PROCESO: GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANACIEROS PROCEDIMIENTO: GESTIÓN PRESUPUESTAL

Transcripción

1 Objetivo: Establecer la metodología para la elaboración, administración y modificación del presupuesto anual del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA; con el fin de garantizar su adecuada ejecución. Permitiendo así el desarrollo de las estratégias, programas y acciones contempladas en la planeación estratégica institucional. Responsable: Grupo de Presupuesto Dirección General / Rol Coordinador. Grupo Apoyo Dependencias, Regionales y Centros. Équipos de trabajo Dirección de Planeación y Grupo de Presupuesto Dirección General Alcance: Aplica para todas las Direcciones, Regionales y Centros de Formación; e incluye los conceptos de ingresos y gastos que conforman el presupuesto general del SENA para la vigencia respectiva. Abarca todas las actividades requeridas para la Preparación, Ejecución y administración de presupuesto de la entidad. Inicia con la preparación para la apertura del presupuesto y finaliza con la generación de informes de ejecución Presupuestal. Grupo de Presupuesto Dirección General Generalidades: 1. La gestión presupuestal del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, es una actividad inherente a la labor diaria de cada dependencia, Regional o centro de Formación. Sin embargo, la dirección y control de dicha gestión es responsabilidad de su Dirección Administrativa y Financiera bajo la coordinación del Grupo de Presupuesto de la Dirección General. Por tal razón, tenga en cuenta que para la ejecución de cualquiera de las actividades descritas en el presente procedimiento se debe cumplir con la totalidad de los requisitos de trámite y además, contar con toda la documentación soporte solicitada. De lo contrario, no es permitido iniciar ninguna de sus acciones. 2. Para todas las acciones asociadas a la cadena presupuestal, se deben considerar cómo Ordenadores de Gasto los siguientes: Para Dirección General: Para Regionales: Para Centros de Formación: Director general y Directores de Área Jefes de Oficina Director Subdirectores de Centro 3. El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA como componente del Presupuesto General de la Nación, debe efectuar y registrar en el Aplicativo SIIF Nación; todas las operaciones presupuestales que tengan relación directa con su área de negocio. 4. Todos los ordenadores del gasto tienen la potestad de administrar sus recursos. Una vez abierto el presupuesto, cada regional, dependencia o centro podrá realizar los movimientos presupuestales a los que haya lugar: Sin embargo, todas las adiciones, reducciones o traslados de asignación interna de apropiaciones a dependencias de afectación son realizadas por el Grupo de Presupuesto de la Dirección General. 5. Para las actividades asosciadas a la Apertura del Presupuesto es necesario que: La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corportativo y el Grupo de Presupuesto de la Direccón General, mediante la conformación de équipo de trabajo (el cual se deben reunir por lo menos una vez al año) debe construir un plan de tabajo que contemple: el cronograma de ejecución, las condiciones o requerimientos tecnicos y los recursos necesarios para la adecuada implementación de las fases de alistamiento, parametrización y cargue del presupuesto. Durante las fase de alistamiento de la apertura del presupuesto, es necesario que la Dirección De Planeación y Direccionamiento Corporativo defina, consolide y codifique los rubros constitutivos del presupuesto correspondiente a la vigencia objeto de apertura. Para las fases parametrización y cargue del presupuesto, es necesario que esté sea desagregado en rubros por Unidad Ejecutora, Sub unidades y dependencias. Lo anterior, con el fin de aplicar pruebas de seguimiento al presupuesto incial antes de ser cargado oficialmente. 6. Para lo referente al trámite de las Vigencias Expiradas, el grupo de Presupuesto de la Dirección General debe presentar a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, el consolidado nacional de dichas vigencias, una vez sean recojidas las solicitudes de trámite enviadas por las dependencias, regionales o centros dentro de las fechas establecidas para su recepción. 7. Debido a que el rezago presupuestal esta constituido por las reservas presupuestales y las cuentas por pagar legalmente constituidas al cierre de la vigencia fiscal y que además, deben ser pagadas en la vigencia siguiente sin excepción. Es indispensable que: Con el cierre de cada vigencia fiscal y de acuerdo con la gestión registrada por cada Sub Unidad, se depuren y constituyan en el aplicativo SIIF dichas obligaciones; para constituir el rezago presupuestal que será ejecutado en la siguiente vigencia. La distribución del PAC, para cada posición y vigencia (Actual, Rezago año Siguiente y Rezago año Anterior), debe estar concluida antes del primer día hábil de cada año.

2 Para gestionar el rezago presupuestal, cada Sub unidad debe determinar legalmente y trasladar tanto los compromisos con saldo por obligar, como las obligaciones con saldo por pagar. Esté traslado, permite al sistema fijar y cumplir con los documentos reales a ejecutar. Tenga en cuenta, que el primer día hábil de cada vigencia fiscal, dentro del aplicativo SIIF, la administración SIIF establece un proceso de cierre provisional, en el cual se constituyen los topes de rezago. Esto significa que se debe tener un total por Rubro presupuestal (Decreto Ley ) y por Unidad/Sub unidad de todos los compromisos registrados a 31 de diciembre de cada año, los cuales tengan saldo por obligar. Esta condición aplica también para las obligaciones que tengan saldo por pagar. Considere que en el aplicativo SIIF, la información del rezago presupuestal será generada automáticamente con cierre a 31 de diciembre de la respectiva vigencia. 8. Las reservas presupuestales y cuentas por pagar correspondientes a la vigencia fiscal actúal, deben estar constituidas a más tardar el 20 de enero de la vigencia siguiente. Por tanto, con el fin de que los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación hagan los ajustes a los que haya lugar para la constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar; el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, tendrá un periodo de transición comprendido entre el 1 y el 20 de enero de cada vigencia siguiente, para que se pueda obtener del sistema cualquier tipo de información que sea necesaria. 9. Las cuentas por pagar y las reservas presupuestales de la vigencia fiscal siguiente; que no se hayan ejecutado a 31 de diciembre de la vigencia presente, expiran sin excepción. En consecuencia, los respectivos recursos deben reintegrarse a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público ( Art. 34 ley de presupuesto General de la Nación 2011 ). 10. Las reservas Presupuestales deben ser activadas en el aplicativo SIIF Nación, al inicio de cada vigencia fiscal con el fin de poder garantizar su ejecución. Definiciones y Términos Adición Presupuestal: Es el incremento a la apropiación inicial con el fin de complementarla, para ampliar el servicio, cumplir con la meta física o cubrir un nuevo gasto o servicio, con base en recursos adicionales debidamente sustentados. (Estatuto Aplicativo SIIF Nación: Sistema Integrado de Información Administrativa y Financiera que permite consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central Nacional. Apropiación: Es la autorización máxima de gastos que expira el 31 de Diciembre de cada año y representa el valor de máxima asignación de recurso para los rubros presupuestales. Área Solicitante: Es toda sub Unidad, proceso o dependencia con participación directa en la cadena presupuestal que requiera de algún tipo de movimiento presupuestal en cualquiera de sus etapas; bien sea para Apropiación, Compromiso, obligación o Pago. Cadena Presupuestal: Es el conjunto de movimientos presupuestales que constituyen la administración y ejecución del gasto publico, asociados a las actividades de Apropiación, Compromiso, Obligación y Pago. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento de gestión financiera y presupuestal que permite al responsable del presupuesto, dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso. Cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con Certificados de Disponibilidad Presupuestal previos; como también cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, Certificado de Registro Presupuestal: Es el documento que expide el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, con el fin de garantizar apropiación para atender los gastos. Compromiso: Son los actos realizados por la entidad en desarrollo de la capacidad de contratar y comprometer el presupuesto, mediante contratos, órdenes de prestación de Servicios y de compra y actos administrativos de ordenación de gastos. Concepto de Viabilidad: Es el resultado favorable o desafavorable del análisis realizado por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Coorporativo, sobre solicitudes de traslados presupuestales puntuales. La emisión de dicho concepto no puede ser superar los 5 días hábilies siguientes, una vez recibida la solicitud. Consecutivo de CDP: Numero de identificación que asigna el aplicativo SIIF a cada uno de los CDP s creados y/o registrados. Con este consecutivo se pueden tramitar y registrar los compromisos presupuestales requeridos por la entidad. Consecutivo de Solicitud CDP: Numeró asignado por el aplicativo SIIF a cada una de las solicitudes registradas; el cual permite vincular exclusivamente un Certificado de Disponibilidad Presupuestal con su respectiva solicitud. Documentación Soporte: Son todos los documentos requeridos como respaldo de los requisitos exigidos para el registro presupuestal, ó la ejecución contractual de los compromisos o movimientos asociados a la cadena presupuestal. Relaciones o escritos que respaldan los registros de las operaciones que realiza el ente público. Documento Contractual: Acuerdo de voluntades entre la entidad y una persona natural o jurídica que se realiza con el objeto de crear entre las partes un vinculo de obligación.

3 Ley Anual de Presupuesto: Norma por la cual el Congreso de la República Decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para una vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del respectivo año. Minuta: Relación de documentos contractuales con su respectiva documentación soporte; la cual resume el objeto y las condiciones acordadas por las partes para el registro y posterior legalización del compromiso. Modificaciones : Es toda adición o reducción a las que se somete el presupuesto de la entidad. Las modificaciones se encuentran compuestas por: Modificaciones Presupuestales Externas: Son todas aquellas adiciones o disminuciones a las apropiaciones del presupuesto de la entidad, que son requeridas tramitadas, aprobadas y gestionadas directamente por el gobierno nacional en las cuales intervienen del Ministerio de Hacienda, Planeación Nacional y el SENA. Traslados Presupuestales: Son todas aquellas adiciones o disminuciones a las apropiaciones presupuestales disponibles que pueden, efectuarse entre: la unidad ejecutora y las sub unidades, entre sub unidades y la unidad ejecutora. sub unidades, entre dependencias al interior de la sub unidad. Movimiento Presupuestal: Acción asociada a las actividades de la cadena presupuestal en cualquiera de sus etapas. Entre ellos se encuentran solicitudes y expediciones de CDP, tramite y registro de compromisos, modificaciones u otros. Novedad De Apropiación presupuestal: Son todos los requerimientos de adición, reducción o traslado presupuestal que son solicitados a la Dirección General; con el fin de mantener la continuidad en el desarrollo de programas y/o accciones contempladas en la planeación estratégica institucional. Ordenador del Gasto: Funcionario con capacidad para ejecutar el presupuesto. Autoridad pública facultada para crear obligaciones con cargo a un presupuesto público. Proceso Contractual: Sucesión de etapas, actividades o requerimientos pertenecientes a la contratación estatal; orientados hacia el desarrollo de los objetos contractuales requeridos por la entidad. A dicho proceso, pertenecen actividades tales como el perfeccionamiento, legalización y ejecución de los contratos. Programa Anual Mensualizado de Caja PAC: Se define como un instrumento de administración financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto máximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los recursos de la nación. Registro Presupuestal: Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal, garantizando que solo se utilizará para ese fin. Con este Acto se perfecciona el compromiso. Reserva Presupuestal: Son los compromisos legalmente constituidos que tienen registro presupuestal pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y serán pagados dentro de la vigencia siguiente. La Reserva de apropiación afecta el presupuesto de la vigencia en la cual fue constituida. Serán constituidas por el Ordenador del gasto y el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces. Rezago Presupuestal: Corresponde a la diferencia generada entre los compromisos presupuestales asumidos por la entidad frente a los pagos o giros presupuestales realizados en el transcurso de una vigencia fiscal; de acuerdo a una programación debidamente realizada en un programa anual de caja y Comprende los conceptos relacionados con las Reservas Presupuestales y las Cuentas por Pagar. Vigencias Expiradas: Consideradas cómo aquellas obligaciones constituidas anterior a la vigencia actual; las cuales no fueron pagadas en el tiempo previsto y mantienen su calidad de deuda. Para cumplir con dicha obligación se requiere consolidar a nivel nacional, aquellos documentos contractuales que a la fecha los Ordenadores del Gasto consideren cómo pendientes de pago. Vigencias Futuras: Consideradas cómo el trámite que se efectúa previo al inicio de cualquier proceso contractual que afecte los recursos, mas allá de la vigencia actual. Por tanto, es la Dirección de Planeación quien tramita ante los entes externos, la aprobación ante el CONFIS la asignación de los recursos para las vigencias futuras. Una vez obtenida la aprobación de la figura de vigencia futura, la entidad esta en capacidad de iniciar los procesos contractuales; puesto que para tales efectos se encuentran garantizados sus recursos. ABREVIATURAS: SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal CONFIS: Consejo Superior de política Fiscal RP: Registro Presupuestal PAC: Programa Anual Mensualizado de Caja DNP: Departamento Nacional de Planeación Min. Hacienda: Ministerio de Hacienda y Crédito Público Documentos asociados: Ley Anual de Presupuesto Plan Operativo Anual

4 Decreto Anual de Liquidación de Presupuesto Normatividad Decreto 2674 de 2012, poe el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación. Lineamientos Plan de Acción (Vigencia en curso) Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación (Vigencia en curso) Estatuto orgánico del Presupuesto General de la Nación Ley 38 de 1989 Compilada y Modificada por el Decreto Nacional 111 de 1996, Reglamentada por el Decreto Nacional 841 de 1990, Reglamentada por el Decreto Nacional 3245 de 2005 normativo del presupuesto general de la nación Ley 179 de 1994 Por la cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989, Orgánica de Presupuesto. Ley 225 de 1995 por el cual se modifica la Ley Orgánica de Presupuesto Ley de Presupuesto General de la Nación

5 ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Inicio DE-P-009 Plan de 1. Preparar apertura de presupuesto Mediante comunicación escrita se convoca a los équipos de trabajo constituidos para la reunión anual de Preparación Apertura de Équipos de trabajo Presupuesto. Una vez allí, se elabora el respectivo plan de trabajo para Dirección de Planeación la apertura presupuestal de la vigencia correspondiente. y Se reciben las pautas de apertura, incluyendo las medidas adoptadas para el manejo del Rezago presupuestal y/o modificaciones a la Dirección General estructura del presupuesto; con el fin de que se parametricen, tanto los Ordenadores del Gasto como las Dependencias de afectación. Plan de Trabajo Apertura Presupuestal / Cuadro Anexo de Distribución Presupuestal Se modifica la estructura del presupuesto? NO Si se requiere modificar la estructura del presupuesto, se continúa con la actividad 2. De lo contrario, continue con la actividad 3. SI DE-P-008 Elaboración Anteproyecto 2. Tramitar con la administración de SIIF las modificaciones requeridas Se informa a la administración SIIF que será modificada la estructura del presupuesto, con el propósito de coordinar los aspectos técnicos u operativos que se requieran para la inclusión de dicha modificación en el aplicativo. Dirección General / Rol Coordinador. Correo Eléctronico / Cominicación Institucional DE-P-008 Elaboración Anteproyecto 3. Validar la desagregación y cargue del presupuesto en el aplicativo SIIF Cada responsable en su respectiva Sub Unidad, compara que la información cargada por la Dirección de Planeación en el aplicativo, coincida plenamente con la Resolución y sus Anexos. Grupo Apoyo Dependencias, Regionales y Centros. Confirmación de Cargue, Desagregación y Distribución de Apertura Presupuestal Aplicativo SIIF. 4. Programar y distribuir PAC De acuerdo con el cronograma y las directrices emitidas por Min. Hacienda, se proyecta la distribución de pagos y se elaborar el Proyecto de Acuerdo PAC. Así mismo se definen los porcentajes de asignación Dirección General mensual y su distribución entre Subunidades. Luego, se registra en el aplicativo SIIF la distribución PAC y se comunica su cargue a las dependencias y Grupos de Apoyo de las Regionales y centros; para qué los funcionarios responsables de su administración puedan ejecutarlo. Proyecto de Acuerdo PAC / Correo Eléctronico Confirmación cargue de PAC - Aplicativo SIIF 5. Verificar la apropiación presupuestal disponible Se Revisa que las asignaciones de presupuesto concuerden con los anexos de la resolución de apertura. Despúes, es necesario validar los saldos de apropiación disponibles para la ejecución presupuestal de cada una de las Dependencias, Regionales y/o Centros. En caso de presentarse novedades de apropiación presupuestal, estás se informan a la Coordinación del Grupo de Presupuesto de la Dirección Administrativa y Financiera mediante comunicación escrita. Grupo Apoyo Dependencias, Regionales y Centros. Comunicación Escrita Se requiere Modificación SI DE-P-008 Elaboración Anteproyecto Si se requieren Modificaciones Externas, remitase al procedimiento: P008-DE-ELABORAR ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO. Si no se requieren Modificaciones Externas sino Traslados Presupuestales continúe con la actividad 6 NO 8 6. Tramitar Traslado Presupuestal Se reciben y revisan las solicitudes de Traslado presupuestal con el fin de iniciar los análisis y/o consultas necesarias para determinar la forma en la que serán efectuados los traslados. En caso tal que se requiera concepto de viabilidad, es necesario informar a la Dirección de Planeación y al área solcitante el inicio de dicho trámite. La emisión de este concepto no púede exceder los 5 días habiles, una vez haya sido recibida la solicitud por parte de la Direccion de Planeación. Dirección General / Rol Coordinador. Resolución De Traslado Presupuestal Se oficializan los Traslados Presupuestales mediante resolución revisada y firmada del Director y Financiero. Una vez legalizado el Acto. Por ultimo, se registran en el aplicativo SIIF los Traslados realizados y se se comunica la disponibilidad de los recursos Dirección General 7. Validar y registrar en el aplicativo los movimientos presupuestales Corrobore en el aplicativo los rubros y valores asociados a los traslados, con el fin de iniciar el registro de los movimonemtos presupuestales consecuencia del ejercicio normal de la gestión. Dirección General, Dependencias y Grupos de Apoyo, Regionales y Centros Consecutivo de Registro para Traslados o Modificaciones - Aplicativo SIIF

6 ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 8 8. Verificar los requisitos de tramite y expedir la solicitud de CDP Solicite la expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP s) ante el Grupo de Presupuesto de la Dirección General o el Grupo de Apoyo de las Regionales y Centros de Formación, según corresponda. Verifique siempre que la solicitud contenga: Dependencias, Grupo de El rubro por el cual se debe afectar el CDP. Presupuesto Dirección El objeto al que obedece el compromiso y la dependencia o unidad General y Grupos de solicitante. Apoyo, El valor requerido. Regionales y Centros Mantenga comunicación permanente con las unidades solicitantes, con el fin de corroborar el cumplimiento de los requisitos de trámite antes del registro del compromiso de los recursos. Incorpore en el sistema la información asociada a la solicitud de CDP e identifique su consecutivo. Comunicación Solicitud de CDP s Consecutivo Solicitud CDP - Aplicativo SIIF 89. Expedir el CDP Con base el consecutivo de solicitud de CDP ingrese en el aplicativo la información requerida para la Expedición del CDP. Imprima el CDP para que sea revisado y firmado por el responsable de la ejecución presupuestal. Entregue el CDP al área solicitante para que sean iniciados los respectivos procesos contractuales. Dependencias, Grupo Presupuesto Dirección General y Grupos de Apoyo Regionales y Centros Consecutivo Creación de CDP - Aplicativo SIIF CDP Impreso y firmado Tramitar y registrar el compromiso presupuestal Reciba y valide que los documentos requeridos para el registro del compromiso, verificando antes de registrar el compromiso los siguientes aspectos: La existencia en el sistema del Tercero y su respectiva Cuenta Bancaria. Los Documentos respaldo del proceso como son: Identificación, certificación bancaria y elementos Contractuales. Cualquier otra Documentación requerida. Por ultimo, genere en el aplicativo el registro del compromiso presupuestal y entregue el Registro Presupuestal ( RP )junto con la documentación soporte del movimiento a quien corresponda. Lo anterior con el propósito de iniciar el objeto contractual. Grupo de Presupuesto Dirección General y/o Grupo Apoyo Dependencias, Regionales y Centros Registro Presupuestal (RP) 811. Generar informes sobre la ejecución presupuestal ConsultE en el aplicativo la información sobre el estado de ejecución y gastos (Vigencias actuales y Rezago presupuestal) del presupuesto de la entidad y elaborar los informes a los que haya lugar, teniendo en cuenta los requerimientos del área solicitante. Dirección General / Rol Coordinador. Reportes Aplicativo SIIF Informes de Ejecución u otros Informes Fin