VERIFICACION Y ARCHIVO DE DECLARACION TELEMATICA (PDT)

Transcripción

1 CODIGO: OA-UE/CON VERSION: PRIMERA AREA: TITULO: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD TELEMATICA (PDT) RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) OPP Aprobado por: Oficina de Administración VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central TELEMATICA (PDT) FECHA:17/08/05 2/10 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para el registro, verificación y archivo de las retenciones de impuestos de acuerdo al Programa de Declaración Telemática (PDT), información que es solicitada por la SUNAT al INDECI. 2. ALCANCE Este procedimiento involucra al Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración en la Sede Central y Unidades Administración de las Direcciones Regionales de Defensa Civil. Describe las actividades desde que las Direcciones Regionales de Defensa Civil y el Area de Tesorería envían al Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración de Defensa Civil los documentos necesarios para el ingreso de la información al Programa de Declaración Telemática, hasta el archivo del libro de retenciones, los documentos sustentatorios y la constancia de presentación de información a la SUNAT. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N , Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil Decreto Supremo Nº PCM, del 21MAY01, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Las retenciones por impuestos a los proveedores excepto a aquellos que son principales contribuyentes y agentes retenedores El envío mensual de los documentos sustentatorios por las Direcciones Regionales de Defensa Civil y el Area de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración, al Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración para el registro de la información en el Programa de Declaración Telemática. 5. RESPONSABLE DEL PROCESO Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración. 6. CONSIDERACION El Programa de Declaración Telemática es un aplicativo informático que calcula las retenciones de impuestos y que luego se puede extraer la información del calculo de retenciones mediante reportes o por un disquete para luego ser cruzada con los recibos de ingresos generados de acuerdo a los depósitos bancarios por las retenciones, luego dicha información es entregada a la SUNAT.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central TELEMATICA (PDT) FECHA:17/08/05 3/10 7. SIGLAS 7.1. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil IGV: Impuesto General a las Ventas IES: Impuesto Extraordinario de Solidaridad OA: Oficina de Administración, del INDECI PDT: Programa de Declaración Telemática RUC: Registro Único del Contribuyente SGII: Secretaria General e Imagen Institucional SG: Secretaria General SUNAT: Superintendencia Nacional de Administración Tributaria SNP: Servicios No Personales UA: Unidad de Administración de la DRDC UE: Unidad de Economía de la Oficina de Administración. 8. DEFINICIONES 8.1. Documentos: Son aquellos que son enviados por las Direcciones Regionales y el Area de Tesorería en la Sede Central al Area de Contabilidad para ingresar la información al aplicativo informático Programación de Declaración Telemática, estos son: En lo que respecta al impuesto General a las Ventas (IGV), envían los comprobantes de retención y la papeleta de depósito bancario y un cuadro con los datos de las facturas. En cuanto al Impuesto Extraordinario de Solidaridad (IES) y el impuesto a la renta, envían un cuadro con los datos del recibo de honorarios El PDT: Es un producto informático que permite elaborar y presentar las declaraciones juradas mensuales por cualquiera de los siguientes conceptos: Impuesto General a las Ventas. Pagos a cuenta del Impuesto del Impuesto a la Renta tercera categoría. Régimen Especial del Impuesto a la Renta RER. Retenciones del Impuesto a la Renta cuarta categoría. Retenciones del Impuesto Extraordinario de Solidaridad Contrato de Locación de Servicios: Por la locación de servicios el locador se obliga, sin estar subordinado al comitente, a prestarle sus servicios por cierto tiempo o para un trabajo determinado, a cambio de una retribución, sin que medie vínculo laboral. En el Sector Público dicho contrato se denomina Contrato de Servicios No Personales.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central TELEMATICA (PDT) FECHA:17/08/05 4/10 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA DRDC / SEDE CENTRAL EMPRESA DE SERVICIOS DE MENSAJERIA SGII OA OA / UE OA OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD RESPONSABLE UA / OA / SG / Secretaria Secretaria DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso Pago de Remuneraciones y Proveedores, en la DRDC, el que finaliza cuando se prepara los documentos de retenciones para ser enviados a la Sede Central. O viene del proceso Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos, en la Sede Central, el que culmina cuando el Area de Tesorería envía los documentos de retenciones al Area de Contabilidad para ingresarlos al programa de declaración telemática. 1. La Unidad de Administración de la DRDC, envía oficio a la OA de la Sede adjuntando documentos o en la Sede Central el Area de Tesorería envían un memorándum al Area de Contabilidad con los documentos adjuntos, luego ir a la actividad numero 6, para que el de Contabilidad reciba y decrete. Va al proceso de Manejo de Correspondencia por Empresa de Servicio de Correspondencia, el que culmina con el transporte y entrega del oficio enviado por la Dirección Regional a mesa de partes de la Sede Central de INDECI. Va al proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que finaliza con la entrega del oficio a la secretaria de la Oficina de Administración. 2. Recibe documentos firma cargo, registra en el cuaderno de cargos y entrega al de la Oficina de Administración. 3. Recibe documentos, toma conocimiento y deriva al de Economía. 4. Recibe documentos, toma conocimiento y designa a la persona a tomar acción, luego entrega a la secretaria para que continúe con el proceso. 5. Recibe documentos designados, registra en el cuaderno de cargos y entrega al del Area de Contabilidad. 6. Recibe documentos, firma cargo, toma conocimiento y decreta.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central TELEMATICA (PDT) FECHA:17/08/05 5/10 OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD Contador 1 SGII SG / DRDC OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD MESA DE PARTES / ADMISTRACION / 7. Recibe documentos decretados, de retenciones a los proveedores y a las personas que brindan SNP. No son retenciones a los proveedores No son retenciones por SNP Se da fin al proceso. Si son retenciones por SNP 8. Ingresa datos al sistema, de retenciones por SNP, luego ir a la actividad 10. Si son retenciones a los proveedores 9. Ingresa datos al sistema, de las retenciones a los proveedores. 10. Imprime reporte de declaración de pago y el reporte de agentes de retención, del PDT. 11. Entrega reporte de declaración de pago y el reporte de agentes de retención al contador encargado de la revisión y archivo. 12. Recibe documentos. 13. Compara recibos con los reportes del PDT. No coinciden Son documentos de las DRDC 14. Comunica a la DRDC. Si es vía telefónica 15. Coordina con la DRDC. No es vía telefónica 16. Envía oficio con los documentos observados. Ir al proceso de Administración del proceso de trámite documentario, el que culmina con la entrega de los documentos observados en la DRDC. 17. Recibe documentos, firma cargo, registra y entrega a la UA. 18. Corrige de acuerdo a las observaciones, luego ir a la actividad 1, donde la DRDC envía oficio con los documentos ya corregidos. No son documentos de las DRDC 19. Coordina con el Area de Tesorería. Si recibos con los reportes de PDT coinciden 20. Comunica a contador 1, quien recibe comunicación. 21. Llena formato en excel y lo imprime. 22. Archiva documentos sustentatorios y el formato en excel, luego espera los disquetes y la constancia de presentación, para luego llevarlas a la SUNAT. Luego ir a la actividad 27.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central TELEMATICA (PDT) FECHA:17/08/05 6/10 OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD SUNAT OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD Contador Transfiere su declaración en dos disquetes, uno para las retenciones a los proveedores y las retenciones por Servicios No Personales. 24. Etiqueta los disquetes consignando el número de RUC, del INDECI. 25. Imprime la constancia de ingreso de datos al PDT seleccionando la opción Utilitarios / Administración de reportes. 26. Entrega los dos disquetes y la constancia al contador 2, para que los entregue a la SUNAT. 27. Recibe disquetes y constancia. 28. Se apersona a la SUNAT y entrega los disquetes y la constancia de ingreso de datos al PDT, donde vacían la información de los disquetes y los devuelven. 29. Entrega al contador dos constancias de presentación una por cada disquete. 30. Recibe las dos constancias de presentación de la SUNAT. 31. Anota la información en el libro de retenciones. 32. Archiva las constancias de retenciones. Dando fin al proceso.

7 10. DIAGRAMA DE FLUJO

8 REGISTRO, VERIFICACION Y ARCHIVO EN EL PROGRAMA DE DECLARACION TELEMATICA (PDT) INDECI EMPRESA DE SERVICIOS DE MENSAJERIA DRDC UNIDAD DE ADMINISTRACION SGII Secretaria OFICINA DE ADMINISTRACION AREA DE TESORERIA Técnico Tesorero UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD Contador 1 Inicio Inicio Pago de Remuneraciones y Proveedores Transferencia de Fondos y Trámite de pagos Manejo de Correspondencia por Empresa de servicio de Correspondencia 1 Envía oficio adjuntando documentos Oficio a Administración del Proceso de Trámite Documentario 2 Recibe, firma cargo, registra y entrega 3 Recibe documentos, toma conocimiento y deriva 4 Recibe, toma conocimiento, designa y entrega 1 Envía memorándum adjuntando documentos Memo 5 Recibe, registra y entrega 6 Recibe documentos, firma cargo, toma conocimiento y decreta 7 Recibe documentos de retenciones a Proveedores y SNP Si Son retensiones a los Proveedores? No 9 Ingresa datos al sistema de retenciones para proveedores Son No retensiones por SNP? Fin Si 8 Ingresa datos al sistema de retenciones por SNP 10 Imprime reporte de declaración de pago y el reporte de agentes de retención 11 Entrega reporte de declaración de pago y el reporte de agentes de retención 12 Recibe documentos 13 Compara recibos con los reportes del PDT α

9 REGISTRO, VERIFICACION Y ARCHIVO EN EL PROGRAMA DE DECLARACION TELEMATICA (PDT) INDECI SUNAT UNIDAD DE ADMINISTRACION DRDC MESA DE PARTES SGII OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD AREA DE TESORERIA Contador 1 Secretaria Técnico Administrativo α Coinciden? Si No Son documentos de las DRDC No Si 14 Comunica a la DRDC Es vía telefónica No Si 15 Coordina con el Area de Contabilidad 15 Cooordina con la DRDC a 18 Corrige de acuerdo a las observaciones 17 Recibe documentos, firma cargo, registra y entrega Administración del Proceso de Trámite Documentario 16 Envía oficio con los documentos observados 19 Coordina 19 Coordina con el Area de Tesorería 20 Recibe comunicación 20 Comunica a contador1 23 Transfiere su declaración en dos diskettes (Proveedores y SNP) del PDT 21 Llena formato en excel e imprime 24 Etiqueta disquetes consignando el número de RUC del INDECI 22 Documentos Sustentatorios y Formato 25 Imprime la constancia de ingreso de datos del PDT seleccionando la opción Utilitarios/ Administración de reportes Disquetes y constancia de presentación 26 Entrega los 2 disquetes y la constancia 27 Recibe disquetes y constancia 28 Recibe disquetes, vacia información y devuelve 28 Se apersona a la SUNAT y entrega los disquetes y constancia b β

10 REGISTRO, VERIFICACION Y ARCHIVO EN EL PROGRAMA DE DECLARACION TELEMATICA (PDT) INDECI SUNAT DRDC UNIDAD DE ADMINISTRACION SGII Secretaria AREA DE TESORERIA Secretaria OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA Técnico Administrativo AREA DE CONTABILIDAD Contador 1 β b Entrega dos constancias de Recibe las dos constancias presentación una por cada disquete de presentación 31 Anota información en el libro de retenciones Constancia de retensiones 32 Fin