EMPRESA PORTUARIA QUETZAL -EPQ- AUDITORIA INTERNA CUA No.: 61559

Transcripción

1 AUDITORIA INTERNA CUA No.: AUDITORIA FINANCIERA Ingresos por cobro de servicios de energía eléctrica a usuarios de Puerto Quetzal DEL 01 DE MARZO DE 2017 AL 30 DE JUNIO DE 2017 ESCUINTLA, AGOSTO DE 2017

2 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 2 GENERALES 2 ESPECIFICOS 2 ALCANCE 2 INFORMACION EXAMINADA 2 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 3 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 6 3 5

3 ANTECEDENTES EMPRESA PORTUARIA QUETZAL De conformidad con el Decreto No Ley Orgánica de Empresa Portuaria Quetzal, a esta Empresa se le considera como una entidad estatal, descentralizada y autónoma, con personalidad jurídica propia y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones. Su comunicación con el Organismo Ejecutivo lo hace a través del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda. GERENCIA DE MANTENIMIENTO Es la responsable a través del Departamento de Mantenimiento Eléctrico, de velar por el funcionamiento óptimo del servicio eléctrico, así como llevar el registro y control del consumo de energía eléctrica de los clientes de Empresa Portuaria Quetzal. GERENCIA FINANCIERA Es la responsable a través del Departamento de Facturación, Cartera y Cobros, de ejecutar los distintos cobros a usuarios por los diversos servicios prestados, basándose en los reportes generados por las Gerencias responsables del control de dichos servicios. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Es responsable de registrar contablemente en el Sistema de Contabilidad Integrada, todos los ingresos por servicios prestados, que se recaudan a través de BANRURAL, de tal forma que los Estados Financieros de Empresa Portuaria Quetzal, muestren razonablemente la situación financiera de la misma. GERENCIA ADMINISTRATIVA Es la responsable a través del Departamento de Otros Servicios Administrativos, de realizar el pago por concepto de energía eléctrica, para ello el encargado de Pagos Varios debe observar que las facturas estén en orden verificando que esté correcto el nombre de la empresa, NIT, número de contador, realizando esto de los primeros cinco días del mes siguiente, con el fin de evitar cortes del servicio del servicio y el recargo de meses atrasados en la siguiente factura. Pág. 1

4 OBJETIVOS GENERALES Evaluar el control interno y la razonabilidad de las operaciones generadas por cobros de energía eléctrica a los usuarios de Puerto Quetzal, realizadas por los Departamentos de Mantenimiento, Otros Servicios Administrativos, Contabilidad y Facturación, Cartera y Cobros, por el periodo comprendido del 01 de marzo al 30 de junio de ESPECIFICOS Verificar si los reportes generados por el Departamento de Mantenimiento Eléctrico revelan información suficiente y adecuada sobre los consumos generados durante el período objeto de evaluación. Comprobar que todos los servicios por consumo de energía eléctrica por usuarios sean debidamente cobrados, basándose en los reportes reales y aplicabilidad de las tarifas correctas. Verificar que los usuarios de los Módulos Auxiliares I y II, realicen los pagos por concepto de energía eléctrica, mediante oficio de recepción de la factura. ALCANCE La presente auditoria cubrirá el período del 01de marzo al 30 de junio de 2017 y se evaluará el control interno aplicado en la distribución y cobro del servicio de energía eléctrica realizado por los Departamentos de Mantenimiento Eléctrico, Otros Servicios Administrativos, Contabilidad y Facturación, Cartera y Cobros. INFORMACION EXAMINADA Reportes generados y enviados por el Departamento Electromecánico al Departamento de Facturación, Cartera y Cobros, para la ejecución del cobro por concepto del servicio de energía eléctrica distribuido a las áreas y locales arrendados por los clientes de Empresa Portuaria Quetzal, correspondientes al período evaluado. Reportes de pagos generados por el Departamento de Otros Servicios Administrativos a la Empresa Eléctrica de Guatemala, S.A., asimismo, cobros Pág. 2

5 enviados al Departamento de Facturación, Cartera y Cobros, para la facturación y cobro respectivo por los servicios de energía eléctrica a los usuarios de la Colonia Habitacional Portuaria y de los usuarios de los Módulos Auxiliares I y II. NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA Con base a la evaluación efectuada a los procesos de pagos realizados a los particulares durante el período evaluado, se determinó la razonabilidad en la mayoría de procesos objeto de evaluación. Sin embargo, llamaron nuestra atención algunos casos donde se encontraron inconsistencias sujetas a corrección por parte de las Gerencias y Departamentos responsables del control y cobro de energía eléctrica a los usuarios de Empresa Portuaria Quetzal; para lo cual se emitieron las Notas de Auditoria: 9, 10, 11, 12 y 13. Con base a las Notas Nos. 11/2017 ( ), 12/2017 ( ) y 13/2017 ( ) del Área de Ingresos de la Unidad de Auditoria Interna e información obtenida a través de las mismas, el Jefe de la Unidad de Auditoria Interna, traslado Oficio No. 700-PQ-171-7/2017, en el que le informa al Gerente General de la situación y le expone la importancia de nombrar una comisión en la que participe, la Gerencia de Operaciones, Gerencia de Mantenimiento, Unidad de Comercialización y la Unidad de Asesoría Jurídica, para aclarar y documentar adecuadamente, lo siguiente: a. Condiciones y administración en que fue entregada la instalación de baños que se encuentra en el pre puerto, a los transportistas a través del señor Rony Estuardo Mendoza Samayoa. b. Si los servicios de agua potable y Energía Eléctrica tienen costo o bien la Empresa debiera absorber el gasto. c. El permiso para instalar una tienda en dicha área. d. Que la Gerencia de Mantenimiento, instale el contador de Energía Eléctrica La resolución de las deficiencias planteadas en las notas de auditoria, serán evaluadas en la próxima auditoria. COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES En cumplimiento a las normas de auditoria gubernamental vigente se procedió a efectuar seguimiento a las recomendaciones de auditorías anteriores. La forma SR1 presenta la integración de los diversos informes emitidos con anterioridad reportados a cada Gerente y Jefe de Unidad involucrado en el proceso, sin embargo; a la presente fecha no se han realizado las gestiones de Pág. 3

6 fortalecimiento al sistema de control interno para el desvanecimiento de los comentarios señalados, específicamente: Informe CUA No , correspondiente al período del 01 de marzo al 30 de junio de 2015, se evidencia que el Comentario 1 Empleados y ex empleados morosos por servicio de energía eléctrica (total 11), en Informe CUA No no se ha cumplido he incluso se incrementó el total de morosos (total 24). COMENTARIO 1: Empleados y ex empleados morosos por servicio de energía eléctrica. Asimismo, a la fecha de la presente auditoria (CUA No ), disminuyó la cantidad de morosos a 01 empleado moroso por servicio de energía eléctrica y 13 ex empleados respectivamente. Informe CUA No correspondiente al período del 01 de noviembre de 2015 al 29 de febrero de 2016, HALLAZGO 1: Falta de cobro del servicio de energía eléctrica del cliente Servicios y Terminales Dominic, mismo que a la fecha de la presente auditoria no se ha cumplido. Pág. 4

7 DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 BYRON JOSE BONILLA CHANG GERENTE DE MANTENIMIENTO 03/10/ SONIA YAMINA FONG NAKAZAWA GERENTE FINANCIERO 01/02/ JAIRO HOMERO CASTAÑEDA GARCIA GERENTE ADMINISTRATIVO 04/07/ EDGAR ANTONIO LORENZO JEFE UNIDAD DE COMERCIALIZACION Y MERCADEO 03/10/ ENEXTON EMIGDIO GOMEZ MELENDEZ JEFE UNIDAD ASESORIA JURIDICA 06/03/2017 Pág. 5

8 COMISION DE AUDITORIA CROSBY ROSITA MONZON MARTINEZ Auditor CLAUDIA CONSUELO CIFUENTES CASTILLO Supervisor Pág. 6