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1 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE EVENTOS Y ENCUENTROS INSTITUCIONAL E INTERINSTITUCIONALES UNIDAD RESPONSABLE: GERENCIA RELACIONES INTERINSTITUCIONALES CÓDIGO P-GI-GRI-003 VERSIÓN PAGINAS 5 1. Descripción resumida del procedimiento: El procedimiento contempla las es necesarias a desarrollar para la organizacion y realización de como estrategia para fortalecer las relaciones interinstitucionales a nivel nacional e internacional. 2. Objetivo: Establecer la dinamica a seguir en la programacion, ejecucion y evaluacion de institucionales e interinstitucionales. 3. Alcance: El procedimiento inicia con la identificacion de necesidades por parte de las Unidades de la institución y clientes externos, para realizar y finaliza con la evaluación de su desarrollo,proyeccion del informe y la formulación de acciones de mejora para alcanzar el cumplimiento de los objetivos. 4. Definiciones: Imagen institucional: Es la representación mental que una colectividad establece respecto a la institución, con base en las impresiones y la información pública que recibe. Protocolo: Regla ceremonial diplomática establecida por decreto o costumbre. También se define como ciertas reglas establecidas para las ceremonias oficiales o trato social. Feria: Evento social, económico, cultural que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar generalmente un tema o propósito común. Conferencia: exposición sobre un tema doctrinal o específico que reviste grados de complejidad y profundidad. Dirigido a un auditorio que posee cocomientos previos. Aniversario: Celebración de carácter simple de un acontecimiento interno importante para la institución. Seminario: Actividad académica de carácter teórico que se realiza a través de sesiones de trabajo colectivo de un grupo de especialistas, para estudiar, analizar o enriquecer un tema previamente deterinado. 5. Líder del Procedimiento: Gerencia de Relaciones Interistitucionales 6. Condiciones Generales Todas las Unidades y Centros que organicen y realicen de carácter institucional deben aplicar el actual procedimiento y el instructivo asociado, hacer solicitud de apoyo mediante el uso del formato de solicitud para la organización de (FI-GI-GRI ). Quienes desarrollen institucionales, deberán incluir en el informe del mismo la tabulacion y analisis de la evaluacion, asi como las variables de participación que conforman el indicador. 7. Descripción del procedimiento QUÉ? CÓMO? QUIÉN? Descripción Insumos necesarios para la Descripción detallada de la Resultados o productos de la Cód. y Nombre de Registros Asociados Encargado de la 1 Determinar la necesidad para organizar y realizar -lista de necesidades para organizar y realizar Compilar, analizar y depurar las necesidades para que sirvan de insumo para consolidar la programacion de institucionales -Informacion depurada 2 Programar los a organizar y realizar -Informacion depurada Elaborar programacion que incluya: Nombre del evento, tipo de evento, fecha propuesta, unidad o centro responsable - Programacion de institucionales 3 Enviar programacion por zona y/o unidad. -Programacion de institucionales Remitir por correo electronico a la GRI la programacion de los consolidados por zona y/o unidad, mediante la matriz de informacion diligenciada - Correo electronico con la Programacion zonal y/o unidad diligenciada en matriz de informacion

2 4 Consolidar la agenda nacional de y socializar - Correo electronico con la programacion zonal y/o unidad Recepcionar,consolidar y socializar la agenda nacional de institucionales -Correo electrónico con la agenda nacional de 5 Delimitar el evento a organizar y realizar -Correo con la agenda nacional de - realizacion de Estructurar con base en la agenda consolidada y el instructivo para la realizacion de cada uno de los programados donde se indique: Lugar, fecha, hora, ojbetivos, población objeto,número de participantes esperados, duración y temática preliminar realización de 6 Planificar presupuesto preliminar Proyectar los gastos en que se incurrira (previstos e inprevistos) y fuentes de ingresos para la realizacion del evento, debidamente justificada - Proyeccion de presupuesto Unidades (CEAD, CERES, CCAV, 7 Solicitar CDP - Proyeccion de presupuesto Tramitar el CDP ante la Gerencia Administrativa y Financiera (GAF) acorde a las necesidades de financiacion proyectadas. Si el CDP es aprobado sigue con el paso 9, si no es aprobado se continua con el paso 8. - Respuesta de la GAF - CDP aprobado Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) con numero asignado 8 Buscar recursos - Respuesta de la GAF Gestionar ante entes externos la cofinanciacion para la realizacion del evento - Recursos externos 9 Elaborar plan de trabajo - CDP aprobado - Recursos externos preliminar - realizacion de Listar las es necesarias para el desarrollo del evento. Establecer comites con responsables(logistica, cominicaciones, publicidad y financiero). Diseñar el cronograma. Elaborar el programa de conferencias. Elaborar programa social o de acompañantes realizacion de 10 Solicitar asesoria en logistica y/o enviar plan de trabajo - Formato de solicitud para la organización de Diligenciar el formato de solicitud para la organización de donde se solicite asesoria en los temas de logistica y protocolo para la realizacion de los, anexando el respectivo plan de trabjo - Formato de solicitud para la organización de diligenciado -Formato de solicitud para la organización de (FI-GI-GRI ) 11 Recepcionar, revisar y retroalimentar plan de trabajo -Formato de solicitud para la organización de diligenciado Revisar el plan de trabajo por medio de la lista de chequeo del plan de trabajo y proyectar correo electronico con la retroalimentacion correspondiente. Si necesita material publicitario continua con el paso 12, de lo contrario sigue con el paso Correo electrónico de retroalimentación 12 Solicitar material publicitario - Correo electrónico de solicitud de material publicitario Solicitar a la GRI el material publicitario para el evento - Respuesta a la solicitud

3 13 Enviar material publicitario - Correo electrónico de solicitud de material publicitario Realizar el envío de material publicitario aprobado por la Gerencia - Comunicado de despacho de material 14 Gestionar material publicitario - Respuesta de la solicitud Gestionar la adquisición del material publicitario - Material publicitario Unidades (CEAD, CERES, CCAV, 15 Implementar plan de trabajo -Material publicitario -Instrucciones contenidas en el Formato de solicitud para organización de -instructivo para la realizacion de Desarrollar cada una de las es previstas en el plan de trabajo. Dar cumplimiento al cronograma establecido. Revisar y ajustar la logistica y protocolo del evento. - Lista de verificacion del plan de trabajo realizacion de 16 Desarrollar evento - Material Publicitario -Base de datos de invitados Verificar la logistica y protocolo. Desarrollar la agenda del evento. Registro de participantes.aplicar formato de evaluacion del evento. - Registro de asistencia a - Formato de evaluacion del evento diligenciado 17 Evaluar evento y elaborar informe -Formato de evaluación del evento diligenciado. -Tabulación de la evaluación. -Análisis de los resultados de evaluación. -Listas de verificación Realizar una reuniòn con los representantes de los comités para evaluar el desarrollo del evento y analizar el resultado de la evaluación aplicada, lo cual servirá de insumo para la elaboración del informe. Elaborar informe -Informe del evento 18 Establecer acciones de mejora para futuros y enviar. -Informe del evento De ser necesario, se propondra un plan de mejoramiento con el propósito de minimizar las posibles falencias en futuros. -Plan de mejoramiento Procedimiento Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento 19 Revisar informe y retroalimentar acciones de mejora -Plan de mejoramiento Revisar el informe del evento y analizar el plan de mejoramiento para retroalimentar las acciones de mejora propuestas. -Plan de mejoramiento revisado -Retroalimentacion del informe 20 Sistematizar información -Documentacion generada durante el evento Recopilar, escanear y organizar archivos en medio magnetico e impreso según la norma de gestion documental. - Documentacion del evento organizada

4 8. Diagrama de flujo del procedimiento INICIO Determinar la necesidad para organizar y realizar Consolidar la agenda nacional de y socializar Programar los a organizar y realizar Enviar programacion por zona y/o unidad Delimitar el evento a organizar y realizar Planificar presupuesto Recepcionar, revisar y retroalimentar plan de trabajo Solicitar CDP (en la GAF) Necesita material publicitario? Hay disponibilidad presupuestal? NO SI Buscar recursos SI Solicitar asesoria en logistica y/o Elaborar enviar plan Plan de de trabajo Solicitar asesoria en logistica y/o enviar plan de trabajo NO Solicitar material publicitario Enviar material publicitario Gestionar material publicitario Implementar Plan de Trabajo Desarrollar evento Evaluar evento y elaborar informe Establecer acciones de mejora para futuros y enviar. Revisar informe y retroalimentar acciones de mejora Sistematizar información FIN

5 9. Documentos de Referencia Tipo de Documento Nº y Fecha de Tipo de Documento Nombre RESOLUCIÓN 1133 del 4 de Junio de 2007 Por la cual se estructuran los grupos de trabajo y equipos contingentes, comités institucionales y organismos espejo de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) RESOLUCIÓN 2110 del 11 de Junio de 2008 Por la cual se crea el Sistema de Gestión Tecnológica - SIGETEC, de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD, y se conforma el Comité Estratégico de sistema de gestión tecnólogica y la mesa técnica para su operación. 10. Modificaciones/actualizaciones Versión 000 Fecha 10/06/2009 Primera versión Descripción resumida de la modificación/actualizació /09/2011 Se actualizó el diagrama de flujo del procedimiento /12/2011 Se actualizó la descripción resumida del procedimiento, el objetivo, el alcance, condiciones generales y la descripción del procedimiento se modifico y actualizo completamente agregando y detallando nuevos pasos, se incluyeron definiciones y se actualizó el diagrama de flujo del procedimiento. 11. Aprobación y Oficialización Fases Cargo Encargado Nombre Encargado Documento por el cual se aprobó Elaboración Gerente de Relaciones Interistitucionales Patricia Illera Pacheco Correo electrónico institucional Revisión Jefe de la Gerencia de Calidad y Mejoramiento U Luigi Humberto López Correo electrónico institucional Aprobación Rector Jaime Alberto Leal Afanador Acta de comité de gestión integral del 21 de Noviembre de 2011