SERVICIO DE MANTENIMIENTO SEDE CENTRAL

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1 CODIGO: OA-SSGG VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE SERVICIOS TITULO: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Oficina de Administración VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-SSGG PAG Sede Central FECHA: 09/08/2005 2/14 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de servicio de mantenimiento en atención a las unidades orgánicas de la Sede Central del INDECI que lo soliciten, básicamente para reparar equipos, muebles, inmuebles o realizar compras menores, urgentes y no programadas que estas requieran. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración y en todas las Unidades Orgánicas de la Sede Central del INDECI que soliciten los servicios de mantenimiento de acuerdo a sus necesidades y que este dentro de la competencia de dicha unidad. Describe las actividades desde la recepción del requerimiento del usuario interno a la Oficina de Administración - Unidad de Servicios Generales hasta el canje del vale provisional de tesorería por la factura firmada por las partes conformes del servicio, constatando que el servicio fue realizado a satisfacción del solicitante. 3. BASE LEGAL 3.1 Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, del 21MAY Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. 4. REQUISITO DEL PROCESO El requerimiento de servicio de mantenimiento que envían las Unidades Orgánicas usuarias a la Oficina de Administración para que luego la Unidad de Servicios Generales tome acción. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración Unidad de Abastecimiento de la DINALOG Area de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración. 6. CONSIDERACIONES 6.1. La Unidad de Servicios Generales tiene a su cargo el mantenimiento de los siguientes locales: Sede Central Unidad de Inspecciones Técnicas Organo de Control Institucional Almacén de Ate Almacén de los Olivos Centro de Capacitación de Cieneguilla.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-SSGG PAG Sede Central FECHA: 09/08/2005 3/ La Unidad de Servicios Generales se encarga del mantenimiento preventivo del activo fijo del INDECI, el cual lo realiza en un periodo promedio de cada tres (03) meses Los servicios comunes que brinda la Unidad de Servicios Generales a las unidades orgánicas son: mantenimiento del ascensor, cableado y servicio de limpieza de los locales a su cargo La rendición de cuentas de los vales provisionales, debidamente autorizados para su gasto, se debe realizar en el plazo de 48 horas, a partir de la recepción del efectivo El requerimiento de reparación y/o mantenimiento de cualquier equipo de cómputo y/o afines debe remitirse a la Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración anexando la opinión técnica de la Oficina de Estadística y Telemática (OET) El monto máximo para la adquisición de bienes y servicios con fondos para pagos en efectivo y fondos fijos para caja chica será de S/ (setecientos y 00/100 nuevos soles), salvo casos excepcionales debidamente justificados y autorizados, los que podrán ser atendidos hasta por la suma de una (1) Unidad Impositiva Tributaria La entrega de dinero se efectuará mediante vales provisionales indicando el monto, el concepto del gasto y el nombre del servidor rindente. Estos vales serán autorizados por el de la Oficina de Administración El de la Oficina de Administración podrá delegar la autorización de los vales provisionales, dejando constancia escrita del acto. 7. SIGLAS 7.1. BBSS: Bienes y Servicios DINALOG: Dirección Nacional de Logística INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil OA: Oficina de Administración OET: Oficina de Estadística y Telemática SSGG: Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración UA: Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística UO: Unidad Orgánica. 8. DEFINICIONES 8.1. Proveído: Es un sello utilizado por las Direcciones u Oficinas para indicar a sus áreas la decisión que tomaron con respecto al contenido de un documento, para que tomen: Acción Conocimiento Opinión Evaluación

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-SSGG PAG Sede Central FECHA: 09/08/2005 4/14 Informe Recomendación Preparar respuesta Seguimiento Archivo 8.2. Vale Provisional: Documento mediante el cual se hace entrega de dinero por caja chica o fondos para pagos en efectivo, indicando el monto, el concepto de gasto y el nombre del servidor rindente. 9. ANEXOS 9.1. Anexo 1: Formato de Vale Provisional Anexo 2: Formato de Acta de Conformidad de Servicio.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-SSGG PAG Sede Central 10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO FECHA: 09/08/2005 5/14 UNIDAD ORGANICA UO USUARIA OET UO USUARIA OA OA / SSGG EMPRESA EXTERNA DINALOG / UA OA / SSGG RESPONSABLE Responsable Responsable Responsable Responsable Especialista Administrativo (Comprador) DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Solicita requerimiento de servicio de mantenimiento Si es mantenimiento de equipo informático 2. Consulta con OET. Se inicia el proceso de Soporte para los Recursos Informáticos, el que concluye con el diagnóstico del mantenimiento del equipo solicitado, el que dependerá si se encuentra en garantía, si el daño debe ser corregido por una empresa especializada o puede ser asumido por soporte técnico de la OET. Dando fin al proceso. No es mantenimiento de equipo informático 3. Envía requerimiento a la Oficina de Administración, previa firma del de la Unidad Orgánica y solicita firma de cargo. 4. Recibe, firma cargo y entrega al de la Oficina de Administración. 5. Recibe documento, toma conocimiento y deriva a la Unidad de SSGG. 6. Entrega requerimiento a la secretaria para que lo entregue a la Unidad de SSGG. 7. Registra salida de documento y entrega al de la Unidad de Servicios Generales y solicita firma de cargo. 8. Recibe requerimiento y evalúa la atención. Si es un requerimiento revisado por DINALOG Si es un servicio de empresa externa para pagarle por menor cuantía 9. Contacta con la empresa según los datos que le dio DINALOG de la empresa ganadora de buena pro. 10. Contacta con SSGG. 11. Realiza servicio en la Unidad Orgánica solicitante, donde se recibe el servicio con la verificación de SSGG, para luego en caso de estar conformes ambas partes se realiza el acta de conformidad de servicio, Luego ir después de la actividad 27. Se inicia el proceso de Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, en el que se recepciona el acta de conformidad y los documentos del proveedor para pagarle por el servicio prestado. No es un servicio de empresa externa para pagarle por menor cuantía 12. Contacta con la empresa.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-SSGG PAG Sede Central FECHA: 09/08/2005 6/14 EMPRESA EXTERNA OA / SSGG SSGG / SERVICIOS EMPRESA EXTERNA SSGG / SERVICIOS OA / SSGG Responsable Responsable 13. Contacta con SSGG. 14. Realiza servicio en la Unidad Orgánica Usuaria y SSGG de la conformidad respectiva. 15. Realiza factura por el servicio realizado y entrega a SSGG. 16. Recibe factura de la empresa externa, luego ir a la actividad 28. No es un requerimiento revisado por DINALOG 17. Envía técnico a evaluar, quien recibe encargo de evaluación del de Servicios Generales. 18. Realiza evaluación del requerimiento, dependiendo del servicio realizará mantenimiento o inspección especializada de los equipos para constatar si están operativos. No requiere comprar accesorios Continúa en la actividad 31. Si requiere comprar accesorios 19. Realiza lista de accesorios conteniendo las especificaciones técnicas para facilitar la compra de los elementos necesarios para efectuar el mantenimiento. 20. Pide presupuesto de accesorios a posibles proveedores por teléfono o se dirige a las empresas externas para averiguar presupuesto. 21. Entrega presupuesto al técnico del Area de Servicios Generales. 22. Entrega lista y presupuesto al de Servicios Generales. 23. Envía requerimiento a la DINALOG, para que se determine si se realiza por caja chica o menor cuantía. DINALOG DINALOG / UA Especialista Administrativo (Comprador) 24. Recibe requerimiento, firma cargo y entrega al especialista administrativo. 25. Recibe requerimiento, analiza monto. No es un monto mayor a 700 soles 26. Envía requerimiento para Administración para que se efectúe el gasto por caja chica. Luego ir a la actividad 4. Si es un monto mayor a 700 soles 27. Envía requerimiento a Administración, para que SSGG supervise servicio de empresa externa. Luego ir a la actividad 4.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-SSGG PAG Sede Central FECHA: 09/08/2005 7/14 OA / SSGG OA / SSGG / SERVICIOS EMPRESA EXTERNA SSGG / SERVICIOS OA Responsable 28. Formula requerimiento solicitando dinero de caja chica para pagar servicio o realizar compras menores. Se inicia el proceso de Adquisición con fondos para pagos en efectivo y fondo fijo para caja chica, el que concluye con la entrega del dinero en efectivo al técnico de Servicios Generales, previa firma de un vale provisional. Si es para pagar un servicio ya realizado Ir a la actividad 32. No es para pagar un servicio ya realizado Ir a la actividad Realiza compra de accesorios de acuerdo a las especificaciones técnicas, dirigiéndose a una empresa externa al INDECI, que tenga stock de los accesorios requeridos. A su vez la empresa externa realiza la venta de accesorios y factura. 30. Entrega accesorios y factura al técnico de Servicios Generales. 31. Realiza servicio de mantenimiento al mueble, inmueble o equipo, de la unidad orgánica solicitante. No realizó compra de accesorios Finalizando el proceso. Realizó compra de accesorios 32. Entrega factura para la firma del de la Unidad de SSGG y representante de la unidad orgánica usuaria. 33. Firma al reverso de la factura juntamente con el responsable de la Unidad Orgánica solicitante, en señal de conformidad. 34. Entrega factura con las firmas a la de la Oficina de Administración. 35. Recibe factura y registra en el cuaderno de ingresos de documentos. 36. Entrega al de la Oficina de Administración, para el VºBº. 37. Solicita VºBº en la factura al de Economía quien visará después de verificar todas las firmas y luego pasa para V B del de Administración, quien después del visado entrega a la secretaria. 38. Recibe, registra en el cuaderno de cargos y entrega al técnico del Area de Servicios Generales.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-SSGG PAG Sede Central FECHA: 09/08/2005 8/14 SSGG / SERVICIOS OA SSGG / SERVICIOS TESORERIA 39. Recibe factura visada por el de la Oficina de Administración. Luego se reinicia el proceso de Adquisición con fondos para pagos en efectivo y fondo fijo para caja chica, el que concluye con la entrega del vale provisional al técnico del Area de Servicios Generales. 40. Recibe vale provisional del técnico tesorero. Se da fin al proceso.

9 11. DIAGRAMA DE FLUJO

10 INDECI EMPRESA EXTERNA UNIDAD ORGANICA USUARIA OA SSGG SERVICIOS OET Inicio 1 Solicita requerimiento de servicio de mantenimiento Es Mantenimiento de equipo Informático? si no 2 consulta con OET Soporte para los Recursos Informaticos 3 Envia Requerimiento, previa firma del de la Unidad Orgánica 4 Recibe firma cargo y entrega 5 Recibe, Toma conocimiento y deriva Fin Memo d 6 Recibe 6 Entrega 7 Registra y entrega 8 Recibe requerimiento, firma cargo y evalúa Si Es un requerimiento revisado por DINALOG? No No Es Servicio de empresa externa para pagarle por menor cuantía? Si 10 Contacta con SSGG 11 Realiza servicio 11 Recibe servicio 9 Contacta con la empresa según los datos que le dió DINALOG 11 Verifica servicio y realiza Acta de Conformidad a 13 Contacta con SSGG 12 Contacta con la empresa 17 Envia tecnico a evaluar 17 Recibe encargo de evaluación 14 Realiza servicio 14 Recibe servicio 14 Da conformidad 15 Realiza factura por el servicio realizado y entrega 16 Recibe factura 18 Realiza Evaluacion b Requiere comprar accesorios menores? No c Si 19 Realiza lista 20 Recibe peidido de presupuesto 20 Pide presupuesto 21 Envia presupuesto 21 Recibe presupuesto 22 Recibe lista y presupuesto 22 Envia lista y presupuesto α

11 INDECI OA DINALOG EMPRESA EXTERNA UNIDADES ORGANICAS USUARIAS SSGG SERVICIOS UNIDAD DE ECONOMIA TESORERIA UA Especialista Administrativo (Comprador) α 23 Envia requerimiento 24 Recibe requerimiento, firma cargo y entrega 25 Recibe requerimiento, analiza monto Memo Es un monto mayor a 700 soles? Si b 28 Formula requerimiento solicitando dinero de caja chica para pagar servicio o realizar compras menores d No 26 Envía requerimiento para Administración para se efectue el gasto por caja chica Memo Adquisición con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica d 27 Envia requerimiento para que SSGG supervise servicio de empresa externa Luego de la Suoervisión de SSGG Es para pagar un servicio ya realizado? No Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos Procedimiento General para la Adquisición y Contratacion de BBSS Si e Fin a 29 Vende y factura 29 Realiza compra 30 Entrega accesorios 30 Recibe accesorios 31 Recibe servicio 31 Realiza servicio c Si Realizó compra de accesorios? No Fin 32 Entrega factura e 33 firma documento 33 firma documento 35 Recibe factura, registra 34 Entrega factura 36 Entrega factura 36 Recibe factura 38 Recibe, registra y entrega 37 V B y entrega 37 V B y entrega 39 Recibe factura visada 40 Recibe vale provisional Adqusición con fondos para pagos en efectivo y fondo fijo para caja chica Fin

12 ANEXOS

13 ANEXO 1 FORMATO DE VALE PROVISIONAL VALE PROVISIONAL Nº RECIBI DE LA TESORERIA DEL INDECI LA SUMA DE EN NUMEROS POR CONCEPTO LIMA AUTORIZACION RECIBI CONFORME NOMBRE: DNI:

14 ANEXO 2 ACTA DE CONFORMIDAD DE SERVICIO SOLICITANTE REFERENCIA : UNIDAD ORGANICA USUARIA INDECI : CONTRATO DE SERVICIOS O/S N : FECHA DEL CONTRATO: POR MEDIO DEL PRESENTE DOCUMENTO, SE OTORGA LA CONFORMIDAD DEL SERVICIO A FAVOR DE: NOMBRE: RUC N : POR EL SERVICIO DE REALIZADO EL DIA MES 200. EN FE DE LO CUAL SE FIRMA LA PRESENTE ACTA POR TRIPLICADO SOLICITANTE EMPRESA SERVICIOS