CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- AUDITORIA INTERNA CUA No.: 32836

Transcripción

1 AUDITORIA INTERNA CUA No.: EXAMEN ESPECIAL COMPLEJO DEPORTIVO DE ESCUINTLA, AREAS CAJA CHICA Y BANCOS, INVENTARIOS Y ALMACENES DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 GUATEMALA, NOVIEMBRE DE 2014

2 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 2 GENERALES 2 ESPECIFICOS 2 ALCANCE 3 INFORMACION EXAMINADA 3 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 4 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 7 5 6

3 ANTECEDENTES La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, fue creada de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, de fecha 28 de agosto de Como primera instancia crea el Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y la Recreación que se identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado siendo este último el que cuenta con autonomía. Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sistema del Deporte Federado. La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el organismo rector y jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Una de las atribuciones de la CDAG, es coordinar de acuerdo a las políticas emanadas del Consejo Nacional del Deporte, Educación Física y Recreación, con el deporte escolar y no federado, para el desenvolvimiento y masificación de los mismos, coordinando con los programas de competición para el uso de las instalaciones deportivas a efecto de que su utilización signifique el lógico aprovechamiento de la inversión pública en la obra de infraestructura. Para su funcionamiento ejecutan su presupuesto y para realizar gastos menores utilizan fondos de caja chica. El Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma mediante acuerdo numero 14/2014-G-CDAG, instituyó el Fondo Rotativo Institucional; la Gerencia mediante el acuerdo numero 010/2014 instituyó la creación del Fondo Rotativo Interno por un monto de Q. 1,000,000.00; la Subgerencia Financiera mediante la Resolución número CDAG-SGF autoriza la creación de Caja Chica para la Instalación Deportiva Departamental del Complejo Deportivo de Escuintla, por valor de Q. 8, Los fondos de caja chica entregados al señor Ferem Lizardo Velásquez Rodas, Administrador del Complejo Deportivo de Escuintla, se encuentran respaldados con el nombramiento número CDAG-SGF-FRI de fecha 04 de febrero de 2014 y vale número 15. Pág. 1

4 OBJETIVOS GENERALES Verificar la razonabilidad del saldo de caja chica y bancos, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014 y si este se encuentra adecuadamente ejecutado, registrado y liquidado. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la instalación deportiva de CDAG, así como el cumplimiento de los procedimientos autorizados, en las áreas de Caja Chica y Bancos. Verificar el adecuado resguardo de los fondos de Caja Chica y Bancos. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la instalación deportiva de la CDAG, así como el cumplimiento de los procedimientos autorizados en el área de almacén. Verificar la razonabilidad del registro, resguardo, control y entrega de los bienes fungibles y no fungibles de la instalación deportiva, respecto a las tarjetas de responsabilidad, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de Emitir opinión sobre la razonabilidad del control interno del registro, resguardo y control de los bienes inventariables de la entidad, en el período del 01 de enero al 15 de mayo de Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la CDAG, así como el cumplimiento de los procedimientos autorizados en el área de Inventarios. Determinar si los procesos establecidos, permiten tener un adecuado control interno en el área de inventarios. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. ESPECIFICOS Verificar que la constitución, ampliaciones y reintegros de la caja chica se hayan realizado de conformidad con los preceptos legales aplicables. Verificar que la caja chica haya sido adecuada y oportunamente liquidada. Verificar que todos los gastos efectuados se encuentren devengados y debidamente pagados. Verificar que el saldo del banco se encuentre conciliado con el de la chequera y el Libro de Caja Chica al 15 de mayo de Verificar que las operaciones de caja chica y bancos, se encuentren Pág. 2

5 adecuadamente operadas y actualizadas a la fecha de la auditoría. Evaluar los posibles errores e irregularidades y fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos en las áreas de caja chica y bancos. Verificar que los bienes y/o suministros de la última liquidación se encuentren ingresados en el Libro de Almacén autorizado para el efecto. Verificar que en el almacén se cuente con controles determinados para la recepción, entrega y custodia de los bienes adquiridos en la entidad. Verificar que el libro para los registros de los ingresos al almacén se encuentre autorizado por la Contraloría General de Cuentas y con las operaciones actualizadas. Verificar que todos los bienes que se encuentran en uso, tengan emitida tarjeta de responsabilidad. Determinar si los procesos establecidos, permite tener un adecuado control interno en el área de inventarios. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de registro y resguardo de los bienes de la instalación deportiva, en tarjetas de responsabilidad y codificación de bienes. Verificar que los bienes se encuentren a cargo de los empleados de la instalación deportiva. Verificar los bienes que se encuentran en mal estado. Comprobar que todos los bienes registrados en tarjetas de responsabilidad se encuentren físicamente. ALCANCE La auditoria abarcó la evaluación administrativa de la constitución, ejecución, incrementos, ampliación, liquidación y custodia de la caja chica y bancos del 01 de enero al 15 de mayo de 2014; y financieramente la caja chica vigente. Además, se evaluó el control interno y se obtuvieron las pruebas de cumplimiento correspondientes. Se evaluó la legalidad y cumplimiento de los procedimientos de registro y control del almacén, así como de inventarios, cuyo alcance fue en la Sección de Activos Fijos, respecto a la actualización de los registros y las tarjetas de responsabilidad que corresponden a las instalaciones deportivas. INFORMACION EXAMINADA La instalación deportiva, para realizar el control y registros de los ingresos y egresos utiliza el Libro de Caja Chica y de Bancos, el que refleja al 05 de junio de 2014 un saldo en efectivo y en bancos de Q.8.29 Pág. 3

6 (1) COMPLEJO DEPORTIVO DE ESCUINTLA (2) RESUMEN DEL LIBRO DE CAJA CHICA (3) PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 05 DE JUNIO DE 2014 (4) (EXPRESADO EN QUETZALES) INGRESOS EGRESOS (5) Saldo Inicial 0.00 (7) Gastos Realizados 30, (6) + Ingresos 30, Total de Ingresos 30, Total de Egresos 30, (8)Saldo al 05 de junio de Suman los Ingresos 30, Suma igual a Ingresos 30, NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA NOTA 1 Nombre de la Entidad: Complejo Deportivo de Escuintla. NOTA 2 Para los registros de control utiliza el Libro de Caja Chica número de registro autorizado por la Contraloría General de Cuentas. NOTA 3 El periodo auditado es del 01 de enero al 15 de mayo de 2014, con saldos referidos al 05 de junio de NOTA 4 La moneda de curso legal utilizada es el Quetzal. NOTA 5 El valor inicial corresponde al saldo final del ejercicio anterior. Pág. 4

7 NOTA 6 Depósitos efectuados por el Módulo de Tesorería de la Subgerencia Financiera de la CDAG, según estado de cuenta No del Banco G y T Continental, en concepto de transferencias corrientes lo que constituye los ingresos del periodo del 1 de enero al 05 de junio de NOTA 7 Corresponde a los gastos realizados según las cuentas utilizadas contablemente correspondientes al periodo del 1 de enero al 05 de junio de NOTA 8 El saldo de caja chica al 05 de junio de 2014 es de Q COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Derivado del Examen Especial de Auditoria en las Áreas de Caja Chica, Bancos, Almacén e Inventarios practicada al Complejo Deportivo de Escuintla, por el periodo del 01 de enero al 15 de mayo de 2014, en cumplimiento del nombramiento de fecha 22 de mayo de 2014, se realizó el seguimiento al registro de recomendaciones emitidas según informe DAI-A-22 del Examen Especial de Auditoria en las Áreas de Caja Chica y Bancos, Almacén e Inventarios, realizada por parte de la Auditoria Interna de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, del 01 de enero al 15 de agosto de 2013, el cual no contiene ningún Hallazgo. Y respecto a informe de la Contraloría General de Cuentas indicó el Administrador que no se ha realizado ninguna auditoria. Pág. 5

8 DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 FEREM LIZARDO VELASQUEZ RODAS 2 ELCIRA MORALES CASTELLANOS ADMINISTRACION DE AREA DEPORTIVA DE ESCUINTLA AUXILIAR ADMINISTRATIVO, DEL COMPLEJO DEPORTIVO DE ESCUINTLA 01/01/ /05/ /01/ /05/ VICTOR MANUEL ORTIZ CASTELLANOS ENCARGADO ACTIVOS FIJOS 01/01/ /05/2014 Pág. 6

9 COMISION DE AUDITORIA VICKY ELIZABETH SAGUACH GOMEZ Auditor HERBER AROLDO MIRANDA VEGA Supervisor AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ Sub Director ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME Director Pág. 7