CAJAS MENORES EN EL SIIF NACIÓN.

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María del Rosario Henríquez Paz
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1 CAJAS MENORES EN EL SIIF NACIÓN.

2 AGENDA I. CONCEPTUALIZACION GENERAL. II. III. IV. TRANSACCIONES PREVIAS A LA GESTION DE LA CAJA MENOR GESTION CAJA MENOR REEMBOLSO CAJA MENOR V. LEGALIZACION DEFINITIVA VI. REPORTES

3 OBJETIVO GENERAL Dar a conocer a los funcionarios de las Unidades Ejecutoras, los aspectos de seguridad en el aplicativo Sistema SIIF Nación mas relevantes, así como también presentar los conceptos básicos y lineamientos generales para la gestión de la Caja Menor.

4 OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Dar a conocer algunos aspectos de seguridad del aplicativo Sistema SIIF Nación más relevantes. 2. Indicar paso a paso el procedimiento para gestionar recursos a través de la Caja Menor.

5 MEDIDAS DE SEGURIDAD 1. Medidas de seguridad del aplicativo Sistema SIIF Nación. 2. Consulta página Web Dirección Finanzas.

6 MARCO LEGAL 1. Decreto 2789 del 31 de agosto de 2004 Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. 2. Decreto 4318 del 30 de noviembre de 2006 Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF-Nación. 3. Resolución 001 del 2 de enero de 2012 Por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores. 4. Resolución de Constitución de Cajas Menores de la Entidad

7 GENERALIDADES 1. Resolución 001 del 2 de enero de 2012 Por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 2. Resolución de Constitución de Cajas Menores de la Entidad: cuantía, responsable o cuentadante, la finalidad, monto limite por rubro presupuestal al máximo nivel de desagregación, la clase de gastos que se pueden realizar y las instrucciones administrativas que se consideran pertinentes para su adecuado manejo. 3. Si el cuentadante se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el Ordenador del Gasto podrá mediante Resolución encargar a otro funcionario debidamente afianzado, sólo se requiere la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma. Si se cambia el responsable se debe legalizar, cuando se cambie el responsable se debe efectuar una legalización definitiva a la fecha.

8 GENERALIDADES 4. La cuantía de la Caja Menor esta determinada en la Resolución de Ministerio de Hacienda y Crédito Público, si se requiere mayor cuantía justificarlo mediante escrito motivado por el jefe de cada órgano, el cual debe quedar anexo a la Resolución. 5. Se deben constituir fianzas y garantías necesarias para proteger los recursos del Tesoro Público por parte del Ordenador del Gasto. 6. Los gastos realizados se deben legalizar durante los cinco (5) días siguientes a su realización. No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior DE - MD- R001-02

9 GENERALIDADES 7. El manejo del dinero de Caja Menor se hará a través de una cuenta corriente y en efectivo hasta cinco (5) salarios mínimos legales vigentes. De conformidad con el artículo 3º del Decreto 630 de 1996 las cuentas corrientes que manejan recursos de Caja Menor serán responsabilidad de los funcionarios encargados de su manejo. 8. Se deben aperturar libros de registro de las operaciones efectuadas diariamente acorde a los comprobantes (Rubro presupuestal, cuenta contable, monto, concepto y monto de deducciones, monto líquido pagado, fecha de pago, NIT beneficiario). 9. La Oficina de Control Interno debe efectuar arqueos sorpresivos. 10. Los reembolsos se efectuarán en forma mensual o cuando se haya consumido mas de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

10 GENERALIDADES Prohibiciones: - Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio; - Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización; - Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito; - Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones; - Cambiar cheques o efectuar préstamos; - Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la entidad;

11 GENERALIDADES Prohibiciones: - Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan; y - Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control. Para el manejo de la Caja Menor en el SIIF Nación, cada una debe contener rubros de la misma Fuente de Financiación y Situación de Fondos, por lo tanto si en la Resolución de Caja Menor se ha determinado que se manejarán recursos con situación y sin situación de fondos, es necesario que en el sistema se abran dos Cajas Menores.

12 Transacciones Previas 1. Crear el cuentadante en el Sistema SIIF Nación. 2. Cuentadante Afianzado mediante Póliza. 3. Crear la Cuenta Bancaria de la Caja Menor. 4. Crear la chequera de la cuenta de la Caja Menor DE - MD- R001-02

13 Sistema SIIF Nación 1. TRANSACIONES PREVIAS A LA GESTION DE LA CAJA MENOR 2. GESTION DE LA CAJA MENOR 3. REEMBOLSO CAJA MENOR 4. LEGALIZACION DEFINITIVA 33.2 DE - MD- R001-02

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