MINISTERIO DE AGRICULTURA GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN AUDITORIA INTERNA CUA No.: 20836

Transcripción

1 AUDITORIA INTERNA CUA No.: AUDITORIA DE GESTION AUDITORIA A LA DIRECCION DE SANIDAD VEGETAL DEL 01 DE ENERO DE 2011 AL 31 DE OCTUBRE DE 2012 GUATEMALA, ENERO DE 2013

2 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 1 GENERALES 1 ESPECIFICOS 1 ALCANCE 2 INFORMACION EXAMINADA 2 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 2 HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO 4 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 8 5 7

3 ANTECEDENTES Mediante Acuerdo Gubernativo número del 19 de noviembre de 2010, se emitió el nuevo Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación -MAGA-, el cual entró en vigencia el 26 de noviembre de Este reglamento creó una nueva estructura orgánica para el Ministerio, dentro de la misma está incluida la Dirección de Sanidad Vegetal integrada por los Departamentos de Vigilancia Epidemiológica y Análisis de Riesgo de Sanidad Vegetal; Registro de Insumos Agrícolas y Certificación Fitosanitaria (PIPAA), con dependencia jerárquica del Viceministerio de Sanidad Agropecuaria y Regulaciones -VISAR-. Con base al artículo 33 del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación -MAGA- y Nombramiento UDAI , se practicó Auditoría de Gestión a la Dirección de Sanidad Vegetal. OBJETIVOS GENERALES Comprobar que las funciones administrativas y financieras de la Dirección de Sanidad Vegetal, se efectúan bajo los principios de eficiencia, eficacia, probidad, transparencia, economía y equidad, aplicando las Normas Generales de Control Interno Gubernamental emitidas por la Contraloría General de Cuentas, los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y observación de preceptos legales. ESPECIFICOS Evaluar la estructura y ambiente del sistema de control interno. Verificar la integridad de fondos y valores. Determinar la razonabilidad del gasto. Verificar que las transacciones se realizan conforme procedimientos escritos legalmente establecidos. Verificar el inventario de bienes a cargo de la Dirección. Verificar nóminas de personal. Verificar el uso adecuado del combustible. Verificar el cumplimiento de las recomendaciones del Informe anterior de Auditoría Interna. Comprobar el cumplimiento de las recomendaciones de auditorías practicadas por la Contraloría General de Cuentas. Pág. 1

4 ALCANCE El período objeto de evaluación fue del 01 de enero de 2011 al 31 de octubre de 2012, de conformidad con Normas de Auditoría para el Sector Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y de acuerdo a la documentación presentada por las personas involucradas en la ejecución y administración de los fondos de la Dirección de Sanidad Vegetal. INFORMACION EXAMINADA Ejecución presupuestaria, solicitudes y liquidaciones de combustible, tarjetas de responsabilidad, reportes del Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental -SICOIN-, formularios autorizados, contratos laborales, registros de almacén y pólizas de seguros de vehículos. NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA Ejecución presupuestaria La asignación presupuestaria vigente de la actividad 002 Servicios de Control y Vigilancia para la Sanidad Vegetal, del ejercicio fiscal 2011, fue de Cuatro millones cuatrocientos cuarenta y cuatro mil ciento veinte quetzales exactos (Q.4,444,120.00), de los cuales se ejecutaron cuatro millones sesenta y cinco mil cuatrocientos cuatro quetzales con veinticuatro centavos (Q.4,065,404.24), que representa el 91%, por lo que se considera razonable. La asignación presupuestaria vigente de la actvidad 002 Servicios de Control y Vigilancia Agropecuaria, al 31 de octubre de 2012, fue de Treinta y dos millones quinientos cuatro mil novecientos cuarenta y siete quetzales exactos (Q.32,504,947.00), de los cuales se ha ejecutado veintiún millones trescientos cincuenta y tres mil novecientos tres quetzales con veintinueve centavos (Q.21,353,903.29), que representa el 66%, considerándose moderadamente baja. Para el ejercicio fiscal 2012, se incrementó la asignación presupuestaria a la actividad Servicios de Control y Vigilancia Agropecuaria, debido a que los gastos ocasionados por las Direcciones del VISAR, se ejecutan a través de esta actividad, en ese sentido, la Dirección de Sanidad Vegetal para el año 2012 no cuenta con asignación presupuestaria específica. Pág. 2

5 La ejecución del presupuesto está bajo la responsabilidad del Licenciado Lázaro Ajcet Toj, Delegado Administrativo Financiero de la Unidad Desconcentrada del Viceministerio de Sanidad Agropecuaria y Regulaciones -VISAR-. Fondo Rotativo Al evaluar el área financiera de la Dirección de Sanidad Vegetal, se estableció que ésta no cuenta con asignación de Fondo Rotativo y Caja, por lo consiguiente no maneja efectivo. Combustible Se determinó que a la fecha de la presente evaluación, la Dirección de Sanidad Vegetal no cuenta con existencia de cupones de combustible, éstos son proporcionados por el Organismo Internacional Regional de Sanidad Agropecuaria -OIRSA- a través de la Unidad Desconcentrada de Administración Financiera del VISAR, previa presentación del cronograma de actividades a desarrollar en las distintas áreas del país. Activos fijos De acuerdo con las tarjetas de responsabilidad, para el control de bienes del personal que labora en la Dirección de Sanidad Vegetal, se determinó que el inventario de activos fijos asciende a un monto de Tres millones quinientos sesenta mil trescientos setenta y tres quetzales con noventa y tres centavos (Q.3,560,373.93). El registro de los bienes está a cargo del Departamento de Almacén e Inventarios del MAGA. Primas de Seguros de Vehículos La Dirección de Sanidad Vegetal, tiene a su servicio veinticinco (25) vehículos con cobertura de seguro por el período del 29 de marzo de 2012 al 29 de marzo de 2013, según póliza número 14321, emitida por Seguros Crédito Hipotecario Nacional. El valor total de la prima de seguro asciende a la cantidad de Ciento treinta y tres mil noventa y cuatro quetzales con cuarenta y siete centavos (Q.133,094.47), según facturas números 41325/41331 y Para el cálculo de la prima de seguro de los vehículos en referencia se tomó de base el valor en libros de los mismos. Pág. 3

6 HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Hallazgo No.1 No existe segregación de funciones en la Unidad Desconcentrada de Administración Financiera del Viceministerio de Sanidad Agropecuaria y Regulaciones -VISAR-. Condición En la evaluación realizada a la Dirección de Sanidad Vegetal, se observaron debilidades de control interno, las que se detallan a continuación: Se determinó que el registro y control de los fondos privativos generados por la Dirección de Sanidad Vegetal, es realizado por personal contratado en el Renglón presupuestario 189 otros estudios y/o servicios, ésta persona no firma ningún documento relacionado con las operaciones de ingreso y egreso de fondos privativos. El libro de bancos con hojas movibles y la conciliación bancaria de la cuenta de depósitos monetarios No a nombre del Viceministerio de Sanidad Agropecuaria y Regulaciones-M, es firmado mensualmente por el Jefe de la Unidad Desconcentrada VISAR-MAGA. La conciliación bancaria no se realiza en hoja autorizada por el ente fiscalizador. Las solicitudes de débitos de fondos dirigidas al BANRURAL, S.A., de la cuenta de depósitos monetarios hacia el Fondo común Ingresos Privativos y los reportes dirigidos a la Administración Financiera del MAGA, en concepto de ingresos y traslados de fondos, también son firmados por el Jefe de la Unidad Desconcentrada VISAR-MAGA. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. En el numeral 2.5 Separación de Funciones Incompatibles, indica literalmente lo siguiente: "Cada entidad pública debe velar porque se limiten cuidadosamente las funciones de las unidades y de sus servidores, de modo que exista independencia y separación de funciones incompatibles". Causa Se contrata personal para ejercer funciones que le corresponden a un servidor permanente, en el renglón presupuestario inapropiado. Asimismo, no existe una adecuada distribución de las actividades en el área de ingresos privativos. Pág. 4

7 Efecto Limitaciones en la deducción de responsabilidades al personal contratado bajo el Renglón presupuestario 189, derivado a la naturaleza de los documentos y registros contables que se operan. Además, representa un alto riesgo de errores u omisiones en los registros contables y los traslados que se efectúan al Fondo Común Ingresos Privativos, por estar dichas actividades concentradas en una misma persona. Recomendación Para el Delegado Administrativo Financiero del Viceministerio de Sanidad Agropecuaria y Regulaciones -VISAR-. Previa evaluación del personal asignado en la Unidad Desconcentrada, gestione ante la Subdirección de Recursos Humanos, la contratación del personal idóneo para nombrar al encargado de Registro y Control de Ingresos y demás personal necesario, asignando en cada proceso a diferentes personas con la finalidad que no se personalice el trabajo. Comentario de los Responsables Con oficio ADM-00-R , del 21 de diciembre de 2012, emitido por la Unidad Desconcentrada de Administración Financiera VISAR-MAGA, informa literalmente: "Se adjunta copia del Oficio ADM-000-R , con el cual se solicita al Viceministro de VISAR, con copia a la Subdirectora de Recursos Humanos, la consideración de contratar a una persona bajo el renglón 011 y/o 022". Comentario de Auditoría La implementación de la recomendación es parcial, debido que aún no se ha nombrado la persona encargada del Registro y Control de Ingresos del VISAR, únicamente se realizó la solicitud de contratación ante la Subdirección de Recursos Humanos del MAGA. COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES De la Unidad de Auditoría Interna. De conformidad con el inciso b), numeral 4, NORMAS GENERALES, del Acuerdo Ministerial número , MANUAL DE NORMAS PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES REALIZADAS POR LA AUDITORÍA INTERNA DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN -MAGA-, Pág. 5

8 se estableció que no existe Informe de Auditoría anterior practicada a la Dirección de Sanidad Vegetal, derivado que ésta Dirección fue creada mediante el Acuerdo Gubernativo número del 19 de noviembre de De la Contraloría General de Cuentas. Manifiesta el Ing. Agr. Guillermo Austreberto Ortiz Aldana, director de Sanidad Vegetal, del Viceministerio de Sanidad Agropecuaria y Regulaciones -VISAR-, que a la presente fecha no tiene ninguna comunicación que provenga de la Contraloría General de Cuentas -CGC-, relacionada al incumplimiento o deficiencias detectadas en auditorías practicadas por dicha entidad a la Dirección. C.c. Viceministro de Sanidad Agropecuaria y Regulaciones -VISAR- Director de Sanidad Vegetal. Archivo UDAI Pág. 6

9 DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 GUILLERMO AUSTREBERTO ORTIZ ALDANA DIRECTOR DE SANIDAD VEGETAL 01/01/ /10/ JORGE MARIO GOMEZ CARRILLO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA Y ANALISIS DE RIESGO 01/01/ /10/ RUBEN ESTRADA ANGEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CERTIFICACION FITOSANITARIA -PIPAA- 01/01/ /10/ LUIS ARMANDO MENENDEZ GODOY JEFE DEL DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE INSUMOS AGRICOLAS 01/01/ /10/ LAZARO AJCET TOJ JEFE DE LA UNIDAD DESCONCENTRADA DE ADMINISTRACION FINANCIERA CLASE "A" 01/01/ /10/2012 Pág. 7

10 COMISION DE AUDITORIA MANUEL FRANCISCO TRUJILLO MORALES Supervisor RIGOBERTO HERNANDEZ SAMAYOA Auditor MAMERTO CESAR COTTON Director ERICK FRANCISCO CASTILLO CONTRERAS Sub Director Pág. 8