ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y PUBLICACIONES REMITIDAS A UNA UNIDAD ORGANICA

Transcripción

1 CODIGO: COMUN-ARCH VERSION: PRIMERA AREA: DEL INDECI TITULO: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Unidades Orgánicas del INDECI VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 FECHA: 04/08/2005 2/7 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para el Archivo de Documentos y Publicaciones remitidas a una Unidad Orgánica con la finalidad de mantener organizada la documentación técnico - administrativa y secretarial, teniendo en cuenta el adecuado mantenimiento de la misma. 2. ALCANCE Es de aplicación para todas las unidades orgánicas del INDECI, incluyendo los órganos desconcentrados. Describe las actividades desde la recepción de documentos, de las distintas unidades orgánicas, por parte de la Secretaria o desde la entrega de una copia de un documento elaborado por el personal interno de la misma unidad orgánica a la Secretaría u Operador PAD, hasta la autorización del Director o Jefe de la unidad orgánica para transferir los documentos al Archivo General del INDECI. 3. BASE LEGAL 3.1. Constitución Política del Perú Decreto Ley Nº Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nº 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI y Decreto Supremo Nº PCM que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento Ley Nº Ley del Procedimiento Administrativo General Resolución Jefatural Nº AGN-J, que aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional, del 31MAY REQUISITOS DEL PROCESO Documentos tramitados en la Unidad Orgánica, tales como estudios, convenios, auditorias, las memoranda, oficios, informes, normatividad interna y externa, entre otros, que requieren ser archivados. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO La Unidad Orgánica, quien debe administrar su archivo y el acervo documentario. 6. CONSIDERACIONES 6.1. Se debe utilizar el mobiliario archivístico adecuado para conservar los documentos en perfecto estado, reduciendo en lo posible su deterioro (estantes, archivadores, mapotecas, etc.) El Archivo de la Unidad Orgánica deberá contar con seguridad para evitar la sustracción indebida de los documentos.

3 FECHA: 04/08/2005 3/ Durante el tiempo en que el documento se encuentre en el archivo de la unidad orgánica se deberá realizar el proceso de la Unidad de Secretaría General de Internamiento, Conservación, Transferencia y Eliminación de Documentos del Archivo General, el subproceso Formulación y Aprobación del Programa de Control de Documentos a cargo del Comité de Evaluación de Documentos, quienes determinarán los periodos de retención en cada nivel del archivo (uno de ellos es en la Unidad Orgánica) hasta su transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación La Secretaria Ejecutiva o el Técnico Administrativo, como responsables del Archivo de la unidad orgánica deberán contar con una Base de Datos para registrar la documentación que conforma el Archivo de dicha unidad. En dicha Base de Datos, se ingresaran datos de registro, ubicación y plazos de retención Los documentos que se archivarán podrán venir de dos fuentes: documentos recibidos y documentos enviados y/o de uso interno que han sido elaborados en la misma unidad orgánica. 7. SIGLAS 7.1. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil PAD: Procesador y Administrador de Datos PCD: Programa de Control de Documentos UO: Unidad Orgánica. 8. GLOSARIO DE TERMINOS 8.1. Documento: Se entiende por documento a toda información registrada en cualquier soporte, sea textual, cartográfico, audiovisual, automatizado, táctil y otros de semejante naturaleza que se generen en los organismos y reparticiones del Sector Público Nacional, como resultado de sus actividades Eliminación de Documentos: Procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nación Legajo: Conjunto de documentos que guardan relación entre sí, agrupados mediante un medio físico (file, archivador palanca, etc.) Operador PAD: Personal que depende funcionalmente del Director o Jefe de la Dirección, Oficina o Area a la que pertenece, y que tiene como funciones las establecidas en el Manual de Organización y Funciones del INDECI, aprobada 8.5. Organización de Documentos: Es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientados a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad Personal Interno: Personal que labora dentro de una misma Dirección, Oficina o Area. Pueden ser el Director, Jefe, Ingeniero, Asistente Administrativo, Planificador, Técnico Administrativo, etc.

4 FECHA: 04/08/2005 4/7 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UO REMITENTE RESPONSABLE Responsable Personal Interno Secretaria Ejecutiva / Operador PAD Técnico Administrativo / Secretaria Ejecutiva DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Entrega documentación para ser archivada a la Unidad Orgánica correspondiente. 1. Entrega documentación a la Secretaria o al Operador PAD, según corresponda, para ser archivada. 2. Recibe del Responsable de la Unidad Orgánica remitente, según corresponda, o del personal interno de su Unidad Orgánica, la documentación que debe ser archivada, la que es registrada. 3. Recibe documentación y registra en el Sistema de Trámite Documentario como Archivada. Si se trata de cargos, actualiza el Sistema de Trámite Documentario con los cargos de la documentación tramitada por la unidad orgánica, registrando el documento con el que se atendió el trámite. 4. Clasifica documentos recibidos por procedencia, dependencia, año. Son publicaciones 5. Codifica cada una de las publicaciones recibidas. NO lo ubica en caja Ir a la actividad 9. Ubica en caja 6. Coloca en caja y en el orden correspondiente, anota el código, fecha, nombre y procedencia en el índice de la caja. Continúa en la actividad 9. NO son publicaciones 7. Procede al foliado (numerado) de cada una de las hojas del documento. 8. Coloca documento en el file correspondiente de acuerdo a su clasificación y anota en el índice del file o legajo. 9. Ubica la caja o el legajo, según el caso, en el anaquel correspondiente. 10. Registra fecha de ingreso, tipo, nombre de documentos y ubicación en la Base de Datos de documentos que conforman el Archivo de la unidad orgánica. 11. Espera hasta finalizar el segundo año y revisa el Programa de Control de Documentos de la Unidad Orgánica para solicitar al Director o Jefe de la Unidad Orgánica la transferencia de los documentos al Archivo General del INDECI.

5 FECHA: 04/08/2005 5/7 Director / Jefe 12. De acuerdo Programa de Control de Documentos de la Unidad Orgánica autoriza la Transferencia de documentos al Archivo General. Se inicia el subproceso de Internamiento, Conservación, Transferencia y Eliminación de Documentos del Archivo General del INDECI, se da fin al proceso.

6 10. DIAGRAMA DE FLUJO

7 REMITIDAS A LA REMITENTE Director / Jefe INDECI Secretaria Ejecutiva / Operador PAD Técnico Administrativo / Secretaria Ejecutiva Personal Interno Inicio Inicio 1 Entrega documentación para ser archivada 1 Entrega documentación para ser archivada 2 Recibe documentación para ser archivada, la que es registrada 3 Recibe y registra en el Sistema de Trámite Documentario 4 Clasifica documentos por procedencia, dependencia, año No Publicación? Si 5 Codifica Ubica en caja? No Si 6 Coloca y anota en Indice 7 Folia los documentos 8 Ubica en file correspondiente y anota en Indice 9 Ubica en anaquel correspondiente 10 Registra en BD fecha de ingreso y ubicación de documento Fin del 2do. año según PCD 12 Autoriza transferencia 11 Revisa el PCD y solicita transferencia al Archivo General del INDECI Internamiento, Conservación, Transferencia y Eliminación de Documentos del Archivo General del INDECI Fin