Manual para el Uso del FondoCirculante -Caja Chica

Transcripción

1 ALCALDIA MUNICIPAL DE AHUACHAPAN Manual para el Uso del FondoCirculante -Caja Chica Elaborado con Asistencia Tecnica del ISDEM Año

2 INDICE CONTENIDO Pàg Introducción 3 Objetivos.. 4 Base Legal.. 5 Justificación y Forma de Creación del Fondo Circulante Caja Chica 6 Ausencia Temporal del Encargado de Caja Chica.. 8 Procedimiento para el uso del Fondo... 8 Requisitos de los Comprobantes de Egreso. 10 Gastos no elegibles y Monto Máximo a Cancelar Registro y Legalización de los Gastos.. 13 Solicitud de Reembolso (Reintegro de Caja).. 14 Verificación del Fondo (arqueos) Variaciones del Fondo Circulante 16 Anexos. 18 2

3 INTRODUCCIÓN Es preciso demostrar transparencia en el desarrollo de los municipios a través de su sistema de control interno, por lo que se necesita formalizar los procesos que se deben llevar a cabo, para crear, operar y rembolsar fondos de caja chica conocido en el ámbito municipal como Fondo Circulante, asimismo hacer uso de las facultades que le confiere el articulo 26 de la ley de La Corte de Cuentas de la República y articulo 93 del Código Municipal. Es importante mencionar que cada uno de los procesos considerados en este documento, han sido fundamentados con base a los lineamientos establecidos en las Normas Técnicas de Control Interno específicas de la municipalidad, tomando en consideración la base legal citada anteriormente, con lo cual se pretende dotar a la municipalidad de una herramienta administrativa que contribuya al eficaz y eficiente funcionamiento de la misma ya que con ello se orienta y sirve de consulta al personal involucrado, para impulsar el proceso de modernización y simplificación de los procesos administrativos. Es así como el presente documento contiene no solo los lineamientos administrativos para la creación del fondo circulante de caja chica sino que también los formularios necesarios para su operatividad, así como los requisitos y montos para operar. 3

4 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL. Formalizar los procedimientos administrativos, para la creación, operación y reembolso de los fondos utilizados de caja chica, en armonía con el cumplimiento de las normas técnicas de control interno de las instituciones que reciben fondos del Gobierno Central, sean estos subsidios o subvenciones; además de los ingresos propios generados en el Municipio. OBJETIVOS ESPECIFICOS. Ejecutar desembolsos en efectivo en base a lo reglamentado en el presente documento para las necesidades urgentes y/o cotidianas y de valores reducidos. Disminuir las funciones de egresos de la tesorería municipal. Hacer más eficiente la administración, delimitando funciones de control Específicas. Garantizar el cumplimiento de las misiones oficiales encomendadas a los funcionarios y empleados de la municipalidad. Agilizar el proceso de adquisición de bienes y servicios de menor cuantía necesarios para el funcionamiento de la administración municipal. 4

5 BASE LEGAL CODIGO MUNICIPAL El Art. 93, establece que para atender gastos de menor cuantía o de carácter urgente se podrán crear Fondos Circulantes cuyo monto inicial será consignado en el Presupuesto municipal al principio de cada año. La liquidación del fondo circulante se hará al final de cada ejercicio y los reintegros al fondo por pagos y gastos se harán por lo menos una vez al mes. LEY DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA La ley de la Corte de Cuentas de la República en su Art. 25 señala que cada entidad pública que lo considere necesario dictará las normas para el establecimiento y operación, de su propio sistema de control interno. Donde la Corte verificará la pertinencia y la correcta aplicación de las mimas. NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECIFICAS Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de Ahuachapán, Decreto No.169, de fecha 19 de Octubre de 2006, D.O. 195, Tomo 373. Arts. 65 y 66 en lo referente al manejo del fondo circulante y otros. 5

6 JUSTIFICACION DE LA CREACIÓN DEL FONDO CIRULANTE - CAJA CHICA El Concejo Municipal en respuesta a sus necesidades, crea el Fondo Circulante - Caja Chica, para cubrir pagos en efectivo de menor cuantía urgentes y/o cotidianos de forma ágil, ya que con este se podrán realizar los gastos a que se refiere el Art. 93 del Código Municipal (Mencionados anteriormente) sin que estos sean sujetos a las disposiciones legales aplicadas a los gastos variables ordinarios (Autorización previa por cada gasto), inciso 2º. Del Art. 86, Art. 91 y 92 del Código Municipal. FORMA PARA LA CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA. La persona designada para el manejo y custodia del fondo rinde fianza a satisfacción del concejo, de acuerdo a lo establecido en el articulo 104 de la Ley de La Corte de Cuentas de La República y el articulo 115 del Reglamento de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado (AFI); y El Concejo Municipal emite Acuerdo Municipal de aprobación del monto y de la persona designada para la administración del fondo circulante de caja chica (formato 1). Dicha Garantía se rendirá a través de a) Póliza de seguro de fidelidad individual o colectiva (Contrato entre la Municipalidad y compañía aseguradora, afianzadora o banco) b) Depósito de Dinero en efectivo, efectuado en el banco a favor de la Tesorería Municipal c) Garantía Hipotecaria (A través de un bien Inmueble) d) Depósito de Titulo Valor e) Fianza con Garante Solidario. 6

7 El fondo de caja chica estará establecido por un monto fijo de dinero en efectivo, el cual será consignado en las Disposiciones Generales del presupuesto Municipal, y que puede variar de acuerdo a las necesidades existentes previa autorización del Concejo Municipal. Según la estructura organizativa de la municipalidad, se podrán aperturar fondos pequeños para manejo de cajas chicas, para agilizar gastos de menor cuantía, los que deberán cumplir con los mismos requisitos establecidos en este documento. El responsable del fondo deberá ser un empleado o funcionario que haya rendido fianza a satisfacción del Concejo Municipal, el monto designado se contabilizará a su cargo y únicamente el tendrá acceso a la caja o al lugar donde se guarde el fondo y no deberá manejar otro tipo de recursos. Cuando se trate de una caja de seguridad el encargado de la caja chica será el único en conocer la combinación de la misma; pero deberá entregar la clave por escrito en un sobre cerrado al Alcalde, al reverso del sobre firmará quién entrega y recibe debiendo garantizarse que la forma del sellado muestre seguridad de tal forma que al abrirlo quede evidencia de tal acto. El encargado del fondo de caja chica firmará recibo siendo este legalizado previamente conforme al inciso 2º del Art.86 del Código Municipal, en el cual debe constar que este es propiedad de la tesorería municipal, entregando copia en la tesorería para su custodia y el original para contabilidad (Formato 2). El encargado de caja chica, cualquiera que sea su nominación, será un servidor distinto a los responsables o encargados de otros fondos y de quienes efectúen labores contables o presupuestarias. 7

8 AUSENCIA TEMPORAL DEL ENCARGADO DE FONDO CIRULANTE DE CAJA CHICA En el caso que el encargado del fondo Circulante de caja chica se ausente por cualquier circunstancia de la municipalidad los recursos del fondo se traspasarán transitoriamente al empleado que el alcalde designe, tomando en consideración lo siguiente: Al abrir la caja se realizará el arqueo, por el auditor interno en presencia de: El encargado del fondo de caja chica EL Tesorero Municipal El Gerente General Municipal Elaboración de acta entrega-recepción, anexando copia del arqueo con sus respectivas firmas. Con base al acta se efectuará el asiento contable correspondiente, para efectos de que el fondo quede formalmente registrado a nombre del actual responsable. Al regresar el custodio habitual se hará el mismo procedimiento descrito anteriormente PROCEDIMIENTO PARA EL USO DEL FONDO CIRCULANTE DE CAJA CHICA Toda erogación efectuada por medio del Fondo Circulante de caja chica deberá ser previamente autorizada por el Ordenador de pagos, en su defecto por el Gerente Municipal, debiendo tener en consideración los siguientes puntos. 1.- El fondo de caja chica será utilizado para el pago de facturas por compras 8

9 de productos o servicios menores o emergentes y/o cotidianos. 2.- Solamente se podrá entregar dinero del fondo de caja chica a través de las siguientes formas: a) Anticipo, dinero que se entregará sujeto a liquidación. (vale de caja chica Formato 3). b) Pago de facturas o recibos, (hasta $50.00) por producto o servicio recibido (vale de caja chica Formato 3). 3.- Anticipo; cuando se entregue dinero anticipadamente para la adquisición de productos o la prestación de servicios será contra firma de un vale de caja chica Formato 3) el cual deberá ser autorizado previamente por el Gerente General o la(s) persona(s) que se han autorizado y se elaborará el recibo (vale) correspondiente en la parte inferior central del vale provisional. Contendrá entre paréntesis la leyenda: DEBERÁ LIQUIDARSE EN EL TRANSCURSO DE LAS VEINTICUATRO HORAS SIGUIENTES DE SU RECEPCION. Cuando exista atraso en la liquidación o entrega de facturas que amparen los gastos efectuados el encargado del fondo de caja chica, procederá de la siguiente manera: a) Informar de forma verbal a la persona que le entregó el anticipo, para que efectúe la liquidación ya sea con documentos o devolución del efectivo o la combinación de ambos. b) Informar verbalmente al Gerente General sobre tal situación. c) Informe por escrito al alcalde (sa), con copia al Gerente General, si no hay respuesta a las gestiones anteriores. 4.- Pago de facturas y/o recibos, por productos o servicios recibidos, todo pago que se haga a través del fondo deberá ser contra entrega del correspondiente comprobante de egreso debidamente aprobado por el 9

10 Gerente General o la(s) persona(s) que se han autorizado y el encargado del fondo procederá inmediatamente a elaborar el vale de caja chica (Formato 3) donde quedará evidencia de recibido. Anexando, los comprobantes que lo justifican. 5.- Al concederse anticipo de fondos el fin de semana o a inicio de vacación o asueto, este deberá ser liquidado el primer día hábil de labores. 6.- No se podrá conceder anticipo de fondos en concepto de préstamos personales o para la adquisición de productos o servicios que no sean para el fin que persigue la municipalidad. Auditoría interna verificará y deberá informar a la administración sobre tal incumplimiento. 7.- El encargado de caja chica no podrá reintegrar gastos por diferentes conceptos por el cual se solicitó el anticipo de fondos. REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO Los comprobantes de egreso (facturas, recibos, etc.) que le presenten al encargado del fondo de caja chica, para la liquidación deberán reunir los requisitos siguientes: 1.- La factura o recibo debe ser extendida a nombre de la tesorería Municipal de Ahuachapán, o en su defecto a nombre del Fondo Circulante de la Alcaldía Municipal de Ahuachapán. 2.- La factura o recibo debe ser original. 3.- La factura o recibo no debe presentar señales de alteración, manchones, borrones, tachaduras, enmendaduras, interpolaciones, etc. 10

11 4.- La factura o recibo debe tener la fecha de compra o prestación del servicio. (La cual no debe de exceder de una semana). 5.- La factura debe ser de curso legal, para lo cual tendrá que reunir, los requisitos que establece el Código Tributario, en el literal b) del artículo 114, siendo estos los siguientes: a) Deben imprimirse en talonarios y estar prenumerados en forma correlativa asimismo podrán imprimirse en talonarios prenumerados por series en forma correlativa e independiente, para cada establecimiento, negocio u oficina. b) Indicar el nombre, denominación o razón social del contribuyente, emisor giro o actividad, dirección del establecimiento u oficina y de las sucursales, si las hubiere, número de identificación Tributaria y de registro del contribuyente; c) Fecha de emisión; d) Se emitirán en duplicado en forma correlativa, debiendo agregarse en el caso de las operaciones locales la copia al adquirente del bien o prestatario del servicio y en las operaciones de exportación deberá entregarse el original al cliente y, cumplir con las especificaciones que el tráfico mercantil internacional requiere; e) Descripción de los bienes y servicios especificando las características que permitan individualizar e identificar plenamente tanto el bien como el servicio comprendido en la operación, el precio unitario, cantidad y monto de la operación; f) Separación de las operaciones gravadas y exentas; g) Inclusión del impuesto respectivo en el precio de las operaciones gravadas; h) Valor total de la operación; i) Pie de imprenta: nombre, denominación o razón social, domicilio y número de registro del propietario de la imprenta. 11

12 6.- Cuando, el comprobante de egreso sea emitido por alguien que no es contribuyente, es decir no esta inscrito en el registro de IVA y por ende no declara de acuerdo a lo establecido en el artículo 11 del reglamento de la Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios (IVA); deberá consignarse en el documento que emita (recibo), los siguientes datos: Nombre del emisor Dirección NIT o DUI Fecha de emisión Nombre y NIT del adquirente de los bienes o beneficiario de los servicios. Además la leyenda Excluido del IVA. art. 28 de la Ley del IVA. 7.- La factura o recibo deberá tener sello de cancelado y la firma del proveedor o quién presto el servicio. GASTOS NO ELEGIBLES Y MONTO MÁXIMO A CANCELAR En ningún caso podrán efectuarse gastos del fondo de caja chica bajo las siguientes circunstancias: a) Fraccionamiento de pagos para evadir el límite máximo estipulado, sobre la adquisición de un mismo bien o servicio. b) Compra de materiales y suministros sobre los cuales hayan en existencias. c) Pago de; sueldos, jornales y servicios especiales sujetos a las leyes laborales y previsionales. 12

13 No se deberán conceder anticipos de fondos, ni cancelar facturas o recibos por un monto superior a CINCUENTA DOLARES ($50.00) por la adquisición de un mismo bien o servicio. REGISTROS Y LEGALIZACIÓN DE LOS GASTOS El encargado de caja chica deberá registrar en el libro auxiliar las transacciones diarias relacionadas con los movimientos que genere el fondo. a) Los Recibos o facturas que respaldan los gastos realizados del fondo circulante deberán contener el páguese del Ordenador de pagos. b) Firma del recipiente o de otra persona en su ruego si este no pudiera firmar. c) Para que los reintegros del fondo Circulante de caja chica sean de legítimo abono, deberán contener lo dispuesto en el artículo 86 del código Municipal. d) Firma del Encargado del Fondo Circulante que solicita el reintegro. e) Firma y sello de VISTO BUENO sobre los recibos de reintegros. f) Firma y sello de DESE en los recibos de reintegros. g) El contador deberá colocar el TOMADO RAZON en el resumen de la liquidación y recibo de reintegros (Formato 2). Para la legalización y Registro de los Gastos efectuados por medio del Fondo Circulante de Caja Chica el Contador Municipal deberá realizar una revisión de la documentación que respalda la solicitud de reintegro del fondo. 13

14 SOLICITUD DE REEMBOLSO Para las liquidaciones y solicitudes de reembolsos de fondos deberán considerarse lo siguiente aspectos: a) Las solicitudes de reembolsos deberán solicitarse a la tesorería municipal, cuando se haya agotado un máximo del 75% (este porcentaje lo determina el concejo municipal y va de acuerdo al movimiento de la municipalidad que se trate) del fondo de caja chica, con el propósito de que siempre exista disponibilidad de fondos, mientras está en trámite el reintegro de los gastos anteriores. b) Al finalizar el mes y no se hubiese agotado el porcentaje antes mencionado, deberá elaborarse y solicitarse el reintegro, por los gastos efectuados, para efectos de que contabilidad efectúe la provisión y el gasto quede registrado contablemente en el mes correspondiente. Asimismo tesorería deberá considerar el tiempo para otorgar el egreso. c) Para elaborar la solicitud de reembolso se deberá preparar un resumen haciendo uso de los formatos 2 y diseñados especialmente para este fin, los cuales constan de un original y copia, que se distribuirán de la siguiente manera: El original, será utilizado como respaldo para el trámite del reembolso anexando a este todos los comprobantes que justifican los gastos efectuados y su destino será el departamento de contabilidad a quién les servirá, para los registros contables. La copia será archivada por el custodio del fondo y servirá, para el control de los reembolsos en trámites y revisiones posteriores. 14

15 d) El resumen, para la solicitud de reembolso deberá elaborarse en el formato correspondiente (Formato 2) el cual contendrá lo siguiente: Período de gastos que se están solicitando reembolsar Detallando concepto de cada gasto Cantidad por cada documento de egreso Código contable y presupuestario Cargo y firma del encargado del Fondo (Solicitante) Cargo y firma de quien autoriza. e) Una vez que el encargado del fondo haya preparado el resumen, para la solicitud del reembolso, esta deberá ser autorizada por el Alcalde Municipal. f) El contador municipal codificará a la par de cada erogación, para ser enviado a Tesorería, para la emisión del cheque. g) Todo reembolso de caja chica deberá ser por medio de cheque a nombre del custodio del fondo. h) Una vez emitido el cheque de reembolso el Tesorero estampará la leyenda: pagado con cheque No.. i) El fondo Circulante de caja chica deberá aperturarse al inicio de cada año y liquidarse al final del ejercicio (Formato 1 y 4 respectivamente) para efectos contables y presupuestarios. VERIFICACIÓN DEL FONDO (ARQUEOS) Los fondos establecidos para la Caja Chica, serán revisados periódicamente, con el fin de verificar el uso eficiente y transparente de los recursos, para lo cual la Unidad de Auditoría Interna deberá contemplar en su plan de trabajo arqueos periódicos sorpresivos. 15

16 a) La unidad de auditoría interna procederá a efectuar verificaciones (arqueos) del fondo de caja chica cada vez que lo estime conveniente o por instrucciones superiores. b) Los procedimientos los podrá realizar de forma sorpresiva. (Concluido el arqueo, se le entrega copia al encargado del fondo) c) Siempre que la unidad de auditoría interna efectúe una verificación (arqueo) del fondo de caja chica, elaborará informe el cual contendrá el resultado de la verificación considerando las recomendaciones pertinentes. VARIACIONES EN EL FONDO DE CAJA CHICA Al efectuare el arqueo por parte de la unidad de auditoria interna, podría haber variación, es decir sobrante, faltante o pudiera ser que no haya diferencia alguna. SOBRANTE: si al efectuar el arqueo, la sumatoria del efectivo y los comprobantes de gastos (facturas, recibos, etc.) es mayor que el monto por el cual fue creado el fondo de caja chica, deberá remitirse a la unidad de Tesorería Municipal y se deberá elaborar un recibo de ingreso por el valor de dicho sobrante y Tesorería Municipal depositará en la cuenta bancaria correspondiente al Fondo Común Municipal, quedando el fondo de caja chica, por el valor correcto. FALTANTE: si al efectuar el arqueo, la sumatoria del efectivo y los comprobantes de gastos(facturas, recibos, etc.) es menor que el monto por el 16

17 cual fue creado el fondo de caja chica, deberá cubrirse por el encargado del fondo para efectos de mantener el valor correspondiente. VALOR EXACTO: Si al efectuar el arqueo, la sumatoria del efectivo, mas los comprobantes de gastos (facturas, recibos, etc.) es igual al monto del fondo creado. Las diferencias resultantes del arqueo del Fondo Circulante de Caja Chica será responsabilidad del Encargado del mismo designado para tal caso, para la cual la unidad de Auditoria está en la obligación de informar cualquier diferencia resultante por el mal uso del fondo. El presente manual de procedimientos para el uso del Fondo Circulante de Caja Chica, entrará en vigencia una vez sea aprobado por el Concejo Municipal y será de obligatorio cumplimiento para el (la) Encargada del Fondo y empleados que manejen fondos de Caja chica en las diferentes dependencias de la municipalidad. Ahuachapán, 11 de enero de

18 F O R M A T O # 1 M O D E L O R E C I B O O C O N S T A N C I A P A R A L A F O R M A C I Ó N DEL FONDO CIRCULANTE Hago constar que en esta fecha he recibido de la Alcaldía de AHUACHAPÁN, la suma de ($ ), en concepto de anticipo para establecer el FONDO CIRCULANTE DE CAJA CHICA de la misma municipalidad, del cual soy su custodio, para el año, conforme al Art. 93 del Código Municipal y el Art. De las disposiciones Generales del Presupuesto Municipal Vigente. Hago Constar que este fondo es propiedad de la Alcaldía de AHUACHAPÁN, la cual podrá exigir la liquidación y devolución en el momento que lo juzgue oportuno. Ahuachapán, de de 20 (f) Nombre: Encargado del Fondo Circulante de Caja Chica Visto Bueno: Dese: f. f. Sindico Municipal Alcalde Municipal TOMADO RAZON al Fol. del libro respectivo, según Acuerdo Municipal No. de fecha. CANCELADO. Cheque No. de fecha f. Contador Municipal f. Tesorero Municipal 18

19 F O R M A T O # 2 ALCALDIA MUNICIPAL DE AHUACHAPAN. SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA. Sirva emitir cheque por la cantidad de para cubrir gastos de reembolso de caja chica para pagos incurridos durante el periodo del No CONCEPTO DEL GASTO CIFRA DE LA CUENTA TOTAL DE PRESUPUESTARIA EGRESOS COD OBJETO ESPECIFICO Encargada de Caja Chica. Alcalde Municipal. f Solicitante. f) Autorizado. 19

20 FORMATO #3 V A L E D E C A J A C H I C A (Sujeto a Liquidación) Por $ Fecha No. Recibí del Encargado del Fondo Circulante de Caja Chica, la cantidad de dólares, para la compra de, según factura No. de. (f). Gerente General Municipal (f). Encargado Fondo Circulante (f). Recibe Nota: Vale de caja, el cual es contra entrega del correspondiente comprobante (factura o recibo). 20

21 FORMATO # 4 REINTEGRO DE CAJA CHICA POR $ Recibí de la Tesorería Municipal de Ahuachapán, la cantidad de Dólares ($ ), valor correspondiente al reintegro de los comprobantes que se anexan al presente recibo; como respaldo de las inversiones y/o gastos del Fondo Circulante, de conformidad con el Art. 91 del Código Municipal y el Art. de las Disposiciones Generales del Presupuesto Municipal vigente. Dichos comprobantes son del No. al No.. Ahuachapán, de del 20. F. Encargada del Fondo Circulante. Visto Bueno: Dese: f. f. Sindico Municipal Alcalde Municipal TOMADO RAZON al Fol. del libro respectivo, según Acuerdo Municipal No. de fecha. CANCELADO. Cheque No. de fecha f. Contador Municipal f. Tesorero Municipal 21

22 FORMATO # 5 MODELO PARA LA LIQUIDACION ANUAL DEL FONDO CIRCULANTE. Lugar y fecha, de de 20. Liquidación Fondo Circulante formado en enero de este año Señor(a) Tesorero(a) Municipal Presente De manera atenta remito a usted, la suma de ($ ), valor con el cual se liquida el FONDO CIRCULANTE DE CAJA CHICA, recibido para atender los gastos a que se refiere el Art. Xx, de las Disposiciones Generales del Presupuesto Municipal vigente, en cumplimiento de lo dispuesto por el inciso 2º. Del Art. 93 del Código Municipal, así: En efectivo... $ En cheque No. de fecha $ TOTAL $ ======== Ruégole acusar el recibo correspondiente. f. Nombre: Encargado del Fondo Circulante Recibió Conforme: Tesorero(a) Municipal 22