ALCALDIA MAYOR DE FIOGO Á o t.; MEMORANDO No 16 LINEAMIENTOS DE CIERRE PRESUPUESTAL VIGENCIA 2013

Transcripción

1 ALCALDIA MAYOR DE FIOGO Á o t.; MEMORANDO No 16 LINEAMIENTOS DE CIERRE PRESUPUESTAL VIGENCIA 2013 PARA: DIRECTORES LOCALES DE EDUCACIÓN, RECTORES, DIRECTORES ORDENADORES DEL GASTO, INTEGRANTES DEL CONSEJO DIRECTIVO, AUXILIARES ADMINISTRATIVOS CON FUNCIONES FINANCIERAS Y CON FUNCIONES DE ALMACENISTA DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE: DIRECCIÓN FINANCIERA ASUNTO: LINEAMIENTOS DE CIERRE PRESUPUESTAL 2013 PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - FSE FECHA: 22 DE NOVIEMRE DE 2013 Con el fin de garantizar un adecuado cierre fiscal y presupuestal de la vigencia 2013, a continuación se fijan los siguientes lineamientos que deben seguir los Fondos de Servicios Educativos - FSE, de la Secretaría de Educación, para lo cual se tuvieron en cuenta las disposiciones que sobre la materia establece el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el Decreto 714 de 1996 artículos 13 literal c.1, 612 y la Ley 819 de 2003, artículo 8, y la guía de apoyo para la gestión Financiera de los FSE. 1. FECHA DE CIERRE PRESUPUESTAL La fecha límite para el cierre presupuestal de los FSE para la vigencia 2013 es el 6 de diciembre de EJECUCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL Para el cierre presupuestal los FSE deben determinar la ejecución presupuestal de ingresos (teniendo en cuenta como base las Resoluciones efectivamente giradas y los recursos propios debidamente soportados y consignados en la cuenta de ahorros del De los Principios del Sistema Presupuestal- Anualidad. De las Apropiaciones y Reservas. H (9ANA

2 ALCALDiA MAYOR (1F FlOGC, rá De FSE) y la de gastos (soportada por los compromisos realmente adquiridos que se hayan ejecutado o estén en proceso de ejecución), las obligaciones pendientes de pago (cuentas por pagar), la constitución de reservas presupuestales, la anulación de reservas, la identificación de los excedentes financieros, el estado de Tesorería en el formato establecido y la liquidación definitiva de la caja menor. A continuación se describe los procedimientos a seguir para cada uno de ellos: a. CUENTAS POR PAGAR Se constituye una cuenta por pagar cuando al momento del cierre presupuestal el bien o el servicio se ha recibido a satisfacción pero la orden de pago al tercero queda pendiente de pago en la respectiva pagaduría y la misma se debe registrar como "giro" en la contabilidad presupuestal y en la ejecución pasiva del presupuesto. Además, deben quedar registradas en el acta de constitución de cuentas por pagar. Las cuentas por pagar se soportan en los siguientes documentos: i. Certificado de disponibilidad presupuestal CDP. ii. Contrato firmado por las partes (de suministro, de prestación de servicios, de obra, etc.). iii. Certificado de registro presupuestal RP. iv. Factura o documento equivalente, presentada por el proveedor de bienes o servicios debidamente radicada en la pagaduría. v. Acta de recibo de obra debidamente refrendada por el supervisor del contrato o; vi. Certificado del recibo a satisfacción en el caso de prestación de servicios o; vii. Entrada al almacén, en el caso de compra de bienes. viii. Orden de pago debidamente diligenciada y firmada por el Ordenador del gasto. Es requisito para su constitución que la cuenta por pagar sea girada presupuestalmente. El Ordenador del Gasto, el Pagador (Auxiliar administrativo con funciones financieras) y el Contador validarán y certificarán con sus firmas las cuentas por pagar y deberán indicar la fuente de financiación que las respalda. b. RESERVAS PRESUPUESTALES 2013 Son los compromisos que a 31 de diciembre de 2013 no se hayan cumplido por las razones imprevistas no contempladas. Esto implica que el bien no se reciba al cierre de la vigencia, o que la obra no se alcance a terminar o el servicio no se preste en su totalidad, 14_1 (o HIR9ANA

3 AtCALDiA MAYOR nr Roa() Á e pero el compromiso esté legalmente contraído, desarrolle el objeto de la apropiación y cuente con el respectivo registro presupuestal. Cabe recordar que la constitución de reservas presupuestales debe corresponder a situaciones excepcionales o de fuerza mayor por eventos imprescindibles y se complementa en aquellos eventos en los que de manera sustancial se afecte el ejercicio básico de la función pública. Las reservas presupuestales, además del registro en libros, deben ser registradas en el acta de constitución de reservas y se soportarán con los siguientes documentos: i. Certificado de disponibilidad presupuestal CDP. Contrato firmado por las partes (de suministro, de prestación de servicios, de obra). iii. Certificado de registro presupuestal RP. c. MANEJO DE LAS RESERVAS Conforme a lo establecido en la Circular 18 de 2012, y al Memorando de la Dirección Financiera DF de febrero 22 de 2013, el manejo de las Reservas Presupuestales a partir de la vigencia 2014, será la siguiente: "Las Reservas Presupuestales de 2013 no se incorporarán al presupuesto de la vigencia Esta nueva situación implica que se efectuarán dos tipos de ejecución: Ejecución del Presupuesto de la vigencia Ejecución del Presupuesto de la Reserva Por lo anterior, en la vigencia 2014 dichos compromisos conservarán el mismo número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP y el mismo número del Registro Presupuestal RP de la vigencia 2013 que los originó y con base en estos, se procederá a realizar los respectivos giros. No habrá generación de saldo de reservas ni se ejecutarán reemplazos de CDP, ni de RP de Reservas Presupuestales..." d. CANCELACIÓN, ANULACIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS EN EL 2013 PARA EL Si al momento del cierre presupuestal 2013, la reserva presupuestal que no ha sido girada en su totalidad, el saldo no pagado fenecerá mediante acta y se convertirá en pasivo exigible. Los pasivos exigibles deben asumirse con cargo al presupuesto de la vigencia en que se pagan. Fax pdtico HinANA

4 ALCALO1A MAYOR Df DOCO1 D C Si al momento del cierre presupuestal 2013, se tuviera certeza que la reserva presupuestal no se va a ejecutar porque el compromiso legalmente constituido ya no existe, se procede a la anulación de dicha reserva y los recursos liberados deberán ser adicionados en el 2014 a los mismos rubros que le dieron su origen e incorporados en el acta de reporte de Excedentes Financieros. e. EXCEDENTES FINANCIEROS Corresponde al valor neto en tesorería una vez descontadas las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago al 06 de diciembre de 2013 (reservas presupuestales, cuentas por pagar, cheques pendientes de cobro en poder del tercero, acreedores varios e ingresos recibidos por anticipado). Una vez obtenido el valor neto de los excedentes financieros, se procede a identificar la fuente de financiamiento de los recursos y la destinación específica o no de los mismos. f. ESTADO DE TESORERÍA Corresponde a la suma de los valores en caja, bancos e inversiones temporales al cierre de la vigencia fiscal. De este estado hacen parte los fondos con destinación específica, derechos académicos y cobros complementarios (para colegios que cuentan con educación superior), los cheques pendientes de cobro en poder del tercero, los acreedores varios, las cuentas por pagar, las reservas y en general todo recurso que esté a disposición de la tesorería del FSE. A continuación se describe cada uno de los ítems para la elaboración del estado de tesorería. Caja. Representa la existencia de fondos en dinero y cheques en moneda nacional, de disponibilidad inmediata. Cuentas Corriente y de Ahorros. Representa el valor de los fondos disponibles en cuentas corrientes o de ahorro, en moneda nacional. PBX ,,c(Ilinenta Go H1R9ANA

5 ALCALO1A MAYOR Dr 130(101A D C. Inversiones Temporales. Bajo esta denominación se agrupan cuentas representativas de los fondos colocados en títulos valores, con la finalidad de obtener un rendimiento financiero el cual se encuentra predeterminado. Fondos con Destinación Específica. Son los recursos disponibles, sin comprometer, al cierre de la vigencia fiscal que se hayan recibido con DESTINACIÓN ESPECÍFICA (Ej. Escuela Ciudad Escuela, PROMETEO, PIMA, 40 HORAS). Estos recursos se adicionarán mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo al presupuesto de la siguiente vigencia en el presupuesto de ingresos y en el presupuesto de gastos deben mantener la destinación para atender el objeto para lo cual se recibieron, siempre y cuando los mismos no estén sujetos a devolución. Cuentas por Pagar en Poder del pagador. Son todas las órdenes de pago a terceros que quedaron pendientes de pago en la respectiva pagaduría al cierre de la vigencia fiscal. Cheques en poder del tercero: Corresponde a los cheques pendientes de cobro que están en poder del beneficiario y que no han sido cobrados. Acreedores Varios. Corresponde a los valores pendientes de pago al cierre de la vigencia a favor de la Dirección de Impuestos Distritales y la DIAN por concepto de impuestos y anticipo de impuestos, que fueron descontados del valor bruto de las órdenes de pago En el caso del pago de impuestos, se recomienda que estos queden declarados y pagados en diciembre, a excepción del último periodo de Retención de Industria y Comercio (Rete ICA) que vence el 19 de enero de 2014, el de retención en la fuente cuyo vencimiento es según número de NIT entre el 10 y el 23 de enero de 2014 y el de contribución especial 5%, deberá hacer en una única consignación los primeros tres días hábiles del mes siguiente al recaudo. Derechos Académicos y Cobros Complementarios. Es aplicable a los colegios que ofrecen el ciclo de educación superior, Corresponde a matrícula, pensión, servicios complementarios que el colegio pueda ofrecer al estudiante, como son: boletines, agenda, material didáctico, salidas pedagógicas, mantenimiento de mobiliario y equipo de aulas de clase y especializadas. Reconocimientos. Los reconocimientos son recursos que al cierre de la vigencia no han ingresado a la Tesorería, pero de los cuales se tiene certeza que se recibirán en una fecha posterior a la del cierre presupuestal. Los reconocimientos tendrán como soporte un Acto Administrativo o Certificación. Información: Linea 195 FRR9FINA

6 ALCALDiA MAYOR r.n- r3oclat A C. g. LEGALIZACION DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR Es el proceso mediante el cual se legaliza la caja menor del FSE, se hará a más tardar el 6 de diciembre de 2013, de acuerdo al procedimiento establecido en la resolución de constitución de la misma. El responsable del manejo de la Caja Menor responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de la legalización oportuna. Los dineros en efectivo en poder del responsable deberán ser reintegrados antes del 6 de diciembre de 2013 a la cuenta bancaria del FSE, la consignación debe ser entregada mediante oficio al respectivo pagador. h. ENTREGA DE INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTAL El artículo 6 del Decreto 4791 de 2008 establece que es función de los Ordenadores del Gasto de los Fondos de Servicios Educativos FSE presentar a la Dirección Financiera de la Secretaria de Educación de Bogotá, el informe de ejecución presupuestal, incluyendo los excedentes de recursos no comprometidos si los hubiere. Por lo anterior, se debe dar estricto cumplimiento a lo establecido en el memorando del 18 de febrero de 2013, respecto a las fechas límites de presentación de la ejecución presupuestal cuarto trimestre consolidado. 3. GENERALIDADES A TENER EN CUENTA Se debe revisar que todos los certificados de disponibilidad presupuestal expedidos soporten uno o varios registros presupuestales (según sea el caso) y aquellos que no lo hacen, a solicitud del Ordenador del Gasto que requirió su expedición, sean anulados. ii. iii. iv. Se recomienda, NO EFECTUAR anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal, sin antes haber verificado que efectivamente estas disponibilidades no están respaldando compromisos. Se recomienda, EFECTUAR anulación de Registros Presupuestales que no estén amparando un compromiso y por ende no se requiera para respaldar un pago. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras debe efectuar la CONCILIACION entre los giros presupuestales, los pagos efectivos de la vigencia 2013, las cuentas por pagar y reservas presupuestales, con el fin de establecer una situación fiscal y de tesorería confiable. :,i'(111( (Itla HUcciANFI

7 ALCALOIA MAYOR nor,o Á ac v. En época de vacaciones y/o receso escolar no debe dejarse dinero en la cuenta corriente, todos los recursos deben estar depositados en la cuenta de ahorro o en lo posible invertidos en título valor, a excepción de los necesarios para amparar compromisos que serán pagados en dicho periodo y por los cuales se han girado cheques. vi. vii. viii. Antes de salir a vacaciones, debe enviarse un oficio a la entidad financiera, relacionando los cheques que fueron girados y que serán cobrados en este período, indicando claramente que no está autorizado el pago de ningún otro cheque durante este periodo. Solicitar a la entidad financiera mediante oficio, que durante el período de vacaciones sean inactivadas las cuentas bancarias hasta nueva orden. Cerciorarse de que los cheques y demás títulos valor queden debidamente custodiados en caja fuerte. Para cualquier inquietud favor comunicarse con la Oficina de Presupuesto al teléfono , Ext MARIA C Dir ctor N ROZO nciera Aprobó: Amanda Marina Martínez Arias - Jefe Oficina de resupuesto j(3, Revisó: Myriam Barrios Garzón Gerente - FSE Proyectó: Luz Angela Velásquez C - Profesional de Apoyo - FSE Información: Linea 195 HUc9RNA