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1 ri HIDROELÉCTRICA ITUANGO Se. á ~Sr PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE MONITOREOS El procedimiento ejecución de s consiste en definir la metodología que comprende la realización de evaluaciones proyectadas por la Dirección de Control Interno en el plan anual de auditoría. La ejecución de s surge de la necesidad de implementar el componente de Evaluación Independiente Moo Estándar de Control Interno (MECI) que aplica para Hidroituango, al igual que cumplir con los principios de la ley 87 de 1993, parágrafo artículo 9, sobre la verificación y evaluación control interno mediante las normas de auditoría generalmente aceptadas. OBJETIVO Definir y divulgar la metodología de evaluación independiente de procesos y procedimientos de Hidroituango que implementará la Dirección de Control Interno. ALCANCE Ejecutar los s proyectados por la Dirección de Control Interno con base al plan anual de auditoría. Las actividades definidas en este procedimiento aplican a los trabajadores de Hidroituango. GLOSARIO Dependencia responsable: Corresponde a la Gerencia, Dirección o Secretaría General a la cual pertenece el plan de mejoramiento. Directivo: Gerente, Director o Secretario General de Hidroituango. Hallazgo: Corresponde a las observaciones significativas identificadas en una actividad correspondiente al proceso objeto de evaluación. Plan anual de auditoría: Consiste en las actividades programadas de auditoría a realizarse en un periodo anual, con base a criterios orientados al cumplimiento de los objetivos organizacionales. Plan de mejoramiento: Es el conjunto de acciones que se aantan en la compañía, tendientes a corregir y/o mejorar los aspectos sustanciales que hayan sido identificados en ejercicio de la Auditoría (interna o externa) o como resultado de evaluaciones conjuntas y que ameriten ser registrados como acciones de mejora. Recomendación: Es la consideración u opinión independiente emitida por el auditor y relacionada con el hallazgo, con el fin de mitigar el riesgo o fortalecer el control. DESCRIPCIÓN Se entiende por, a la evaluación independiente de un tema específico bajo el cumplimiento de normatividad interna y externa, procesos, procedimientos o

2 HIDROELÉCTRICA decisiones de los órganos de dirección. RESPONSABILIDADES La Dirección de Control Interno es la responsable de ejecutar los s programados en el transcurso año. Los Directivos y los trabajadores asignados por el mismo son los responsables de la información suministrada a la Dirección de Control Interno para la ejecución de los s. 1. ENTRADAS INSUMO PROVEEDOR REQUISITOS Plan anual de auditoría y Dirección de Plan anual de auditoría oficializado sus modificaciones Control Interno con la Gerencia Monitoreos realizados en períodos anteriores Normatividad interna y externa objeto Dirección de Control Interno Hidroituango, entes de control, vigilancia y regulación Monitoreos validados y oficializados con la dependencia responsable Normatividad interna y externa vigente 2. SALIDAS PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Informe final Hidroituango Monitoreo validado con el Directivo Plantilla de plan Hidroituango responsable. Memorando entregado al Directivo, mejoramiento oficializando el informe final evaluado 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ID 1 ACTIVIDAD NOMBRE Definición objetivo, alcance y cronograma DESCRIPCIÓN El Responsable de la Dirección de Control Interno define el objetivo, el alcance y el cronograma a realizar, de acuerdo a lo proyectado en el plan anual de

3 ;;Fripiunoix, ELNÉC-1-i odba 11114PFA realizar a auditoría. 2 Comunicación a realizar El Responsable de la Dirección de Control Interno envía correo electrónico al Directivo responsable proceso a evaluar, el cual comunica el objetivo, alcance y cronograma a realizar. Para los s que involucran a varias dependencias de Hidroituango (ejemplo: contratación), se informará a cada Directivo la ejecución mismo. 3 Confirmación de trabajador(es) asignado(s) el Directivo por El Directivo debe informar (correo electrónico, oral, vía telefónica) el(los) trabajador(es) asignado(s) para la ejecución. En caso de que el Responsable de la Dirección de Control Interno requiera lograr un mayor conocimiento proceso o procedimiento a evaluar, éste programará reuniones o entrevistas para el entendimiento mismo. Estudiar normatividad la interna y externa correspondiente al objeto Consultar y solicitar la información fuente para la realización El Responsable de la Dirección de Control Interno estudiará la normatividad interna y externa aplicable al tema a monitorear. El Responsable de la Dirección de Control Interno genera reportes a través de los sistemas de información previamente validada, y solicita información necesaria a el(los) responsable(s) proceso para la ejecución. En caso de que los responsables proceso monitoreado no suministren la información solicitada por el Responsable de la Dirección de Control Interno, se informará al Directivo correspondiente.

4 HIDROELÉCTRICA ITUANGO." El Responsable de la Dirección de Control Interno diseñará y ejecutará las pruebas necesarias en el, de acuerdo al objetivo y alcance definidos en el mismo. En 6 Ejecución esta actividad, el Responsable de la Dirección de Control Interno identifica los principales riesgos a los que está expuesto el proceso y los controles que existen para mitigarlos Validación de los hallazgos identificados Elaboración informe preliminar Validación informe preliminar Ajuste s in forme final al Entrega de memorando, informe final y plantilla de plan de mejoramiento El Responsable de la Dirección de Control Interno validará los hallazgos obtenidos en la ejecución de las pruebas con el(los) trabajador(es) asignado(s) por el Directivo responsable. El Responsable de la Dirección de Control Interno elaborará el informe preliminar previamente validado por el Directivo de Control Interno y será enviado al Directivo responsable, el cual le solicitará una reunión de validación contenido informe. El Responsable de la Dirección de Control Interno presentará los hallazgos y recomendaciones consignados en el informe, validando con el Directivo los resultados mismo y discutiendo la permanencia dentro informe El Responsable de la Dirección de Control Interno realiza los ajustes al informe final teniendo en cuenta los puntos de discusión presentados en la actividad anterior El Responsable de la Dirección de Control Interno envía el informe final acompañado de un memorando dirigido al Directivo responsable, donde se oficializa la entrega de dicho informe y la plantilla plan de mejoramiento previamente diligenciada con los hallazgos y recomendaciones. En caso de que el Responsable de la Dirección de Control Interno no identifique hallazgos en el, sólo se entregará el memorando al Directivo responsable acompañado informe final. La finalización de este procedimiento continúa con las actividades plasmadas en el procedimiento de Seguimiento de Planes de Mejoramiento.

5 /,/ 4. HIDROELÉCTRICA Shigir 5. FLUJOGRAMA INICIO Definición objetivo, alcance y cronograma Confirmación de trabajadories) asignado(s) por el Directivo 1 Estudiar la normatividad interna y externa correspondiente al objeto Envío vía de comunicación objetivo, alcance y cronograma Consultar y solicitar la información fuente para la realización NO Se identificaron hallazgos en el? Ejecución SI Validación de los hallazgos identificados Envío vía informe preliminar Ajustes informe final Validación informe preliminar Entrega de memorando, informe finaly plantilla de plan de mejoramiento FIN

6 HIDROELÉCTRICA 11b. ITUANGO 6. APLICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL PROCESO Nombre Firma, Proyectó Raúl Patiño Juan David Serna J I 0 6: 2 11,Gt Revisó Elkin Restrepo acte-2(2' Aprobó Luis Guillermo Gómez A. Gerente General Yomaira Giraldo M. Directora de Control Interno lir 0 w.. Fecha de aprobación: 30 de junio de 2010