EJECUCION FINANCIERA DE GASTOS, ETAPAS DE COMPROMISO, DEVENGADO Y GIRO CON LA DOCUMENTACION GENERADA EN LA OA Y OPP

Transcripción

1 CODIGO: OA-UE VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA TITULO: EJECUCION FINANCIERA DE GASTOS, ETAPAS DE COMPROMISO, DEVENGADO Y GIRO CON LA RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Elaborado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) OPP Aprobado por: Oficina de Administración VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE PAG Sede Central EJECUCIÓN FINANCIERA DE GASTOS, ETAPAS DE COMPROMISO, DEVENGADO Y GIRO CON LA FECHA: 17/08/2005 2/17 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de ejecución financiera de gastos, con la documentación generada en la Oficina de Administración y en la Oficina de Planificación y Presupuesto, en las fases de compromiso, devengado y giro en el SIAF. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la Unidad de Economía de la Oficina de Administración, por ser la Unidad Orgánica responsable de la ejecución de los procesos de manejo de fondos públicos del INDECI. Describe las actividades desde la solicitud de pago por la Unidad Orgánica usuaria hasta la ejecución del pago por parte del Area de Tesorería de la Oficina de Administración. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil Decreto Supremo Nº PCM del 21 de mayo del 2001 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI Ley Nº Ley Marco de Administración Financiera del Sector Publico Resolución Directoral Nº EF/77.15, Directiva de Tesorería para el Año Fiscal REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Remisión de los documentos sustentatorios a la Oficina de Administración para solicitar el pago de planillas, el pago a los practicantes, para solicitar viáticos para una comisión de servicio o para solicitar la transferencia de fondos a los Gobiernos Regionales sustentados en los convenios entre pliegos La etapa de giro, requiere la aprobación de la Dirección Nacional del Tesoro Público del Ministerio de Economía y Finanzas. 5. RESPONSABLE DEL PROCESO La Unidad de Economía de la Oficina de Administración. 6. CONSIDERACIONES 6.1. El registro contable requiere que previamente se haya realizado el registro administrativo. Puede realizarse inmediatamente después de cada fase, pero no es requisito para el registro de la fase siguiente.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE PAG Sede Central EJECUCIÓN FINANCIERA DE GASTOS, ETAPAS DE COMPROMISO, DEVENGADO Y GIRO CON LA FECHA: 17/08/2005 3/ Solo procede la modificación de datos relacionados con el Registro Unico de Contribuyente (RUC) luego de haber sido procesados en la fase de compromiso, cuando se trate de un error material al ingresar los datos en el sistema a requerimiento expreso ante la DNTP, dentro de los cinco primeros días útiles del mes siguiente El devengado dependiendo de las condiciones contractuales, puede efectuarse en periodos posteriores al correspondiente compromiso para lo cual es indispensable que se haya registrado en el SIAF en el mes autorizado Los cheques o carta orden deben ser girados a nombre del emisor de los documentos tales como: la factura, boleta de venta, valorizaciones u otro comprobante de pago reconocido por SUNAT, que haya sido identificado en la fase del compromiso y devengado El giro del cheque y/o carta orden, debe realizarse, registrarse y transmitirse a través del SIAF, dentro de lo cinco (5) días útiles de haberse recepcionado la respectiva autorización de giro La OPP entrega los convenios para la transferencia entre pliegos a las Unidades Orgánicas responsables de monitorear el destino de este presupuesto. 7. SIGLAS 7.1. CCI: Código de Cuenta Interbancaria DGTP: Dirección General de Tesoro Público DNPP: Dirección Nacional de Planificación y Presupuesto DNTP: Dirección Nacional de Tesoro Público DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil MEF: Ministerio de Economía y Finanzas OA: Oficina de Administración RUC: Registro Unico del Contribuyente SUNAT: Sistema Nacional de Administración Tributaria UA: Unidad de Administración de la DRDC UE: Unidad de Economia UPER: Unidad de Personal. 8. DEFINICIONES 8.1. Criterio de la Mejor Fecha: Fecha en la que espera pagar al proveedor o desembolsar la planilla. Muy útil para la programación de caja del tesoro. Mejor fecha es aquella en la que vence la obligación contraída y/o en la cual, según la naturaleza de la obligación, se debe hacer efectivo el pago del adeudo, sea mediante la entrega de cheque o de ser el caso, la presentación de la Carta Orden.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE PAG Sede Central EJECUCIÓN FINANCIERA DE GASTOS, ETAPAS DE COMPROMISO, DEVENGADO Y GIRO CON LA FECHA: 17/08/2005 4/ Carta Orden: Carta enviada al Banco de la Nación donde se solicita la transferencia de fondos, hacia las cuentas de los adeudos Cadena Funcional Programática: Es una secuencia de la Estructura Funcional Programática, la cual se aplica a cada meta presupuestaria según los clasificadores emitidos por la DNPP-MEF. Permite un registro ordenado y uniforme de las operaciones del Sector Publico durante el proceso presupuestario, facilitando el seguimiento de los gastos de cada pliego, La Cadena Funcional Programática y Cadena de Gasto, están considerados en el sello que pone control presupuestal, luego de la afectación presupuestal, este sello se contiene las siguientes siglas: FU: Función PRG: Programa SPRG: Sub programa T/ACT/PROY: Tipo de Actividad o Proyecto T/COMP: Tipo de Componente CG: Categoría de Gasto GG: Grupo Genérico MA: Modalidad de Aplicación EG: Especificas de Gasto FF: Fuente de Financiamiento 8.4. Calendario de Compromiso: Es el monto máximo autorizado de gasto mensual que autoriza el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), a las unidades ejecutoras Comprometido: Fase en la que se afecta total o parcialmente el calendario de compromisos del mes para la adquisición de bienes y servicios. El compromiso se registra con la información de la orden de compra o de servicio, el RUC del proveedor, planilla de viáticos por comisión de servicios y/o planillas únicas de pago Devengado: Fase del gasto donde se registra la obligación de pago luego de haberse recibido la conformidad el bien o servicio. Esta fase se registra según los datos de la factura u otro comprobante de pago autorizado por la SUNAT Expediente: Conjunto de todos los documentos, que las Unidades Orgánicas envían a la Unidad de Economía para iniciar la ejecución financiera de gastos, en el caso de: La Oficina de Administración: Factura, boleta de venta, valorizaciones u otros comprobantes de de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT. Planilla única de pagos de remuneraciones o pensiones, de viáticos, de racionamiento, de subsidios ESSALUD, propinas, de dietas de directorio, compensación por tiempo de servicios. Relación numerada de recibos por servicios públicos, como agua potable, suministro de energía eléctrica, telefonía.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE PAG Sede Central EJECUCIÓN FINANCIERA DE GASTOS, ETAPAS DE COMPROMISO, DEVENGADO Y GIRO CON LA FECHA: 17/08/2005 5/17 Formulario de pago de tributos. Nota de cargo bancaria. Resolución de reconocimiento de derechos de carácter laboral, tales como sepelio y luto, gratificaciones, reintegros o indemnizaciones. Documento oficial de la autoridad competente solo cuando se trate de autorizaciones para el desempeño de comisiones de servicio. Resolución de encargos a personal de la institución, fondo para pagos en efectivo, fondo fijo para caja chica, o en su caso el documento que acredita la rendición de cuentas de dichos fondos, para efectos de su reposición, entre otras La Oficina de Planificación y Presupuesto: Convenios de encargos entre Unidades Ejecutoras de distintos pliegos, o en su caso el documento que sustenta nuevas remesas. Norma legal que autorice Transferencias Financieras a entidades públicas o privadas. Otros que determine la Dirección Nacional del Tesoro Publico Fondos Públicos: Ingresos del estado inherentes a su acción y atributos que sirven para financiar los gastos de los presupuestos anuales y se clasifican a nivel de fuentes de financiamiento Giro: Fase del gasto donde se cancela total o parcialmente la obligación devengada mediante el giro de un documento valorado (cheque, carta orden, etc.). Se registra el número de cheque, monto y beneficiario. Para las operaciones de la fuente tesoro público (recursos ordinarios), los cheques requieren autorización de la Dirección Nacional del Tesoro Publico del MEF, la misma que es transmitida electrónicamente al Banco de la Nación para su atención a nivel nacional Pago: Fase que corresponde a la cancelación de la obligación por parte de las unidades ejecutoras. Se registra para el caso de las operaciones del tesoro Público. Registro Administrativo: Fases de Compromiso, Devengado y Girado. Registro Contable: Contabilización de las fases así como las Notas Contables SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera, es un sistema ligado a la gestión financiera del tesoro público con relación a las denominadas Unidades Ejecutoras.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE PAG Sede Central EJECUCIÓN FINANCIERA DE GASTOS, ETAPAS DE COMPROMISO, DEVENGADO Y GIRO CON LA 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO FECHA: 17/08/2005 6/17 UNIDAD ORGANICA UPER / AREA DE TESORERIA / UNIDAD ORGANICA OA DINALOG / UPER / AREA DE TESORERIA OA OA / UE RESPONSABLE Responsable (Control Previo) Responsable (Control Previo) DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Se inicia el proceso de Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los viajes en Comisión de Servicio, el que finaliza con el envío de la Planilla de Viáticos por Comisión de Servicios a la Oficina de Administración para tramitar el viático respectivo. o Se inicia el proceso de Elaboración de Planilla de todo tipo, el que concluye con la entrega de la Planilla única de pago a la Oficina de Administración para el pago respectivo. o La Unidad Orgánica prepara documentación necesaria para la ejecución financiera de gastos, luego de recibir los convenios de encargos entre unidades ejecutoras de distintos pliegos, o en su caso el documento que sustenta nuevas remesas o apertura de un reembolso. 1. Envía requerimiento para la ejecución financiera de gastos, adjuntado expediente. 2. requerimiento, firma cargo y entrega. 3. requerimiento, toma conocimiento y deriva. 4. requerimiento derivado, evalúa y revisa que la documentación que conforma el expediente, para la fase de compromiso este completa, si forma parte del proceso en cuestión y si cuenta con la correspondiente conformidad de los responsables. Expediente No esta conforme 5. Realiza observaciones y entrega expediente para corrección y solicita firma en el cuaderno de cargos. 6. expediente con observaciones, corrige. Si es la corrección de los documentos es para el compromiso Ir a la actividad 1. No es corrección de los documentos para el compromiso Ir al condicional expediente conforme para devengar, luego de la actividad 16. Si expediente esta conforme para el compromiso 7. Pone visto bueno al expediente y entrega. 8. expediente, coloca visto bueno y entrega.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE PAG Sede Central EJECUCIÓN FINANCIERA DE GASTOS, ETAPAS DE COMPROMISO, DEVENGADO Y GIRO CON LA FECHA: 17/08/2005 7/17 CONTABILIDAD MEF / DGTP CONTABILIDAD OA OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD MEF / DGTP CONTABILIDAD Técnico Administrativo (Control Presupuestal) Técnico Administrativo Responsable Técnico Administrativo (Control Previo) Técnico Administrativo Responsable Técnico Administrativo 9. requerimiento designado y evalúa expediente. Si excede el calendario de compromisos Espera el próximo calendario para realizar la afectación presupuestal. Luego ir a la actividad 10. No excede el calendario de compromisos 10. Realiza el registro presupuestal verificando la correcta aplicación de las asignaciones específicas y entrega para el registro en el SIAF. 11. el requerimiento y realiza el compromiso en el SIAF y espera la aprobación del MEF. 12. compromiso registrado en el SIAF. 13. Evalúa compromiso, verificando que el RUC exista. 14. Envía compromiso aprobado. 15. aprobación del MEF al compromiso vía SIAF y entrega a control previo. 16. expediente y revisa documentación para devengar. Expediente No esta conforme para devengar Ir a la actividad 5. Si expediente esta conforme para devengar 17. Pone visto bueno y entrega al operador SIAF para el devengado. 18. expediente y determina la mejor fecha para realizar el devengado. 19. Realiza el devengado en el SIAF y espera aprobación del MEF. 20. el devengado registrado en el SIAF. 21. Evalúa devengado. 22. Envía devengado aprobado a la Oficina de Administración de la Sede Central del INDECI. 23. aprobación al devengado vía SIAF y entrega expediente.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE PAG Sede Central EJECUCIÓN FINANCIERA DE GASTOS, ETAPAS DE COMPROMISO, DEVENGADO Y GIRO CON LA FECHA: 17/08/2005 8/17 CONTABILIDAD TESORERIA MEF / DGTP TESORERIA OA / UE TESORERIA Contador Técnico Administrativo Técnico en Finanzas Responsable Técnico en Finanzas (Control Previo) Técnico en Finanzas 24. expediente para contabilizar el compromiso y el devengado. 25. Contabiliza el compromiso y el devengado, solicita el visto bueno del de Contabilidad, quien a su vez da el visto bueno a la contabilización, luego entrega expediente al Técnico Administrativo. 26. expediente, elabora cuadro de documentos devengados, listos para el giro y entrega al Area de Tesorería. 27. documentos, firma cargo y entrega. 28. documentos, toma conocimiento y asigna. 29. documentos asignados. 30. Elabora documentos de la fase de pago, y/o comprobantes de retención o carta orden. 31. Ingresa giro en el SIAF y espera la aprobación del MEF. 32. el registro de giro. 33. Evalúa el girado y realiza la aprobación de giro. La DNTP aprueba la autorización de giro en automático a través del SIAF, teniendo en cuenta el presupuesto de caja y sobre la base del gasto devengado (devengado en estado V) con una anticipación de hasta cinco días útiles a la mejor fecha de pago registrada por la Unidad Ejecutora. 34. Envía el girado aprobado a la OA de la Sede Central del INDECI. 35. la aprobación del MEF vía SIAF y entrega la documentación. 36. documentos de la fase de pago y revisa. Documentos para el pago No están conformes 37. Solicita la documentación saneada al Area de Tesorería. 38. la solicitud, completa documentación y entrega a control previo. Ir a la actividad 36.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE PAG Sede Central EJECUCIÓN FINANCIERA DE GASTOS, ETAPAS DE COMPROMISO, DEVENGADO Y GIRO CON LA FECHA: 17/08/2005 9/17 OA / UE CONTABILIDAD OA / UE TESORERIA OA TESORERIA (Control Previo) Contador Si documentos para el pago están conformes 39. Pone visto bueno y entrega al Area de Contabilidad. 40. documentos para la fase de pago, firma cargo, toma conocimiento y designa. 41. documentos designados, contabiliza giro en el SIAF y entrega al de La Unidad de Economía. 42. documentos de pago contabilizados en el SIAF, da visto bueno y entrega a la secretaria. 43. documentos del de Economía y entrega al Area de Tesorería. 44. documentos visados, firma cargo y entrega al del Area de Tesorería. 45. documentos de pago, toma conocimiento, firma cheque y entrega. 46. documentos de pago y entrega al de Administración para que firme el cheque. 47. cheque y demás documentos de pago, toma conocimiento, firma el cheque y entrega documentos a la secretaria. 48. cheque firmado y demás documentos de pago para luego entregarlos al Area de Tesorería. 49. cheque firmado y demás documentos de pago. Luego ir al proceso de Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos, el que concluye cuando se hace efectivo el pago ya sea por cheque o por CCI.

10 10. DIAGRAMA DE FLUJO

11 Ejecución Financiera de Gastos Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la documentación generada en la OA y OPP UNIDAD DE PERSONAL / AREA DE TESORERIA / UNIDAD ORGANICA Inicio INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA (Control Previo) AREA DE CONTABILIDAD Técnico Administrativo (Control Presupuestal) Autorización, Control y Rendicion de Cuenta de los viajes en Comision de Servicio La Unidad Organica prepara documentación necesaria para la Ejecución Financiera de Gastos Elaboración de Planilla de todo tipo 1 Envía requerimiento para la ejecución financiera de gastos, adjuntando expediente 2 requerimiento, firma cargo y entrega 3 requerimiento, toma conocimiento y deriva 4 requerimiento derivado, evalua y revisa expediente a Expediente conforme para el compromiso? No Si 6 expediente con observaciones, corrige c 5 Realiza observaciones y entrega expediente para corrección y solicita firma en el cuaderno de cargos b No Es correción de los documentos para el compromiso? a Si 8 expediente, coloca visto bueno y entrega 7 Pone visto bueno al expediente y entrega 9 requerimiento designado y evalúa expediente α

12 Ejecución Financiera de Gastos Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la documentación generada en la OA y OPP INDECI UNIDAD DE PERSONAL / AREA DE TESORERIA / UNIDAD ORGANICA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA Técnico Administrativo (Control Presupuestal) AREA DE CONTABILIDAD Técnico Administrativo MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS / DGTP α Exceden el calendario de compromisos? No Si Próximo compromiso 10 Realiza registro presupuestal y entrega 11 requerimiento y realiza el compromiso en el SIAF Aprobación 12 el compromiso registrado en el SIAF 13 Evalua compromiso, verificando que el RUC exista 15 aprobacion del MEF al compromiso vía SIAF, entrega a control previo 14 Envía compromiso aprobado a la Oficina de Administración del INDECI β

13 Ejecución Financiera de Gastos Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la documentación generada en la OA y OPP INDECI UNIDAD DE PERSONAL / AREA DE TESORERIA / UNIDAD ORGANICA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA (Control Previo) AREA DE CONTABILIDAD Técnico Administrativo MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS / DGTP β 16 expediente y revisa documentación para devengar b Si Expediente Conforme para Devengar? No c 17 Pone visto bueno y entrega al operador SIAF para el devengado 18 expediente y determina la mejor fecha para realizar el devengado 19 Realiza el devengado en el SIAF Aprobación 20 el devemgado registrado en el SIAF χ

14 Ejecución Financiera de Gastos Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la documentación generada en la OA y OPP INDECI DINALOG AREA DE TESORERIA Técnico en Finanzas OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD Contador Técnico Administrativo MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS / DGTP χ 21 Evalua devengado 24 expediente para contabilizar el compromiso y devengado 23 aprobacion del MEF al devengado vía SIAF y entrega 22 Envía devengado aprobado a la Oficina de Administración del INDECI 27 documentos, firma cargo y entrega 28 documentos, toma conocimiento y asigna 29 documentos asignados 25 Da visto bueno para la contabilizacion del compromiso y devengado 25 Contabiliza el compromio y el devengado, solicita visto bueno y entrega 26 expediente elabora cuadro de de documentos devengados listos para el giro y entrega 30 Elabora documentos de la fase de pago, y/o comprobantes de retención o carta orden δ

15 Ejecución Financiera de Gastos Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la documentación generada en la OA y OPP INDECI (Control Previo) AREA DE TESORERIA Técnico en Finanzas OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD Contador Técnico Administrativo MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS / DGTP δ 31 Ingresa giro en el SIAF 32 el registro del giro en el SIAF Aprobación d 33 Evalua girado y realiza la aprobación del giro 36 documentos de la fase de pago y revisa 35 aprobacion del MEF vía SIAF y entrega la documentación 34 Envía el girado aprobado a la Oficina de Administración del INDECI ε

16 Ejecución Financiera de Gastos Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la documentación generada en la OA y OPP INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD (Control Previo) Contador AREA DE TESORERIA Técnico en Finanzas MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS / DGTP ε Si Documentos para el pago estan conformes? No 37 Solicita la documentación saneada 38 la solicitud, completa la documentación y entrega d 39 Pone visto bueno y entrega 40 documentos para la fese de pago, firma cargo, toma conocimiento y designa 41 documentos designados, contabiliza el giro en el SIAF y entrega 42 documentos de pago contabilizados en el SIAF, da visto bueno y entrega φ

17 Ejecución Finanaciera de Gastos Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la documentación generada en la OA y OPP INDECI AREA DE TESORERIA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA Técnico en Finanzas AREA DE CONTABILIDAD Técnico Administrativo Contador MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS / DGTP φ 43 documentos de pago del de Economía y entrega 44 documentos visados, firma cargo y entrega 45 documentos de pago. toma conocimiento, firma el cheque y entrega. 48 cheque y demás documentos de pago y entrega 47 cheque y demás documentos de pago, toma conocimiento, firma el cheque y entrega 46 documentos de pago y entrega al de Administración 49 cheque y demás documentos de pago Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos Fin