AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICIO

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1 CODIGO: OA-UE/CON VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD TITULO: AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICIO RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual Aprobado por. de Procedimientos (MAPRO) OPP Oficina de Administración VºBº OPP Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICO FECHA:17/08/2005 2/22 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de trámite y emisión de las autorizaciones de viajes en comisión de servicio, así como la supervisión, control y rendición de cuenta. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la Unidad de Economía de la Oficina de Administración (OA), en las Unidades Orgánicas de la Sede Central y las Direcciones Regionales de Defensa Civil. Describe las actividades desde que las Direcciones Regionales de Defensa Civil o las Unidades Orgánicas de la Sede Central del INDECI realizan requerimientos solicitando viáticos para que sus comisionados viajen para realizar actividades de prevención de desastres, atención de emergencias, capacitación de la población, entre otros relacionadas con los objetivos del Instituto Nacional de Defensa Civil, hasta el archivo del expediente que sustenta el resultado de la comisión realizada. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil Decreto Supremo Nº PCM del 21 de mayo del 2001 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba la Directiva N INDECI/ADM(6.0) sobre las Normas y Procedimientos para el otorgamiento y rendición de cuentas por pasajes, viáticos y otros gastos de viajes en comisión de servicios dentro del territorio nacional. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. El requerimiento realizado por las Direcciones Regionales de Defensa Civil o las Unidades Orgánicas de la Sede Central del INDECI solicitando recursos que los comisionados realicen actividades de prevención de desastres, atención de emergencias, capacitación de la población, entre otros La aprobación de Subjefatura de la solicitud de autorización de comisión de servicio. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. El Area de Tesorería y el Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración La Subjefatura del INDECI. 6. CONSIDERACIONES 6.1. Con anticipación no menor a siete (07) días hábiles los s de Oficina o Directores Nacionales, tramitarán la autorización para realizar comisiones de servicio, mediante la Planilla de Viáticos, en original y tres copias según formato del Anexo N 01, dirigido a la Subjefatura del INDECI en la Sede Central, y en las DDRR la autorización le compete al Director Regional de

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICO FECHA:17/08/2005 3/22 Defensa Civil y el trámite se efectuará ante el Administrador, o a falta de éste, ante el responsable del Fondo para Pagos en Efectivo. En los casos de emergencia no se aplican los días de anticipación, sin embargo, debe indicarse en el formato la emergencia y de ser necesario colocar el sello de URGENTE, según corresponda Las comisiones de servicio en el territorio nacional generan el pago de viáticos por los conceptos y montos establecidos en la Directiva de Ejecución Presupuestal del INDECI para cada ejercicio presupuestal El Area de Tesorería de la Unidad de Economía deberá entregar el viático al comisionado a más tardar un día antes del inicio de la comisión de servicio Las comisiones de servicio en situaciones de emergencia están exoneradas del procedimiento regular, cuya documentación sustentatoria será regularizada inmediatamente al término de la comisión Cuando por razones excepcionales y debidamente justificadas la comisión de servicios exceda de 15 días calendarios, se solicitará previamente la autorización al del INDECI con la documentación sustentatoria a fin que se emita la Resolución Jefatural correspondiente El comisionado recibe una copia de la Planilla de Viáticos para que pueda realizar la rendición de cuentas al regresar de la comisión de servicio Al finalizar la comisión, el comisionado, en forma individual, presentará obligatoriamente un informe escrito según anexo N 05, en el plazo de ocho (08) días al superior inmediato y una copia con el expediente de rendición de cuenta a la Oficina de Administración en la Sede Central o la Oficina Administrativa de los Organos Desconcentrados, bajo responsabilidad La declaración jurada como sustento de gasto en una comisión de servicio, no podrá exceder el monto que a este efecto señale las normas presupuestarias para el correspondiente ejercicio presupuestal El comisionado al entregar el saldo no utilizado de los viáticos, en el área de Tesorería de la Unidad de Economía de la OA, deberá recepcionar el Recibo de Caja por el monto devuelto, además la hoja de especificaciones donde se detalla en que partidas especificas se esta efectuando la devolución, para que este lo adjunte en el expediente que va ser presentado en rendición de cuentas, donde tendrán la precisión en que partidas especificas se hizo la devolución Se deberá tener en cuenta que las personas que prestan servicios por la específica de gasto 39 Servicio de Terceros no podrán ser Comisionados por el INDECI, puesto que sus servicios deberán incluir los costos de transporte y viáticos, si fuera el caso. 7. SIGLAS 7.1. DINALOG: Dirección Nacional Logística DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil OA: Oficina de Administración SSGG: Unidad de Servicios Generales UE: Unidad de Economía UPER: Unidad de Personal.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICO FECHA:17/08/2005 4/22 8. DEFINICIONES 8.1. Comisión de servicio: Acción que consiste en el desplazamiento temporal del personal nombrado, personal destacado al INDECI, personas con contrato por locación de servicios, por convenios de administración de recursos (suscritos con organismos internacionales); fuera de la sede habitual donde labora o presta Servicios No Personales, para el cumplimiento de actividades relacionadas con los objetivos institucionales, en el ámbito del territorio nacional Comisionado: Personal del INDECI, personas con contrato por locación de servicios quienes con la autorización correspondiente, viajan en comisión de servicios fuera de su sede habitual de trabajo. Incluye al personal calificado que sin ser funcionario, servidor público, viaja representando al estado, como jefes de delegaciones oficiales o para el desempeño de determinadas acciones técnicas necesarias para la entidad, así como el personal visitante de otros organismos en calidad de delegado, representante o similares Emergencia: Es aquella situación imprevista que requiere de su pronta atención en aspectos relacionados con la prevención y desastres Expediente: Es el juego de documentos que sustentan la autorización de las ordenes de misión y rendición de cuentas el que debe ser presentado en forma individual dentro de los ocho (08) días de concluida la comisión de servicio, conteniendo lo siguiente: Requerimiento de la Comisión de Servicio dirigido al de la Oficina de Administración Copia de la Planilla de Viáticos por Comisión de Servicio Formato de Rendición de Gastos por Comisión de Servicio, desagregado por día, concepto y partida especifica Facturas (original y copia según SUNAT), boletas de venta (copia usuario), tickets (original emitido por la maquina registradora con indicación desagregada del IGV), comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT Declaración Jurada hasta por el monto de acuerdo a ley vigente, cuando corresponda, la misma que será detallada por día y según itinerario desarrollado Boletos de pasajes y tickets de pago de impuestos de embarque Recibo de caja por el saldo no utilizado y devuelto Copia del informe de la comisión del servicio Encargado de los Fondos: Pertenece al área de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración, es la persona designada para administrar los fondos para pagos en efectivo y el fondo fijo para caja chica Gastos de viaje: Comprende los gastos que se consideran necesarios para la adecuada realización de la comisión de servicio. En este rubro se incluyen gastos como impuestos de embarque, peajes, fletes y ocasionalmente gastos como reparación, mantenimiento y alquiler del medio de transporte, cuando la comisión se efectué con unidad móvil del INDECI.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICO FECHA:17/08/2005 5/ Pasajes: Comprende los gastos por adquisición de boletos de viaje (aéreo, terrestre, marítimo y / o fluvial), expedido por una persona jurídica o natural, que la institución reconoce al comisionado para su traslado al lugar donde debe efectuar la comisión de servicios así como su retorno Planilla de viáticos por comisión de servicio: Documento interno por el cual se detalla la liquidación de los fondos destinados y la autorización de la comisión de servicios Rendición de gastos por comisión de servicio: Es el informe documentado con los pasajes, comprobantes de pago y/o declaración jurada que presenta el comisionado respecto a los fondos recibidos Unidad Orgánica Usuaria: Es aquella Unidad Orgánica de la sede central del INDECI que hace uso de los viáticos asignados para realizar viajes en comisión de servicio Viáticos: Gastos por concepto de alimentación, hospedaje y movilidad local Alimentación: Gastos que corresponden a la atención del desayuno, almuerzo y cena del comisionado Hospedaje: Gastos de alojamiento del comisionado Movilidad local: Traslado dentro de la localidad donde se desarrolla la comisión de servicio, incluye la movilidad hacia y desde el lugar de embarque Vale Provisional: Mediante este documento se hace la entrega de dinero por caja chica indicando el monto y concepto de gasto y el nombre del servidor rindente. Estos vales serán autorizados por el de la Oficina de Administración, con visto bueno del de Tesorería. 9. ANEXOS 9.1. Anexo 01: Formato Planilla de Viáticos por Comisión de Servicios Anexo 02: Formato Vehículo en Uso para la Comisión de Servicio Anexo 03: Formato Rendición de Gastos por Comisión de Servicios Anexo 04: Formato Declaración Jurada de Gastos Anexo 05: Formato Informe de Comisión de Servicio.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICO FECHA:17/08/2005 6/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES En la Sede Central surge la necesidad de que algunos servidores salgan en comisión de servicio para cumplir con actividades relacionadas con los objetivos del INDECI o que en una DRDC surge la necesidad de solicitar a la Sede Central especialistas en temas de Defensa Civil DRDC / UNIDAD ORGANICA EN LA SEDE CENTRAL Director / 1. El Director Regional estudia requerimiento, para solicitar especialistas en un determinado tema de Defensa Civil o un Director Nacional o de una de las Unidades Orgánicas de la Sede estudia requerimiento para solicitar viáticos para que algunos de los servidores realicen un viaje en comisión de servicio, luego ir a la actividad 14. DRDC UNIDAD ORGANICA SUBJEFATURA OA Director Director / Sub Si es una emergencia 2. Comunica vía telefónica al Director o de la Unidad Orgánica en la Sede Central, solicitando especialistas en emergencias para poder afrontar la situación en forma organizada. 3. Recibe comunicación, toma conocimiento de la situación. No informa a la Subjefatura 4. Comunica a la secretaria para que vaya realizando requerimiento de viáticos para luego ir al condicional es una emergencia, luego de la actividad 14. Si la informa a la Subjefatura 5. Comunica vía telefónica al subjefe. 6. Recibe comunicación, toma conocimiento y autoriza vía telefónica al de la Oficina Administración para que delegue al del Area de Tesorería ha habilitar dinero de caja chica para que los comisionados puedan realizar el viaje lo más pronto posible, con la acotación de que posteriormente se regularice la documentación. 7. Recibe comunicación vía telefónica del subjefe, toma conocimiento y autoriza via telefónica al del Area de Tesorería para que autorice el uso del fondo fijo de caja chica, por ser una emergencia.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICO FECHA:17/08/2005 7/22 OA / AREA DE TESORERIA DRDC UNIDAD ORGANICA Técnico Administrativo Director Director Director / 8. Recibe comunicación telefónica toma conocimiento de la situación autoriza el uso del fondo fijo de caja chica al técnico administrativo encargado de este fondo. Luego ir al proceso de Adquisición con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, donde se entrega el dinero a los comisionados haciéndoles firmar un vale provisional por el monto recibido, para que más adelante cuando regrese de la comisión de servicio y salga el cheque por el trámite regular entreguen el dinero a caja chica, obteniendo el vale provisional. Luego va a la actividad número 36. No es una emergencia 9. El Director Regional comunica a la secretaria requerimiento analizado para que realice el trámite. 10. Recibe comunicación, realiza requerimiento solicitando recursos humanos. No es para la Sede Central Ir al proceso de Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicio en las DDRR, el que finaliza con la presentación del informe de la comisión a la Unidad de Administración de la DRDC. Dando fin al proceso. Si es para la Sede Central Ir al proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, donde se realiza el traslado del requerimiento, hacia la Sede Central del INDECI y la entrega del requerimiento a la secretaria de la Unidad Orgánica destinada. 11. Recibe requerimiento, firma cargo y entrega al Director o de la Unidad Orgánica. 12. Recibe documentos, toma conocimiento, decreta la salida de comisionados y entrega documentos a secretaria para que realice el requerimiento solicitando autorización de comisión de servicio.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICO FECHA:17/08/2005 8/22 UNIDAD ORGANICA SGII / SG SUBJEFATURA SGII / SG OA Responsable Sub Responsable 13. Recibe documentos decretados y revisa 14..Llena formato planilla de viáticos. Si es una emergencia 15. Coloca sello de URGENTE en la Planilla de viáticos. No es una emergencia Va al condicional Comisión es con vehículo del INDECI. Si comisión es con vehículo del INDECI Si comisionado es un chofer 16. Llena formato vehículo en uso para la comisión de servicio y adjunta a la planilla de viáticos. Comisionado No es un chofer Ir a la actividad 17. Comisión No es con vehículo del INDECI 17. Realiza requerimiento, saca tres copias a los formatos, luego adjunta copias al requerimiento y envía. Luego ir al proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, donde se recibe los documentos de la Unidad Orgánica, para ser entregados a la secretaria de Subjefatura. 18. Recibe documentos, firma cargo y eleva al Subjefe del INDECI. 19. Recibe documentos, toma conocimiento, en el caso de aprobar autoriza la solicitud de viáticos y entrega a la secretaria para que prosiga con el proceso. 20. Recibe documentos del subjefe y entrega a Secretaría General, solicitando firma de cargo. Ir al proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que finaliza con la entrega de los documentos a la secretaria de la Oficina de Administración. 21. Recibe documentos, firma cargo y entrega al de la Oficina de Administración. 22. Recibe documentos, toma conocimiento decreta y entrega a la secretaria. 23. Recibe documentos decretados. 24. Saca copias y entrega una copia de la Planilla de viáticos al comisionado, a rendición de cuentas, a la Unidad de Personal de la OA, a la Unidad de SSGG, donde recibe la copia, firma el cargo. Luego ir al proceso Servicio de Transporte para atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central, el que finaliza con el traslado del comisionado a su destino designado, luego va a la actividad 36.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICO FECHA:17/08/2005 9/22 Póliza de seguro de accidente personal para los viajes en comisión de servicio DINALOG / UA OA / UPER COMPAÑÍA DE SEGUROS OA OA / UE / AREA DE TESORERÍA UNIDAD ORGANICA DRDC Responsable Responsable Técnico Administrativo Comisionado Responsable Viene del proceso Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, donde se da la buena pro a la compañía de seguros de vida para los comisionados. 25. Entrega datos de la compañía aseguradora ganadora de la buena pro, a la Unidad de Personal, para que realicen el contacto cada vez que se realice una comisión de servicio. Luego ir a la actividad Recibe datos de la Compañía de Seguros. 27. Entrega documentos al, quien recibe, toma conocimiento y espera el viaje del comisionado para enviar datos correspondientes. 28. Envía datos del comisionado a la compañía de seguros vía fax. 29. Recibe datos del comisionado y tramita la póliza de seguro de accidente personal. 30. Entrega la planilla de viáticos original al Area de Tesorería para que luego puedan sustentar el gasto. 31. Recibe documentos, firma cargo y entrega al del Area de Tesorería para que decrete. 32. Recibe documentos, toma conocimiento y decreta. 33. Recibe documentos decretados, toma conocimiento, enumera la Planilla de viáticos. Luego ir al proceso de Ejecución Financiera de Gastos, etapas de Compromiso, Devengado y Giro, con la documentación originada en la OA y OPP, el que culmina con el compromiso, devengado y giro con los documentos sustentatorios para solicitar viáticos y la emisión del cheque para ser entregado al comisionado. 34. Entrega cheque y hace firmar carta de compromiso para la rendición de cuentas al comisionado. 35. Realiza comisión de servicio, cumpliendo las funciones técnicas o administrativas relacionadas con el objetivo de la institución. 36. Recibe servicio técnico o administrativo del comisionado.

10 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICO FECHA:17/08/ /22 Dentro de los (8) días de plazo para rendir cuentas, luego de regresar de la comisión UNIDAD ORGANICA Comisionado Si regresa de una emergencia 37. Recibe cheque del encargado del fondo fijo de caja chica, este cheque fue tramitado mientras el cumplía la comisión de servicio de emergencia con dinero del fondo fijo de caja chica. UNIDAD ORGANICA OA / UE / AREA DE TESORERÍA UNIDAD ORGANICA OA / UE / AREA DE TESORERÍA UNIDAD ORGANICA OA / UE Una vez que el Comisionado cobra el cheque Comisionado Técnico Administrativo Comisionado Técnico Administrativo Comisionado 38. Entrega dinero de caja chica al técnico administrativo encargado de los fondos. Luego ir al proceso de Adquisiciones con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, el que finaliza cuando el comisionado hace entrega del dinero del fondo fijo de caja chica, usado en la comisión de servicio y se le entrega el vale provisional que firmó anteriormente. 39. Recibe y desecha vale provisional. 40. Elabora informe pertinente a la conclusión de la comisión de servicio, entrega una copia del mismo al Director o de la Unidad Orgánica. No gastó total de viáticos 41. Entrega saldo no utilizado. 42. Recibe saldo y entrega recibo de caja, y hoja de especificaciones en que partidas especificas se esta devolviendo el saldo no utilizado. 43. Recibe el recibo de caja por devolución de saldo, le saca una copia y lo adjunta al expediente, junto con la hoja de especificaciones, que van a ir a rendición de cuentas. Si gastó el total de viáticos 44. Envía expediente a la Oficina de Administración. 45. Recibe expediente, firma cargo y entrega al de la Oficina de Administración. 46. Recibe expediente, toma conocimiento y designa. 47. Recibe expediente designado, realiza requerimiento y entrega a rendición de de cuentas.

11 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICO FECHA:17/08/ /22 OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD Rendición de Cuentas / Responsable 48. Recibe expediente, firma cargo y analiza. Expediente No esta conforme 49. Coordina con el comisionado, vía telefónica o de ser necesario le devuelve el expediente para que realice las correcciones. El comisionado levanta las observaciones, luego ir a la actividad 49. Expediente Si esta conforme 50. Realiza nota de contabilidad. 51. Rebaja partidas en el SIAF, de acuerdo a los datos consignados en la nota contable. OA/ UE/ AREA DE TESORERIA OA/ UE / AREA DE CONTABILIDAD OA/ UE / AREA DE CONTABILIDAD Mensualmente 52. Envía documento a Rendición de Cuentas, adjuntando reporte de todas Técnico las comisiones de servicio realizadas en Administrativo el mes, con copia del comprobante de pago y copia de la planilla de viáticos. Rendición de Cuentas/ Responsable Rendición de Cuentas/ Responsable Rendición de Cuentas/ Responsable 53. Recibe reporte, firma cargo analiza reportes mensuales de tesorería comparándolos con las notas contables, para verificar si algún comisionado tiene alguna rendición pendiente. Si comisionado tiene rendición pendiente 54. Comunica a comisionado formalmente o vía telefónica, recordándole que tiene una rendición pendiente, el comisionado recibe comunicación, luego va a la actividad 41. Comisionado No tiene rendiciones pendientes 55. Archiva expediente, hasta fin de mes. A Fin de Mes Luego ir al proceso de Contabilización de la Rendición de Cuentas por Comisión de Servicio, el que finaliza con la contabilización de todas las comisiones realizadas durante el mes en base a los expedientes archivados. Dando fin al proceso.

12 11. DIAGRAMA DE FLUJO

13 AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICIO INDECI DRDC Director SGII SECRETARIA GENERAL UNIDAD ORGANICA Director/ SUBJEFATURA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA Subjefe AREA DE TESORERIA Técnico Administrativo Inicio Inicio Surge la necesidad de solicitar a la Sede Central especialistas en temas de Defensa Civil para cumplir con actividades relacionadas con los objetivos del INDECI Surge la necesidad de que algunos servidores salgan en comision de servicio para cumplir con actividades relacionadas con los objetivos del INDECI 1 Estudia requerimiento 1 Estudia requerimiento No Es una emergencia? a Si 2 Comunica vía telefonica 3 Recibe comunicación, toma conocimento No Informa a la Subjefatura? 10 Recibe comunicación, realiza requerimiento y envía 9 Comunica a la secretaria para que realice requerimiento b 4 Recibe comunicación, realiza requerimiento 4 Comunica información para la realización del trámite Si 5 Comunica vía telefónica al Subjefe 6 Recibe comunicación, toma conocimento y autoriza vía telefónica 7 Recibe comunicación, toma conocimento y autoriza vía telefónica al de Tesoreria 8 Recibe comunicación, toma conocimento y autoriza al encargado de los fondos Adquisición con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica Es para la Sede Central? Si Administración del Proceso de Trámite Documentario 11 Recibe, firma cargo y entrega 12 Recibe documentos, toma conocimiento, decreta y entrega c No Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicio de las Direcciones Regionales a 13 Recibe documentos decretados y revisa 14 Llena formato "Planilla de víaticos" Fin b Es una emergencia? No Si 15 Coloca sello de URGENTE en la "Planilla de víaticos" Comisión es con vehiculo del INDECI? Si No Comisionado es un Chofer? No Si d α

14 AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICIO Subjefe SUBJEFATURA UNIDAD ORGANICA Comisionado INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION UE AREA DE CONTABILIDAD RENDICION DE CUENTAS UNIDAD DE PERSONAL SGII SECRETARIA GENERAL SSGG Responsable DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO COMPAÑIA DE SEGUROS α 16 Llena formato "Vehiculo en uso para la comisión de servicio" y adjunta a la "Planilla de víaticos" d 17 Realiza requerimiento, recaba firmas, saca 3 copias, adjunta el requerirmiento y envía Administración del Proceso de Trámite Documentario 19 Recibe documentos, toma conocimiento, autoriza la solicitud de víaticos y entrega 18 Recibe documentos, firma cargo y eleva 20 Recibe documentos del Subjefe, envía a General y solicita firma de cargo Administración del Proceso de Trámite Documentario 21 Recibe documentos, firma cargo y entrega 24 Recibe copia de "Planilla de víaticos", firma cargo 23 Recibe documentos decretados y revisa 24 saca copias de "Planilla de viáticos" y entrega 22 Recibe documentos, toma conocimento, decreta y entrega 24 Recibe copia de "Planilla de víaticos", firma cargo 24 Recibe copia de "Planilla de víaticos", firma cargo c 24 Recibe copia, firma cargo Servicio de Transporte para Atender a las UnidadesOrgánicas de la Sede central Poliza de seguro de accidente de personal para los viajes en comisión de servicio Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios 25 Entrega datos de la empresa ganadora de la Buena Pro 26 Recibe datoa de la C I A de Seguros 27 Entrega documento al 27 Recibe documento, toma conocimento y autoriza trámite 28 Envía datos del Comisionado vía fax Viaje de Comisionado para enviar datos 29 Recibe datos del comisionado para póliza de seguro de accidente personal β

15 DIRECCION REGIONAL AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICIO UNIDAD ORGANICA INDECI SUBJEFATURA Director Director/ COMISIONADO Subjefe β OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE TESORERIA Técnico Administrativo 30 Entrega planilla de viáticos originales al Area de Tesoreria 31 Recibe documentos, firma cargo y entrega 32 Recibe docuementos, toma conocimiento y decreta 33 Recibe documentos decretados, toma conocimiento y enumera la "Planilla de Viáticos" Ejecución Financiera de Gastos, Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la documentación originada en la OA y OPP 34 Recibe cheque y firma compromiso 34 Entrega cheque y hace firmar carta de compromiso 36 Recibe servicios del comisionado 35 Realiza comisión c Dentro de los ocho (8) días de palzo para rendir cuentas, luego de regresar de la comisión No Regresa de una emergencia? Si 37 Recibe cheque 37 Entrega el cheque Una vez que cobra el cheque 38 Entrega dinero de caja chica Adquisición con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica 39 Recibe y desecha vale provisional 40 Recibe informe 40 Elabora informe y entrega una copia al f Si Gasto total de viáticos? No 41 Entrega saldo 42 Recibe saldo y entrega recibo de caja y hoja de especificaciones 43 Recibe le saca copia y adjunta a expediente 44 Envía expediente 45 Recibe expediente, firma cargo y entrega 46 Recibe expediente, toma conocimiento y designa χ

16 AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICIO INDECI UNIDAD ORGANICA Director/ COMISIONADO SUBJEFATURA Subjefe OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE TESORERIA Técnico Tesorero AREA DE CONTABILIDAD RENDICION DE CUENTAS χ e 47 Recibe expediente designado, realiza requerimiento y entrega 48 Recibe expediente, firma cargo y analiza Esta conforme? Si No 49 Coordina, corrige y entrega 49 Coordina observaciones por corregir e 50 Realiza nota de contabilidad 51 Rebaja partida en el SIAF Mensualmente 52 Envía documento con reporte del control de comisionados del mes 53 Recibe reporte, analiza reporte y nota contable Comisionado tiene rendiciones pendientes? No Si 54 Recibe comunicación 54 Comunica al comisionado f 55 Archiva expediente A fin de mes Contabilización de la Rendición de Cuentas por Comisión de Servicio Fin

17 ANEXOS

18 ANEXO Nº 01 PLANILLA DE VIÁTICOS POR COMISION DEL SERVICIO MEMORANDUM Nº FECHA DIRECCIÓN / OFICINA SOLICITANTE: 1. INFORMACIÓN DE LA PERSONA DESIGNADA EN COMISION: a. Apellidos y Nombres b. Cargo: 2. INFORMACION SOBRE EL VIAJE a. Duración b. Itinerario c. Vía: Del Al Total Dias 3. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES QUE SUSTENTAN LA COMISION DE SERVICIOS : a. Actividad Programada b. Actividad por motivo de urgencia 4. CADENA FUNCIONAL PROGRAMATICA : Meta Función Programa Sub-Prog. T/Actividad/Proyecto Tipo/Componente F.Financiamiento 5. PRESUPUESTO COSTO DE LA COMISION : Concepto Monto S/. CG. GG. MA. EG. a. Viáticos Nº de días Monto Escala b. Pasajes: T/C (1).-Pasaje Aereo : (2).-Pasaje Terrestre : c. Impuestos de Transporte: Tasa de embarque (TUUA, Terrapuerto) d. Transporte en vehiculo de INDECI: (1).- Peaje (2).- Combustible y Lubricantes T O T A L S/ AUTORIZACIONES a. Solicitado por: b. Autorizado por: c. Autorización del egreso Director nacional/ de Oficina Subjefe INDECI de la Oficina de Administración 7. RECIBO Recibí conforme el importe arribaindicado obligándome a rendir cuenta de los gastos realizados dentro del término de 8 días de culminada la comisión. Autorizo el descuento automático sobre mis remuneraciones u honorarios, según corresponda, con l os intereses legales, por presentar fuera del plazo establecido, así como recibir las sanciones establecidas en las normas pertinentes. Firma del Comisionado D.N.I Nº Condición Nombrado Contratado Servicios Personales Contratado por Servicios No Personales Destacado

19 ANEXO Nº 02 VEHÍCULO EN USO PARA LA COMISIÓN DE SERVICIO FECHA: DIRECCIÓN / OFICINA: 1. INFORMACIÓN DEL VEHÍCULO a. Tipo/marca/modelo b. Placa de rodaje c. Capacidad en toneladas d. Capacidad de combustible e. Rendimiento km/galón f. Número de ejes 2. INFORMACIÓN DE LAS PERSONAS DESIGNADAS EN COMISIÓN a. Chofer: b. Copiloto: c. Otras personas comisionadas: 3. INFORMACIÓN DE LA CARGA A TRANSPORTAR a. Peso en kgs./volumen en m 3 / Manifiesto de la carga N DE PECOSA: 4. INFORMACIÓN SOBRE EL VIAJE a. Lugar de origen: b. Fecha de salida: b. Lugar de destino: c. Fecha de llegada: d. Hora de salida: e. Hora de llegada: f. Duración de la comisión: g. Km. de salida: h. Km. de llegada: i. Km. Recorrido 5. PRESUPUESTO DE GASTOS DEL VEHÍCULO CONCEPTO IMPORTE CG.GG.MA.EG. a. Peaje (detallar) : b. Combustible y lubricantes: c. Otros: 6. AUTORIZACIONES a. Solicitado por: de Almacén/ de Servicios Generales b. Autorizado por: Director Nacional Logística/ Oficina de Administración 7. CONFORMIDAD DE RECEPCIÓN DEL VEHÍCULO Declaro haber recibido el vehículo, según el estado de situación adjunto, en fe de lo cual firman conjuntamente conmigo la persona que hace entrega del vehículo. Firma del chofer comisionado: D.N.I N Entregado por: de Almacén/ de Servicios

20 ANEXO Nº 03 INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL RENDICION DE GASTOS POR COMISION DE SERVICIOS PARA: DE: AREA DE TESORERIA APELLIDOS Y NOMBRES DEPENDENCIA REG. SIAF: Suma Recibida: S/. DESTINO: Total Gastado: S/. PERIODO: Menor/Mayor Gasto: S/. Mediante el presente documento remito la Rendición de Gastos documentada de la Comisión de Servicio realizada y declaro bajo juramento que los gastos detallados según relación, fueron efectuados para cumplir objetivos del servicio oficial. DOCUMENTOS JUSTIFICATORIOS Fecha Documento Nº Descripción Importe TOTAL S/. VºBº de la Comisión Realizada Comisionado Rindente Director Nacional/Regional o de Oficina Firma y Cargo Firma y Sello PARA SER LLENADO POR EL ENCARGADO DEL FONDO IMPORTE S/ TOTAL Suma Recibida Total Gastado Saldo a Devolver Cadena Programática Función Programa Meta Actividad

21 ANEXO Nº 04 INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL DECLARACION JURADA DE GASTOS NOMBRE Y APELLIDOS: DEPENDENCIA: DESTINO DE LA COMISION: PERIODO: DEL AL De conformidad con el artículo 50º de la Ley Nº "Ley de Gestión Presupuestaria del Estado" y el artículo 53º de la Directiva Nº EF/76.01 "Directiva para la Aprobación, Ejecución y Control del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional para el Año Fiscal 2004", DECLARO BAJO JURAMENTO haber efectuado gastos de los cuales no me ha sido posible obtener comprobantes, durante la Comisión de Servicio antes indicada, según detalle: RENDICION DE GASTOS Nº Fecha Descripción Importe S/. E.G. TOTAL S/. SON: Y 00/100 NUEVOS SOLES En fe de lo cual firmo la presente Declaración Jurada en a los días del mes de del 200 DNI Nº

22 ANEXO Nº 05 INFORME DE COMISION DE SERVICIOS Nº Señor: Lima, de del 200 Director / de Presente: Referencia: Tengo el agrado de dirigirme a usted, con relación a la Comisión de Servicio de la referencia para informarle lo siguiente: 1. Objetivo de la Comisión 2. Actividades Realizadas 3. Autoridades a quienes se entregaron citación para efectuar Constatación Física : 4. Problemas presentados 5. Conclusiones y Recomendaciones FIRMA DNI º