HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A., E.S.P. NIT:

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1 Código: PSI01 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE CUENTAS Versión: 1 Fecha Aprobación: Marzo 17 de Nro. de páginas: 8 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE CUENTAS Fecha de aprobación: 17 de marzo de DEFINICIÓN El procedimiento Rendición de Cuentas es el conjunto de reglas e instrucciones relacionadas con la forma como la empresa debe suministrar a la Contraloría General de Antioquia (CGA), información asociada al manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos y de los resultados obtenidos en su gestión. Este procedimiento deroga la rendición de cuentas aprobada en mayo 3 de OBJETIVOS Definir el procedimiento de Rendición de Cuentas a la CGA por parte de Hidroeléctrica Ituango S.A. E.S.P. (Hidroituango). Cumplir oportunamente la rendición de cuentas. Asegurar que la información a rendir se encuentre completa en cuanto a contenido y formalidades, tal como lo indica la Resolución 0234 de 2011 o los documentos que la modifique o sustituya. Distribuir los temas y actividades de la rendición de cuentas en Hidroituango ALCANCE Los temas y actividades definidas en este procedimiento deben ser cumplidos estrictamente por todos los trabajadores de Hidroituango y principalmente por quienes participan directamente en la preparación, consolidación y envío de la información al Sistema GESTIÓN TRANSPARENTE MARCO TEÓRICO La CGA implementó el Sistema de Información GESTIÓN TRANSPARENTE para llevar a cabo la rendición de cuentas de los sujetos de control, el cual provee de módulos establecidos para suministrar y controlar información relacionada con la gestión de la empresa. La CGA en su página web dispone de tutoriales y formatos que sirven de guías para suministrar adecuadamente en el sistema todos los requerimientos de rendición de cuentas, los cuales se encuentran disponibles en la unidad de red configurada en Hidroituango para los trabajadores que están preparando, suministrando y reportando información al Sistema GESTIÓN TRANSPARENTE.

2 1.5. DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN, PERIODICIDAD Y PLAZOS En el capítulo noveno de la Resolución 0234 de la CGA, se detalla la información y los documentos que debe suministrar Hidroituango para dar cumplimiento a esta norma. Asimismo, se define la periodicidad y los plazos máximos de suministro de información al sistema. A continuación se especifica el contenido mencionado en este párrafo: 1.6. REPORTES ANUALES La siguiente información consolidada se rendirá anualmente a más tardar el 30 de abril de cada año mediante registro electrónico o archivo adjunto, según se disponga en el sistema GESTIÓN TRANSPARENTE. Además, se define la dependencia responsable del suministro de información: No. TEMAS DEPENDENCIA RESPONSABLE 1 Plan Estratégico Corporativo DCI 2 Plan de Acción DCI 3 Reservas de caja (constituidas y canceladas) 4 Vigencias futuras (constituidas y ejecutadas) 5 Estado de tesorería, al cierre de la respectiva vigencia fiscal 6 Procesos judiciales SG 7 Proyectos financiados con la Banca o Donaciones GEF 8 Información sobre el estado de la Tecnología de la Información y las comunicaciones (TICS)* 9 Encuesta de Gestión Ambiental GT 10 Acto administrativo mediante el cual se aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Gastos, acompañado de las Disposiciones Generales; así como el Decreto que liquida el presupuesto de la vigencia. 11 Dictamen de Razonabilidad sobre los estados financieros expedidos al cierre de cada ejercicio contable, y los informes presentados por la DCI Revisoría Fiscal. 12 Certificación de los Estados Financieros 13 Manual procedimientos de Contratación SG 14 Manual de Funciones, Requisitos y Competencias 15 Planta de Cargos donde determine nivel, grado y salario Archivo plano de todos los comprobantes de ingresos y egresos, que 16 contenga número de comprobante, fecha, rubro presupuestal, beneficiario, cédula o NIT, concepto, valor y cuenta bancaria 17 Archivo plano del auxiliar contable a nivel de tercero, de cada vigencia fiscal 18 Relación de bancos y números de las cuentas y el saldo con su respectivo fondo, especificando el tipo de recursos que se muevan en ellas 19 Pólizas adquiridas a las compañías de seguros para la salvaguarda y protección de los bienes públicos, acompañada de los respectivos anexos (Manejo, bienes muebles e inmuebles, entre otros)

3 No. TEMAS DEPENDENCIA RESPONSABLE 20 Informe de avance cumplimiento plan de mejoramiento DCI 21 Acuerdo de creación de la ESP, por una sola vez y documentos de constitución SG 22 Concesiones y permisos ambientales y sanitarios GT 23 Permisos, autorizaciones, concesiones y trámites adelantados ante la autoridad ambiental GT 24 Informe sobre acciones de cumplimiento a los requerimientos ambientales GT 25 Informe de avance a los impactos ambientales generados GT * La Información sobre el estado de la tecnología de la información y las comunicaciones (TICS), se rendirá cada dos (2) años, a partir del Convenciones SIGLA DCI GEF GT SG DEPENDENCIA Dirección Administrativa y Financiera Dirección de Control Interno Gerencia de Estructuración Financiera Gerencia Técnica Secretaría General 1.7. REPORTES PERMANENTES La siguiente información se rendirá en forma permanente mediante registro electrónico o archivo adjunto, según se disponga en el sistema GESTIÓN TRANSPARENTE. Además, se definen los responsables del suministro de información y el plazo máximo para registrarla en el sistema: No TEMAS Relación contractual. La Entidad debe rendir todos los contratos de ingresos y gastos, independiente de su cuantía, con sus anexos digitalizados en forma permanente en sus diferentes etapas, teniendo en cuenta el estatuto contractual de Hidroituango. Esta información debe ser actualizada con cada actuación que frente a los contratos se presente, aun cuando pase de una vigencia fiscal a otra. Relación de pagos. La entidad debe rendir la información relacionada con los pagos de los contratos registrados en este sistema, además del anexo (comprobante de egreso) requerido por la CGA Cambios de Representante Legal (que incluya nombre, cédula, dirección y salario) DEPENDENCIA O TRABAJADOR RESPONSABLE Los contratos son rendidos por el interventor designado. Las órdenes de compra son rendidas por la, el cual establece como interventor al requirente PLAZO MÁXIMO Durante los 5 días hábiles siguientes a la suscripción del contrato Durante los 10 días hábiles siguientes al pago SG Durante los 10 días hábiles

4 No TEMAS Modificaciones al plan de acción, en el evento en que se presente Modificaciones al plan estratégico, en el evento en que se presente Actos administrativos mediante los cuales se modifica el Presupuesto General de Ingresos y Gastos, cuando aplique Informe de vigilancia y control presentado por las Superintendencias respectivas, en el evento de existir DEPENDENCIA O TRABAJADOR RESPONSABLE DCI DCI DCI PLAZO MÁXIMO siguientes a su perfeccionami ento 1.8 RESPONSABILIDADES Es responsabilidad de la Rendición de Cuentas el Gerente de Hidroituango, el cual asignó, de acuerdo con la Directiva No. 35 de marzo 17 de 2011, en el Secretario General, Gerentes y Directores la función y responsabilidad de la preparación, elaboración, recopilación y suministro de la información necesaria para la rendición de cuentas, y éstos a su vez podrán encargar en la planta de personal de su competencia la preparación, elaboración, recopilación y suministro de la información objeto de rendición de cuentas, conservando los Directivos la asignación de la función y responsabilidad en esta rendición. La DCI se encarga de capacitar, acompañar, asesorar y verificar la ejecución de este procedimiento. Es función de cada uno de los trabajadores asignados a la rendición de cuentas, entregar la información completa y concordante según las especificaciones técnicas y formales que sugiere la reglamentación del caso, incluyendo la digitalización de los documentos. El suministro de información contractual es responsabilidad del interventor de cada contrato de acuerdo con la Directiva No. 35 de marzo 17 de La información que se requiere digitalizar para la debida rendición es realizada por la. No obstante, los trabajadores asignados por cada Gerencia o Dirección deben garantizar la digitalización o escaneo de la documentación a reportar ENTRADAS INSUMO PROVEEDOR REQUISITOS Formatos y tutoriales determinados por la CGA. HIDROITUANGO y CGA Resolución 0234 de SALIDAS PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Información y documentación CGA Se debe reportar de acuerdo con lo reportada al Sistema de Rendición de Cuentas GESTIÓN TRANSPARENTE establecido en los numerales 3. Marco Teórico y 4. Definición de Información, Periodicidad y Plazos

5 de este documento DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ANUALES ACTIVIDAD ID NOMBRE DESCRIPCIÓN Trabajador responsable de la DCI envía a los responsables 1 Enviar formatos correspondientes en Hidroituango, los formatos que pone a disposición la CGA, los cuales deben ser diligenciados según los requisitos de la rendición de cuentas. Trabajador responsable de la DCI, solicita a los responsables de cada dependencia, la información requerida para suministrar en el sistema 2 GESTIÓN TRANSPARENTE, excepto la información relacionada en la Solicitar información actividad No. 4. anual Esta información debe ser preparada por los responsables de cada dependencia y enviada antes del 20 de abril de cada año al responsable de la Dirección de Control Interno. Trabajador responsable de la DCI, ingresa en el módulo anexos adicionales del sistema GESTIÓN TRANSPARENTE la información 3 solicitada. Ingresar información En caso de no cumplir con las especificaciones requeridas en la anual al Sistema Resolución 0234 y en el sistema GESTIÓN TRANSPARENTE, Trabajador responsable de la DCI solicitará los ajustes e información adicional a los responsables de la misma. 4 Ingresar información Trabajador responsable de la SG registra los procesos judiciales en el de procesos judiciales módulo correspondiente del sistema GESTIÓN TRANSPARENTE. Ingresar información Trabajador responsable de la GEF registra los proyectos financiados 5 proyectos financiados con la banca o donaciones en el módulo correspondiente del sistema con la banca o GESTIÓN TRANSPARENTE. donaciones DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PERMANENTES ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ID NOMBRE 1 Registrar contrato celebrado y efectuar cargue de anexos El interventor designado para supervisar el contrato celebrado, registra o asocia el contratista y el interventor en el módulo de contratistas e interventores, para luego proceder con el registro de la información requerida en el módulo de contratación del sistema GESTIÓN TRANSPARENTE durante el tiempo establecido en el numeral 4.2. Reportes Permanentes de este documento, además debe suministrar los anexos requeridos por el sistema GESTIÓN TRANSPARENTE según la tipología del contrato y que sean aplicables a la normatividad contractual de Hidroituango. Para los contratos de ejecución instantánea (órdenes de compra y servicio), el trabajador responsable de la registra estos contratos en los tiempos establecidos en el numeral 4.2. Reportes Permanentes de este documento, además debe suministrar los anexos requeridos por el sistema GESTIÓN TRANSPARENTE bajo esta modalidad de contratación y que sean aplicables a la normatividad contractual de Hidroituango.

6 ID ACTIVIDAD NOMBRE Registrar información relacionada con las etapas contractuales y post-contractuales, y efectuar cargue de anexos Registrar información relacionada con pagos a contratos Suministrar información ocasional DESCRIPCIÓN El interventor designado para supervisar el contrato, registra información permanente en el módulo de contratación del sistema GESTIÓN TRANSPARENTE relacionada con las etapas contractuales y post-contractuales, tales como: pagos de seguridad social, informes de interventoría y novedades en el contrato. Para las novedades en el contrato, tales como: adición, prórroga, cesión, terminación, liquidación, entre otros, el interventor registra esta información en el módulo de eventos en contrato del sistema GESTIÓN TRANSPARENTE Trabajador responsable de la, registra en el módulo de pagos del sistema GESTIÓN TRANSPARENTE, la información relacionada con los pagos de los contratos registrados en este sistema, además del anexo (comprobante de egreso) requerido en este módulo. Esta actividad debe realizarse en los tiempos establecidos en el en el numeral 4.2. Reportes Permanentes de este documento. Los documentos relacionados en los temas 3, 4, 5, 6 y 7 de la tabla presentada en el numeral 4.2. Reportes Permanentes de este documento, deben ser preparados por los responsables de cada tema y enviados al trabajador responsable de la DCI, el cual ingresa estos documentos ocasionales en el sistema GESTIÓN TRANSPARENTE dentro del tiempo establecido en el numeral 4.2. Reportes Permanentes POLÍTICAS ASOCIADAS AL PROCESO Mediante la sentencia No. S del 28 de julio de 2009 preferida por el Tribunal Administrativo de Antioquia, se declaró la competencia para adelantar el control fiscal en la Hidroeléctrica Ituango S.A. E.S.P. a la Contraloría General de Antioquia. La Rendición de Cuentas a la Contraloría General de Antioquia - CGA se encuentra reglamentada en la Resolución 0234 del 11 de enero de Adicional, la CGA dispone de una serie de manuales y tutoriales que se pueden visualizar en la página web En virtud de los antecedentes descritos, el Gerente expidió la Directiva No. 35 de marzo 17 de 2011, por medio de la cual reglamenta la asignación de funciones y responsabilidad para la rendición de cuentas a la CGA FLUJOGRAMA

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