta del Comité Técnico del Archivo de Bogotá, que tendrá en cuenta la aplicación de las metodologías, los estándares y las guías de gestión documental aprobadas por la Dirección Archivo de Bogotá, así como, el cuadro de clasificación documental, las tablas de retención documental o tablas de valoración documental y el inventario de las series a transferir para cada entidad. Las entidades deben remitir a la Dirección Archivo de Bogotá una carta de intención de la transferencia documental, adjuntando, además, el Formato Único de Inventario Documental debidamente diligenciado (Anexo. 1) y una copia del Acta de Comité de Archivo de la

3 CONDICIÓN DE CONSERVACIÓN PERMANENTE PÁGINA: 3 de 10 respectiva entidad, en la cual se apruebe y autorice la transferencia de la documentación relacionada en el formato de inventario. Una vez el Comité Técnico del Archivo de Bogotá considere la propuesta de la entidad para transferir la documentación, este Comité emitirá una acta en la cual se aprobará o no la transferencia. De no ser aprobada, la Dirección Archivo de Bogotá realizará las observaciones pertinentes a la entidad o persona natural o jurídica interesada en la transferencia mediante comunicación oficial y se acordarán los plazos necesarios para que se realicen las modificaciones, ajustes y complementaciones necesarias, si fuera el caso. Para las entidades que se supriman, fusionen o privaticen, se seguirán las directrices establecidas en el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y el Acuerdo 41 de octubre de 2002 y las normas que las reemplacen, modifiquen o adicionen. 1.2 Condiciones para la transferencia Una vez aprobada la transferencia por el Comité Técnico del Archivo de Bogotá y dispuesta la documentación bajo la totalidad de las condiciones de transferencia descritas en el presente documento, la entidad remitente deberá formalizar la transferencia informando por medio de una comunicación que la documentación se encuentra organizada integralmente 1 y dispuesta para la conservación permanente en el Archivo de Bogotá Procesos archivísticos Las transferencias secundarias deben cumplir con los procesos técnicos archivísticos pertinentes para la correcta y completa organización de la documentación. Por tanto, deberán llevar a cabo actividades de identificación, clasificación, ordenación -previa depuración para la separación de la duplicidad de documentos- descripción mediante el levantamiento del inventario documental descrito en el Anexo No. 1, foliación y rotulación. Estas actividades deben obedecer a la correcta aplicación de instrumentos archivísticos, tales como: guías de procesos, cuadros de clasificación documental, tablas de retención documental y tablas de valoración documental. Adicionalmente, se debe cumplir con los procedimientos de preparación física de la documentación a transferir enunciados en la presente guía. (Ver ítem 1.3) Requerimientos de la transferencia: 1 Esto quiere decir que cumple con criterios técnicos de organización archivística.

4 CONDICIÓN DE CONSERVACIÓN PERMANENTE PÁGINA: 4 de 10 Las entidades distritales, las empresas de servicios públicos domiciliarios (públicas o mixtas), así como los entes privados que cumplen funciones públicas, interesadas en realizar transferencias documentales secundarias a la Dirección Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., deben informarlo a través de una comunicación oficial, adjuntando: Inventario de transferencias secundarias. Este inventario deberá enviarse en medio físico y magnético, utilizando Formato Único de Inventario Documental debidamente diligenciado (Ver Anexo. 1). El inventario físico deberá almacenarse en carpeta blanca tipo propalcote, cuatro aletas, debidamente identificada y rotulada, con los datos anunciados en el Anexo 3. Debe ir foliado y con aproximadamente 200 folios por unidad de almacenamiento. El inventario digital debe ir en formato Excel u Open Document, grabado en CD o DVD debidamente identificado. Copia del Acta del Comité de Archivos de la Entidad remitente, donde se especifique que la documentación a transferir ha cumplido el tiempo de retención documental y ha sido identificada con valor documental secundario. Así mismo, debe registrar la aprobación y autorización de la transferencia secundaria. 1.3 Preparación física de la documentación a transferir Se debe disponer físicamente la documentación de manera que cumpla con los requisitos mínimos para ser consultada en la Sala de Servicios al Público de la Dirección Archivo de Bogotá. La Dirección Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de su Subdirección Técnica, provee el instrumento que incluye los lineamientos específicos de embalaje para el traslado de la documentación a transferir, siguiendo como mínimo las siguientes recomendaciones: Se debe realizar limpieza de las unidades de almacenamiento (cajas y carpetas) y unidades encuadernadas, siguiendo los lineamientos dados por el Protocolo de Limpieza Superficial de Unidades de Almacenamiento y Mobiliario, el cual será suministrado por la Subdirección Técnica de la Dirección Archivo de Bogotá. Los elementos de agrupación metálicos (ganchos, clips, etc.) deben ser retirados y, si la documentación lo requiere, reemplazados por ganchos plásticos. A los documentos agrupados en AZ s, argollados, anillados o con sistemas similares se les debe retirar estos sistemas, y realmacenar según las indicaciones en la guía suministrada por la Subdirección Técnica de la Dirección Archivo de Bogotá.

5 CONDICIÓN DE CONSERVACIÓN PERMANENTE PÁGINA: 5 de 10 En el caso de desagregación y realmacenamiento, deberá dejarse un testigo documental, utilizando el formato del Anexo 2. La documentación que evidencie biodeterioro por cualquier tipo de agente debe ser sometida al proceso de desinfección respectiva previa la realización de la transferencia, de acuerdo al concepto emitido por el grupo interdisciplinario de la Dirección Archivo de Bogotá. Es necesario tener en cuenta las Normas de bioseguridad y salud ocupacional para manipulación de documentación con biodeterioro, las cuales serán suministradas por la Subdirección Técnica de la Dirección Archivo de Bogotá. Nota: La documentación sometida a procesos de desinfección debe estar identificada en el Formato Único de Inventario Documental, en la columna de observaciones como Material Desinfectado. La documentación a transferir debe ser realmacenada, reemplazando cajas y carpetas, siguiendo las recomendaciones técnicas dadas por el equipo de la Dirección Archivo de Bogotá. Los rótulos de las unidades de almacenamiento generales (cajas: ver Anexo 4) debe llevar los siguientes datos: logo del fondo, nombre de la sección, serie, subserie, número de la caja, número de unidades específicas (carpetas) contenidas y fechas extremas. Los rótulos de las unidades de almacenamiento específicas: (carpetas: ver Anexo 4) debe llevar los siguientes datos: logo de la entidad, sección, serie, subserie, fechas extremas (fechas inicial y fecha final), número de folios contenidos, número correlativo de las carpetas y número de caja. El grupo interdisciplinario de la Dirección Archivo de Bogotá, asesorará la metodología y acompañará el proceso. Las especificaciones técnicas de los elementos de realmacenamiento y agrupación, serán suministradas, teniendo en cuenta las características de la documentación. 1.4 Programación de la transferencia y traslado La Subdirección Técnica de la Dirección Archivo de Bogotá concertará el calendario de transferencias con la Entidad y remitirá la documentación dentro de los plazos que se prevean. A su vez, la Entidad que remite la documentación, debe disponer de personal y transporte que garantice la integridad de la documentación en su tránsito hacia las instalaciones de la Dirección Archivo de Bogotá. La Entidad debe disponer: Un furgón con altura aproximada de 2,0 metros.

6 CONDICIÓN DE CONSERVACIÓN PERMANENTE PÁGINA: 6 de 10 Remisiones que no superen los 300 metros lineales de documentación por semana Si se trata de documentos textuales, deben ir dispuestos en el camión de atrás hacia delante, de manera que la unidad identificada con el No. 1 sea la primera en descargarse. Esto facilita las labores de organización y cotejo. Si son documentos de gran formato (planos, mapas o material gráfico), las cajas y carpetas deben ir completamente cerradas e identificadas en la parte externa. Si se requiere de embalajes para documentación encuadernada o para facilitar el transporte de pequeñas unidades de almacenamiento, puede utilizarse cajas de cartón no reciclado o, en su defecto, recicladas y limpias, que no hayan sido utilizadas para el embalaje de alimentos o productos químicos, para evitar riesgo de contaminación. De igual forma, la Dirección Archivo de Bogotá prestará canastas plásticas para estos fines, las cuales deben solicitarse una semana antes de la transferencia, por escrito a la Subdirección Técnica. 1.5 Recepción y cotejo El grupo interdisciplinario de la Dirección Archivo de Bogotá verificará la entrega física de la documentación contra el inventario documental en las instalaciones de la entidad remitente, con el objetivo de dar un visto bueno a la transferencia. En esta visita se hará un cotejo por muestreo aleatorio de las cajas de acuerdo con la metodología que para tal efecto defina la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, previo visto bueno de la Subdirección Técnica, verificando tanto el contenido de las cajas como las condiciones de almacenamiento y transporte. De detectarse inconsistencias, se cancelará la respectiva transferencia documental y se notificará por medio de oficio a la entidad, quien deberá tomar las medidas correctivas necesarias. Una vez la transferencia ha llegado a las instalaciones de la Dirección Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., el funcionario designado por la Subdirección Técnica de la Dirección Archivo de Bogotá realizará un cotejo puntual según las características de la documentación. El acta de recepción de la transferencia será firmada por el Director del Archivo de Bogotá o la persona designada por la Dirección para tal efecto y contendrá el detalle de la documentación efectivamente transferida. (Ver Anexo 5). Anexo 1. Formato Único de Inventario Documental FT-496 Anexo 2. Testigo Documental FT-493 Anexo 3. Rótulo de la Carpeta de Inventario Anexo 4. Rótulo de las Unidades de Almacenamiento General y Específico Anexo 5. Acta de Transferencias al Archivo de Bogotá FT-497

7 CONDICIÓN DE CONSERVACIÓN PERMANENTE PÁGINA: 7 de 10 GLOSARIO Biodeterioro: Cambio no deseado en las propiedades de los materiales por la acción de organismos pertenecientes a los diversos grupos taxonómicos 2. Desagregar: Separar el material adjunto que hace parte de una unidad documental, por razones de conservación el cual posteriormente se almacena de acuerdo con sus características técnicas y formato. Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. Realmacenar: Cambiar las unidades de almacenamiento en las que se encuentra la documentación, por encontrarse deterioradas o por el curso de procesos técnicos. Serie Documental: Conjunto de unidades de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Transferencias Documentales: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al Archivo de Bogotá, de conformidad con las tablas de retención documental vigentes. Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente. 2 GUERRERO, Margoth y otros. Una guía de procedimientos para la organización de fondos documentales acumulados. Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Dirección Archivo de Bogotá. Primera edición 2006 ISBN: p

8 CONDICIÓN DE CONSERVACIÓN PERMANENTE PÁGINA: 8 de 10 Anexo 3. Rótulo de la carpeta de inventario

9 CONDICIÓN DE CONSERVACIÓN PERMANENTE PÁGINA: 9 de 10 Anexo 4. Rótulo de las unidades de almacenamiento general y específico Consiste en identificar las unidades de almacenamiento con los datos requeridos mediante un rótulo. El rótulo de las cajas debe llevar los siguientes datos:

10 CONDICIÓN DE CONSERVACIÓN PERMANENTE PÁGINA: 10 de 10 El rótulo de las carpetas debe llevar los siguientes datos: CONTROL DE CAMBIOS ACTIVIDADES QUE SUFRIERON CAMBIOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN Creación del Documento N.A 24/09/ Glosario Se incluyó un glosario de términos archivisticos, relacionados con transferencias documentales Se ajustó la redacción del texto en general y ajuste de rótulos. 03/11/09 02