MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

Transcripción

1 Página 1 de 5 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Jefe Área de Publicidad y Comunicaciones Superior Inmediato: Subdirector de Servicio Social Personal a Cargo: Asistente de Publicidad, Comunicador Social, Auxiliar de Oficina Dependencia: Publicidad y Comunicaciones II. NATURALEZA DEL CARGO Programar, supervisar, coordinar y ejecutar labores relacionadas con diseño de piezas y elementos de la imagen corporativa con miras a posicionar la Caja, hacer cumplir los parámetros establecidos en el manual de imagen e interpretar las necesidades publicitarias de cada Área, sugiriendo los medios que puedan brindar mejores resultados. III. FUNCIONES 1. Diseñar e implementar estrategias de publicidad de acuerdo a los planes, programas y metas trazadas por la Jefatura de la Unidad, para garantizar la adecuada promoción de los servicios. 2. Seleccionar los medios y soportes que se vayan a necesitar de manera que sea rentable a la Corporación. 3. Asesorar al Director Administrativo en la toma de decisiones que contribuyan al mejoramiento y posicionamiento de la Imagen Institucional a través de la organización de eventos especiales, campañas publicitarias, y pauta en medios escritos y hablados. 4. Diseñar y producir material impreso, pautas para prensa y radio, y requerimientos hechos por las dependencias apoyando los eventos internos y externos programados. 5. Brindar asesoría en la señalización interna y externa de la Corporación. 6. Presentar boceto, solicitud de requerimiento y cotizaciones de publicidad impresa, exterior y para medios de comunicación, al Director Administrativo para estudio y aprobación. 7. Elaborar el Plan Operativo y presupuesto de ingresos y gastos del Área de Publicidad efectuando el control presupuestal, siendo responsable por velar por el cumplimiento de reglamentos, disposiciones y procedimientos establecidos por la Caja como de objetivos, metas y presupuestos asignados al Área. 8. Controlar y Supervisar la ejecución de actividades relacionadas con prensa y radio. 9. Verificar la legalización de los contrato y remitir en los periodos establecidos las cuentas y los soportes a logística para iniciar el trámite de pago. 10. Velar por la supervisión e interventoría de los contratos que celebre Cofrem, referentes a las áreas bajo su responsabilidad, o los que le sean asignados por conocimientos específicos de su profesión y/o experiencia, presentando los respectivos informes. 11. Fomentar en su equipo de trabajo una política de autocontrol respecto a las actividades cotidianas de su dependencia, con el fin de que se ajusten a los procedimientos y a los objetivos misionales y estratégicos de la Corporación. 12. Tramitar las respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición relacionados con la dependencia y remitir copia de la respuesta enviada al cliente de forma oportuna a la Coordinación de Servicio al Cliente para su respectivo control y medición.

2 Página 2 de Realizar de manera objetiva la entrevista de valoración de competencias a su equipo de trabajo, estableciendo acuerdos constructivos y haciendo seguimiento de tal manera que aumenten la competencia y promuevan la mejora en el desempeño de sus procesos. 14. Presentar oportunamente los requerimientos de compra cumpliendo con las especificaciones del bien o servicio y anexando los soportes establecidos. 15. Remitir de forma oportuna la información relevante de la dependencia, dando cumplimiento legal y normativo, y contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades de otras dependencias. 16. Coordinar las actividades de su dependencia de tal manera que se evidencie un enfoque por procesos, tomando acciones de mejora continua, procurando un enfoque preventivo en su gestión y evitando reprocesos. 17. Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar soluciones. 18. Presentar mensualmente a su superior inmediato un reporte ejecutivo de seguimiento y control de datos e información crítica de su dependencia en donde se observe el estado actual de gestión y las acciones de mejora. 19. Definir e implementar indicadores de gestión para los procesos de la dependencia teniendo en cuenta las metas institucionales, los planes, programas, proyectos, las necesidades de los clientes y al Plan Estratégico de la Corporación. 20. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 21. Revisar mensualmente la causación de las cuentas del estado de resultados y solicitar la reclasificación y/o ajustes en los casos a que haya lugar. 22. Proyectar y ejecutar el presupuesto de manera anual para la implementación de SG-SST y velar por el cumplimiento de los procedimientos, requisitos legales y normas del Sistema en su dependencia. 23. Disponer del tiempo para el entrenamiento, capacitación y formación y demás actividades de SST y promover la adopción de comportamientos seguros en el personal a cargo. 24. Proyectar acciones de mejora continua relativos a Seguridad y Salud en el Trabajo en su dependencia y reportar, identificar y tomar medidas de control frente a los factores de riesgo. 25. Presentar los resultados de seguimiento a indicadores del SG-SST en coordinación con el Jefe de la y el Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo. 26. Presentar el estado actual de las no conformidades, cumplimiento legal y Acciones de mejora continua. 27. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

3 Página 3 de 5 IV. AUTONOMIA - Dirigir, controlar y analizar las estrategias de promoción de los servicios. - Establecer la proyección de niveles de gastos en publicidad por unidad de servicio. - Disponer de los recursos humanos, físicos y de presupuesto asignado a su Área. - Hacer cumplir el manual de Identidad Visual Corporativa. V. RESPONSABILIDAD Proceso Elaboración de Contratos 1. Responsabilidades por proceso Responsabilidad - Revisa y controla la documentación de los contratos y su legalización con la Oficina Jurídica

4 Página 4 de 5 Elaboración del plan Operativo Elaboración de Publicidad Impresa y Exterior Elaboración de Publicidad Impresa y Exterior para Medios de Comunicación Actualización pagina Web e intranet Compras Internas - Elabora el Plan Operativo del Área - Elabora los diseños y diagramación de la publicidad. - Diseña, supervisa y controla la publicidad solicitada e impresa. - Actualiza la información a ser publicada en la página Web - Gestiona le tramite de compra de los materiales de publicidad -Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los colaboradores de su dependencia, participar en las actividades de capacitación e informar oportunamente todo accidente de trabajo. -Responsable del desempeño de SST de su dependencia, de mantener ambientes de trabajo saludables y seguros acordes a los factores de riesgos identificados y promover la participación de todos sus trabajadores en el cumplimiento de los objetivos del Sistema. Seguridad y Salud en el Trabajo -Debe garantizar que el SG_SST opere bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Respuesta a las Sugerencias, Quejas, Reclamos y Derechos de Petición Gestión por Competencias - Proyecta las respuestas a las diferentes reclamaciones emitiendo el concepto sobre la reclamación para validación de Jurídica - Participa en la entrevista técnica de selección y acompaña la inducción de su equipo de trabajo

5 Página 5 de 5 Gestión de Calidad - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. Gestión Documental - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia Comité de compras internas Análisis, estudio y aprobación de las solicitudes de compras cuya cuantía supere la permitida en el reglamento Según aplique

6 Página 6 de 5 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Formato de Actividades Diarias 01 y 02 Subdirector de Servicios Sociales Mensual Externas 4. Relaciones con el entorno Subdirector de Servicios Sociales Jefe de Logística Director Administrativo Periodistas Proveedores 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: - Equipo de computo - Cámara Fotográfica y de Video b. Dinero, títulos o - Dinero documentos - Contratos - Solicitudes de requerimiento - Bocetos y arte final. c. Nivel de Confidencialidad Alto VI. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA Título Profesional en Publicidad. Especialización en Gerencia de mercadeo o afines. - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Auditoría Interna de Calidad - Estrategias para posicionamiento de marcas, productos, servicios - Producción publicitaria Tres (3) años de experiencia profesional dentro de la cual certifique un (1) año de experiencia en cargos directivos

7 Página 7 de 5 CONOCIMIENTOS ESENCIALES - Publicidad y diseño gráfico - Estrategias para desarrollo de planes de medios, campañas publicitarias y de relaciones públicas según las necesidades comunicacionales de los clientes - Edición de textos - Planificación de campañas de promoción y divulgación - Manejo de presupuesto - Indicadores de gestión - Planeación estratégica - Corel Draw - Office - Internet Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2012 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Calidad del servicio 10 X Liderazgo para el cambio 15 X Pensamiento estratégico 10 X Trabajo en equipo 10 X Orientación a resultados 10 X Comunicación efectiva 10 X Gestión publicitaria 35 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Jefe de División de Gestión Humana Nombre: Jorge Arturo Leyva Pedraza Cargo: Subdirector de Servicios Sociales Nombre: Álvaro Martín Quigua Mayorga Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Enrique Martínez Solís Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)