MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE AUDITORÍA INTERNA

Transcripción

1 INFORME No. AUD DE FEBRERO DE 2015 MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE AUDITORÍA INTERNA INFORME DEL ARQUEO REALIZADO Y REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN LOS PAGOS RELIZADOS POR MEDIO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA 2015

2 I. INTRODUCCION 1.1 Origen del estudio Esta revisión se origina en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría Interna para el año Asimismo, para la realización de este estudio se consideró la siguiente normativa: - Ley General de Control Interno. - Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, Decreto No H, publicado en La Gaceta No. 22 del 31 de enero de Reglamento de Fondo de Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, publicado en La Gaceta No. 106 del 04 de junio de Normas de Control Interno para el Sector Público, publicadas en La Gaceta No. 26 del 06 de febrero de Objetivos del estudio - Verificar por medio de un arqueo al fondo de caja chica, que la suma de los documentos y del efectivo disponible corresponde al monto asignado al fondo. - Comprobar que la adquisición de bienes y servicios, a través del fondo de caja chica, cumple con la normativa vigente. 1.3 Alcance del estudio - Arqueo realizado el 12 de diciembre de 2014 al fondo de caja chica a cargo de la señora Dayhana Delgado, cuyo monto asciende a Revisión de los comprobantes que sustentan los gastos realizados por medio del fondo de caja chica, al momento del arqueo. - Revisión de los comprobantes que sustentan los gastos realizados y que fueron incluidos en las Liquidaciones y

3 1.4 Normativa importante a considerar Con respecto a la adquisición de bienes y servicios por medio del fondo fijo de caja chica, es importante considerar lo que al respecto define el artículo 2 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, Decreto No H, publicado en La Gaceta No. 22 del 31 de enero de 2006: Artículo 5º Gastos Menores indispensables y urgentes. Se considerarán Gastos Menores aquellos que no excedan el monto máximo fijado por la Tesorería Nacional y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que no se encuentren en bodegas de las Proveedurías Institucionales, ya sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso la correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide ubicarlos en bodegas. Además, entre los denominados Gastos Menores se consideran los Viáticos, tanto al interior como al exterior del país y los Gastos de Representación, lo anterior, siempre que se atiendan las restricciones establecidas en el artículo 22 de este Reglamento. Las Proveedurías Institucionales deberán organizarse y planificar adecuadamente las compras de materiales y suministros que su institución necesite, con el fin de utilizar lo menos posible el Fondo de Caja Chica autorizado. Adicionalmente, el Reglamento de Fondo de Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, señala lo siguiente: Artículo 2º Se define como Fondo de Caja Chica al fondo fijo en efectivo para realizar gastos menores, atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgentes de conformidad con lo que establece en este Reglamento y la normativa aplicable como la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, la Ley General de la Administración Pública, el Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas según Decreto Ejecutivo N y sus modificaciones, la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Ley de Control Interno, las Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE), el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República y demás normativa que regule la materia. Artículo 3º La ejecución del gasto por medio de caja chica, es un procedimiento de excepción de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, y por tanto limitado a casos de verdadera urgencia y necesidad, de acuerdo a lo que se expresará más adelante. Los bienes que se adquieran por este medio no deben existir en el inventario de suministros del Museo

4 Artículo 4º Se podrá adquirir bienes y servicios por el Fondo Fijo Caja Chica, en tanto se compruebe que estos sean gastos menores, urgentes, indispensables y no previsibles. Así como lo establecido en el artículo 42 del citado Reglamento: Artículo 42. Se sancionará, previa sustentación de prueba mediante el procedimiento administrativo, que confirme que se cometieron algunas de las siguientes anomalías: a) Liquidar extemporáneamente los adelantos. b) El encargado del fondo, que no ejecute la retención del Impuesto de Renta o no ejecute el trámite adecuado para su oportuno depósito. c) No realizar los arqueos necesarios y prudentes. d) No cubrir los faltantes, en el tiempo reglamentado, detectados en el cierre diario. e) No reportar a las instancias establecidas eventuales hechos delictivos en perjuicio del Fondo de caja Chica y no promover su investigación. f) No acatar el artículo 15º de este Reglamento. g) Designar un nuevo encargado del Fondo de Caja Chica sin realizar el arqueo previo. II. RESULTADOS DEL ESTUDIO 2.1 Arqueo El 12 de diciembre de 2014 se realizó un arqueo al fondo de caja chica a cargo de la señora Dayhana Delgado, cuyo monto asciende a , la suma del efectivo, vales y documentos que sustentan los gastos fue de , se adjunta copia del respectivo formulario. 2.2 Revisión de comprobantes En cuanto a la revisión de los documentos que respaldan los gastos realizados por medio del fondo de caja chica (vales, facturas comerciales, liquidaciones de gasto de transporte en el interior del país y viáticos), se realizan las siguientes observaciones: a) Se está utilizando un formulario general de vale por dinero, sin un número de consecutivo para su respectivo control, ya que se agotó el formulario Vale por entrega de dinero del Museo de Arte Costarricense, el cual sí incluía un número de consecutivo

5 Sobre el particular la Norma de las Normas de control interno para el Sector Público 1 establece lo siguiente: Formularios uniformes. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios. b) Al momento del arqueo, se revisó un vale permanente por , el cual corresponde a la ECA y tres vales temporales por la suma de , uno de éstos por a nombre de la señora Cecilia Bermúdez, para el pago de taxis a funcionarios que les corresponde el pago del mismo por las labores que realizan, el cual habían cancelado parcialmente, quedando pendiente por reintegrar Manifiesta la señora Delgado que esta práctica se realiza para que no tengan que venir todos los funcionarios a firmar cada uno un vale por el monto correspondiente al costo del taxi, por lo tanto se confecciona a nombre de la Ing. Flory Mendoza u otro funcionario, con el inconveniente de que no cancelan el vale en el tiempo estipulado, a veces lo hacen parcialmente o en algunos casos tienen que devolver dinero y solo entregan el comprobante, razones por las cuales ella tiene que estar insistiendo para que le lleven los formularios Liquidaciones de gasto de transporte en el interior del país o para que le reintegren el dinero sobrante, lo cual dificulta el control interno. El Reglamento del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, establece lo siguiente: Artículo 39. El sistema de control interno de la administración del Fondo Fijo- Caja Chica deberá garantizar la custodia y el buen uso de estos recursos y el registro de datos necesarios para disponer de información confiable y oportuna, para lo cual el responsable dispondrá de un sistema de archivo que permita la fácil localización de documentos, y otros afines que se estimen convenientes. (El destacado no corresponde al original) c) Se observó que las facturas No. 6882, 5592, 102 y no cuentan con el recibido conforme del bien o servicio adquirido. d) Asimismo, las facturas No. 6882, , 1496, 1719, y 102 no cuentan con la firma de la Dirección o Subdirección. 1 No. N CO-DFOE publicadas en La Gaceta No. 26 del 06 de febrero de

6 e) Las facturas No. 6882, , 5592, 93653, 102, , , 1568, 11375, 39674, , , y no incluyen el monto en letras. f) Los comprobantes de gastos por servicios de taxi No. LGI y LG , carecen de la firma de la jefatura que autoriza el gasto. Con respecto a los puntos c), d), e) y f) anteriores el artículo 24 del Reglamento del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, establece lo siguiente: Artículo 24. Como medio para verificar que el bien o servicio se recibió a satisfacción, el Jefe del departamento solicitante del bien y servicio anotará su nombre, firma, número de cédula, monto de la factura en letras y sello de oficina en la parte posterior de la factura comercial, así como el nombre y firma de la Dirección o Subdirección del Museo según corresponda. g) En la revisión efectuada, se detectó un grupo de facturas que incumple con la normativa en cuanto a la adquisición de bienes y servicios por medio de fondos de caja chica, por lo que esta Auditoría Interna está realizando los procesos correspondientes para determinar eventuales responsabilidades administrativas o de cualquier otra naturaleza, razón por la cual no es posible referirse en este informe a casos concretos. 2.3 Arqueos mensuales realizados por parte de la Administración La señora Delgado informa que no se han realizado arqueos por parte de la Administración. Al respecto, la señorita Heidy Morales manifiesta que en la última reasignación de funciones que se realizó, el Departamento Financiero Contable fue eximido de esta labor, según consta en correo del 27 de febrero de 2014, remitido por la señora María Otárola, coordinadora en ese momento del Área Financiera Contable. En el documento adjunto a dicho correo, titulado Funciones del Departamento Financiero Contable se indica que los arqueos de caja chica es una función que hará la Coordinación. Sobre la realización de arqueos, los artículos 37 y 38 del Reglamento del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, establece lo siguiente: Artículo 37. El Departamento Financiero Contable, programará arqueos mensuales al Fondo o Fondos de Cajas Chicas sin previo aviso. Estos arqueos deben ser realizados por funcionarios independientes a su custodia y operación, estando el responsable de la operación del Fondo de Caja Chica, en la obligación de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realice plenamente y en su presencia. Se dejará evidencia de estos arqueos los cuales deben ser firmados por la persona que efectuó el arqueo y el - 6 -

7 responsable de su custodia. Artículo 38. En el mes de diciembre de cada año el Departamento Financiero Contable, enviará un informe a la Dirección del Museo con copia a la Auditoría Interna del programa de arqueos para el año siguiente. Trimestralmente informará a la Dirección del Museo con copia a la Auditoria Interna, los resultados de dichos arqueos. El Departamento de Financiero Contable velará porque la documentación soporte de estos arqueos sean archivados adecuadamente para su posterior revisión por parte de los órganos fiscalizadores autorizados, por lo que deberán permanecer en dicho Departamento, sin detrimento de las regulaciones establecidas en la Ley y en el Reglamento General de Archivo y en las directrices que sobre esta materia hayan girado otros órganos de fiscalización y control. 2.4 Póliza de fidelidad del responsable de la operación del fondo fijo de caja chica Manifiesta la señora Delgado que su póliza de fidelidad venció en octubre de Con respecto a este tema el artículo 32 del Reglamento del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, indica lo siguiente: Artículo 32. El Responsable directo por la operación del Fondo de Caja Chica deberá estar cubierto por una póliza de fidelidad, antes de asignarle el fondo. Dicha garantía, de conformidad con el Manual de Normas de Control Interno emitido por la Contraloría General de la República debe ser cubierta con el propio peculio del funcionario." III. CONCLUSIONES De acuerdo con los objetivos y alcance definidos, se concluye con resultados satisfactorios en cuanto al arqueo realizado, ya que se determinó un sobrante de Con respecto a la revisión de los documentos que respaldan los pagos realizados por medio del fondo de caja chica, se detectaron algunas debilidades de control interno e incumplimientos de lo establecido en el Reglamento General del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense. Asimismo, es importante mencionar que no se realizan arqueos por parte de la Administración y la Encargada del fondo de caja chica tiene su póliza de fidelidad vencida

8 IV. RECOMENDACIONES En razón de los resultados expuestos y de conformidad con lo establecido en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, se realizan las siguientes recomendaciones: A LA SEÑORA DIRECTORA DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE 1. Solicitar a la Encargada del fondo fijo-caja chica que únicamente se utilicen los formularios Vale por entrega de dinero, con la respectiva identificación del Museo de Arte Costarricense, que incluya un número de consecutivo para su respectivo control, así como como el nombre, cédula y firma del funcionario que recibe el dinero, firma del Jefe que autoriza el vale, monto, el motivo de la entrega del dinero, entre otros datos que se considere necesario incluir. 2. Establecer algún mecanismo de control con respecto a los vales que se generen para el pago de taxis, de forma que no se realicen liquidaciones parciales o quede pendiente la devolución de dinero, que obstaculice el adecuado control de los fondos que se administran por medio del fondo fijo-caja chica. 3. Girar instrucciones a los funcionarios del Museo de Arte Costarricense que realizan compras por medio del fondo de caja chica, para que las facturas que se presenten para su cancelación ante la Encargada de la caja chica, cumpla con los siguientes requisitos: Toda factura debe incluir el nombre, número de cédula y firma del funcionario que realizó el gasto al reverso de la factura, como prueba de que se recibió a satisfacción el bien o servicio adquirido. Toda factura debe incluir el visto bueno de la Dirección o de la Subdirección del Museo, según corresponda. Como medida de control, toda factura debe incluir el monto en letras. 2. Girar instrucciones para que se cumpla con lo establecido en el Reglamento del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, en cuanto a la realización de arqueos periódicos por parte de un funcionario distinto del que custodia, administra o registra el activo, a fin de que se atiendan oportunamente las discrepancias que se detecten, se actualicen los registros, se mejoren los controles del caso u otros. 3. Solicitar a la encargada del fondo fijo de caja chica que a la mayor brevedad, suscriba o actualice su póliza de fidelidad

9 Lo anterior, ante la necesidad de que la Administración desarrolle el control y la autoevaluación de sus procedimientos apegados a lo que establece la Ley General de Control Interno, la Ley General de Administración Pública, la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas y demás normativa aplicable. Elaborado por: Licda. Yilena Alcázar Arroyo AUDITORA INTERNA MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE - 9 -