CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS ASOCIACION GUATEMALTECA DE CONSERVADORES Y RESTAURADORES DE MONUMENTOS, BIENES INMUEBLES Y CENTROS HISTORICOS -AGBI- INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 1 DE MARZO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008 GUATEMALA, MAYO DE 2009

2 656 ANTECEDENTES RESUMEN GERENCIAL La Asociación Guatemalteca de Conservadores y Restauradores de Monumentos, Bienes Inmuebles y Centros Históricos -AGBI- se fundó en el año 1993, con el propósito de realizar estudios y proyectos que coadyuven a la preservación de los bienes inmuebles, arqueológicos, históricos y artísticos, así como promover la conservación y uso de los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio cultural de la nación. Su domicilio es el Departamento de Guatemala y su sede en el municipio de Guatemala, con oficinas en la 23 calle zona 13, Edificio Vista Lago oficina 9, Guatemala, Guatemala, pudiendo establecer filiales o subsedes en otros Departamentos de la República. Su naturaleza jurídica y el fundamento legal de creación, se encuentra normado en Acta Notarial de fecha 24 de abril de 1993 suscrita por la Notaria Ileana del Rosario Acuña Ordoñez, quien la protocolizó en Escritura Pública número treinta y tres (33) con fecha 19 de octubre de 1993, siendo aprobados sus estatutos y reconocida su personería jurídica a través del Acuerdo Gubernativo número del 06 de diciembre de 1993, el cual fue publicado en el Diario Oficial el 04 de enero de La Asociación modificó sus estatutos en el año 2002, según escritura pública número 26 del doce de abril del año 2002 suscrita por el Notario Julio Eduardo Camey Silva y nuevamente lo hizo en el año 2006 según escritura pública número 29 del 13 de febrero del año 2006, también suscrita por el mismo Notario Julio Eduardo Camey Silva. De conformidad con lo establecido en el Decreto Ley 106 Código Civil, se califica como entidad privada de desarrollo integral comunitario, no lucrativa, apolítica, no religiosa, social. Se rige por sus estatutos y las disposiciones que emanan La Constitución Política de la República de Guatemala, que reconoce el derecho de libre asociación, así como el propósito de financiar programas de desarrollo económico y social que realizan las organizaciones no lucrativas del sector privado y las que reciben o administran fondos públicos, sujetas a las disposiciones del Decreto del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y el Acuerdo Gubernativo Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y reconocidas legalmente según lo establecido en el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Organizaciones No Gubernamentales para el Desarrollo. Así mismo tiene su Inscripción en el Registro Tributario Unificado de la Superintendencia de Administración Tributaria con Número de Identificación Tributaria y registrada en la Contraloría General de Cuentas con cuentadancia No.A La Asociación, tiene como función principal recibir y administrar recursos provenientes de entidades públicas o privadas, nacionales o extranjeras, así como de organismos internacionales y multinacionales, recibir donaciones para el cumplimiento de sus fines, así como la realización de toda clase de actos y contratos que estén permitidos por la ley y sean necesarios o convenientes para desarrollar su objeto social. Los ingresos que la Asociación obtuvo del 1 de marzo al 31 de diciembre de 2008, ascendieron a la cantidad de UN MILLON SEISCIENTOS NOVENTA MIL CUATROCIENTOS TREINTA QUETZALES CON SETENTA Y SEIS CENTAVOS (Q1,690,430.76), que se integran por remanente de los fondos del proyecto Centro Cultural Luis De León, por la cantidad de CIENTO OCHENTA Y UN MIL SEICIENTOS TREINTA QUETZALES CON SETENTA Y SEIS CENTAVOS (Q181,630.76) y aportes del Consejo Departamental de Desarrollo de Suchitepéquez, para la ejecución del proyecto denominado Restauración del Edificio el Cuartelón en el municipio de Mazatenango del departamento de Suchitepéquez; por la cantidad de UN MILLON QUINIENTOS OCHO MIL OCHOCIENTOS QUETZALES (1,508,800.00). El saldo registrado en la Caja Fiscal al 31 de diciembre de 2008, ascendió a la cantidad de CUATROCIENTOS DIEZ MIL CUATROCIENTOS TREINTA QUETZALES CON SETENTA Y SEIS CENTAVOS (Q410,430.76). Este saldo se encuentra depositado en las cuentas de los proyectos antes mencionados. La cantidad ejecutada durante el periodo auditado ascendió a la cantidad de UN MILLON DOSCIENTOS OCHENTA MIL QUETZALES (Q1,280,000.00).

3 657 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Practicar auditoría gubernamental con enfoque de gestión, con énfasis en la evaluación y análisis institucional y de procesos para identificar situaciones críticas, así como promover y mejorar los controles en la obtención de resultados. Determinar que la Asociación, cumpla con las políticas y normas en la ejecución de obras y proyectos realizados con fondos provenientes de FONAPAZ, Municipalidades y Consejos Departamentales de Desarrollo. Practicar auditoría gubernamental integrada y determinar si existe razonabilidad en ingresos y egresos que la Asociación administra, así como el cumplimiento de la normativa interna establecida, políticas administrativas, sistemas y procedimientos operativos y el cumplimiento de las leyes aplicables. Verificar que los ingresos recibidos de las diferentes fuentes de financiamiento, estén registrados contablemente y la información financiera preparada adecuadamente para la toma de decisiones. Comprobar que las decisiones y acciones ejecutadas en la entidad auditada, estén respaldadas por la Junta Directiva, congruentes con las funciones y los objetivos planificados. Evaluar los sistemas, procedimientos y las medidas de control interno en las distintas áreas de examen, así como los resultados obtenidos de su gestión. Verificar el adecuado cumplimiento de los requisitos legales aplicables a las distintas operaciones auditadas.

4 658 ALCANCE DE AUDITORÍA El examen comprendió la revisión de las operaciones, registros y la documentación de respaldo presentada por el Presidente y Representante Legal de la Asociación, del período del 01 de marzo al 31 de diciembre de 2008, con énfasis en los rubros de caja y bancos, ingresos y egresos, expedientes de obras de infraestructura, ejecutados por la Asociación, realizado de conformidad con las Normas de Auditoria Gubernamental, Normas de Control Interno Gubernamental emitidas por la Contraloría General de Cuentas y las que son compatibles con las de aceptación general para el ejercicio profesional, con el objeto de verificar si todos los fondos de los proyectos son utilizados de acuerdo con las cláusulas de los correspondientes convenios de financiamiento, con la debida atención a los factores de economía y eficiencia, y solamente para los propósitos para los cuales fue proporcionado el financiamiento. Para la determinación de la muestra de la evaluación financiera durante el período comprendido del 01 de marzo al 31 de diciembre de 2008, se consideró el universo conformado por el 100% de los ingresos que equivale a UN MILLON SEISCIENTOS NOVENTA MIL CUATROCIENTOS TREINTA QUETZALES CON SETENTA Y SEIS (Q1,690,430.76) y de los egresos por valor de UN MILLON DOSCIENTOS OCHENTA MIL QUETZALES (Q1,280,000.00), el saldo al 31 de diciembre de 2008 ascendió a la cantidad de CUATROCIENTOS DIEZ MIL CUATROCIENTOS TREINTA QUETZALES CON SETENTA Y SEIS CENTAVOS (Q410,430.76). Se consideraron inspecciones oculares a los proyectos siguientes: Construcción del Centro de Usos Múltiples, en Aldea Pulay del Municipio de San Juan Cotzal del Departamento del Quiché, Construcción del Centro Cultural Luis de León, ubicado en la Aldea de San Juan El Obispo del Municipio de Antigua Guatemala, Restauración Edificio el Cuartelón Mazatenango, estas obras representan el 60% de los fondos públicos que la Asociación ha ejecutado al 31 de diciembre de 2008.

5 659 INFORME DE CUMPLIMIENTO HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1 ATRASO EN LOS REGISTROS DE LA CAJA FISCAL Condición Se comprobó que no estaban operados los ingresos y egresos en la Caja Fiscal desde del 1 de marzo al 31 de diciembre de 2008, estos se requirieron a través del oficio CGC-DAEE-Of.-No , de fecha 13 de noviembre de 2008, sin embargo fue hasta finales del mes enero de 2009, que fueron presentados por la Asociación. Criterio Según lo establece el Acuerdo Interno No , de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, modificado por el Acuerdo Interno A de fecha 8 de junio de dos mil seis, que aprueba Las Normas de Control Interno Gubernamental, en el numeral 5.5 Registro de las Operaciones Contables, indica que El Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las operaciones de ingresos y egresos en las diferentes etapas y en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y dispongan de la documentación de soporte necesario, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria, física, financiera y de tesorería; confiable, veraz y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables. Causa Inobservancia por parte del Presidente y Representante Legal y el Tesorero de la Asociación, de las Normas Generales de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas, en la ejecución de sus actividades. Efecto Lo anterior repercute negativamente en el normal desarrollo de las actividades que se realizan en la Asociación, generando desorden e inadecuada utilización de los recursos técnicos, humanos y financieros. Recomendación Que el Presidente y Representante Legal de la Asociación, dedique la debida atención a las deficiencias de control interno señaladas en el informe correspondiente, implementando las medidas correctivas necesarias, para minimizar los riesgos que las mismas conllevan. Comentarios de la administración Con relación al atraso en los registros de la Caja Fiscal, la Administración de la entidad, no se pronunció. Comentarios de auditoría Se confirma el presente, en virtud que la Asociación no dió respuesta a la comunicación de resultados de la Auditoría. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para Víctor Alfonso Sandoval y Sandoval, Presidente y Representante Legal y para Hugo René Quevedo Ariza Tesorero de la Asociación, de 1 de enero al 31 de diciembre de 2008, por la cantidad de DOS MIL QUETZALES (Q2,000.00), para cada uno de los responsables; sanción que asciende a la cantidad de CUATRO MIL QUETZALES (Q4,000.00), de conformidad con el numeral 18 del artículo 39, del Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

6 660 HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 2 ATRASO EN LA RENDICIÓN DE CUENTAS Condición Se estableció que la Asociación, no había rendido cuentas durante los meses de abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2008, ante la Contraloría General de Cuentas. Criterio Conforme Acuerdo Interno No , de fecha 8 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, (modificado por el Acuerdo Interno A de fecha 8 de junio de dos mil seis), que aprueba las Normas de Control Interno Gubernamental, en el numeral 2.12, Proceso de Rendición de Cuentas, indica La máxima autoridad de cada ente público, debe normar y velar porque la rendición de cuentas constituya un proceso ascendente, que abarque todos los niveles y ámbitos de responsabilidad y contribuya a rendir cuentas públicamente. Causa Inobservancia de las autoridades superiores de la Asociación, con lo que regula el numeral 2.12, del Proceso de Rendición de Cuentas, de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Efecto El ente fiscalizador, no dispone de información y documentación necesaria para realizar el examen correspondiente y expresar una opinión razonable o no, de las operaciones financieras de la entidad. Recomendación Que el Presidente y Representante Legal de la Asociación, vele por el cumplimiento de la rendición de cuentas, instruyendo al Tesorero a efecto que, dicha información se prepare en el plazo que la ley establece. Comentarios de la administración La Administración de la Asociación no emitió ningún comentario, a la comunicación de resultados de Auditoría. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que, la Administración de la Asociación no emitió comentario a la comunicación de resultados de Auditoría. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para Víctor Alfonso Sandoval y Sandoval, Presidente y Representante Legal y para Hugo René Quevedo Ariza Tesorero de la Asociación, de 1 de enero al 31 de diciembre de 2008, por la cantidad de DOS MIL QUETZALES (Q2,000.00), para cada uno de los responsables; sanción que asciende a la cantidad de CUATRO MIL QUETZALES (Q.4,000.00), de conformidad con el numeral 12 del artículo 39, del Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

7 661 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES Las recomendaciones planteadas por la Comisión de Auditoría anterior, fueron atendidas por parte de la Asociación.

8 662 PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No. 1 2 Nombre Cargo Del Al VICTOR ALFONSO SANDOVAL Y SANDOVAL HUGO RENE QUEVEDO ARIZA PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL TESORERO 27/12/ /12/ /02/ /02/ CARLOS RAFAEL RODRIGUEZ CABRERA SECRETARIO 27/12/ /02/ INFIERI EDUARDO ENRIQUE BERGANZA NAJERA VOCAL 27/12/ /02/2008

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