Código: PRO001GSS Versión: 04. Fecha de Aprobación: Página 1 de 9

Transcripción

1 Fecha de Aprobación: Página 1 de 9 OBJETIVO Describir las tareas requeridas para constituir anualmente las cajas menores que se requieran para atender oportunamente la adquisición de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de actividades académicas y administrativas asignadas a las Dependencias de la Universidad y conocer los trámites para la legalización parcial y definitiva así como los trámites para legalización y giro de Reembolsos. NORMATIVIDAD Resolución Rectoral 0289 de 2011, por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de cajas menores en la Universidad Pedagógica Nacional. Resoluciones anuales de constitución de Cajas Menores. RESPONSABLE División de Servicios Generales - Gestión de Servicios APLICACIONES GRP - SIAFI DEFINICIONES Caja Menor: Fondo fijo que se destina para el pago de bienes y servicios de necesidad inmediata, que por su cuantía no amerita a ser sometidos al trámite administrativo ordinario, de conformidad con la reglamentación que se expida para este tipo de gastos. Rubro Presupuestal: Concepto del gasto que permite su afectación para atender las necesidades de acuerdo a su clasificación. Reembolso: Procedimiento que se hace cuando el fondo de caja menor se agota o llega a un determinado monto. Se procede a revisar y reunir la documentación que soporta los gastos, con el fin de proceder a solicitar el reembolso de dicho valor y así recuperar el fondo de Caja Menor a su monto inicial. Legalización: Proceso que implica reunir la documentación que soporta los gastos dentro de un periodo determinado, soportado con las facturas, cumplidos y demás documentos que los soporten, para trámite de Reembolso, de conformidad con la reglamentación de Cajas Menores.

2 Fecha de Aprobación: Página 2 de 9 Legalización Definitiva: Proceso que implica legalizar la Caja Menor constituida para una vigencia fiscal, que implica reintegrar los dineros no ejecutados y presentar la documentación en legal forma, a la División Financiera, mediante los actos administrativos que se establezcan para tal fin. Resolución: Actos y decisiones del Rector cumplidos en ejercicio de sus funciones.

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9 Fecha de Aprobación: Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se incluyen los pasos de elaboración orden de pago para la legalización definitiva de las cajas menores constituidas para la respectiva vigencia fiscal. Inclusión aplicativo SIAFI, representación a través de flujograma y revisión de actividades ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Líder Grupo de Caja Menor y Facilitador del proceso de Gestión de Servicios María Ruth Hernández Martínez Líder Proceso de Gestión de Servicios. Juan Carlos Orozco Cruz Rector