MUNICIPALIDAD DE DESAMPARADOS

Transcripción

1 MUNICIPALIDAD DE DESAMPARADOS Acuerdo Nº 3 de la sesión Nº 402, celebrada por el Concejo el día de 5 de julio de 2007, el cual literalmente reza: El Concejo Municipal de Desamparados acuerda aprobar el siguiente reglamento: REGLAMENTO DE CAJA CHICA DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE DESAMPARADOS CAPÍTULO I Disposiciones generales Artículo 1º Este reglamento tiene como objeto regular la organización y el funcionamiento del fondo de caja chica del Comité Cantonal de Deportes de Desamparados. Para efectos de este reglamento, se entenderá por: Arqueo: Mecanismo de control que se utiliza para comprobar que los documentos y efectivo, contenidos en el fondo de caja chica, correspondan el monto autorizado. Fondo de caja chica: Es un fondo de efectivo para la compra de bienes y servicios y adelanto de viáticos según lo establecido en el presente reglamento. Encargado de caja chica: Persona responsable del manejo, custodia y trámite del fondo de caja chica. Factura: Título comercial con carácter de ejecutivo conforme con el Código Procesal Civil. Vale de caja chica: Documento temporal a utilizar en adelantos de dinero para la compra de algún bien o servicio. Reintegro: Es el reembolso al fondo de Caja Chica de los dineros erogados y utilizados en la compra de bienes, servicios y adelanto de viáticos, amparados en comprobantes. Liquidación de vale de caja chica: Es el reembolso al Fondo de Caja Chica de los dineros sobrantes y comprobantes de respaldo producto de la compra de bienes, servicios y adelanto de viáticos. Artículo 2º Los funcionarios facultados por este reglamento para autorizar erogaciones de dinero con base en requisiciones y adelantos de viáticos, son: El Director Ejecutivo del Comité Cantonal de Deportes El Presidente del Comité Cantonal de Deportes. Artículo 3º El fondo de caja chica será por un monto en colones, de , (cincuenta mil colones). Se aplicará en la adquisición de bienes y servicios y adelanto de viáticos de menor cuantía, cuyos límites se definen en el artículo 6. El monto del fondo de Caja Chica podrá ser 1 / 7

2 variado por el Comité Cantonal de Deportes, a solicitud del Director Ejecutivo del Comité Cantonal de Deportes, la cual deberá respaldarlo con un estudio adecuado. Artículo 4º Mediante el fondo de caja chica se pueden gestionar anticipos para gastos de viaje y adquisición de bienes y servicios. Las peticiones de anticipos para gastos de viaje deben ser presentadas, al menos con cinco días hábiles antes del inicio del viaje. El anticipo deberá estar autorizado por el Director respectivo o por acuerdo de Junta Directiva, y el efectivo se girará al funcionario designado en el documento de trámite. Debe utilizarse el formulario Solicitud de Adelanto de Viáticos. Los adelantos en efectivo que se tramiten para la adquisición de bienes o servicios, deben realizarse por medio del formulario Vale de caja chica, solicitado por el funcionario que realizará la transacción, con base en el documento denominado Requisición, según consta en el artículo 5º de este reglamento. Artículo 5º Los montos para compras por caja chica se solicitarán ante el encargado de la caja chica con base en el documento denominado Requisición en el cual se detallará la fecha, el área solicitante, detalle del bien o servicio por adquirir, justificación, nombre del funcionario solicitante, firma del funcionario autorizado para tal efecto y la asignación del contenido presupuestario. Solo están autorizados para tramitar y recibir adelantos para compras por caja chica los funcionarios del Comité Cantonal de Deportes con el visto bueno del Presidente del Comité Cantonal de Deportes o del Director Ejecutivo del mismo Comité. Artículo 6º Los adelantos para la compra de bienes y servicios y viáticos no podrán exceder el equivalente en colones del 20% del fondo de caja chica. En casos especiales y a criterio del Presidente o del Director Ejecutivo del Comité Cantonal de Deportes, se autorizará la erogación de sumas mayores, siempre y cuando no excedan del 30% del fondo de caja chica. Artículo 7º El funcionario encargado de la custodia del Fondo de Caja Chica, responderá por su correcto manejo, de conformidad con lo establecido en este reglamento, y mantendrá actualizado el archivo consecutivo de vales de control, de los reintegros y la nómina de funcionarios con su firma, facultados para realizar desembolsos mediante adelanto de viáticos y requisiciones, y de los autorizados para recibir adelantos de Caja Chica. En caso de incumplimiento, será sancionado de acuerdo con lo indicado en el capítulo V de este reglamento. Artículo 8º Cuando por razón justificada sea necesario trasladar la custodia y manejo de este fondo a un funcionario distinto al designado en 2 / 7

3 forma permanente, el traspaso se realizará estando presente el Director Ejecutivo del Comité Cantonal de Deportes y el funcionario por designar. Se efectuará un arqueo del cual se dejará constancia escrita, con la firma de los tres funcionarios mencionados, con el nombre y puesto del funcionario que lo reemplazará, con la motivación respectiva. Cuando por motivo de fuerza mayor, tiempo de almuerzo o permiso concedido, el funcionario titular encargado de la custodia del fondo de caja chica deba ausentarse de sus labores temporalmente, el Director Ejecutivo del Comité Cantonal de Deportes dispondrá de una suma no mayor del 20% del fondo, en forma temporal y anotada en el libro de control utilizado exclusivamente para este trámite, y se la asignará en forma separada a un sustituto de la misma área para que realice las labores respectivas. Los demás fondos se mantendrán bajo llave que custodia el funcionario titular encargado del fondo de caja chica. Cuando el funcionario titular encargado del fondo de caja chica se reincorpore a sus labores, en presencia del Director Ejecutivo del Comité Cantonal de Deportes, se realizará el arqueo del fondo temporal para que lo reciba el encargado. De ambas transacciones debe dejarse constancia y firma de los tres funcionarios. En el libro de control citado en el párrafo anterior, deben indicarse todas las transacciones que realizó el sustituto temporal del encargado de la caja chica. Artículo 9º Durante el tiempo que dure la sustitución del funcionario encargado de caja chica, en función de custodia y administrador de este fondo, el funcionario sustituto asume todas las responsabilidades y deberes que este reglamento le adjudica al primero. Tanto el propietario como el suplente deberán tener asignado un sello de identificación. Artículo 10. Sin excepción, la caja chica recibirá devoluciones de dinero únicamente en efectivo. Artículo 11. La caja chica contendrá siempre el total del monto asignado, el cual, según el caso, estará integrado de la siguiente forma: dinero en efectivo, vales liquidados y vales en trámite de reintegro con sus comprobantes de respaldo y adelantos y liquidaciones de viáticos pendientes de reintegro. En ningún momento podrán sustituirse estos valores por otros de índole diferente a la naturaleza de la caja chica. Artículo 12. Los sobrantes de dinero en efectivo que se produzcan, serán depositados en la cuenta corriente de Comité Cantonal de Deportes, mediante comprobante de depósito. Los faltantes de cada cajero que se determinen, en un mismo mes calendario, por un monto que no exceda de 2.000,00 (dos mil colones), se considerarán como gastos de la institución. 3 / 7

4 El encargado del fondo de caja chica hará constar por escrito los sobrantes y faltantes que se produzcan, siendo responsable por la diferencia que exceda el límite señalado en el párrafo anterior, la cual deberá depositar en el momento en que se determine, o a más tardar el día hábil siguiente. Si se comprobare reincidencia de al menos en tres ocasiones durante el año, en los faltantes por montos superiores a los 2.000,00 colones, la administración de la Autoridad Reguladora quedará facultada para efectuar las intervenciones que considere convenientes, y aplicar las sanciones en los términos establecidos en el capítulo V de este reglamento. Artículo 13. Durante la jornada laboral, el encargado del fondo será el único funcionario autorizado para tener en su poder la llave de la caja donde se encuentra el dinero en efectivo. Artículo 14. Una vez efectuado el correspondiente arqueo, el Director Ejecutivo guardará, en presencia del Encargado del fondo de caja chica, en un sobre sellado y firmado por este último, una copia de la llave que será usada por el sustituto (excepto cuando es temporal durante el día). CAPÍTULO II Del vale de caja chica Artículo 15. El vale se tramitará formalmente con base en la requisición o adelanto de viáticos debidamente autorizados, para lo cual debe cumplir con: a) Estar prenumerados. b) Fecha. c) Firma y nombre (con los dos apellidos) y número de cédula del funcionario autorizado para retirar el adelanto, o a quien por medio de memorando autorice la Dirección Ejecutiva o el Presidente del Comité Cantonal de Deportes y Recreación. d) Firma de quien recibe el adelanto de caja chica. e) Firma del Encargado de la Caja Chica. f) Número de la requisición o adelanto de viáticos. g) Justificación de la compra del bien o servicio. h) Límite del vale de Caja Chica. Artículo 16. La caja chica funcionará bajo el sistema de fondo fijo, sujeto a reintegros contra presentación de justificantes de pago. Artículo 17. Los reintegros al fondo de caja chica serán confeccionados por el encargado del mismo, cuando se hubiere desembolsado el 20% o menos del monto autorizado. Artículo 18. Los reintegros de caja chica se ajustarán al siguiente trámite: a) El encargado de la caja chica presentará al Director Ejecutivo, el 4 / 7

5 resumen del reintegro confeccionado mediante la fórmula Estado de Caja Chica, adjuntando los comprobantes que lo amparan para su revisión. b) El Director Ejecutivo hará la revisión pertinente y autorizará la emisión del cheque de reintegro a nombre del encargado del fondo de Caja Chica. El cheque y comprobantes de respaldo serán remitidos a los funcionarios autorizados para firmar cheques y trámite siguiente. Artículo 19. La compra de bienes y servicios se tramitará por Caja Chica bajo la responsabilidad de la Dirección Ejecutiva o del Presidente del Comité cantonal de Deportes y Recreación, solamente cuando en la bodega no haya existencia del bien que se solicita, y exista contenido en la partida presupuestaria correspondiente. CAPÍTULO III De la liquidación Artículo 20. Los vales de Caja Chica deberán confeccionarse en original y copia. El original se mantendrá en la Dirección Ejecutiva y servirá de comprobante de pago; la copia se mantendrá como consecutiva. En el caso de anulación de vales, tanto el original como la copia se mantendrán en el consecutivo. Artículo 21. La liquidación de los vales deberá hacerse a más tardar el día hábil siguiente al retiro del dinero, con excepción de los viernes o un día inmediato anterior a un feriado, en los que el reintegro del vale se hará dentro del mismo día de la emisión o el día hábil siguiente. Cuando la liquidación se realice con posterioridad al plazo fijado, deberá justificarse ante la Presidencia, la cual evaluará si las razones del atraso proceden. Si no es así, se actuará conforme lo dispuesto en el artículo 28 de este reglamento. Artículo 22. El procedimiento de liquidación de adelanto de viáticos por medio del Fondo de Caja Chica, será el determinado por el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transportes para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de la República. Artículo 23. El encargado de la caja chica es responsable de la liquidación, deberá velar porque los justificantes, que son el sustento del egreso, cumplan como mínimo los siguientes requisitos: a) Que la factura, tiquete o recibo sea original y debidamente autorizado por la Administración Tributaria. b) Deberá estar a nombre del Comité cantonal de Deportes y Recreación de la Municipalidad de Desamparados, sin tachaduras ni borrones, enumerada y con fecha de emisión. b) Especificar claramente y con detalle, la compra del bien o servicio 5 / 7

6 recibido, cuya factura deberá ser emitida con fecha igual o posterior a la fecha de emisión del vale. No se recibirán facturas con fechas anteriores a la emisión del vale. d) Consignar el nombre de la persona con su respectiva cédula de identidad y número de teléfono, que preste el servicio o vende el artículo, cuando las facturas no sean membretadas. e) Visto Bueno de la Dirección Ejecutiva, adjuntando el documento denominado Requisición, en el cual debe consignarse el nombre y firma de la persona que recibe el bien o servicio contratado. Artículo 24. Si el monto de lo gastado excede la cantidad autorizada en el vale de caja chica, deberán presentarse los comprobantes que justifiquen la diferencia. Artículo 25. El encargado de Caja Chica no entregará vales de caja chica a nombre de un funcionario, si este tiene pendiente la liquidación de uno anterior. No podrá extenderse más de un vale a nombre de un mismo funcionario en forma simultánea. CAPÍTULO IV De los arqueos Artículo 26. Es obligación de la Auditoría Municipal, verificar que se practique al menos un arqueo sorpresivo del fondo de caja chica cada tres semanas, del cual quedará constancia por escrito, la que se archivará en un consecutivo de control, con la firma del encargado del fondo de caja chica, del coordinador y de quien practicó el arqueo. Artículo 27. Si producto del arqueo resultare una diferencia, esta deberá justificarla el encargado del fondo y deberá depositar el sobrante o faltante correspondiente a más tardar el día siguiente, respetándose lo dispuesto en el artículo 12 de este reglamento. CAPÍTULO V De las sanciones Artículo 28. Todo funcionario que haga uso del fondo de caja chica, tiene por obligación conocer el presente reglamento. Su desacato y desobediencia se sancionará conforme las disposiciones del Título X, Régimen de Responsabilidad, de la Ley de la Administración Financiera de la República y de Presupuestos Públicos N Artículo 29. Estarán sujetos a la misma clase de sanciones que se especifican en el artículo anterior, los funcionarios, que soliciten o autoricen vales sin justificación. CAPÍTULO VI Disposiciones finales 6 / 7

7 Artículo 30. El encargado de caja chica deberá rendir garantía por ,00 (doscientos cincuenta mil colones 00/100) a favor de la institución, de conformidad con el artículo 13 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N Artículo 31. El presente Reglamento deroga cualquier disposición de la misma naturaleza que se haya emitido al respecto. Artículo 32. La reforma total o parcial de este Reglamento requerirá de la aprobación del Concejo Municipal de Desamparados. Artículo 33. Corresponderá velar por la aplicación de este Reglamento, principalmente a quien ostente el cargo de Director Ejecutivo del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de la Municipalidad de Desamparados. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Acuerdo definitivamente aprobado. Desamparados, 8 de mayo del Mario Vindas Navarro, Coordinador de la Secretaría General. 1 vez. (42217). Acuerdo Nº 9 de la sesión Nº 414, celebrada por el Concejo el día 4 de setiembre de 2007, el cual literalmente reza: El Concejo Municipal de Desamparados acuerda aprobar la siguiente normativa procedimental: 7 / 7