NORMAS BASICAS DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION. Direcciones Generales, Direcciones, Unidades, Embajadas, Consulados y Representaciones Permanentes

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Emilio Miranda Ojeda
hace 5 años
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1 NORMAS BASICAS DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION Direcciones Generales, Direcciones, Unidades, Embajadas, Consulados y Representaciones Permanentes Los fondos documentales de las instituciones estatales se resguardan por mandato de la Constitución de la República, Ley para la Protección del Patrimonio Cultural de la Nación, Ley del Tribunal Superior de Cuentas; Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública; Ley de Derechos de Autor y otros Derechos Conexos y la Ley de Emisión del Pensamiento La Ley para la Protección del Patrimonio Cultural de la Nación, Decreto Legislativo , establece que los fondos documentales y bibliográficos forman parte del Patrimonio Cultural de Honduras y por ende deben ser protegidos mediante su conservación, rescate, restauración, investigación y divulgación a generaciones futuras De esta manera se cumple con los fines que en materia de transparencia se exige a las instituciones del Estado, dando a conocer a los conciudadanos lo referente a la acción pública, logrando su participación en la toma de decisiones y su confianza en la función gubernamental. Concepto de Transferencia: Procedimiento de traslado de los documentos de un archivo secretarial o de gestión a la Unidad de Archivo. PASOS A SEGUIR PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 1.- ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS A TRANSFERIR. 1. Levantar un inventario digital y físico de documentos a transferir. 2. Agrupar los documentos en expedientes según el concepto, asunto o materia (series y subseries, conforme a la normativa ISAD-G). 3. Verificar que el orden de los documentos sea conforme al inventario.

2 4. Verificar que el grosor de cada expediente o tomo de las carpetas no exceda de diez centímetros (10 c.m.), aproximadamente unos novecientos (900) folios. 5. Los expedientes deben estar libres de clip, grapas, capetas plásticas y metálicas, pendaflex, fasteners o cualquier otro elemento que pueda afectar su conservación, únicamente se permitirá la utilización de folders de cartulina debidamente rotulados conforme a la normativa de ISAD-G. 6. Los expedientes deberán colocarse en orden cronológico, es decir, de la fecha más antigua a la fecha más reciente en los contenedores suministrados por el Archivo debidamente rotulados. 7. Cada contenedor (caja) deberá contar un número de identificación en orden correlativo (caja 1, caja 2, caja 3.), el cual debe coincidir con el número asignado en la hoja de transferencia, el nombre de la Dirección General, Dirección o Unidad que remite la documentación. 8. Los contenedores deben clasificarse por mes y año. No se permitirá documentación de más de un año en cada contenedor. 9. Las cajas no deberán estar excesivamente llenas o vacías, pues es una forma de dañar fácilmente a la documentación. 2.- DOCUMENTOS QUE NO DEBEN ENVIARSE AL ARCHIVO. 1. Copias y duplicados de documentos originales, sin embargo, es OBLIGATORIO verificar la existencia del documento original. 2. La propaganda u otro documento impreso de entidades externas. 3. Los catálogos y publicaciones comerciales. 4. Los documentos enviados vía fax, siempre que se conserven los originales del mismo.

3 3.- FORMALIZACION DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS. 1. Completar la hoja de transferencia documental que se anexa, adjuntando la documentación debidamente foliada en letras y números 2. Una vez que la transferencia esté preparada, se comunicará con el responsable del Archivo para que le asigne la fecha de traslado, a fin de poder disponer con la debida anticipación del espacio correspondiente para su ubicación. 3. El responsable o encargado de la Dirección o Unidad, presentará el Memorando de remisión respectivo acompañado de una Hoja de transferencia de documentos original y una copia a la Unidad de Archivo junto con los contenedores respectivos. Una vez revisados se hará entrega al responsable de la Oficina remitente de una copia de la hoja de transferencia debidamente sellada y firmada. 4. Las Embajadas, Consulados y Representaciones Diplomáticas deberán enviar un archivo digitalizado anualmente con los requerimientos establecidos en el presente documento, puestos a disposición del personal del Archivo Administrativo mediante herramientas tecnológicas. Paralelamente deberán custodiar los documentos generados por el término de cinco (5) años mientras conserven valor administrativo o jurídico para efectos de gestión, en concordancia a lo dispuesto en el Artículo 32-A de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Disposiciones Generales Cada oficina conservará la documentación que se genere hasta el final de año, por lo que las transferencias se harán en los meses de enero y febrero del nuevo período. En los meses subsiguientes, no se aceptará ninguna transferencia de documentos. No se remitirá al Archivo documentación desprendida, expedientes incompletos o expedientes cuyo trámite administrativo no haya finalizado, ni se aceptarán denominaciones de series tipo varios, documentación general, miscelánea, etc La hoja de transferencia será utilizada también como referencia, para hacer consultas o solicitar préstamos de documentación posteriores.

4 HOJA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Dirección General, Dirección o Unidad remitente: Caja No. Nombre y firma del remitente: Fecha de traslado: V B / Jefe inmediato: SECCIÓN / SUB- SECCIÓN SERIE SUB-SERIE EXPEDIENTE FECHAS F-INICIAL F-FINAL TOMOS FOLIOS OBSERVACIONES

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