REGLAMENTO DE CAJA CHICA.

Transcripción

1 UNIVERSIDAD PEDAGOGICA NACIONAL FRANCISCO MORAZAN REGLAMENTO DE CAJA CHICA ACUERDO CSU. No CONSIDERANDO: Que dentro de las políticas institucionales se encuentra la desconcentración de las funciones administrativas en las unidades que desarrollan la labor académica y administrativa de la institución en las distintas modalidades. CONSIDERANDO: Que a través del Fondo de Caja Chica se pueden efectuar gastos menores y urgentes que no requieren la emisión de cheques, lo que permite la agilización de las actividades administrativas y académicas de la institución. CONSIDERANDO: Que la Universidad Pedagógica Nacional Francisco Morazán, no tiene un reglamento que regule lo referente a las compras y pagos de bienes y servicios de menor cuantía y uso diario. CONSIDERANDO: Que conforme al artículo 9, inciso f.2 del Estatuto de la UPNFM, es atribución de este Consejo Superior Universitario, aprobar las disposiciones internas que regulan el funcionamiento de la Universidad Pedagógica Nacional Francisco Morazán. POR TANTO EN USO DE LAS FACULTADES QUE LA LEY LE CONFIERE ACUERDA: Aprobar para la siguiente: Universidad Pedagógica Nacional Francisco Morazán, el REGLAMENTO DE CAJA CHICA. Artículo 1. El presente reglamento tiene por finalidad establecer las pautas que determinen y delimitan el campo de aplicación para el pago de compras menores y urgentes que no requieren la emisión de cheques.

2 Artículo 2. El fondo de Caja Chica es fijo y se constituirá el primer día hábil de cada año, el valor será determinado y podrá ser modificado por la Vice Rectoría Administrativa, en base a las necesidades de cada unidad de la UPNFM. En ningún caso podrá ser mayor a Lps. 10, Artículo 3. Las unidades a las cuales se les asignará Fondo de Caja Chica son: 1. Sede de Tegucigalpa (Presencial) a. Rectoría. Para atender gastos de dicha unidad y de las Direcciones adscritas a la misma. b. Vice Rectoría Académica. Para atender gastos de dicha unidad y de las Facultades y Direcciones adscritas a la misma. c. Departamento de administración. Para atender gastos de unidades administrativas y de Vice Rectoría Administrativa. 2. Sede de San Pedro Sula Para atender gastos de todas las unidades académicas y administrativas de dicha sede. 3. Centro Universitario de Educación a Distancia a. Sede Central. Para atender gastos de unidades administrativas y académicas de dicha sede. b. Sedes de Choluteca, La Ceiba, Comayagua, Santa Rosa de Copán y Santa Bárbara para atender gastos administrativos y académicos de las sedes. 4. Otras Unidades que generen ingresos propios. Se asignará de acuerdo a solicitud del Jefe de la Unidad. Artículo 4. La administración del fondo de Caja Chica estará a cargo de la persona que haya sido designada específicamente para ello, debiendo ser un empleado con nombramiento permanente, previa constitución de una garantía (pagaré o letra de cambio), esta persona será de reconocida responsabilidad, honorabilidad y sin acceso a los registros contables de la Institución y que no maneje otros fondos en efectivo. Artículo 5. Con la asignación de este Fondo se atenderán pagos en efectivo para la compra de bienes y servicios excepto viáticos y otros gastos de viaje hasta por un monto equivalente al 10% del valor del Fondo asignado por transacción..

3 Artículo 6. Para las compras efectuadas con fondos de Caja Chica no será necesario cotización, pero sí requerirá la factura o recibo original por la compra del bien o servicio como constancia de la erogación. Y deberá ser autorizado por el jefe inmediato superior de la persona designada para el manejo del fondo. Artículo 7. No se permitirá el fraccionamiento del precio de un producto para fines de enmarcarlo en el límite máximo de compra con fondos de Caja Chica. Artículo 8. Cuando se entreguen fondos a un empleado de la Institución para la compra de bienes y servicios, el empleado receptor firmará un vale el que deberá ser refrendado por el jefe inmediato superior. Artículo 9. Los vales autorizados para compra de Bienes y Servicios por las que regularmente se entrega factura o recibo, deberán ser liquidados en el transcurso de tres días hábiles, mediante la presentación del comprobante definitivo, caso contrario, quien lo haya recibido está obligado a su reintegro inmediato. Artículo 10. Los pagos por transporte en el casco urbano, cuando se refiera al servicio de taxis, no podrán ser mayores de cincuenta lempiras (L.50.00) por cada desplazamiento, siempre y cuando no exista disponibilidad de transporte en la Institución. Artículo 11. Los comprobantes, sean recibos o facturas que respaldan los pagos de Caja Chica, deberán cumplir con los siguientes requisitos: a. Fecha de expedición b. Descripción clara del concepto de pago c. Valores escritos en letra y número d. Nombre y Apellidos, Firma e Identidad de la persona que recibe el pago. e. Cálculos aritméticos correctos f. Sello del proveedor (se exceptúan casos en que el proveedor del servicio no lo posea). g. No poseer borrones y tachaduras. Artículo 12. Los fondos asignados son de uso oficial, por lo que no se podrán usar para cambiar cheques personales o de cualquier naturaleza, ni para atender anticipos o préstamos. Artículo 13. Las fechas de los comprobantes que respaldan las erogaciones deben estar comprendidas entre el reembolso anterior y el que se está solicitando.

4 Artículo 14. Para la reposición del fondo, el encargado del mismo presentará un detalle de los pagos en los formularios denominados Reembolso de Caja Chica y Cuadro Resumen, debiendo adjuntar los soportes (facturas y/o recibos), correspondientes, y se procederá a efectuar el reembolso, cuando el monto de lo gastado represente el setenta y cinco por ciento (75%), como mínimo al monto asignado. Artículo 15. Previo a la emisión del cheque de reembolso, el contador o responsable de la revisión, deberá verificar que la suma de los documentos soporte (facturas, recibos, etc.), sea igual al total solicitado y que dichos documentos estén debidamente elaborados, codificados y autorizados por el jefe inmediato superior de la persona responsable del fondo. Artículo 16. La unidad que solicite el reembolso, deberá colocar el número del mismo en forma correlativa y el sello de pagado. La unidad emisora del cheque de reembolso, deberá colocar a cada documento soporte, el número de cheque del reembolso. Artículo 17. El arqueo de Caja Chica deberá efectuarse cuando se estime conveniente o cuando se solicitare un reembolso, el cual deberá verificarse en el formato correspondiente, para cumplir el principio contable generalmente aceptado de que todas las transacciones deben quedar dentro del mes en que se efectuó la transacción. Artículo 18. El último fondo de caja chica del año fiscal, deberá ser liquidado a más tardar el 16 de diciembre de cada año, reintegrando el saldo en efectivo en la cuenta de la cual se emitió el fondo inicial y entregando los documentos soporte de los gastos efectuados. Artículo 19. El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación quedando derogadas las disposiciones que sobre la materia se hayan emitido con anterioridad. Cualquier situación no prevista en el presente Reglamento será resuelto por el Consejo de Servicios Administrativos. Dado en la ciudad de Tegucigalpa, Municipio del Distrito Central, a los nueve días del mes de septiembre, del año dos mil tres. M.Sc. LEA AZUCENA CRUZ Presidente por Ley Dr. GUSTAVO ZELAYA GARCIA Secretario

5 FORMAS PARA USO EN APLICACIÓN DEL REGLAMENTO DE CAJA CHICA

6 Forma #1 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL FRANCISCO MORAZAN ARQUEO DE CAJA CHICA 1. Lugar y Fecha: 2. Responsable : 3. Detalle de Efectivo Número Cantidad a. Billetes de L L Suma L. b. Monedas de Suma 4. Otros: a. Comprobantes L. b. Vales c. Diferencias (sobrantes o faltantes) 5. TOTAL GENERAL L. El efectivo y demás comprobantes se revisaron y fueron devueltos íntegros, tal como aparecen en el detalle que antecede. Responsable del Fondo Responsable de arqueo: (Firma) (Firma)

7 Forma # 2 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL FRANCISCO MORAZAN VALE DE CAJA CHICA Vale por L. Recibí del Fondo de Caja Chica de la Universidad Pedagógica Nacional Francisco Morazán, la cantidad de: (L.) para: Tegucigalpa, M.D.C., de del 200 Autorizado por: Recibido por: Nombre Identidad No. Nombre Identidad No. Firma Firma

8 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL FRANCISCO MORAZAN Forma # 3 REEMBOLSO DE CAJA CHICA No. /200 Unidad Detalle de los documentos a reembolsar del al de del 200 No. De cheque Valor Fecha No. De Orden Fecha del Documento No. Del Documento Nombre del Proveedor Concepto del Pago Objeto del Gasto Valor Solicitado por: Autorizado por Responsable Caja Chica Jefe Inmediato Revisado por:

9 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL FRANCISCO MORAZAN Forma # 4 LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA No. /200 Unidad Detalle de los documentos a liquidar del al de del 200 No. De cheque Valor Fecha No. De Orden Fecha del Documento No. Del Documento Nombre del Proveedor Concepto del Pago Objeto del Gasto Valor Solicitado por: Autorizado por Responsable Caja Chica Jefe Inmediato Revisado por:

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11 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL FRANCISCO MORAZAN Forma # 5 CUADRO RESUMEN DE CAJA CHICA AÑO 200 Unidad Detalle de los documentos a liquidar del al de del 200 No. De Cheque Valor Fecha No. De Orden Nombre de Objeto No. Del Objeto Valor Solicitado Revisado Autorizado Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma