INSTRUCTIVO PLAN DE TRABAJO Y METODOLOGÍA AÑO 2013 PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PLN DE TRBJO Y METODOLOGÍ ÑO 2013 PR LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCTIVOS I. OBJETIVO El presente documento tiene como propósito estandarizar los lineamientos y parámetros para la elaboración y presentación del plan de trabajo mensual por parte de los profesionales de apoyo de los Fondos de Servicios Educativos y la metodología a aplicar en cada una de las actividades a desarrollar para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. II. LCNCE Este instructivo de trabajo comprende los lineamientos para la elaboración y presentación del plan de trabajo mensual que contiene las actividades y metodología a realizar por parte del asesor a los Fondos de Servicios Educativos FES que tiene a cargo. III. DESCRIPCION 1. Lineamientos para la elaboración y presentación del plan de trabajo mensual Los profesionales de apoyo de los Fondos de Servicios Educativos deberán presentar mensualmente a la Dirección Financiera el plan de trabajo a desarrollar durante el mes, el cual debe describir, la actividad específica, los beneficiarios de la actividad o el colegio a visitar, la fecha de cumplimiento y el producto a entregar como resultado de la ejecución, el total de productos a entregar, hacer referencia a 12 actividades como mínimo (capacitaciones, visitas a colegios, reunión de auxiliares financieros, reunión de Rectores, reunión de asesores, entre otras). Cada actividad contenida en el plan de trabajo debe corresponder a las necesidades, requerimientos y prioridades de los Fondos de Servicios Educativos a nivel local y una vez finalizado el mes y ejecutado el plan de 1

2 trabajo, los profesionales de apoyo deben presentar ante la Oficina de Presupuesto supervisora del contrato, las actas de visitas o de capacitación en el formato establecido por la SED como soporte de las actividades desarrolladas. continuación se referencia las obligaciones contractuales, las actividades a desarrollar y la metodología a aplicar. OBLIGCIÓN CTIVIDDES DESRROLLR PROPÓSITO METODOLOGÍ TIEMPO PRODUCTO poyar a la Dirección Financiera de la Secretaría de Educación de Bogotá, en la asesoría y apoyo administrativo, financiero, presupuestal, de tesorería y contable de los Fondos de Servicios Educativos de los Colegios, de acuerdo con las normas vigentes y ejercer el seguimiento en la administración y ejecución de los recursos de los mismos, según el plan de trabajo Visita de asesoría para socializar normas y lineamientos en materia financiera. Socializar al equipo financiero del colegio (Rector, Contador, uxiliar financiero, Responsable de caja menor), normas y lineamientos en los cuales no hay claridad en su aplicación y las normas de reciente expedición. Previo a la socialización de las nuevas normas o lineamientos en materia financiera con los FSE la administración central brindará a los asesores financieros capacitación que tenga como propósito, presentar las directrices y unificar conceptos frente a la normatividad. Una vez conocida la norma y su aplicabilidad, se inicia el proceso de socialización a los responsables de la administración de los recursos del FSE en cada uno de los colegios. Uno (1) día cta de asesoría y capacitación debidamente firmada, relacionando: objeto de la asesoría y desarrollo. 2

3 OBLIGCIÓN establecido conforme a las necesidades. CTIVIDDES DESRROLLR nálisis de procesos y procedimientos FSE. PROPÓSITO METODOLOGÍ TIEMPO PRODUCTO Seguimiento a de los FSE. los procesos y procedimientos referentes a Presupuesto: presupuesto, tesorería inicial, y contabilidad de los presupuestales FSE con el propósito de mejorar la gestión financiera. Se realiza seguimiento y asesoría los procesos y procedimientos referentes a presupuesto, tesorería y contabilidad con el propósito de mejorar la gestión financiera El trabajo se ejecutará analizando cada proceso, así: Presupuesto modificaciones (adiciones, traslados y reducciones) aprobados y firmados mediante acuerdos por el Concejo Directivo, ejecución activa (comprobantes de ingreso) y pasiva (comprobantes de egreso), soportes presupuestales (CDP y RP), registros presupuestales, informes, ejecución Uno (1) a dos (2) días si lo amerita Producto: cta de asesoría con las respectivas Recomendaciones y firmadas por quienes en ella entrevieron. 3

4 OBLIGCIÓN CTIVIDDES DESRROLLR PROPÓSITO METODOLOGÍ TIEMPO PRODUCTO presupuestal, entre otros. Tesorería: Libros auxiliares de bancos, de tesorería, conciliaciones bancarias, medidas de seguridad, pagos de impuestos, estado de tesorería, flujo de caja y liquidación de excedentes. pertura y cierre de cuentas bancarias y exención de 4X1000. Plan de compras: Plan de compras aprobado, ejecución y seguimiento. Contabilidad: cta de apertura de libros, comprobantes de contabilidad, libros auxiliares, libros mayores, estados contables aprobados, conciliaciones bancarias y notas a los estados 4

5 OBLIGCIÓN CTIVIDDES DESRROLLR PROPÓSITO METODOLOGÍ TIEMPO PRODUCTO contables, informes administrativos y fiscales. De acuerdo con la verificación y confrontación de los procesos y procedimientos en materia financiera se debe presentar las sugerencias conforme a las normas y lineamientos vigentes. Seguimiento procesos procedimientos FSE. a y sesorar el cumplimiento y avance en los procesos y procedimientos de acuerdo con las recomendaciones de visitas anteriores. Se debe apoyar los procesos y procedimientos en los cuales se encontraron debilidades y verificar el cumplimiento de las recomendaciones. Se tendrá como insumo inicial el acta de asesoría referente a verificación de procesos y procedimientos. Uno (1) día 5

6 OBLIGCIÓN CTIVIDDES DESRROLLR tención a los requerimientos en materia financiera de los colegios. poyo cuando se genera cambio de Rector, Pagador o Responsable del Manejo de Caja Menor. PROPÓSITO METODOLOGÍ TIEMPO PRODUCTO Prestar asesoría en los temas requeridos por los FSE. sesorar el proceso de entrega de Ordenación del Gasto y pagaduría. El usuario que requiere el servicio deberá solicitar ante a la Oficina de Presupuesto, la Dirección Local de Educación o al asesor financiero de la localidad, la respectiva asesoría, con el fin de proceder a programar y coordinar la visita. El Rector debe solicitar al asesor financiero apoyo frente al proceso de entrega y recibo en temas relacionados con FSE. Uno (1) día Uno (1) a dos (2) días cta de asesoría debidamente firmada, relacionando el objeto de la visita y los temas desarrollados. cta debidamente firmada relacionando los aspectos de asesoramiento en la entrega del cargo. Visitas a Colegios de acuerdo a los Dar cumplimiento a las solicitudes que requieran visita a los El asesor financiero atenderá las solicitudes requeridas por los colegios. Un (1) día cta de Visita debidamente firmada. 6

7 OBLIGCIÓN CTIVIDDES DESRROLLR requerimientos de la Oficina de Presupuesto. FSE. PROPÓSITO METODOLOGÍ TIEMPO PRODUCTO Realizar capacitación a los responsables de la Reunión de rectores Reunión uxiliares Financieros de Capacitaciones a Rectores, uxiliares Socializar normas y lineamiento vigentes sobre aspectos financieros y aclarar dudas. Se brindará asesoría en las normas y lineamientos a que haya lugar y se resolverán las inquietudes. Prestar asesoría de acuerdo con la normatividad vigente y lineamientos de la Dirección Financiera presentaciones, con el propósito de socializar, retroalimentar y unificar criterios en materia financiera. Exponer temas específicos en materia El profesional de apoyo en FSE de cada localidad desarrollará la metodología que crea conveniente para las reuniones, talleres, estudios de caso, entre otros, orden del día y agenda a desarrollar. El profesional de apoyo de los FSE deberá determinar el día, Un (1) día cta de reunión detallando (lugar, fecha, hora, asistentes y temas desarrollados) y Un (1) día planilla de control de asistencia. Un (1) día 7

8 OBLIGCIÓN administración de los recursos que ingresan a los Fondos de Servicios Educativos en temas de presupuesto, tesorería y contabilidad, aplicando la normatividad vigente, según el plan de trabajo establecido. CTIVIDDES DESRROLLR Financieros y Consejos Directivos, a Rectores y uxiliares Nuevos. PROPÓSITO METODOLOGÍ TIEMPO PRODUCTO financiera acorde con la normatividad vigente hora y lugar de la capacitación al igual revisara el tema sobre el cual se trabajará, teniendo en cuenta el componente legal y técnico y diseñara las ayudas que requiera en el desarrollo de la actividad. Es importante que la presentación sea elaborada en el formato establecido por la SED y cuente con el visto bueno de la oficina de presupuesto. El apoyo logístico para realización del evento debe coordinarse con las DILE. Realizar informe y análisis de la programación y ejecución presupuestal según las fechas establecidas por la Oficina de Presupuesto. Informes de análisis presupuestal por localidad. Presentar el análisis de las cifras presupuestales que reportan los colegios a través del aplicativo cada trimestre. Una vez los colegios hayan subido al aplicativo la programación y ejecución presupuestal en las fechas establecidas, está información es entregada por el profesional de la oficina de presupuesto a los profesionales de apoyo. Tres (3) días por Localidad Informe Programación Ejecución Presupuestal de y 8

9 OBLIGCIÓN CTIVIDDES DESRROLLR PROPÓSITO METODOLOGÍ TIEMPO PRODUCTO El profesional de apoyo deberá analizar la población estudiantil, la ejecución activa y pasiva del presupuesto de los colegios que conforman la(s) localidad(es). El documento de análisis será remitido a la contratista Myriam Barrios Garzón, quien dará visto bueno para su socialización ante la DILE. Elaborar informe mensual de debilidades clasificadas por procesos presupuestal, tesorería y contable, encontradas en las visitas o por cualquier otro medio y sugerir las acciones correctivas. Elaborar informe de debilidades. Identificar las inconsistencias de los colegios por procesos en cada una de las visitas realizadas y hacer seguimiento al cumplimiento y avance de las mismas. El profesional de apoyo con las actas de visita de verificación y seguimiento de procesos y procedimientos adelantará y complementará el formato cuadro de debilidades. El cuadro de debilidades se remitirá a la contratista Myriam Barrios Garzón quien se encargará de direccionar cada una de ellas a las áreas Un (1) día Cuadro de Inconsistencias 9

10 OBLIGCIÓN CTIVIDDES DESRROLLR PROPÓSITO METODOLOGÍ TIEMPO PRODUCTO competentes, cuando estás correspondan a la oficina de presupuesto adelantará un plan de acción para la superación de las mismas. Las demás que sean propias del objeto contractual. Reuniones Oficina de Presupuesto de la Secretaría de Educación y entidades oficiales. Socialización y unificación de criterios sobre normas y lineamientos para el manejo dministrativo y Financiero de los fondos de Servicios Educativos de los Colegios Revisión y nálisis de normas y lineamientos Un (1) día por reunión cta de Reunión 2. ctividades a desarrollar en el mes Los profesionales de apoyo a los FSE tendrán que soportar las cuentas del mes con 12 productos los cuales incluyen visitas con actas firmadas, capacitaciones con hoja de asistencia o reuniones con rectores, pagadores y responsables del manejo de la caja menor igualmente con actas firmadas. 10

11 Para todos los meses que dure el contrato, las actividades son las mismas por ende el producto a entregar no puede ser modificado. Cuando se presente receso escolar, la SED determinará el trabajo a desarrollar que puede incluir el análisis de presupuesto o de ejecución presupuestal, análisis de normas, realización de presentaciones, elaboración de documentos soportes de las asesoría a los FSE, entre otros conforme a las actividades del contrato. IV. DOCUMENTCIÒN RELCIOND Formato cuadro de debilidades FSE-IF-002 Formato Plan de Trabajo FSE-IF-003 Lista de chequeo para visitas de asesoría a los FSE 11