APROBACION Y DIFUSION DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA - PIA

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1 CODIGO: OPP-PRES VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO AREA DE PRESUPUESTO TITULO: - PIA RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Oficina de Planificación y Presupuesto VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 2/10 1. OBJETIVO Establecer lineamientos y mecanismos que coadyuven a la aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) del Pliego INDECI, así como su difusión a todas las Unidades Orgánicas de la institución. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la OPP, responsable de la aprobación y difusión del Presupuesto Institucional de Apertura para las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI. Describe las actividades desde la remisión del Reporte Oficial por parte de la Dirección Nacional de Presupuesto Publico del Ministerio de Economía y Finanzas al INDECI, hasta la difusión del Presupuesto Institucional de Apertura aprobado, a todas las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI, así como a los Organismos señalados por Ley. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley Nº 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y su modificatoria aprobada por Decreto Supremo Nº PCM que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, del 06DIC Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, del 26NOV Resolución Directoral N EF/76.01, que aprueba la Directiva N EF/76.01, para la Aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura de los Pliegos del Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local para el Año Fiscal Ley Nº Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2005, del 20DIC Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Plan Estratégico Institucional (PEI) del INDECI para el período , del 30JUN REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Directiva emitida por la Dirección Nacional del Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas, para la Aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura para el Año Fiscal correspondiente Reporte Analítico del Presupuesto Institucional de Apertura remitido por la Dirección Nacional del Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas.

3 3/10 5. RESPONSABLES DEL PROCESO Oficina de Planificación y Presupuesto. 6. CONSIDERACIONES 6.1. La Dirección Nacional del Presupuesto Público remite al INDECI, antes del inicio del año fiscal, el Reporte Analítico del Presupuesto Institucional de Apertura, que contiene el desagregado del Presupuesto de Ingresos a nivel de Pliego y el de Egresos por Unidad Ejecutora, Función, Programa, Subprograma, Actividad, Proyecto, Categoría del Gasto, Grupo Genérico de Gastos y Fuentes de Financiamiento. Asimismo, el Reporte Oficial incluye el detalle de la Estructura Funcional Programática de Apertura del año fiscal. El Reporte Oficial constituye el documento técnico que expresa el resultado final de los trabajos de las Fases de Programación y Formulación de los Presupuestos Institucionales de Apertura El Titular del Pliego, antes del inicio del año fiscal, aprueba el Presupuesto Institucional de Apertura mediante la Resolución Jefatural correspondiente. A dicha Resolución, debe adjuntarse el Reporte Oficial remitido por la Dirección Nacional del Presupuesto Público, el que debe ser suscrito por el de la Oficina de Planificación y Presupuesto, y que finalmente será distribuido a las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI para su conocimiento y consideración en su toma de decisiones La Oficina de Planificación y Presupuesto, tiene como plazo máximo, el quinto día hábil después de haber sido aprobada la Resolución Jefatural y del Reporte Oficial que aprueba el Presupuesto Institucional de Apertura, para remitir una copia de éstas a la Comisión de Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso de la República, a la Contraloría General de la República y a la Dirección Nacional de Presupuesto Publico En este documento se entenderá como Comisión de Presupuesto cuando se refiera a la Comisión de Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso de la República. También se entenderá como Reporte Oficial cuando se refiera al Reporte Analítico del Presupuesto Institucional de Apertura aprobado por la DNPP. 7. SIGLAS 7.1. CGR: Contraloría General de la República CR: Congreso de la República CPCGR: Comisión de Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso de la República 7.4. DDRR: Direcciones Regionales de Defensa Civil DNPP: Dirección Nacional del Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil MEF: Ministerio de Economía y Finanzas OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica.

4 4/ OD: Organo Desconcentrado OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto PIA: Presupuesto Institucional de Apertura RJ: Resolución Jefatural SGII: Secretaría General e Imagen Institucional UO: Unidad Orgánica. 8. GLOSARIO DE TERMINOS 8.1. Año Fiscal: Es el período en el cual se produce la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Egresos. Corresponde al año calendario, y se inicia el 01 de enero y culmina el 31 de diciembre Asignación Presupuestaria: Son los Recursos Públicos contenidos en la Ley Anual de Presupuesto, aprobados para una determinada Entidad del Sector Publico. Dichos recursos deben permitir lograr los Objetivos Institucionales del Pliego debiendo consignarse necesariamente en el Presupuesto Institucional como condición necesaria para su utilización por parte de la Entidad Estructura Funcional Programática: La Estructura Funcional Programática muestra las grandes líneas de acción que el Pliego desenvolverá durante el ejercicio presupuestario a fin de lograr los Objetivos Institucionales propuestos, a través del cumplimiento de las Metas contempladas en el Presupuesto Institucional. La Estructura Funcional Programática se compone de las Categorías Presupuestarias seleccionadas técnicamente por los Pliegos, las cuales no deben ser numerosas, de manera que permitan visualizar los propósitos a lograr durante el ejercicio así como una eficaz y eficiente administración de los Recursos Públicos de los Pliegos Meta Presupuestaria: Es la expresión concreta, cuantificable y medible que caracteriza el(los) producto(s) final(es) de las Actividades y Proyectos establecidos para el Año Fiscal. Se compone de tres (3) elementos, a saber: (i) Finalidad (Precisión del objeto de la meta). (ii) Unidad de Medida (magnitud a utilizar para su medición). (iii) Cantidad (el número de Unidades de Medida que se espera alcanzar). La Meta Presupuestaria -dependiendo del objeto de análisis- puede mostrar las siguientes variantes: a. Meta Presupuestaria de Apertura: Es la Meta Presupuestaria considerada en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA). b. Meta Presupuestaria Modificada: Es la Meta Presupuestaria cuya determinación es considerada durante un Año Fiscal. Se incluye -en este concepto- a las Metas Presupuestarias de Apertura y las nuevas metas que se adicionen durante el Año Fiscal.

5 5/10 c. Meta Presupuestaria Obtenida: Es el estado situacional de la Meta Presupuestaria a un momento dada. Como resultado de la aplicación de los Indicadores Presupuestarios, la Meta Presupuestaria Obtenida se califica como Meta Cumplida o Meta Ejecutada, de acuerdo a las siguientes definiciones: Meta Presupuestaria Cumplida: Es la Meta Presupuestaria cuyo número de Unidades de Medida que se esperaba alcanzar (Cantidad), se ha cumplido en su totalidad. Meta Presupuestaria Ejecutada: Es la Meta Presupuestaria cuyo número de Unidades de Medida que se esperaba alcanzar (Cantidad), no se ha cumplido en su totalidad Organización de los Gastos Públicos: se clasifican de conformidad con el Clasificador de los Gastos Públicos en: a. Categoría de Gastos.- Comprende los Gastos Corrientes, Gastos de Capital y el Servicio de la Deuda. b. Grupo Genérico de Gastos.- Agrupa los gastos según su objeto, de acuerdo a determinadas características comunes. c. Modalidad de Aplicación.- Determina si la operación de Gastos implica o no una contraprestación para el Pliego. d. Especifica de Gastos.- Responde al desagregado del objeto del gasto y se determina según el Clasificador de los Gastos Públicos Pliego Presupuestario: Son las entidades del Sector Público a las que se le ha aprobado una Asignación Presupuestaria en la Ley Anual de Presupuesto. Desde el punto de vista operativo, los Pliegos Presupuestarios son los organismos ejecutores responsables del cumplimiento de las Metas Presupuestarias y del logro de los Objetivos Institucionales trazados para cada Año Fiscal, responsabilizándose -igualmente- de la atención de los gastos adicionales no contemplados en el PIA que se presenten durante la Fase de Ejecución Presupuestal, de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria y financiera existente Presupuesto Institucional: Es la previsión de Ingresos y Gastos, debidamente equilibrada, que las entidades aprueban para un ejercicio determinado. El Presupuesto Institucional debe permitir el cumplimiento de los Objetivos Institucionales y Metas Presupuestarias trazados para el Año Fiscal, los cuales se contemplan en las actividades y proyectos definidas en la Estructura Funcional Programática. Los niveles de gasto considerados en el Presupuesto Institucional constituyen la autorización máxima de egresos cuya ejecución se sujeta a la efectiva captación, recaudación y obtención de los recursos que administran las Entidades Presupuesto Institucional de Apertura (PIA): Es el Presupuesto Inicial aprobado por el Titular del Pliego de acuerdo a los montos establecidos para la Entidad por la Ley Anual de Presupuesto del Sector Público Reporte Oficial: Es el documento técnico que expresa el resultado final de los trabajos de las fases de Programación y Formulación de los Presupuestos Institucionales.

6 6/ Titular del Pliego: Es la más alta autoridad ejecutiva de una Entidad. Es el responsable del cumplimiento de las Metas Presupuestarias determinadas para un Año Fiscal, en función de los Objetivos Institucionales definidos para el mismo período.

7 7/10 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA OPP MEF SGII OPP OAJ OPP RESPONSABLE DNPP Secretaría General Secretaria Especialista en Presupuesto Secretaria Secretaria / Especialista en Presupuesto Especialista en Presupuesto Secretaria DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso de Programación y Formulación del Presupuesto Institucional, el que concluye con la sustentación del Presupuesto Institucional del INDECI ante la DNPP del MEF. 1. Prepara y remite al INDECI el Reporte Oficial, que contiene el desagregado del presupuesto de ingresos y egresos a nivel del Pliego según cuadro de plazos establecido en la Directiva para la Aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura para el Año Fiscal vigente. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción del Reporte Oficial por parte de la OPP. 2. Recibe, registra y eleva documentos al. 3. Revisa documentos, asigna al Especialista en Presupuesto la atención del documento y le solicita elaborar el proyecto de Resolución Jefatural para aprobar el PIA. 4. Elabora memorándum dirigido a la OAJ y remite proyecto de Resolución Jefatural solicitando aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura. Presenta al. 5. Revisa documentos, y de encontrarlos conforme firma el memorándum y autoriza envío. 6. Registra y entrega documentos para la OAJ. Se inicia el proceso de Tramite de Resoluciones, el que concluye con la emisión de la Resolución Jefatural que aprueba el PIA (se adjunta el Reporte Oficial) a la OPP. 7. Recibe y registra el ingreso de la Resolución Jefatural que aprueba el PIA. Eleva al y pone de conocimiento al Especialista en Presupuesto. 8. Toman conocimiento de la Resolución Jefatural que aprueba el PIA. 9. Elabora oficios dirigido a la CGR, a la DNPP del MEF y a la CPCGR del Congreso de la República, adjunta Resolución Jefatural y Reporte Oficial. Presenta al. 10. Revisa documentos y, de encontrarlos conforme visa los oficios y autoriza a la Secretaria elevarlos para la firma del del INDECI. 11. Registra documentos y eleva a la Jefatura.

8 8/10 JEFATURA MEF / CR / CGR OPP SGII UO / OD del INDECI DNPP / CPCGR / Responsable Se inicia el proceso de Trámite de Documentos en la Jefatura, el que concluye con la recepción de los oficios, firmados por el del INDECI, en la Comisión de Presupuesto, la CGR y en la DNPP del MEF, y con la copia del Reporte Oficial, debidamente visado. 12. Reciben copias de la Resolución Jefatural que aprueba el PIA del INDECI, y el Reporte Oficial debidamente visado. Toman conocimiento. Difusión del Presupuesto Institucional de Apertura 13. Solicita a la Secretaria elaborar memorándum múltiple para la distribución del PIA a todas las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados. 14. Elabora el memorándum múltiple de acuerdo a instrucciones recibidas. Secretaria 15. Prepara y adjunta copias de la Resolución Jefatural, que aprueba el PIA, y el Reporte Oficial. Presenta al 16. Revisa documentos, y de encontrarlos conforme, firma memorándum múltiple y autoriza su envío a las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI. Deriva a la Secretaria. 17. Envía documentos y registra la salida. No es para una DRDC Secretaria Ir a la actividad 18. Es para una DRDC Ir al proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario. Se inicia el proceso de Administración del Proceso Secretaria de Trámite Documentario, el que concluye con la General recepción de los documentos en las DDRR. Continúa en la actividad Reciben documentos y toman conocimiento del Director / Presupuesto Institucional de Apertura. Fin del Proceso.

9 10. DIAGRAMA DE FLUJO

10 MEF / CR / CGR DNPP / CPCGR / Responsable APROBACION Y DIFUSION DEL PRESUPUESTO - PIA INDECI OPP JEFATURA / UO / OD SGII / OAJ Secretaria Especialista en Presupuesto Inicio 1 Prepara y remite Reporte Oficial Programación y Formulación del Presupuesto Institucional Administración del Proceso de Trámite Documentario 2 Recibe, registra y eleva documentos 3 Revisa documentos y asigna responsable solicitándole elaborar el proyecto de RJ para el PIA 4 Elabora memorándum y proyecto de RJ para el PIA y presenta Trámite de Resoluciones 6 Registra y entrega documentos a la OAJ 5 Revisa documentos y firma memorándum 7 Recibe, registra y eleva RJ que aprueba el PIA 8 Toma conocimiento de la RJ que aprueba el PIA 8 Toma conocimiento de la RJ que aprueba el PIA 11 Envía documentos y registra salida 10 Revisa y deriva documentos para su envío 9 Elabora oficios, adjunta RJ y presenta 12 Reciben RJ y Reporte Oficial visado, y toman conocimiento Trámite de Documentos en la Jefatura Difusión del Presupuesto Institucional de Apertura 14 Elabora memorándum múltiple 13 Solicita e instruye elaboración de memorándum múltiple 15 Prepara memorándum múltiple y adjunta copia de RJ y Reporte Oficial Reporte oficial RJ aprobada 16 Revisa, firma memorándum múltiple y deriva 17 Registra y envía documentos Si Es para una DRDC? Administración del Proceso de Trámite Documentario No 18 Reciben documentos y toman conocimiento del PIA Fin