INFORME DE AUDITORÍA INVENTARIO DE VEHÍCULOS UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES DE MIDEPLAN

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1 INFORME DE AUDITORÍA INVENTARIO DE VEHÍCULOS UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES DE MIDEPLAN I. INTRODUCCIÓN El estudio se realizó considerando tanto el programa de trabajo de la para el año 2014 como la solicitud del señor Viceministro Luis Fallas Calderón mediante Memorando DVM recibido en esta el 10 de junio de II. OBJETIVOS DEL ESTUDIO Evaluar la Estructura de Control Interno en la Unidad de Servicios Generales con énfasis en el control de inventario actualizado de los vehículos ministeriales de MIDEPLAN, incluyendo la normativa legal y técnica de la Ley General de Control Interno y de las Normas de Control Interno para el Sector Público de la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización. III. ALCANCE Abarca lo correspondiente al inventario de vehículos de MIDEPLAN, mediante una muestra selectiva de vehículos al 25 de junio del IV. RESULTADOS Inventario de vehículos de Mideplan A. CRITERIO 1. Ley General de Control Interno Nº 8292, artículos Nº 7, Nº 8, Nº 10 y 15. 1

2 2. Normas de Control Interno para el Sector Público aprobadas mediante Resolución del Despacho de la Contralora General de la República Nº R-CO del 26 de enero 2009, publicadas en La Gaceta Nº 26 del 06 de febrero Normas 4.5, 4.4.1, y B. CONDICIÓN De acuerdo con la Ley General de Control Interno (LGCI) y las Normas de Control Interno para el Sector Público aprobadas mediante Resolución del Despacho de la Contralora General de la República (NCISP), Nº R-CO del 26 de enero 2009, publicadas en La Gaceta Nº 26 del 06 de febrero Normas 4.5, 4.4.1, y , las actividades de control comprenden los métodos, políticas, procedimientos y otras medidas establecidas y ejecutadas como parte de las operaciones para asegurar que se están aplicando las acciones necesarias para manejar y minimizar los riesgos, con el propósito de realizar una gestión eficiente y eficaz. Mideplan cuenta con una flotilla vehicular de 31 vehículos, según consta en el registro adjunto suministrado por la Unidad de Servicios Generales de la institución. No se evidenciaron diferencias de control en cuanto al Registro escrito y el físico del inventario de vehículos del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica en el diseño del sistema de control interno implantado por este Ministerio. (Ver Listado vehículos actualizado Anexo Nº 1) 1. Resultados obtenidos sobre la supervisión constante La norma denominada Supervisión constante de las Normas de Control Interno para el Sector Público señala que: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos. Se determinó que a la fecha del estudio se está ejerciendo una supervisión constante sobre las actividades relacionadas con el inventario de vehículos de Mideplan, situación que ha permitido que se cuente con el saldo actualizado del inventario de vehículos de Mideplan de conformidad con la normativa legal y técnica en materia de control interno, es decir, en cuanto a la implementación de los componentes del control interno, con el fin de garantizar en forma razonable que la gestión llevada a cabo sea congruente con respecto a lo planeado; manteniendo en este caso concreto el control sobre las actividades del inventario de vehículos de Mideplan. 2

3 Al respecto, se evidenció la realización periódica en los registros, ya que se dispone del saldo actualizado del inventario de vehículos de MIDEPLAN. (Ver Listado de vehículos actualizado Anexo Nº 1) 2. Resultados obtenidos sobre protección y conservación del patrimonio La norma 4.3 denominada protección y conservación del patrimonio de las Normas de Control Interno para el Sector Público señala que El jerarca y los titulares subordinados, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestos, así como los requisitos indicados en la norma 4.2. Al disponerse de la información actualizada del inventario de vehículos, se cuenta con los saldos vigentes de los vehículos, razón por la cual se puede disponer de la información para el control de operaciones y para la toma de decisiones respectiva 3. Resultados obtenidos sobre documentación y registro de la gestión institucional La norma denominada Documentación y registro de la gestión institucional de las Normas de Control Interno para el Sector Público señala que: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. A lo interno de la Unidad de Servicios Generales de MIDEPLAN se realizan revisiones de control periódicas al inventario de vehículos que permiten detectar y corregir oportunamente cualquier desviación, con el fin de implementar medidas que mejoren el sistema de control interno relativo a dicho inventario. 4. Resultados obtenidos sobre verificaciones y conciliaciones periódicas La norma denominada Verificaciones y conciliaciones periódicas de las Normas de Control Interno para el Sector Público señala que: La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes. 3

4 Se determinó que en la Unidad de Servicios Generales de Mideplan se dispone de un inventario actualizado de los vehículos de la institución, tal y como se señala en la norma anterior, por lo que se pueden realizar inventarios periódicos y por consiguiente, se puede determinar las diferencias existentes y las medidas de control requeridas para conocer dónde se encuentran las diferencias del inventario, y se puede conocer las desviaciones y su origen, a efecto de implantar las acciones procedentes para corregir o ajustar los registros y, si es del caso, mejorar el control. V. CONCLUSIÓN La Unidad de Servicios Generales presenta razonablemente el sistema de control interno relativo al inventario de vehículos, lo cual permite obtener seguridad de que el MIDEPLAN, a través de la Oficialía Mayor y de la Unidad de Servicios Generales está cumpliendo, a la fecha de este estudio, con los objetivos establecidos en la Ley General de Control Interno y en la normativa técnica contenida en las Normas de Control Interno para el Sector Público de la Contraloría General de la República y con las normas para control de inventario de vehículos institucionales. 4

5 VI. RECOMENDACIONES Al señor Luis Fallas Calderón, Viceministro de Planificación y Política Económica y a la señora Stephany Saénz Ledezma, la Señora Stephany, Directora Ejecutiva y Oficial Mayor, girar las instrucciones correspondientes con el fin de que se implante el contenido de las siguientes recomendaciones: 1. Continuar manteniendo actualizado el saldo del inventario de vehículos de conformidad con la normativa legal y técnica en materia de control interno, es decir, en cuanto a la implementación de los componentes del control interno, con el fin de garantizar en forma razonable que la gestión llevada a cabo sea oportuna y precisa; manteniendo en este caso concreto el control sobre las actividades del inventario de vehículos. 2. Continuar con la práctica de realizar revisiones de control periódicas al inventario de vehículos con el fin de detectar y corregir oportunamente cualquier desviación, y que se puedan implementar medidas que mejoren el sistema de control interno relativo a dicho inventario. 5

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