RESUMEN GERENCIAL HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTOS DE ASPECTOS LEGALES

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1 RESUMEN GERENCIAL Lic. Juan Carlos Veliz López Gerente General Federación Nacional de Ajedrez de Guatemala. Presente Licenciado Veliz: Guatemala, 15 de diciembre de 2014 Hemos efectuado Auditoría Financiera en las áreas de Caja y de Bancos, de la Federación Nacional de Ajedrez de Guatemala, con el objeto de emitir opinión sobre la razonabilidad de los registros de la información financiera examinada. Nuestra auditoría se basó en la revisión de las operaciones y registros contables del período del 01 de mayo de 2014 al 31 de agosto de 2014, y como resultado de nuestro trabajo, hemos determinado los siguientes aspectos importantes: CONDICIONES: HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTOS DE ASPECTOS LEGALES Hallazgo No.1 No se ha realizado el cambio de contador de la Federación, ante la Superintendencia de Administración Tributaria. de agosto de 2014, se solicitó fotocopia del Registro Tributario Unificado actualizado de la Federación Nacional de Ajedrez de Guatemala, donde se evidencie el cambio de Contador de la Federación Nacional de Ajedrez de Guatemala; al respecto, el señor Boanerges Estuardo López Gutiérrez, actual Contador General de la Federación manifestó que dicho trámite no se ha realizado. Hallazgo No.2 Pág. 1

2 Falta de presentación del proyecto de presupuesto 2014 de la Federación Nacional de Ajedrez a la CDAG. de agosto de 2014, se determinó que no fue presentado el proyecto del presupuesto del año 2014 de la Federación Nacional de Ajedrez de Guatemala a la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala. Hallazgo No.3 Bienes inventariables no registrados en libro de inventarios y tarjetas de responsabilidad. de agosto de 2014, se determinó que en el mes de agosto de 2014 se compraron bienes inventariables, los cuales no fueron registrados en el libro de inventarios ni en tarjetas de responsabilidad. Los cuales se detallan a continuación: DATOS DEL CHEQUE (Cifras expresadas en quetzales) DATOS DE LA FACTURA No. De cheque Fecha Nombre Valor No. De Factura. Fecha Proveedor Descripción Valor /08/2014 ACTUALIDAD SERIGRAFICA 1, /08/2014 DISTELSA 10, "A" 3643 "27B" /08/2014 ACTUALIDAD SERIGRAFICA Una bandera de Guatemala para uso interior, escudo bordado tamaño 0.95 x 1.50 Mts. A Q Y dos astas de madera fina tamaño 2.25 Mts. Con su respectiva base a razón de: Q c/u. 14/08/2014 DISTELSA Compra de una cámara digital a Q 2,669.00, un estuche para cámara fotográfica a Q 49.00, una percoladora de 100 tazas a Q 1, y un proyector multimedia de 3,500 lumens a Q 6, VALOR TOTAL 1, , , Pág. 2

3 Hallazgo No.4 Pago improcedente de intereses por financiamiento por Q. 1, de agosto de 2014, se tuvo a la vista el convenio de pago suscrito con el IGSS, No. 250/2012, en el cual se incluyen intereses por financiamiento por valor de Q34, de los cuales durante el período evaluado se pagaron Q 1,721.29, con fondos del presupuesto asignado a la federación, este convenio se suscribió, derivado a que no fueron pagadas oportunamente las cuotas patronales, laborales e INTECAP, por lo que los intereses no deben ser pagados con fondos de la Federación. Hallazgo No.5 Aplicación incorrecta de renglones presupuestarios por Q. 310, de agosto de 2014, se observó que los gastos correspondientes a asignaciones para las Asociaciones Departamentales de Ajedrez por el valor de Q.310,800.00, fueron registrados con cargo al renglón presupuestario 459, el cual no se encuentra autorizado en la 5ta. Edición del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, siendo el renglón 453 Transferencias a entidades descentralizadas y autónomas no financieras el correcto para este tipo de operaciones. Hallazgo No.6 Deficiencias en expedientes de pago, por concepto de viáticos por Q.30, de agosto de 2014, se determinó que los expedientes de pago del período Pág. 3

4 evaluado, por concepto de viáticos, contienen las siguientes deficiencias: Falta el nombramiento del comisionado, falta de formulario de viático anticipo y viático constancia; formulario de viático anticipo en blanco, falta firma de comisionado en viático anticipo y viático liquidación; falta firma de funcionario que autoriza la comisión en formulario de viático anticipo y viático liquidación; falta el número de nombramiento en formulario de viático anticipo, formulario de viático constancia sin hora de llegada y salida, falta firma de la autoridad a quien consta la comisión, viáticos al exterior respaldados con formulario de viático constancia de los formularios de viáticos al interior del país. Los cheques de pago que contienen estas deficiencias ascienden a un valor total de Q 30, Hallazgo No.7 Facturas que presentan datos incompletos por Q. 13, de agosto de 2014, se determinó que existen facturas de gastos por valor total del Q. 13,399.78, que carecen de la anotación del NIT de la Federación, régimen del ISR del proveedor y/o falta de la leyenda "Pagado". Hallazgo No.8 No se tuvo a la vista fotocopia de Declaración Jurada Patrimonial de los integrantes del Comité Ejecutivo de la Federación. de agosto de 2014, no se tuvo a la vista, fotocopia de la constancia de la presentación de la Declaración Jurada Patrimonial presentada ante la Contraloría General de Cuentas, correspondiente a las siguientes personas: David Arnoldo Berreondo Alvarado, Presidente en Funciones y Vocal I de Comité Ejecutivo. José Eduardo Mora de León, Secretario de Comité Ejecutivo. Johnny Alexander Ortiz Quiroa, Tesorero de Comité Ejecutivo. José Macdonald Figueroa Figueroa, Vocal II de Comité Ejecutivo. Pág. 4

5 Hallazgo No.9 Compras directas mayores de Q 10,000.00, no han sido publicadas en el sistema GUATECOMPRAS de agosto de 2014, se determinó que las compras directas mayores de Q.10,000.00, por un valor total de Q.51,102.10, no han sido publicadas en el sistema GUATECOMPRAS. Hallazgo No.10 Falta de retenciones en pago de dietas. de agosto de 2014, se determinó que no se realizó retención del Impuesto Sobre la Renta e Impuesto de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolos, por valor total de Q , en pagos realizados por concepto de dietas a miembros del Comité Ejecutivo de la Federación. Hallazgo No.11 Deficiencias en libro de actas de Comité Ejecutivo de la Federación. de agosto de 2014, se determinó que las actas impresas en libro de actas de Comité Ejecutivo de la Federación registrado con el No. L , presentan las siguientes deficiencias: 1) Faltan las firmas de los comparecientes, ya que en las Actas No. 06 y 07/2014-CE-FENAG falta la firma del Presidente de Comité Ejecutivo; en las Actas No. 12, 13 y 14/2014-CE-FENAG falta la firma del Tesorero de Comité Ejecutivo y en Acta No. 16/2014-CE-FENAG falta la firma del Tesorero y Secretario de Comité Ejecutivo. 2) En las actas asentadas durante el período Pág. 5

6 evaluado no comparece el Gerente de la Federación, quien asiste a las reuniones de Comité Ejecutivo con voz pero sin voto. Hallazgo No.12 Libro de Acuerdos desactualizado. de agosto de 2014, se determinó que el libro de Acuerdos de Comité Ejecutivo se encuentra desactualizado en sus registros, ya que el último acuerdo asentado en los folios del No. 33 al 41, corresponden al No. 07/2013-CE-FENAG de fecha 11 de julio de Hallazgo No.13 Faltan firmas de comparecientes en Acta de Asamblea General. de agosto de 2014, se determinó que en el Acta No AG-EXTRAORDINARIA, de fecha 16 de agosto de 2014, impresa en libro de actas de Asamblea General de la Federación registrado con el No. L , falta la firma del Secretario de la Asociación Departamental de Huehuetenango y del Presidente de la Asociación Departamental de San Marcos. Hallazgo No.14 La Federación, no cuenta con libro para el control de bienes fungibles, ni con formularios de ingreso a almacén 1H. de agosto de 2014, se determinó que en la Federación no se cuenta con libro auxiliar autorizado por la Contraloría General de Cuentas para el control de bienes fungibles, ni con formularios de ingreso a almacén 1H, lo único con que cuenta Pág. 6

7 son con tarjetas de control de almacén autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, utilizadas para el registro de artículos de consumo, en las cuales se observó que no fueron registrados los ingresos y egresos de artículos de consumo correspondientes al período evaluado. Hallazgo No.15 La Federación, no cuenta con libro para el control de formularios para viáticos. de agosto de 2014, se determinó que en la Federación no se cuenta con libro de cuenta corriente autorizado por la Contraloría General de Cuentas, para registrar los ingresos, consumos y existencias de formularios para viáticos. Hallazgo No.16 Incumplimiento al Reglamento Interno de Caja Chica de la Federación Nacional de Ajedrez. de agosto de 2014, se determinó que en la Federación existe un fondo de Caja Chica para gastos menores por valor de Q. 4,000.00, sin embargo, incumple con los lineamientos autorizados en el Reglamento Interno de Caja Chica, Acuerdo 04/2013-CE-FENAG, los cuales son los siguientes: No fue presentado el nombramiento del encargado del manejo del fondo de Caja Chica. Falta Libro de Caja Chica autorizado con la Contraloría General de Cuentas. Las liquidaciones de Caja Chica carecen del contenido mínimo. Los reintegros del Fondo no se realizan el último día del mes. Liquidaciones de Caja Chica carecen de la firma del Presidente, Tesorero, o Encargado de Tesorería. Hallazgo No.17 Incumplimiento al Acuerdo 02/2013-CE-FENAG, correspondiente a Pág. 7

8 asignaciones a las Asociaciones Deportivas Departamentales de Ajedrez y falta de autorización del Presidente de la Federación. de agosto de 2014, se determinó que en la documentación de respaldo de los cheques en concepto de asignaciones a las Asociaciones Deportivas Departamentales por el valor total de Q. 407,600.00, falta firma de enterante en recibos 63-A2, fotocopias de registros contables, estado de cuenta y los recibos 63-A2, además, las cartas de solicitud de asignación no se encuentran firmadas, ni selladas por el Presidente de la Federación como evidencia de su autorización. Hallazgo No.18 Falta de elaboración de estados financieros. de agosto de 2014, se determinó que durante el período evaluado no se han elaborado Estados Financieros en la Federación Nacional de Ajedrez. Hallazgo No.19 Cheques en circulación que ya prescribieron. de agosto de 2014, se determinó que en la conciliación bancaria al 31 de agosto de 2014, se encuentran en circulación cheques que ya prescribieron para ser cobrados, los cuales se detallan a continuación: Cifras Expresadas en Quetzales MES DE EMISION No. DE CHEQUE BENEFICIARIO VALOR nov LIZA MICHELLE RUANO Y RUANO feb RENTALSA, SOCIEDAD ANONIMA 3, Pág. 8

9 TOTAL 3, Hallazgo No.20 Incumplimiento de Acuerdo 26/2014-CE-CDAG. de agosto de 2014, se determinó que la Federación no ha cumplido con lo estipulado en el Acuerdo 26/2014-CE-CDAG respecto a la rendición de cuentas ante la Auditoría Interna de CDAG, ya que a la fecha no han remitido ninguna documentación contable del período evaluado a este despacho. Hallazgo No.21 Falta de documentación de respaldo en expedientes de pago, por concepto de viáticos por Q. 30, de agosto de 2014, se determinó que en los expedientes de pago del período evaluado, por concepto de viáticos por valor total del Q. 30,761.50, faltan los siguientes documentos: Invitación y certificación del punto de acta de Comité Ejecutivo de la Federación de autorización por eventos realizados en el exterior del país; planilla de transporte, informe de actividades y fotocopia de tarjeta de circulación de vehículos particulares a nombre de las personas comisionadas, por pago de combustible. Hallazgo No.22 Inadecuado archivo y resguardo de las formas 200-A3. Pág. 9

10 de agosto de 2014, se determinó que las formas originales 200-A3, Cajas Fiscales, del período evaluado, no se han empastado, por lo que el archivo y resguardo de las mismas no es el adecuado. CONDICIONES: HALLAZGOS SOBRE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Hallazgo No.1 Falta reglamento interno para manejo del Fondo de Caja Chica de gastos de Comité Ejecutivo. de agosto de 2014, se determinó que en la Federación existe un fondo de caja chica para gastos del Comité Ejecutivo de la Federación. Sin embargo, no se tuvo a la vista el Reglamento Interno que regule su uso. Hallazgo No.2 Falta de acuerdo que regule las asignaciones para las Asociaciones Deportivas Departamentales de Ajedrez, correspondientes al año de agosto de 2014, se determinó que durante el período evaluado se han entregado Q. 295,000.00, en concepto de Asignaciones a Asociaciones Deportivas Departamentales de Ajedrez correspondientes al ejercicio fiscal Sin embargo, no se tuvo a la vista el acuerdo donde se regulen las mismas. Hallazgo No.3 No se tuvo a la vista la ejecución del presupuesto de la Federación, correspondiente al año Pág. 10

11 de agosto de 2014, se solicitó el presupuesto autorizado de la Federación y su respectiva ejecución. Sin embargo, el Contador indicó que no se ha realizado la ejecución del Presupuesto del período evaluado. Hallazgo No.4 Registros de Libro de Banco sin firma y sello del Tesorero de la Federación. de agosto de 2014, se observó que el movimiento y conciliaciones bancarias de los meses de mayo a agosto de 2014 registrados en los libros de Bancos de la Federación, correspondientes a las cuentas del Banco G&T Continental con los números y , no se encuentran firmados ni sellados por el Tesorero del Comité Ejecutivo de la Federación, únicamente por el Contador General. Hallazgo No.5 Reintegros inoportunos. de agosto de 2014, se determinó que en el Libro de Bancos de la Cuenta No. No de Banco G&T Continental, fueron registrados depósitos por reintegros por el valor total del Q. 9, correspondientes a cheques emitidos, los cuales presentan diferimiento en el reintegro entre 13 y 68 días. Hallazgo No.6 Ingresos por intereses bancarios no documentados por Q. 13, Pág. 11

12 de agosto de 2014, se determinó que existen ingresos por concepto de intereses bancarios por valor de Q 13,625.98, correspondientes al período de mayo a agosto de 2014, a los cuales no se les emitió la forma 63-A2. Hallazgo No.7 Facturas que carecen de razonamiento y visto bueno al dorso. de agosto de 2014, se determinaron facturas de expedientes de pago que carecen de razonamiento y firma de visto bueno al dorso por un valor total de Q.170, Hallazgo No.8 Falta de firmas en nóminas de salarios, recibos de pago o planillas de liquidación de gastos de Comité Ejecutivo. de agosto de 2014, se observó la falta de firmas del Presidente, Tesorero, Vocal II, Gerente, Contador, y persona que recibe el pago en nóminas de salarios, planillas de liquidación laboral, recibos de pago; y planillas de gastos de Comité Ejecutivo, por un valor total del Q. 152, Hallazgo No.9 Falta la carta de recepción y satisfacción por servicios recibidos. de agosto de 2014, se determinó que no se adjunta la carta de recepción y satisfacción por servicios recibidos en gastos realizados que ascienden a Q.11, Pág. 12

13 Hallazgo No.10 Deficiencias en vouchers de cheques emitidos. de agosto de 2014, se determinó que los vouchers de los cheques carecen de la firma del Presidente, Tesorero, Gerente y/o de la persona que recibe el cheque. El monto total de los vouchers emitidos asciende a Q. 107, Hallazgo No.11 Informes de trabajo mensual, informes arbitrales y control de asistencia, carecen de firmas. de agosto de 2014, se determinó que durante el período evaluado existen informes de trabajo mensuales, informes arbitrales y control de asistencia, que respaldan cheques emitidos por valor de Q.18,300.00, los cuales carecen de firmas del Presidente de Comité Ejecutivo, Director Técnico, Presidente de Asociación, Metodólogo de la Asociación y/o Entrenador. Hallazgo No.12 Ingresos registrados en Libro de Banco y estado de cuenta, sin documentación de respaldo. de agosto de 2014, se observó que en el folio No. 451 del Libro de Banco, autorizado por la Contraloría General de Cuentas, con el número de registro No. L , correspondiente a la cuenta No del Banco G&T Continental a nombre de la Federación Nacional Ajedrez, con fecha 29 de julio de 2014, se encuentra registrado un ingreso por Q 31, y otro por Q 34,800.00, Pág. 13

14 mismos que están registrados en el estado de cuenta correspondiente al mes de julio de 2014, identificados con el número de documento y , respectivamente, correspondientes a los reintegros de los cheques números: , , , , , , , , , , , , , , y , de la cuenta No del Banco G&T Continental, a nombre de la Federación Nacional de Ajedrez, que estaban como pendientes de reintegrar, según Integración de Caja Fiscal de la Federación al 30 de junio de 2014; sin embargo, no se tuvo a la vista la documentación de respaldo de dichos ingresos. Hallazgo No.13 Ingresos por intereses bancarios no fueron autorizados en acta de Comité Ejecutivo por Q. 13, de agosto de 2014, se determinó que existen ingresos por concepto de intereses bancarios por valor de Q 13,625.98, los cuales no fueron autorizados en acta de Comité Ejecutivo. RECOMENDACIONES: HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTOS DE ASPECTOS LEGALES Hallazgo No.1 No se ha realizado el cambio de contador de la Federación, ante la Superintendencia de Administración Tributaria. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez solicite al Contador General que realice el trámite de cambio de Contador, ante la Superintendencia de Administración Tributaria. Pág. 14

15 Hallazgo No.2 Falta de presentación del proyecto de presupuesto 2014 de la Federación Nacional de Ajedrez a la CDAG. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente de la Federación para que envíe aunque sea de forma extemporánea, el proyecto de presupuesto 2014 a CDAG. Hallazgo No.3 Bienes inventariables no registrados en libro de inventarios y tarjetas de responsabilidad. Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez instruya al Contador y/o Encargado de Bienes Inventariables, para que proceda a registrar los bienes no registrados, en el libro de inventarios y en las respectivas tarjetas de responsabilidad. Hallazgo No.4 Pago improcedente de intereses por financiamiento por Q. 1, de Ajedrez, debe girar instrucciones por escrito al Gerente General, para que solicite a los responsables de pagar y autorizar dichos pagos, que procedan a reintegrar el valor de los intereses indicados por valor de Q. 1, Hallazgo No.5 Aplicación incorrecta de renglones presupuestarios por Q. 310, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez solicite al Contador que a partir de la presente fecha los gastos se registren en Pág. 15

16 los renglones presupuestarios que correspondan de acuerdo a la naturaleza del gasto y de conformidad con el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala 5ta. Edición, de la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Publicas. Hallazgo No.6 Deficiencias en expedientes de pago, por concepto de viáticos por Q.30, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, para que realice las gestiones necesarias a efecto de obtener el reintegro por valor de Q.30, Hallazgo No.7 Facturas que presentan datos incompletos por Q. 13, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General a efecto de que realice las gestiones correspondientes conjuntamente con el Contador, para complementar los datos que hacen falta en las facturas. Así mismo, para que en lo sucesivo no se reciban documentos de respaldo con información incompleta. Hallazgo No.8 No se tuvo a la vista fotocopia de Declaración Jurada Patrimonial de los integrantes del Comité Ejecutivo de la Federación. En virtud de lo anterior, el Presidente en Funciones del Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General para que a la vez solicite por escrito a las personas anteriormente descritas que presenten la Declaración Jurada Patrimonial ante la Contraloría General de Cuentas y que remitan copia de la constancia de la presentación, a la Federación. Hallazgo No.9 Pág. 16

17 Compras directas mayores de Q 10,000.00, no han sido publicadas en el sistema GUATECOMPRAS Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General para que su vez instruya al Contador de la Federación para que proceda a cumplir con la publicación de las compras indicadas, en el sistema GUATECOMPRAS, y que en lo sucesivo sean publicadas oportunamente. Hallazgo No.10 Falta de retenciones en pago de dietas. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez instruya al Contador con el objeto de que en lo sucesivo se cumpla con la obligación de retener los impuestos establecidos para el pago de Dietas; y sean reportados a la Superintendencia de Administración Tributaria. Hallazgo No.11 Deficiencias en libro de actas de Comité Ejecutivo de la Federación. Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones por escrito al Secretario de la Federación para que solicite las firmas que faltan en cada acta, y que en lo sucesivo se incluya al Gerente de la Federación en las Actas de Comité Ejecutivo indicando que participa con voz pero sin voto. Hallazgo No.12 Libro de Acuerdos desactualizado. Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones por escrito al Secretario de Comité Ejecutivo para que realice las gestiones necesarias para que se actualicen los registros de los acuerdos de Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Ajedrez de Guatemala. Pág. 17

18 Hallazgo No.13 Faltan firmas de comparecientes en Acta de Asamblea General. Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones por escrito al Secretario de la Federación para que solicite las firmas de los comparecientes que hacen falta en el acta de Asamblea General No AG-EXTRAORDINARIA. Hallazgo No.14 La Federación, no cuenta con libro para el control de bienes fungibles, ni con formularios de ingreso a almacén 1H. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, a efecto de que se proceda a solicitar la autorización a la Contraloría General de Cuentas de un libro para el control de bienes fungibles. Así como procurar la obtención y autorización de los formularios de ingreso a almacén 1H. Hallazgo No.15 La Federación, no cuenta con libro para el control de formularios para viáticos. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, a efecto de que se proceda a solicitar la autorización en la Contraloría General de Cuentas de un libro de cuenta corriente, destinado al registro de ingresos, consumos y existencias de formularios para viáticos. Hallazgo No.16 Incumplimiento al Reglamento Interno de Caja Chica de la Federación Nacional de Ajedrez. Pág. 18

19 Nacional de Ajedrez, deberá solicitar al Gerente que realice lo siguiente: Que solicite y adjunte el nombramiento del Encargado del Manejo del Fondo de Caja Chica. Que adquiera el libro de Caja Chica y que realice las gestiones necesarias ante la Contraloría General de Cuentas para la autorización del mismo. Que gire instrucciones al Encargado del Fondo, para que a partir de la presente fecha elabore las liquidaciones con los requisitos mínimos indicados en el Reglamento. Que solicite al Encargado del Fondo que realice los reintegros de Caja Chica el último día del mes. Que solicite al Presidente, Tesorero o Encargado de Tesorería que firmen las liquidaciones del Fondo de Caja Chica que carecen de las mismas. Hallazgo No.17 Incumplimiento al Acuerdo 02/2013-CE-FENAG, correspondiente a asignaciones a las Asociaciones Deportivas Departamentales de Ajedrez y falta de autorización del Presidente de la Federación. Nacional de Ajedrez debe firmar y sellar los recibos 63-A y la carta de solicitud de asignación, así como solicitar al Gerente de la Federación que vele por el cumplimiento de lo dispuesto en el Acuerdo 02/2013-CE-FENAG, por parte de las Asociaciones Departamentales y que a la vez solicite al Contador que adjunte los documentos de soporte de las asignaciones de conformidad con los requisitos solicitados en el acuerdo autorizado. Hallazgo No.18 Falta de elaboración de estados financieros. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente de la Federación para Pág. 19

20 que a la vez gire instrucciones al Contador General para que elabore y presente los Estados Financieros de la Federación correspondientes a los meses de mayo, junio, julio y agosto Pág. 20

21 Hallazgo No.19 Cheques en circulación que ya prescribieron. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General para que a la vez solicite al Contador que regularice el saldo del Libro de Bancos con los cheques prescritos indicados anteriormente y que en lo sucesivo verifique que los cheques en circulación presentados en la conciliación mensual no hayan prescrito. Hallazgo No.20 Incumplimiento de Acuerdo 26/2014-CE-CDAG. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General para que a la vez solicite al Contador que presente, a Auditoría Interna de la CDAG, la rendición de cuentas de la Federación correspondientes a los meses de mayo, junio, julio y agosto Hallazgo No.21 Falta de documentación de respaldo en expedientes de pago, por concepto de viáticos por Q. 30, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, para que realice las gestiones necesarias a efecto de que en lo sucesivo, los expedientes por pago de viáticos contengan los documentos de respaldo completos. Hallazgo No.22 Inadecuado archivo y resguardo de las formas 200-A3. Pág. 21

22 Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General, para que realice las gestiones necesarias para que las Cajas Fiscales de los meses de mayo a agosto 2014 sean empastadas y de esta forma su archivo y resguardo sea adecuado. RECOMENDACIONES: HALLAZGOS SOBRE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Hallazgo No.1 Falta reglamento interno para manejo del Fondo de Caja Chica de gastos de Comité Ejecutivo. Nacional de Ajedrez, deberá solicitar al Gerente que se elabore el Reglamento para el Fondo de Caja Chica de Comité Ejecutivo y hacerlo del conocimiento del personal de la institución, para no incurrir en incumplimientos. Hallazgo No.2 Falta de acuerdo que regule las asignaciones para las Asociaciones Deportivas Departamentales de Ajedrez, correspondientes al año Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones por escrito al Gerente General, para que presente proyecto de acuerdo que regule la entrega de las Asignaciones a Asociaciones Deportivas Departamentales correspondientes al Ejercicio Fiscal Hallazgo No.3 No se tuvo a la vista la ejecución del presupuesto de la Federación, correspondiente al año Pág. 22

23 Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente de la Federación, para que gire instrucciones al Contador General para que elabore la Ejecución del Presupuesto de la Federación del período del 01 de mayo al 31 de agosto de Hallazgo No.4 Registros de Libro de Banco sin firma y sello del Tesorero de la Federación. Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones por escrito al Tesorero de la Federación para que selle y firme los registros y conciliaciones bancarias de los meses de mayo a agosto de 2014 de los Libros de Bancos de las cuentas del Banco G&T Continental con los números y Hallazgo No.5 Reintegros inoportunos. Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez instruya al Contador, a efecto de que a partir de la presente fecha se solicite los reintegros oportunamente a las personas que corresponda. Hallazgo No.6 Ingresos por intereses bancarios no documentados por Q. 13, Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez instruya al Contador para que a partir de la fecha se emita la forma 63-A2 en el momento que se acrediten intereses bancarios. Así mismo, deberá documentar los intereses percibidos de mayo a agosto de Hallazgo No.7 Facturas que carecen de razonamiento y visto bueno al dorso. Pág. 23

24 Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, a efecto de que realicen las gestiones correspondientes conjuntamente con el Contador para razonar las facturas. Hallazgo No.8 Falta de firmas en nóminas de salarios, recibos de pago o planillas de liquidación de gastos de Comité Ejecutivo. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez solicite al Contador que gestione las firmas que faltan en las nóminas de salarios, recibos de pago y planillas de gastos de Comité Ejecutivo. Hallazgo No.9 Falta la carta de recepción y satisfacción por servicios recibidos. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General para que solicite a las personas responsables que requirieron los bienes o servicios, la presentación de la carta de recepción y satisfacción, las cuales deben adjuntarse a cada expediente de pago. Así mismo, en lo sucesivo, deben emitirse las cartas de satisfacción oportunamente Hallazgo No.10 Deficiencias en vouchers de cheques emitidos. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez solicite al Contador que gestione las firmas que faltan en cada voucher. Hallazgo No.11 Pág. 24

25 Informes de trabajo mensual, informes arbitrales y control de asistencia, carecen de firmas. El Presidente del Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente, para que solicite a las personas que corresponda las firmas que faltan en cada expediente. Hallazgo No.12 Ingresos registrados en Libro de Banco y estado de cuenta, sin documentación de respaldo. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General para que a la vez instruya al Contador General a efecto de que cuando se perciban ingresos de la Federación, sea extendido en forma oportuna, el recibo 63-A correspondiente. Hallazgo No.13 Ingresos por intereses bancarios no fueron autorizados en acta de Comité Ejecutivo por Q. 13, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Secretario del Comité Ejecutivo, para que en punto de acta de Comité Ejecutivo, se describan y aprueben los ingresos por concepto de intereses bancarios. Todos los comentarios y recomendaciones que hemos efectuado se encuentran en detalle en el correspondiente informe de auditoría, lo cual facilitará un mejor entendimiento de este resumen gerencial. VICTOR MANUEL NAVARRO GODINEZ JOSE ANTONIO GIRON GUILLEN Pág. 25

26 Auditor Supervisor AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ Sub Director ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME Director Pág. 26