PROGRAMACION MENSUAL DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL

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1 CODIGO: OPP-PRES VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO AREA DE PRESUPUESTO TITULO: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Oficina de Planificación y Presupuesto VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 FECHA: 28/09/2006 2/12 1. OBJETIVO Establecer la Programación Mensual de Ingresos y Gastos del año fiscal en curso, para facilitar la Gestión Presupuestaria del Instituto Nacional de Defensa Civil. Este proceso se efectúa sobre la base del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA). 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para la Oficina de Planificación y Presupuesto, responsable de la Programación Presupuestaria del INDECI, e involucra a las demás Unidades Orgánicas u Organos Desconcentrados de la Institución. Describe las actividades desde la remisión, por parte de la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas, del aplicativo Programación Mensualizada del Presupuesto al INDECI, hasta el envío del Reporte de la Programación Mensual del Presupuesto Institucional por parte de la OPP a la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley Nº 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y su modificatoria aprobada por Decreto Supremo Nº PCM que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, del 06DIC Ley Nº Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, del 26NOV Ley Nº Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2005, del 20DIC Resolución Directoral N EF/76.01, que aprueba la Directiva N EF/76.01, para la Ejecución del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional para el Año Fiscal REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Presupuesto Institucional de Apertura aprobado Aplicativo Programación Mensualizada del Presupuesto (para el Primer Trimestre del Año Fiscal) y Módulo Procesos Presupuestarios SIAF SP (para los siguientes trimestres del Año Fiscal) remitido por el Ministerio de Economía y Finanzas. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO Oficina de Planificación y Presupuesto.

3 FECHA: 28/09/2006 3/12 6. CONSIDERACIONES 6.1. La Programación Mensual se elabora antes del inicio del respectivo año fiscal, y persigue determinar el probable comportamiento del flujo de los ingresos y de gastos para el cumplimiento de las metas presupuestarias establecidas para el año fiscal La Programación Mensual de ingresos debe recoger la oportunidad y la disponibilidad mensual de los ingresos por cada fuente de financiamiento, de tal forma que el Pliego pueda programar adecuadamente la utilización de los mismos La programación de ingresos correspondiente a la fuente de financiamiento Recursos Directamente Recaudados, debe tener presente las disposiciones legales y administrativas para su recaudación, captación u obtención La programación mensual de gastos debe determinar la magnitud y oportunidad de las demandas de gastos durante el año fiscal, la cual orientará a la Dirección Nacional de Presupuesto Público en la elaboración de la asignación trimestral con cargo a la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios y la previsión trimestral con cargo a las otras fuentes, así como en la autorización de los respectivos calendarios de compromisos Los gastos deben estar de acuerdo a las proyecciones esperadas de ingresos del INDECI, con el fin de asegurar la ejecución de las metas presupuestarias, de tal manera que se establezca el equilibrio entre ingresos y gastos. 7. SIGLAS 7.1. DDRR: Direcciones Regionales de Defensa Civil DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil DNPP: Dirección Nacional del Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil MEF: Ministerio de Economía y Finanzas OD: Organo Desconcentrado OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto PIA: Presupuesto Institucional de Apertura SGII: Secretaría General e Imagen Institucional SIAF-SP: Sistema Integrado de Administración Financiera Sector Público UO: Unidad Orgánica. 8. GLOSARIO DE TERMINOS 8.1. Año Fiscal: Es el período en el cual se produce la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Egresos. Corresponde al año calendario, y se inicia el 01 de enero y culmina el 31 de diciembre.

4 FECHA: 28/09/2006 4/ Estructura Funcional Programática: La Estructura Funcional Programática muestra las grandes líneas de acción que el Pliego desenvolverá durante el ejercicio presupuestario a fin de lograr los Objetivos Institucionales propuestos, a través del cumplimiento de las Metas contempladas en el Presupuesto Institucional. La Estructura Funcional Programática se compone de las Categorías Presupuestarias seleccionadas técnicamente por los Pliegos, las cuales no deben ser numerosas, de manera que permitan visualizar los propósitos a lograr durante el ejercicio así como una eficaz y eficiente administración de los Recursos Públicos de los Pliegos Meta Presupuestaria: Es la expresión concreta, cuantificable y medible que caracteriza el(los) producto(s) final(es) de las Actividades y Proyectos establecidos para el Año Fiscal. Se compone de tres (3) elementos, a saber: (i) Finalidad (Precisión del objeto de la meta). (ii) Unidad de Medida (magnitud a utilizar para su medición). (iii) Cantidad (el número de Unidades de Medida que se espera alcanzar). La Meta Presupuestaria -dependiendo del objeto de análisis- puede mostrar las siguientes variantes: a. Meta Presupuestaria de Apertura: Es la Meta Presupuestaria considerada en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA). b. Meta Presupuestaria Modificada: Es la Meta Presupuestaria cuya determinación es considerada durante un Año Fiscal. Se incluye -en este concepto- a las Metas Presupuestarias de Apertura y las nuevas metas que se adicionen durante el Año Fiscal. c. Meta Presupuestaria Obtenida: Es el estado situacional de la Meta Presupuestaria a un momento dada. Como resultado de la aplicación de los Indicadores Presupuestarios, la Meta Presupuestaria Obtenida se califica como Meta Cumplida o Meta Ejecutada, de acuerdo a las siguientes definiciones: Meta Presupuestaria Cumplida: Es la Meta Presupuestaria cuyo número de Unidades de Medida que se esperaba alcanzar (Cantidad), se ha cumplido en su totalidad. Meta Presupuestaria Ejecutada: Es la Meta Presupuestaria cuyo número de Unidades de Medida que se esperaba alcanzar (Cantidad), no se ha cumplido en su totalidad Organización de los Gastos Públicos: se clasifican de conformidad con el Clasificador de los Gastos Públicos en: a. Categoría de Gastos.- Comprende los Gastos Corrientes, Gastos de Capital y el Servicio de la Deuda. b. Grupo Genérico de Gastos.- Agrupa los gastos según su objeto, de acuerdo a determinadas características comunes. c. Modalidad de Aplicación.- Determina si la operación de Gastos implica o no una contraprestación para el Pliego.

5 FECHA: 28/09/2006 5/12 d. Especifica de Gastos.- Responde al desagregado del objeto del gasto y se determina según el Clasificador de los Gastos Públicos Pliego Presupuestario: Son las entidades del Sector Público a las que se le ha aprobado una Asignación Presupuestaria en la Ley Anual de Presupuesto. Desde el punto de vista operativo, los Pliegos Presupuestarios son los organismos ejecutores responsables del cumplimiento de las Metas Presupuestarias y del logro de los Objetivos Institucionales trazados para cada Año Fiscal, responsabilizándose -igualmente- de la atención de los gastos adicionales no contemplados en el PIA que se presenten durante la Fase de Ejecución Presupuestal, de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria y financiera existente Presupuesto Institucional: Es la previsión de Ingresos y Gastos, debidamente equilibrada, que las entidades aprueban para un ejercicio determinado. El Presupuesto Institucional debe permitir el cumplimiento de los Objetivos Institucionales y Metas Presupuestarias trazados para el Año Fiscal, los cuales se contemplan en las actividades y proyectos definidas en la Estructura Funcional Programática. Los niveles de gasto considerados en el Presupuesto Institucional constituyen la autorización máxima de egresos cuya ejecución se sujeta a la efectiva captación, recaudación y obtención de los recursos que administran las Entidades Proceso Presupuestario: Es el conjunto de Fases que deben desarrollarse para la aplicación del Presupuesto del Sector Público. Dichas Fases son: Programación, Formulación, Aprobación, Ejecución, Control y Evaluación Programación Mensual: Es el proceso técnico que tiene por finalidad determinar el comportamiento probable de los niveles de ejecución mensual de los ingresos y gastos de un determinado Año Fiscal. La Programación Mensual se sustenta en la información estadística y los factores estacionales que inciden en dicho comportamiento, debiendo armonizar la demanda de los gastos necesarios para el cumplimiento de las Metas Presupuestarias con la disponibilidad de los recursos proyectados con que cuente cada Entidad, durante el Año Fiscal Titular del Pliego: Es la más alta autoridad ejecutiva de una Entidad. Es el responsable del cumplimiento de las Metas Presupuestarias determinadas para un Año Fiscal, en función de los Objetivos Institucionales definidos para el mismo período.

6 FECHA: 28/09/2006 6/12 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA OPP SGII UO / OD RESPONSABLE Jefe Especialista en Presupuesto Jefe Secretaría General Director / Jefe DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso de Aprobación y Difusión del PIA, el que concluye con la recepción del PIA aprobado en las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI. 1. Revisa el PIA, asigna al Especialista en Presupuesto la elaboración de la Programación Mensual del Presupuesto. 2. Revisa aplicativo y manual del usuario del SIAF-SP. 3. Revisa el PIA. 4. Elabora la Programación Mensual del Presupuesto del INDECI. 5. Elabora solicitud de información complementaria o conformidad de ingresos y egresos aprobado en el PIA. Envío es a través del correo electrónico 6. Envía correo electrónico a la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado, con copia al Jefe de la OPP para que tome conocimiento. Continúa en la actividad 12. Envío NO es a través del correo electrónico 7. Presenta al Jefe memoranda dirigido a las Unidades Orgánicas y a los Organos Desconcentrados. 8. Revisa solicitud, de encontrarlo conforme, firma el memorándum y autoriza su envío. Deriva a la. 9. Envía memorándum y registra la salida. No es para una DRDC Continúa en la actividad 12. Es para una DRDC Ir al proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite documentario, el que concluye con el envío del memorándum a las DDRR. Continúa en la actividad Recibe y registra el ingreso del memorándum. Eleva al Director o Jefe. 11. Toma conocimiento del memorándum, asigna al Responsable de Planificación y Presupuesto en la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado.

7 FECHA: 28/09/2006 7/12 UO / OD SGII OPP Responsable Director / Jefe Secretaría General Jefe Especialista en Presupuesto 12. Recibe y revisa solicitud. 13. Elabora informe con respuesta a solicitud (información complementaria o confirmación de ingresos aprobados en el PIA). Envía respuesta a través del correo electrónico 14. Envía informe a través del correo electrónico, con copia al Director o Jefe de la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado para que tome conocimiento. Continúa en la actividad 20. Envía respuesta a través del correo electrónico 15. Presenta al Director o Jefe un memorándum, dirigido a la OPP, adjuntando informe con respuesta a lo solicitado. 16. Revisa informe, de estar conforme, firma memorándum. Deriva a la. 17. Registra y envía memorándum. No es para una DRDC Continúa en la actividad 20. Es para una DRDC Ir al proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite documentario, el que concluye con la recepción de los documentos en la OPP. Continúa en la actividad Recibe, registra y eleva documentos al Jefe. 19. Revisa documentos, asigna al Especialista en Presupuesto la atención de los documentos. 20. Analiza y consolida la información remitida por las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados. 21. Elabora la programación mensualizada de ingresos y gastos: *Para la Programación de Ingresos, deberá de recoger la oportunidad mensual de los ingresos para el Año Fiscal respectivo, por cada fuente de financiamiento por especifica de ingresos, según Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional para el año fiscal vigente; *Para la Programación de Gastos, deberá de determinar la magnitud y oportunidad de la demanda de gastos mensuales para el Año Fiscal, por especifica de gastos, según Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional para el año fiscal vigente; Para la Programación de ingresos y gastos se deberá de tener presente las disposiciones legales, administrativas, así como las normas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal.

8 FECHA: 28/09/2006 8/12 OPP SGII MEF Especialista en Presupuesto Jefe Secretaría General DNPP 22. Ingresa la información en el Módulo Programación Presupuestaria del SIAF-SP la programación mensualizada del presupuesto, (por especifica de gastos), la información ingresada es de carácter oficial y constituye la información fuente que coadyuva al seguimiento y control del proceso presupuestario. 23. Genera reporte en el Módulo Programación Presupuestaria, por grupo genérico de gastos. 24. Elabora oficio dirigido a la DNPP del MEF, adjunta reportes, aplicativo y documentos sustentatorios (a través del SIAF-SP), que demuestren la aplicación de los gastos por fuentes de financiamiento. Presenta al Jefe. 25. Revisa, documentos y deriva a la. 26. Recepciona, registra y entrega documentos a la Secretaría General. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite documentario, en el que el Jefe del INDECI firma el oficio, y concluye con la recepción de los documentos (reportes e informes sustentatorios) en la DNPP del MEF. 27. Recepciona oficio, reporte del aplicativo y documentos sustentatorios, toma conocimiento de la Programación Mensual del Presupuesto. Fin del proceso.

9 10. DIAGRAMA DE FLUJO

10 INDECI SGII OPP UO / OD SECRETARIA GENERAL Jefe Especialista en Presupuesto Director / Jefe Responsable Inicio Aprobación y Difusión del PIA 1 Toma conocimiento del PIA y asigna atención de documentos 2 Revisa aplicativo 3 Revisa el PIA 4 Elabora la programación mensual del presupuesto 5 Elabora solicitud de información complementaria o conformidad de ingresos y egresos del PIA Envío es a través de correo electrónico? No Si 6 Toma conocimiento 6 Envía por correo electrónico la solicitud 9 Registra y envía documentos 8 Revisa, firma memoranda y deriva 7 Presenta memoranda Adminstración del Proceso de Trámite Documentario Si Es para una DRDC? No 10 Recibe, registra y eleva memorándum 11 Toma conocimiento y asigna atención 12 Recibe y revisa solicitud 13 Elabora informe con respuesta a solicitud α

11 INDECI OPP SGII UO / OD Jefe Especialista en Presupuesto SECRETARIA GENERAL Director / Jefe Responsable α Envía respuesta a través de correo electrónico? Si No 14 Toma conocimiento 14 Envía respuesta 16 Revisa, firma memorándum y deriva 15 Presenta memoranda 17 Registra y envía memorándum Adminstración del Proceso de Trámite Documentario Si Es de una DRDC? No 18 Recibe, registra y eleva documentos 19 Toma conocimiento y asigna atención de documentos 20 Analiza y consolida información 21 Elabora la programación mensual de ingresos y gastos 22 Ingresa información en el aplicativo 23 Genera reportes y adjunta documentos sustentatorios necesarios Reportes 24 Elabora oficio para remitir a la DNPP, adjunta reportes, aplicativo y presenta 25 Revisa documentos y deriva Documento β

12 MEF SGII INDECI OPP UO / OD DNPP SECRETARIA GENERAL Especialista en Presupuesto Director / Jefe Responsable β 26 Registra y envía documentos Adminstración del Proceso de Trámite Documentario 27 Recepciona oficio, reporte del aplicativo y documentos sustentatorios Fin