DIRECTIVA PARA LA FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL POI DEL MINISTERIO DE JUSTICIA

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1 DIRECTIVA PARA LA FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL POI DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Lima, diciembre de 2007

2 INDICE I. OBJETIVO II. III. IV. FINALIDAD BASE LEGAL ALCANCE V. DISPOSICIONES GENERALES V.1 Programa de Trabajo-PT V.2 Plan Operativo Institucional-POI V.2.1 Formulación del POI V.2.2 Aprobación del POI V.2.3 Evaluación del POI V.2.4 Modificación del POI VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS VII. RESPONSABILIDADES VIII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS ANEXO Nº 01 : ESQUEMA DEL PROGRAMA DE TRABAJO DE LOS ÓRGANOS DEL MINISTERIO ANEXO Nº 02 : ESQUEMA DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL ANEXO Nº 03 : ESQUEMA DEL INFORME EVALUATIVO DEL PROGRAMA DE TRABAJO ANEXO Nº 04 : ESQUEMA DEL INFORME EVALUATIVO DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL ANEXO Nº 05 : PLAZOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO Y PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

3 DIRECTIVA PARA LA FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL - POI DEL MINISTERIO DE JUSTICIA I. OBJETIVO Establecer orientaciones metodológicas de carácter técnico y operativo necesarias para asegurar la consistencia y fluidez de la información durante el proceso de formulación, modificación y evaluación del Plan Operativo Institucional. II. FINALIDAD Contar con un documento técnico normativo que coadyuve al desarrollo de la gestión institucional sobre la programación y cumplimiento de metas operativas y presupuestarias en el corto plazo en función a los objetivos institucionales establecidos y su articulación con los Planes Estratégicos Institucional y Sectorial. III. BASE LEGAL 1. Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. 2. Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. 3. Decreto Ley N 25993, Ley Orgánica del Sector Justicia. 4. Decreto Supremo N JUS que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia, y sus modificatorias. 5. Ley Nº 28522, Ley del Sistema Nacional de Planeamiento Estratégico y del Centro Nacional de Planeamiento Estratégico (CEPLAN). 6. Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Planeamiento Estratégico y del Centro Nacional de Planeamiento Estratégico (CEPLAN). 7. Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. 8. Ley Anual del Presupuesto del Sector Público. IV. ALCANCE Las unidades orgánicas, consejos, comisiones, programas y proyectos adscritos al Ministerio de Justicia. V. DISPOSICIONES GENERALES V.1 Programa de Trabajo-PT Formulación Publicada la Directiva para la Formulación y Aprobación del Presupuesto por el Ministerio de Economía y Finanzas, la Oficina General de Economía y Desarrollo solicitará mediante documento a los órganos del Ministerio el Programa de Trabajo, el mismo que deberá ser remitido debidamente firmado por el funcionario responsable, según Anexo Nº 01. 2

4 Publicada la Directiva para la Sustentación del Proyecto de Presupuesto, la Oficina de Desarrollo y Cooperación Técnica elaborará el Resumen Ejecutivo teniendo en cuenta los Programas de Trabajo. Documento que será remitido a la Oficina de Presupuesto para ser incorporado en la sustentación del presupuesto institucional, para su posterior presentación ante el Ministerio de Economía y Finanzas y a la Comisión de Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso. Asimismo esta información servirá de base para la sustentación del presupuesto ante el Pleno del Congreso de la República. Publicada la Ley de Presupuesto del Sector Público para el siguiente Año Fiscal, y aprobada la cifra del presupuesto para el Pliego Ministerio de Justicia por el Ministerio de Economía y Finanzas, la Oficina General de Economía y Desarrollo, solicitará a los órganos del Ministerio los ajustes necesarios en la Programación de Actividades y Metas, teniendo en cuenta la asignación presupuestal mensualizada, debiendo ser ingresada en el Sistema de Planeamiento S PLANE. La programación debe guardar estrecha relación con el potencial humano disponible y los recursos asignados, para cada componente a nivel de actividad o proyecto presupuestario. Las metas a considerarse deben permitir el logro de resultados concretos y cuantificables. Evaluación Los titulares de las unidades orgánicas, consejos, comisiones, programas y proyectos remitirán en forma mensual a la Oficina General de Economía y Desarrollo la evaluación del avance y/o cumplimiento de metas en los reportes de avance que procesa el S PLANE (Anexo 03), de acuerdo a los plazos establecidos. V.2 Plan Operativo Institucional-POI El Plan Operativo institucional es un instrumento de gestión administrativo que orienta el esfuerzo hacia la consecución de los objetivos institucionales en el corto plazo (1 año), permitiendo su evaluación como el control de los resultados y el empleo eficiente de los recursos asignados. V.2.1 Formulación del POI La Oficina General de Economía y Desarrollo tendrá a su cargo la formulación del Plan Operativo Institucional, en base a los programas de trabajo, que será remitido a la Secretaría General para la gestión de aprobación por el titular del Despacho Ministerial, según Anexo Nº 02. Para la formulación del POI se tendrá en cuenta: Base legal: leyes, decretos, resoluciones, directivas, y normas, que repercuten sobre el accionar de la institución. Ámbito de acción y población objetivo. La programación y formulación presupuestal del ejercicio fiscal correspondiente. V.2.2 Aprobación del POI El POI será aprobado con resolución ministerial por el titular de la entidad o del funcionario delegado. 3

5 V.2.3 Evaluación del POI La Oficina de Desarrollo y Cooperación Técnica de la Oficina General de Economía y Desarrollo consolidará los informes emitidos por cada una de las unidades orgánicas, consejos, comisiones, programas y proyectos y formulará según Anexo Nº 04 el informe trimestral, semestral y anual. Los informes serán remitidos por la Oficina General de Economía y Desarrollo a la Secretaría General, para ser gestionados ante el Despacho Ministerial y Viceministerial; así como al Órgano de Control Institucional. La evaluación del POI se realizará y presentará a través de cuatro (04) informes: 02 trimestrales (primer y tercer trimestre), a los 45 días calendarios de culminado el trimestre. 01 semestral (primer semestre), a los 45 días calendarios de culminado el semestre; y 01 anual, a los 45 días calendarios de culminado el año. V.2.4 Modificación del POI El Plan Operativo Institucional podrá ser modificado o reestructurado cuando en el ejercicio fiscal se produzcan: Aumentos o disminuciones en el nivel Funcional Programático que demanden cambios sustanciales de sus metas presupuestarias, y/u objetivos. Por la eliminación, modificación o creación de metas presupuestarias en las Unidades Ejecutoras del Ministerio. Para tal efecto, deberán enviar a la Oficina General de Economía y Desarrollo el informe justificatorio, a fin de emitir opinión técnica y ser elevado a la Secretaría General para su formalización mediante Resolución del Titular del Pliego o del Funcionario Delegado. Las metas no programadas no deberán alterar el desarrollo de las aprobadas, salvo que sean de importancia para la institución. VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS La Oficina General de Economía y Desarrollo remitirá el Plan Operativo Institucional aprobado a la Oficina de Prensa e Imagen Institucional para la publicación en la página web del Ministerio de Justicia. VII. RESPONSABILIDADES Los titulares de cada unidad orgánica, consejos, comisiones, programas y proyectos del Ministerio de Justicia, son los responsables de garantizar la formulación y evaluación del Programa de trabajo. Podrán designar a sus representantes para que registren información en el Sistema de Planeamiento (S-PLANE) que es un aplicativo informático que opera en la red del Ministerio de Justicia a través del Internet Explorer. 4

6 La Oficina General de Economía y Desarrollo es la responsable de la Formulación y Evaluación del Plan Operativo Institucional en el marco de las disposiciones contenidas en la presente directiva y dentro de los plazos establecidos, según Anexo Nº 05. VII. DISPOSICIÓN TRANSITORIA. Los aspectos no contemplados en la presente Directiva serán resueltos por la Oficina General de Economía y Desarrollo del Ministerio de Justicia 5

7 ANEXO Nº 01 ESQUEMA DEL PROGRAMA DE TRABAJO DE LOS ÓRGANOS DEL MINISTERIO 1. Visión 2. Misión 3. Análisis de la Situación Actual - MATRIZ FODA 3.1 Análisis interno Fortaleza Debilidad 3.2 Análisis externo Oportunidad Amenaza 4. Identificación de Problemas y Perspectivas 5. Objetivos 6. Estrategias 7. Programación de Actividades, Proyectos y Metas... Firma del funcionario responsable 6

8 INSTRUCTIVO DEL ANEXO Nº 01 ESQUEMA DEL PROGRAMA DE TRABAJO DE LOS ÓRGANOS DEL MINISTERIO 1. Visión Cual es el esfuerzo a realizar, a fin de una unidad orgánica eficiente y moderna con objetivos, estrategias y lineamientos claramente definidos de corto, mediano y largo plazo con el propósito de mejorar el servicio prestado a la sociedad. Debe responder, principalmente, a las siguientes preguntas: (a) Cómo nos vemos en el futuro? (b) Qué queremos hacer en el futuro? (c) Cómo vemos a la población objetivo y/o usuarios para los que trabajamos?. 2. Misión Es la finalidad para la cual ha sido creada una determinada unidad orgánica. Dicha finalidad se asocia a los deberes primordiales que presta la entidad. Debe responder, principalmente, las siguientes preguntas: (a) Quiénes somos? (b) Qué buscamos? (c) Por qué lo hacemos? (d) Para quiénes trabajamos? (e) Cuáles son nuestros valores?. 3. Análisis de la Situación Actual - MATRIZ FODA Es una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su unidad orgánica. La idea básica es realizar un análisis de los principales factores tanto interno (fortalezas y debilidades) como externo (oportunidades y amenazas) que determinan las condiciones y los resultados económico - financieros y de gestión Análisis interno Fortaleza Son las capacidades humanas y materiales con las que se cuenta para adaptarse y aprovechar al máximo las ventajas que ofrece el entorno social y enfrentar con mayores posibilidades de éxito las posibles amenazas. Debilidad Son las limitaciones o carencias de habilidades, conocimientos, información y tecnología que se padece e impiden el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el entorno social y que no le permiten defenderse de las amenazas. 3.2 Análisis externo Oportunidad Son situaciones o factores socioeconómicos, políticos o culturales que están fuera de nuestro control, cuya particularidad es que son factibles de ser aprovechados si se cumplen determinadas condiciones. Amenaza Son aquellos factores externos que están fuera de nuestro control y que podrían perjudicar y/o limitar el desarrollo de la organización. Las amenazas son hechos ocurridos en el entorno que representan riesgos. 7

9 4. Identificación de Problemas y Perspectivas La identificación de problemas se utilizara el método de análisis causa y efecto para visualizar las principales distorsiones o desequilibrios (o desajustes) y la perspectiva sería lo que se ambiciona lograr en el largo plazo. 5. Objetivos Son aquellos propósitos institucionales establecidos por el Titular del Pliego para cada año Fiscal, en función de los cuales se elaboran los presupuestos Institucionales. Dichos propósitos se traducen en Objetivos Institucionales de carácter General, Parcial y Específico, los cuales expresan los lineamientos de la política sectorial a la que deberá responder cada entidad durante el periodo. 6. Estrategias Este término incluye la determinación y evaluación de caminos alternativos para alcanzar las metas y objetivos establecidos que los acerquen al cumplimiento de la misión y, eventualmente, la elección de una alternativa a ser adoptada. En otras palabras, la estrategia bosqueja cómo se planea lograr los objetivos. La estrategia sirve para: - Establecer con claridad su dirección, - Asignar recursos a proyectos prioritarios, - Sacar provecho de las potencialidades, - Explotar los cambios que se proyectan en el ambiente, - Neutralizar a las posibles iniciativas de los competidores. 7. Programación de Actividades, Proyectos y Metas Para el diligenciamiento del formato se tendrá en cuenta: Columna Actividad: Describir el conjunto de acciones que se llevarán a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operación, tener en cuenta la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), es condición de uno o varios productos terminales. La actividad es la acción presupuestaria de mínimo nivel e indivisible a los propósitos de la asignación formal de recursos. Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una función asignada. Columna Meta: Cantidad: Indicar la cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos necesarios, de tal forma que permite medir la eficacia del cumplimiento de un programa. Descripción: Indicar en forma literal la meta a ejecutarse durante el año. Mes: Indicar el mes o los meses en el que se va ha ejecutar o desarrollar. Población Beneficiaria: Proyectar e indicar en forma numérica la población que será beneficiada con el desarrollo de las metas programadas. 8

10 ANEXO Nº 02 ESQUEMA DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 1. Visión 2. Misión 3. Análisis de la Situación Actual - Matriz FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) 4. Identificación de problemas y perspectivas 5. Objetivos: Objetivo General Objetivo Parcial Objetivo Específico 6. Estrategias 7. Políticas o líneas de acción 8. Actividades 9. Proyectos 10. Programación de Actividades, Proyectos y Metas 11. Estructura Funcional Programática a nivel de unidad orgánica 12. Indicadores 13. Presupuesto 9

11 INSTRUCTIVO DEL ANEXO Nº 02 ESQUEMA DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL Visión 1. Visión Cual es el esfuerzo a realizar por la Institución, a fin de crear una entidad eficiente y moderna con objetivos, estrategias y lineamientos claramente definidos de corto, mediano y largo plazo con el propósito de mejorar el servicio prestado a la sociedad y generar oportunidades de desarrollo económico y social para el país. 2. Misión Es la finalidad para la cual ha sido creada una determinada entidad. Dicha finalidad se asocia a los deberes primordiales que presta el Estado. 3. Análisis de la Situación Actual - Matriz FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) La idea básica es realizar un análisis de los principales factores tanto interno (fortalezas y debilidades) como externo (oportunidades y amenazas) que determinan las condiciones y los resultados económico - financieros y de gestión del Sector o Entidad correspondiente. 4. Identificación de Problemas y Perspectivas La identificación de problemas se utilizara el método de análisis causa y efecto para visualizar las principales distorsiones o desequilibrios (o desajustes) y la perspectiva sería lo que se ambiciona lograr en el largo plazo. 5. Objetivos Son aquellos propósitos institucionales establecidos por el Titular del Pliego para cada año Fiscal, en función de los cuales se elaboran los presupuestos Institucionales. Dichos propósitos se traducen en Objetivos Institucionales de carácter General, Parcial y Específico, los cuales expresan los lineamientos de la política sectorial a la que deberá responder cada entidad durante el periodo. 5.1 Objetivos General Señalan el fin al cual contribuye el Plan Operativo de la Unidad Ejecutora, se definen dentro del marco conceptual de los objetivos estratégicos Institucionales, enunciando las políticas de carácter institucional a desarrollar durante el año fiscal, asimismo guardan relación con los programas determinados en la Estructura Funcional Programática. 5.2 Objetivos Parcial Propósitos a lograrse para la consecución de los Objetivos Generales, guardan relación con los subprogramas determinados en la Estructura Funcional Programática. 5.3 Objetivos Específico Propósitos constituidos en el marco de los objetivos parciales, reflejados en actividades o proyectos presupuestarios contemplados en la Estructura Funcional Programática. 10

12 6. Estrategias Este término incluye la determinación y evaluación de caminos alternativos para alcanzar las metas y objetivos establecidos que los acerquen al cumplimiento de la misión y, eventualmente, la elección de una alternativa a ser adoptada. En otras palabras, la estrategia bosqueja cómo se planea lograr los objetivos. 7. Políticas o Líneas de Acción Una política o línea de acción es una guía amplia, general para la acción, que restringe o dirige el logro de un objetivo. Normalmente, las políticas o líneas de acción no establecen las acciones que debieran adoptarse, sino que proveen los límites dentro de los cuales deben perseguirse los objetivos. De esta manera, las políticas o líneas de acción sirven para canalizar y guiar la implementación de las estrategias. 8. Actividades Conjunto de tareas necesarias para mantener, en forma permanente y continua, la operatividad de la acción de gobierno. 9. Proyectos Conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta un producto final (metas presupuestarias) que concurre a la expansión de la acción de gobierno. 10. Programación de Actividades, Proyectos y Metas Para el diligenciamiento del formato se tendrá en cuenta: Columna Actividad: Describir el conjunto de acciones que se llevarán a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operación, tener en cuenta la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), es condición de uno o varios productos terminales. La actividad es la acción presupuestaria de mínimo nivel e indivisible a los propósitos de la asignación formal de recursos. Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una función asignada. Columna Meta: Es la expresión concreta, cuantificable y medible (meta física) que caracteriza el(los) producto(s) final(es) de la(s) Actividad(es) y Proyecto(s) establecidos para el Año Fiscal. Se compone de tres elementos, a saber: - Finalidad (Precisión del objeto de la meta) - Unidad de medida (magnitud a utilizar para la medición) - Cantidad (el número de Unidades de Medida que se espera alcanzar). Cantidad: Indicar la cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos necesarios, de tal forma que permite medir la eficacia del cumplimiento de un programa. Descripción: Indicar en forma literal la meta a ejecutarse durante el año. Mes: Indicar el mes o los meses en el que se va ha ejecutar o desarrollar. Población Beneficiaria: Proyectar e indicar en forma numérica la población que será beneficiada con el desarrollo de las metas programadas. 11

13 11. Estructura Funcional Programática a nivel de Unidad Orgánica Muestra las grandes líneas de acción que el Pliego desenvolverá durante el ejercicio presupuestario a fin de lograr los Objetivos Institucionales propuestos a través del cumplimiento de las Metas contempladas en el Presupuesto Institucional. Se compone de las Categorías Presupuestarias seleccionadas técnicamente por los Pliegos, las cuales no deben ser numerosas, de manera que permitan visualizar los propósitos a lograr durante el ejercicio así como una eficaz y eficiente administración de los recursos Públicos de los Pliegos. 12. Indicadores Son mediciones señalados en los planes de mediano plazo que permitirá evaluar periódicamente el grado de avance respecto a los logros alcanzados. 13. Presupuesto Constituye el instrumento de gestión del Estado que permite a las entidades lograr sus objetivos y metas contenidas en su Plan Operativo Institucional (POI). Asimismo, es la expresión cuantificada, conjunta y sistemática de los gastos a atender durante el año fiscal, por cada una de las Entidades que forman parte del Sector Público y refleja los ingresos que financian dichos gastos. 12

14 ANEXO Nº 03 ESQUEMA DEL INFORME EVALUATIVO DEL PROGRAMA DE TRABAJO 1. INFORME EVALUATIVO DEL PROGRAMA DE TRABAJO 13

15 INSTRUCTIVO DEL ANEXO Nº 03 ESQUEMA DEL INFORME EVALUATIVO DEL PROGRAMA DE TRABAJO 1. Informe Evaluativo del Programa de Trabajo La evaluación es un proceso continuo de autocontrol, que sobre la base de un análisis cualitativo y cuantitativo, permite determinar periódicamente la pertinencia de los resultados con respecto al avance para el logro de los objetivos, la eficiencia y efectividad de los resultados alcanzados, así como detectar las desviaciones e implementar las medidas correctivas. En el formato se detallará en forma cuantitativa y descriptiva la meta (se ingresa al S PLANE en la etapa de formulación del POI) a ser evaluada, el avance que haya alcanzado en un periodo, de ser necesario se indicará en observaciones alguna aclaración relacionada al avance de la meta. 2. Avance del Período Se redactará los logros o avances con respecto a las metas programadas en el periodo correspondiente. 3. Observaciones Se redactará los motivos por los cuales no se ha cumplido con la meta programada. 4. EJECUCIÓN 4.1 Trimestre / Semestre: Se registrará la cantidad ó porcentaje de avance alcanzado de la meta operativa en el periodo correspondiente. 4.2 Acumulada: Se registrará la cantidad ó porcentaje acumulado del avance alcanzado de la meta operativa en el periodo correspondiente. 14

16 ANEXO Nº 04 ESQUEMA DEL INFORME EVALUATIVO DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 1. RESUMEN EJECUTIVO 2. INFORME EVALUATIVO DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 15

17 INSTRUCTIVO DEL ANEXO Nº 04 ESQUEMA DEL INFORME EVALUATIVO DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 1. Resumen Ejecutivo. Indicar en forma descriptiva el avance de las metas presupuestarias y de gestión programadas a desarrollarse en un determinado periodo. Las metas que han sido reprogramadas su ejecución, señalar las razones o problemas que hayan impedido su desarrollo. 2. Informe Evaluativo del Plan Operativo Institucional. La evaluación es un proceso continuo de autocontrol, que sobre la base de un análisis cualitativo y cuantitativo, permite determinar periódicamente la pertinencia de los resultados con respecto al avance para el logro de los objetivos, la eficiencia y efectividad de los resultados alcanzados, así como detectar las desviaciones e implementar las medidas correctivas. En el formato se detallará en forma cuantitativa y descriptiva la meta (se ingresa al S PLANE en la etapa de formulación del POI) a ser evaluada, el avance que haya alcanzado en un periodo, de ser necesario se indicará en observaciones alguna aclaración relacionada al avance de la meta. 3. Avance del Período Se redactará los logros o avances con respecto a las metas programadas en el periodo correspondiente. 4. Observaciones Se redactará los motivos por los cuales no se ha cumplido con la meta programada. 5. EJECUCIÓN 5.1 Trimestre / Semestre: Se registrará la cantidad ó porcentaje de avance alcanzado de la meta operativa en el periodo correspondiente. 5.2 Acumulada: Se registrará la cantidad ó porcentaje acumulado del avance alcanzado de la meta operativa en el periodo correspondiente. 16

18 ANEXO Nº 05 PLAZOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO Y DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL ÓRGANOS DEL MINISTERIO Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones, Programas y Proyectos CONCEPTO Formulación del PT Programa de Trabajo, presentado a la Oficina General de Economía y Desarrollo.- OGED Evaluación del PT Evaluación del Programa de Trabajo a través del S PLANE PLAZOS DE PRESENTACIÓN La fecha de presentación será señalada con Oficio por la OGED. A más tardar el quinto día útil de concluido el mes. Oficina General de Economía y Desarrollo Formulación del POI Plan Operativo Institucional, Durante los 30 días del mes presentado a la Secretaría de enero General Evaluación del POI 02 trimestrales (primer y tercer A los 45 días calendarios trimestre) de culminado el trimestre. 01 semestral (primer semestre) A los 45 días calendarios de culminado el semestre. 01 anual A los 45 días calendarios de culminado el año. 17