UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI

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1 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÒN, APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 1 de 10 Código: GD-P06 Versión: OBJETIVO: Describir las actividades y responsables que intervienen en la elaboración, ción y actualización de las Tablas de Retención Documental, TRD, de la Universidad del Magdalena. 2. ALCANCE: Este procedimiento está orientado a todas las dependencias de la Universidad del Magdalena. El trámite de elaboración y ción de las TRD inicia con la recopilación de información institucional en materia de su estructura orgánica cambios, vigencia-, manuales de procedimientos y organigrama actual, y finaliza con la elaboraciòn de instructivos para r las TRD, así como establecimiento de normas para la organización de los archivos de gestión de las dependencias. Inicia con la identificación de necesidades en cuanto a la actualización de las TRD, y finaliza con la implementación de las actualizaciones previa aprobación. 3. RESPONSABLE: El responsable de la adecuada ción de este documento es el. 4. GENERALIDADES: Este procedimiento está diseñado conforme a la metodología establecida en el Acuerdo. 039 de 2002 del General de la Nación. Debe tenerse en cuenta que este procedimiento ocurre por única vez, siguiendo a éste las actualizaciones de las TRD, que son contempladas en el procedimiento para la Actualización de Tablas de Retención Documental. Se presenta a continuación el glosario de términos que n a este procedimiento: SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto. Elaboró Revisó Aprobó Melina Sofía Mercado G. Responsable del Proceso Gestion Documental 20/08/2009 Emperatriz Zapata Zapata Aseroa de Calidad Gestión de la Calidad 20/08/2009 Ruthber Escorcia Caballero Rector 20/08/2009

2 TABLAS DE RETENCIÓN: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. Las comunicaciones oficiales generadas por este procedimiento, se tramitan y administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales Internas. 5. DESCRIPCIÓN: 5.1. Elaboración de Tablas de Retención Documental Coordinador de Gestión de s/ Recopilar información: Recoge información sobre: 1. Actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la Universidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) 2. Estructura interna de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. 3. Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones. Encuestar a productores de documentos: Aplica el Formato Encuesta de Estudio de Unidad Documental para identificar unidades documentales que se producen o tramitan, basándose en los manuales de procedimientos de las dependencias. Identifica valores primarios de la documentación. Analizar e interpretar información recolectada: Conforma serie y subseries con sus tipos documentales. Realiza valoración y selección documental. Esta actividad la realiza a partir de los resultados arrojados por los registros de la encuesta de estudio de unidad documental. Código: GD-P06 Versión: 02 Página 2 de 10

3 Jefe/Unidad Administrativa Elaborar TRD: Elabora las Tablas de Retención Documental, empleando para ello el Formato de Tabla de Retención Documental y las envía a cada una de las unidades administrativas. Revisar: Revisa la TRD de su dependencia y la avala. Envía modelo al Comité de s: Remite modelos de las TRD al Comité de de la Universidad Comité de s Consejo Departamental de s 10 Rector/Rectoría 11 Evaluar TRD: Evalúa y da aval a la propuesta de Tablas de Retención Documental Remitir propuesta de las TRD: Remite propuesta de las Tablas de Retención Documental al Consejo Departamental de s para su evaluación y aprobación, siguiendo el trámite de comunicaciones oficiales externas a enviar, contemplado en el procedimiento GD-P01 Procedimiento para el Control de Comunicaciones Oficiales Internas. ta: para la presentación de la propuesta de TRD, se siguen los lineamientos establecidos en el Minimanual. 4 Tablas de Retención y Transferencias Documentales, expedido por el General de la Nación. Aprobar: Estudia y aprueba las TRD. ta: En caso de que se realicen observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la Universidad las revisa y presenta nuevamente, para su aprobación. Aprobar: Al aprobarse las TRD, se expide la Resolución en la que se indique la fecha a partir de la cual son de cumplimiento obligatorio. Aplicar: Coordina la ción de las Tablas de Retención Documental de acuerdo con el ítem 4.2 de este Procedimiento Aplicación de Tablas de Retención Documental Código: GD-P06 Versión: 02 Página 3 de 10

4 y y y y y y y Elaborar calendario: Establece los plazos de cumplimiento para dar inicio a la implementación definitiva de las Tablas de Retención Documental. Capacitar: Elabora instructivos para la ción de las TRD y establece las normas para la organización de los archivos de gestión de acuerdo con la TRD de cada dependencia. Debe dictarse una capacitación formal orientada a todas las partes interesadas. tificar: tifica formalmente a todas las partes interesadas sobre las disposiciones contenidas en el calendario. Evaluar ción : Efectúa seguimiento a la ción de la Tablas de Retención Documental, una vez se cumplen los plazos establecidos en el calendario. tifica resultados: tifica a la parte interesada sobre los resultados de la evaluación. Si la dependencia ha cumplido, sólo notifica la conformidad en la ción de las Tablas de Retención Documental y pasa a la actividad y pasa la actividad 06. Si no ha habido cumplimiento, pasa a la siguiente actividad. Establecer nuevo plazo de seguimiento: Establece nuevo plazo para el seguimiento de la actividad, el cual será de obligatorio cumplimiento y no excederá los treinta (30) días calendario. Regresa a la actividad 03. Elaborar informe de seguimiento: Elabora el informe correspondiente y lo remite a la Oficina de Control Interno y lo socializa al Comité de de la Institución Actualización de Tablas de Retención Documental. 01 Identificar necesidad de actualización: Código: GD-P06 Versión: 02 Página 4 de 10

5 . y Puede presentarse de la siguiente manera: a) Recibe solicitud de cambios de parte de cualquiera de las dependencias, mediante comunicación oficial. Siga actividad 02. b) El Jefe del Identifica la necesidad de actualización de TRD a partir de seguimientos periódicos a la ción de TRD. Siga actividad y y Jefe/Unidad Administrativa Jefe/ y 06 Comité de s Jefe/ y Consejo Departamental de Elaborar estudio: Aplica el Formato Encuesta de Estudio de Unidad Documental a la dependencia solicitante, para identificar cambios en cuanto a las unidades documentales que se producen o tramitan. Proponer: Elabora la propuesta de actualización en el Formato de Actualización de TRD, acompañada de la justificación para su actualización. ta: en el caso de que la detección de la necesidad de actualización haya sido realizada por otra dependencia, presenta a la dependencia solicitante la propuesta de actualización para su aval. Evaluar: Revisa la propuesta remitida y la avala con su firma. Enviar propuesta: Remite la propuesta al Comité de s de la Universidad del Magdalena para su evaluación y aprobación. Evaluar propuesta: Evalúa propuesta y la aprueba. ta: de no ser aprobada, reinicia el proceso. Actualizar: Actualiza y remite al Consejo Departamental de s para que se evalúe. En caso de no ser aprobada la propuesta, se realizan los ajustes necesarios. Evaluar: Evalúa la propuesta de actualización de TRD. Código: GD-P06 Versión: 02 Página 5 de 10

6 . s 09 Rector/Rectoría 10 y En este evento hay dos posibilidades. a) Ser aprobada la propuesta. Siga al paso 08. b) Ser rechazada. Reinicia el proceso. Aprobar: Al aprobarse las TRD, se expide la Resolución en la que se indique la fecha a partir de la cual son de cumplimiento obligatorio. Aplicar: Coordina la ción de las Tablas de Retención Documental de acuerdo con el ítem 4.2 de este Procedimiento. 6. MARCO LEGAL Tipo de rma Ley de la República Acuerdo Acuerdo Entidad que lo genera Congreso de Colombia General de la Nación General de la Nación Nº Identificación Fecha de Expedición 14 de Julio de de Octubre de de Junio de 1994 Descripción Por medio de la cual se dicta la Ley General de s y se dictan otras disposiciones. Artículo 24. Regula el Procedimiento para la elaboración y ción para las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de Aplican todos los artículos. Reglamento General de s. Artículo 23, que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7.1. Manual de Imagen del ICONTEC Minimanual. 4 Tablas de Retención y Transferencias Documentales Listado de Acrónimos de la Universidad del Magdalena Manual de Procesos y Procedimientos de la Universidad del Magdalena Instructivo para ción de Tablas de Retención Documental. 8. REGISTROS Código: GD-P06 Versión: 02 Página 6 de 10

7 Código Formato GD-F05 Identificación mbre Borradores de TRD Actas de Comité de Comunicaciones oficiales internas Comunicación externa Resolución de ción de TRD Tablas de Retención Documental Resolución de Calendario de Aplicación Informe de ción de Tablas de Retención Documental Almacenamiento ( de Gestión) Lugar y Medio / y Magnético / / / / / / Digital Tiempo de Retención 2 años en de Gestión 5 años en de Gestión, permanente en Central 2 años en de Gestión, 5años en Central 2 años en de Gestión, 5años en Central 5 años, permanente en Central 1 año después de la actualización de Gestión: un año Central 5 años Protección Responsable de Archivarlo Auxiliar/Grupo de Auxiliar/Grupo de Auxiliar/Grupo de Secretaría General Recuperación (clasificación para consulta) Cronológico. De acta y año Cronológico Cronológico Cronológico Versión, cronológica Consecutivo Cronológico Disposición (Acción cumplido el tiempo de retención) Eliminación Microfilmación, digitalización y conservación total Eliminación Eliminación Microfilmación, digitalización y Conservación total Eliminación Permanente Conservación Total Microfilmación Eliminación El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al Procedimiento MC-P02 Procedimiento para el Control de Registros Código: GD-P06 Versión: 02 Página 7 de 10

8 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES Versión Fecha Ítem modificado Descripción 01 20/08/2009 Píe de pagina Se modificaron los responsables en la construcción del documento 10. ANEXOS Flujograma para la elaboración de Tablas de Retención Documental, Flujograma de Aplicación de Tablas de Retención Documental, Flujograma para la Actualización de Tablas de Retención Documental Código: GD-P06 Versión: 02 Página 8 de 10

9 10.1. Flujograma para el trámite de elaboración, ción y actualización de las Tablas de Retención Documental. INICIO Recoge información sobre: estructura interna, creación de grupos de trabajo y asignación de funciones, entre otras. Coordinador de Gestión de s/ayc Aplicar encuesta para identificar unidades documentales que se producen o tramitan. Formulario de encuesta Conforma serie y subseries con sus tipos documentales. Realiza valoración y selección documental. 1 Elabora Tablas de Retención Documental Jefe/Unidad Administrativa Revisa la TRD de su dependencia y la avala Sí Hay cambios? Jefe/Unidad Administrativa Remite modelo de TRD a Comité de s Comité de s Evalúa las TRD Avalado? 1 Sí Código: GD-P06 Versión: 02 Página 9 de 10

10 1 Remite propuesta al Consejo Departamental de s Consejo Departamental de s Estudia las TRD 1 Aprobado? Sí Rector/Rectoría Emite Resolución para difusión de TRD Resolución Elabora instructivos para la ción de las TRD y establece las normas para la organización de los archivos de gestión Instructivo FIN Código: GD-P06 Versión: 02 Página 10 de 10