GUIA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN

Transcripción

1 GUIA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN

2 PRESENTACIÓN La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña en su fortalecimiento institucional por medio de los principios de Buen Gobierno y mediante la aplicación de prácticas de transparencia como es la rendición de cuentas realiza la presente guía metodológica para la elaboración del Informe de Gestión en el cual se registran las actividades desarrolladas, los alcances obtenidos y las dificultades presentadas durante el periodo a evaluar de la gestión de cada uno de los procesos, dependencias y/o áreas de la institución. Esta guía será el instrumento para la elaboración de los Informes de Gestión de cada proceso, los cuales se consolidaran en la oficina de Planeación en un solo documento que es el Informe de Gestión Institucional siendo éste el insumo para la rendición de cuentas en la Audiencia Pública que se realizará anualmente en los primeros meses de cada año. 2

3 CONTENIDO 1. OBJETIVOS Objetivo General Objetivos Específicos ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD METODOLOGIA Tiempo para la elaboración del informe Estructura para la Elaboración del Informe de Gestión Consolidación del Informe de Gestión Revisión y Validación del informe de Gestión Publicación del Informe de Gestión Socialización del Informe de Gestión Evaluación de la Socialización del Informe de Gestión RESPONSABILIDAD

4 1. OBJETIVOS Objetivo General Establecer la metodología para la elaboración de los informes de gestión de los procesos de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña. Objetivos Específicos Definir la estructura para la elaboración y presentación de los informes de gestión que se deben presentar al interior de la institución. Implementar la guía para el desarrollo de los informes de gestión para racionalizar tiempo y recurso. 2. ALCANCE Esta guía aplicara para los procesos institucional. definidos en el mapa de proceso 3. DEFINICIONES Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o plan, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y/o financieros asignados a la actividad). Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una función asignada. Gestión: El concepto de gestión hace referencia a la administración de recursos, sea dentro de una institución, para alcanzar los objetivos propuestos. Guía: Documento que ayuda a encontrar el camino que se ha de seguir o que orienta en la realización de una actividad, formato, documento, informe, entre otros. Informe de Gestión: El informe de gestión es un documento donde se pone en conocimiento las actividades de coordinación, control, dirección, etc., ejecutadas durante un período de tiempo y los logros y dificultades que se presentaron durante tales actividades en cada uno de los procesos de la institución. Plan de Acción: Es un plan que prioriza las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, un plan de acción se 4

5 constituye como una especie de guía que brinda un marco o estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto. Rendición de Cuentas: Es una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. (Documentos CONPES 3654 del 12 de abril de 2010). 4. NORMATIVIDAD Artículo 33 de la Ley 489 de 1998, Audiencias públicas. Cuando la administración lo considere conveniente y oportuno, se podrán convocar a audiencias públicas en las cuales se discutirán aspectos relacionados con la formulación, ejecución o evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad, y en especial cuando esté de por medio la afectación de derechos o intereses colectivos. CONPES 3654 del 12 de abril de 2010, Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos. Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. 5. METODOLOGIA Para elaborar el Informe de Gestión se deben tener en cuenta los siguientes pasos. 5.1 Tiempo para la Elaboración del Informe de Gestión Se requiere establecer tiempos definidos para la recolección de la información, elaboración y presentación del informe de gestión por proceso, para que posteriormente el proceso de planeación consolide el informe final para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas y otros eventos y/o entes que lo requieran. Se presenta el siguiente cronograma para establecer los tiempos de desarrollo que deben ser de estricta responsabilidad y cumplimiento por los líderes de proceso, estas fechas se deben establecer a partir del mes de octubre de cada año: Fecha de solicitud de la elaboración de los Informes de Gestión del año correspondiente a los procesos, dependencias y áreas de la Universidad. 5

6 Fecha en la que cada proceso, dependencia y/o área de la Universidad elabora su Informe de Gestión. Fecha de recepción por parte de la oficina de Planeación de la documentación requerida. Fecha de ajuste de la información. Fecha de consolidación del Informe de Gestión. Fecha de revisión del Informe de Gestión por equipo de apoyo definido en el Manual de Rendición de Cuentas: el Director, Subdirector Académico, Subdirector Administrativo, Jefe de la Oficina de Planeación, Jefe Control Interno, Jefe del Sistema de Información, Telecomunicaciones y Tecnología y el Secretario General. Fecha para el ajuste del Informe de Gestión. Fecha para la publicación del Informe de Gestión. Fecha para realizar la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. Fecha para la inscripción de propuestas para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. Fecha de evaluación de la Rendición de Cuentas. 5.2 Estructura para la Elaboración del Informe de Gestión Los informes de gestión en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, estarán desarrollados bajo un orden especifico donde se den a conocer los resultados de la gestión al interior de cada proceso, lo que permitirá que posteriormente se consoliden en un informe y se presente a la comunidad, a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control como lo determina la Ley. A continuación se presente la relación del contenido de los informes de gestión. a) Nombre del Proceso y/o área b) Fecha de elaboración c) Actividades desarrolladas d) Gráficas e) Otros aspectos relevantes de la gestión f) Asuntos en proceso g) Dificultades presentadas en la ejecución h) Tablas y/o gráficas comparativas con años anteriores i) Conclusiones j) Firma del responsable del informe 6

7 a) Nombre del proceso, dependencia y/o área Se debe identificar el nombre del proceso y las dependencias o área que se encuentran incluidas dentro desarrollo de las actividades para determinar la responsabilidad de la información que se reporta. b) Fecha de Elaboración Se debe anotar el día, mes y año de elaboración del informe de gestión de cada proceso, dependencia y/o área. c) Actividades desarrolladas Se debe describir las actividades desarrolladas durante el año a evaluar, de acuerdo con los planes, programas y proyectos formulados y ejecutados en cada una de los procesos, dependencias y/o áreas de la Universidad los cuales deben corresponder con el direccionamiento estratégico descrito en los ejes estratégicos del Plan de Desarrollo Institucional y articulados con los planes de acción de cada proceso, como se presente en la siguiente gráfica: d) Gráficas Se debe graficar los porcentajes de ejecución de las actividades desarrolladas en los planes de acción. e) Otros Aspectos Relevantes de la Gestión Se describe las actividades que no se encuentran incluidas en el plan de acción pero que marcaron un desarrollo importante para el cumplimiento de los objetivos en el proceso. f) Asuntos en Proceso Registrar todas las acciones realizadas que aún no han sido concluidas, que tengan un porcentaje de ejecución mayor al 70%. g) Dificultades presentadas en la ejecución Registrar todas las novedades, acontecimientos y/o dificultades que limitaron el cumplimiento de los objetivos y actividades propuestas para el año. h) Tablas y/o gráficas comparativas con años anteriores Mostrar en gráficas y/o tablas la evolución del cumplimiento de los objetivos en cada proceso, dependencia y/o área de acuerdo con las actividades y acciones realizadas durante el año en ejecución comparada con los años anteriores. 7

8 i) Conclusiones Describir desde la perspectiva del responsable del proceso, dependencia y/o área todas las propuestas y acciones de mejora para la consecución de los objetivos y actividades propuestas. j) Firma del Responsable del Informe Al finalizar el Informe de Gestión debe validarse con la firma del responsable del proceso, dependencia y/o área de la Universidad y enviarlo al correo de la oficina de Planeación planeación@ufpso.edu.co de forma digital. 5.3 Consolidación del Informe de Gestión El contenido del informe de Gestión de cada uno de los procesos, dependencias y/o áreas se recibirá en la oficina de Planeación bajo las fechas establecidas en el numeral 1. Tiempo para la elaboración del Informe de Gestión y será revisado por el Coordinador general del Plan de Desarrollo Institucional para verificar la información acorde a los planes de acción de cada uno. Llegado el caso se requiera realizar ajustes o modificaciones se enviara nuevamente a los responsables que reportaron la información para la corrección y ajustes correspondientes. Con las correcciones realizadas, se iniciara la consolidación de la información para construir el Informe de Gestión. 5.4 Revisión y Validación del Informe de Gestión El informe de gestión que se presentará en la rendición de cuentas será revisado por los siguientes integrantes antes de su publicación en la página web y la respectiva Audiencia Pública de rendición de cuentas. El Director, Subdirector Académico, Subdirector Administrativo, la Jefe de Control y el secretario General, se reunirán para para revisar el documento final, sino surgen cambios, se valida la información y se construye por parte de la Oficina de Planeación el Informe de Gestión. 5.5 Publicación del Informe de Gestión El Informe de Gestión se publicará en la página web institucional con un tiempo considerable de antelación a la fecha establecida para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, el cual será el insumo para que los grupos de interés, la comunidad universitaria y la ciudadanía en general puedan dirigir las preguntas y propuestas para intervenir y aclarar su inquietudes sobre la gestión de la Institución al periodo correspondiente del Informe. 8

9 5.6 Socialización del Informe de Gestión La socialización del Informe de Gestión se realizará en la fecha y lugar establecidos para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas y ante el Consejo Superior Universitario en la fecha establecida para el mismo. 5.7 Evaluación de la Socialización del Informe de Gestión La evaluación de la socialización del Informe de Gestión se realizara el día de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas con el formato que el grupo de apoyo según el manual de rendición de cuentas establezca para esa fecha. Con dicho formato la oficina de Planeación se encargará de realizar el informe de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas con el fin de que los aportes de la comunidad universitaria, los grupos de interés y de la ciudadanía en general serán puestos a consideración de la Alta Dirección para la formulación del Plan de mejoramiento institucional donde se establezca las acciones de mejoramiento. 6. RESPONSABILIDAD Director de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña Oficina de Planeación Oficina de Control Interno Jefes de los procesos, líderes y coordinadores de las dependencias y/o áreas. REVISÓ: APROBO: COORDINADOR SIG LIDER DEL PROCESO FECHA CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN Creación del documento A 9