AUDITORIA GENERAL INFORME AG ( ) FANAL

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1 AUDITORIA GENERAL INFORME AG ( ) FANAL Página 1 de 9

2 RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? La exactitud del monto de cada caja chica y fondo especial, y el apego a la normativa en esta materia. Por qué es importante? Por la responsabilidad que conlleva el buen uso del recurso financiero. Qué encontramos? Compras improcedentes por caja chica. Qué sigue? Una gestión eficaz por parte de la Administración Activa, de tal manera que se corrijan las debilidades determinadas, siendo que con dicho objetivo planteamos las recomendaciones en este informe, por lo que esperamos se atiendan a la mayor brevedad. Normativa aplicable a la atención de los informes emitidos por la auditoría La Ley General de Control Interno establece en lo que interesa: Artículo 12.- Artículo 21.- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. Concepto funcional de auditoría interna. Artículo 36.- Informes dirigidos a los Titulares Subordinados. Artículo 39.- Causales de responsabilidad administrativa. Página 2 de 9

3 Introducción El estudio se realizó en cumplimiento del plan de trabajo de la Auditoría General para el período 2016, y de conformidad con lo establecido en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y en las Normas de Control Interno para el Sector Público. Objetivo general Evaluar el manejo de cada caja chica y fondo especial. Objetivos específicos 1. Comprobar la exactitud de cada caja chica y fondo especial (sobrantes o faltantes). 2. Verificar si los procesos utilizados están apegados a la normativa que regula estos medios de compra. 3. Racionalización en los gastos. Antecedentes Informes AG y AG fechados 9 de febrero del 2014 y 20 de julio del 2015, respectivamente. Alcance Se practicaron arqueos durante los días 7 y 8 de setiembre del 2016 a las cajas chicas y fondos especiales que seguidamente se detallan: Unidad de Tesorería: i. Caja chica de 3,000, ii. Caja de ventas tiquetes para almuerzo empleados de 3,000, iii. Caja de ventas tiquetes para desayuno empleados de 300, iv. Caja de ventas tiquetes para almuerzo particulares de 360, Sección de Proveeduría: v. Fondo especial de 2, Tienda: vi. Ventas diarias y fondo de operación de 50, Sección de Servicios Generales Soda Comedor: vii. Fondo especial de ,00 Página 3 de 9

4 Observaciones 1. En el arqueo a la caja chica de la Unidad de Tesorería, a nombre del agente de ventas Carlos Ramírez Carmona, se determinó: 1.1. Comprobante de Viáticos Nacionales nº de fecha 5/9/2016, por la suma de 90, confeccionado para liquidar gira llevada a cabo del 16 al 18 de agosto del 2016 a la zona norte, gira para la cual se realizó el Adelanto de Viáticos Nacionales nº Comprobante de Viáticos Nacionales nº con fecha 5/9/2016, por la suma de 15, confeccionado para liquidar gira llevada a cabo los días 24/8/2016 a La Fortuna, 26/8/2016 Área Metropolitana y el 29/8/2016 a San Ramón Adelanto de Viáticos Nacionales nº 1078 fechado 5/9/2016, por la suma de 99, para gira a la zona norte El Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos en su artículo 12º.- No presentación de cuentas, estableció: No se autorizará un nuevo viaje ni se podrá girar adelanto alguno al funcionario que no hubiera presentado en el plazo establecido la liquidación del viaje anterior (El subrayado no es del original) Los tres documentos tienen la misma fecha y las dos liquidaciones son consecutivas; por lo que, de conformidad con las observaciones n.ºs 1.1. y 1.2., se incumplió la normativa reglamentaria citada, por cuanto sin haber liquidado la gira previa, volvió a salir de nuevo. 2. Por otra parte, el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos establece en su artículo 10º.- Presentación de cuentas : El funcionario que haya concluido una gira deberá presentar, dentro de los siete días hábiles posteriores al regreso a su sede de trabajo o a su incorporación a éste, el formulario de liquidación del viaje (El subrayado no es del original) Específicamente con el Comprobante nº de fecha 5/9/2016, confeccionado para liquidar gira llevada a cabo del 16 al 18 de agosto del 2016, cuya liquidación debió realizarse el 30/8/2016, sin embargo, se observa en el sello de la Unidad de Tesorería que fue llevada a cabo hasta el 5/9/2016, situación que nos evidencia contravención a este artículo. 3. Con el Comprobante de Fondo Especial nº del 6/9/2016 por la suma de 99, se adquirió mobiliario y otros equipos. Al este respecto debemos manifestar que situaciones similares fueron debidamente informadas en el oficio nº Página 4 de 9

5 AG del 20/7/2015, sin embargo se evidencia la continuidad de esta práctica, desatendiendo el Reglamento para el Manejo de Fondos Especiales y Cajas Chicas en su artículo n.º29 que establece: Se entiende por Caja Chica el monto en efectivo que se autorice para ser usado única y exclusivamente para el pago de gastos menores y aquellos que sea necesario hacer en efectivo por razones de fuerza mayor. No se deben comprar por Caja Chica materiales, repuestos y otros bienes que suministre el Almacén de Materiales, salvo que este no tenga existencia. (Lo subrayado y lo resaltado en negrita no es del original) 4. Bajo esta misma línea, se procedió a revisar cheques de julio y agosto del año en curso obteniéndose los siguientes resultados detallados por reintegro: 4.1. Del Reintegro nº 2871 cheque nº del 11/7/2016 gastos varios: El Comprobante nº del 4/7/2016, compra de 1 biblioteca por la suma de 99,500.00, evidenciando nuevamente el uso de los fondos de caja chica para la compra de mobiliario de oficina y otros equipos Del Reintegro nº 2908 cheque nº del 4/8/2016 gastos varios: El Comprobante nº del 18/8/2016, por compra de un parlante por un monto de 88, Del Reintegro nº 2959 cheque nº del 18/8/2016 y el reintegro nº 2994 cheque nº del 6/9/2016 gastos varios: Fueron determinados los siguientes comprobantes por servicios de mantenimiento: NÚMERO FECHA MONTO /8/ , /8/ , /8/ , /8/ , TOTAL 285, El detalle de los trabajos fueron: reparación de techo, revisión servicios sanitarios, instalación de puertas, etc; todos estos servicios pagados a un mismo proveedor. Lo anterior, podría ser un típico caso de fragmentación según el artículo n.º 13 del Reglamento General de Contratación Administrativa, la contratación y pago de esos servicios no debieron realizarse por caja chica, por el contrario se pudo haber utilizado el Fondo Especial de la Sección de Proveeduría, al cual se le aumentó el monto de pago y el contenido suficiente a partir del año pasado. Página 5 de 9

6 Conviene traer a colación que este fondo fue creado para compras menores y otras de emergencia, corriendo cotizaciones con la finalidad de buscar mejores precios, todo de conformidad con el artículo n.º 24 del mencionado Reglamento. 5. El Reglamento para el Manejo de Fondos Especiales y Cajas Chicas en su artículo n.º29 establece: Se entiende por Caja Chica el monto en efectivo que se autorice para ser usado única y exclusivamente para el pago de gastos menores y aquellos que sea necesario hacer en efectivo por razones de fuerza mayor. No se deben comprar por Caja Chica materiales, repuestos y otros bienes que suministre el Almacén de Materiales, salvo que este no tenga existencia. (Lo resaltado en negrita no es del original) En el arqueo se determinaron que las compras de repuestos son una práctica común, por lo que citamos los siguientes ejemplos: NÚMERO FECHA MONTO /9/ , /9/2016 9, /9/ , /9/ , /9/2016 5, Además en la revisión practicada a reintegros de los meses de julio y agosto de los corrientes, fueron determinadas una cantidad importante de compras de diferentes tipos de repuestos. Conclusión Los resultados obtenidos en los arqueos y el análisis de sus documentos, nos ponen en evidencia nuevamente, situaciones que en otras oportunidades esta Auditoría General ha informado, sin embargo, vemos que a pesar de las reiteradas instrucciones para cumplir con la normativa y otras disposiciones, las inconsistencias continúan y de manera frecuente. A la Administración General de FANAL: Recomendaciones 1. Analizar lo citado en las observaciones nºs 1 y 2, y tomar las medidas que correspondan, por cuanto hay una evidente transgresión a la reglamentación, en la cual las jefaturas autorizaron las giras en cuestión. 2. Emitir por escrito las instrucciones pertinentes, para que los diferentes departamentos de FANAL dejen de utilizar la caja chica para la adquisición de mobiliario y otros equipos, dichas compra deben ser realizadas por el Fondo Especial a cargo de la Sección de Proveeduría. (Observaciones nºs 3, 4.1 y 4.2). Página 6 de 9

7 3. Lo citado en la observación nº 4.3, debe ser objeto de análisis y tomar las medidas que consideren convenientes, por lo que sugerimos estudiar la conveniencia de abrir una contratación para atender este tipo de servicios. 4. Llevar a cabo la adquisición de repuestos mediante el Fondo Especial a cargo de la Sección de Proveeduría, a fin de cumplir con el Reglamento de cajas chicas. (Observación nº 5) Nota Los resultados de este estudio fueron comentados el día 29 de setiembre del 2016, con el Mba. Álvaro Salas Carvajal, Administrador General de FANAL a.i; y la Licda. Lilliana González Céspedes, Coordinadora Departamento Financiero, quienes manifestaron su anuencia en atender las recomendaciones antes expuestas. Página 7 de 9