FECHAS LÍMITE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 2016

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1 FECHAS LÍMITE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 2016 Este documento contiene: 1. Fechas de Cierre Contable y del ámbito de la Dirección Financiera 2. Fechas de Cierre del Ámbito de la Dirección de Gestión Humana 3. Fechas de Cierre del Ámbito de la Dirección de Servicios Universitarios 4. Fechas de cierre del Ámbito de la Dirección de Recursos Físicos 5. Fechas de Cierre del Ámbito de la Dirección de Tecnologías de la Información 1. Fechas de Cierre Contable y del ámbito de la Dirección Financiera Los hechos económicos originados hasta el 31 de diciembre de 2016, deben quedar registrados en la contabilidad. Radicación de facturas, cajas menores, y Anticipos para gastos de viaje Oficina de Cuentas por Pagar: Fecha límite para legalizar y radicar en la Oficina de Cuentas por Pagar. 12 de diciembre de 2016 Las cajas menores y fondos deben quedar en cero para el cierre del ejercicio; en consecuencia, se legalizarán los gastos efectuados con sus respectivos soportes y se reintegrará el dinero sobrante. Una vez legalizada la caja menor en Cuentas por Pagar, se debe entregar la Tarjeta Pay Card a la Oficina de Tesorería (Coordinación de Egresos). Tenga en cuenta que no se pasan saldos de anticipos pendientes de legalizar, en caso de no legalizar el informe en el año 2016, los recursos serán tomados del presupuesto del año Quienes por virtud de la necesidad continúen funcionando durante el periodo de vacaciones colectivas, deben informarlo a más tardar el 09 de diciembre de 2016 vía electrónica al correo zralonso@javeriana.edu.co y sandra.barrera@javeriana.edu.co. La totalidad de las facturas recibidas en el año 2016, deberán quedar registradas en el mismo año. Tenga en cuenta que el registro de las mismas en el año 2017 genera sanciones tributarias a la Universidad, el valor de la sanción será imputado a las unidades responsables. P á g i n a 1 6

2 Contratos en curso (Consultorías, Proyectos, Asesorías, etc.): Fecha límite para informar a la Oficina de Contabilidad. 5 de diciembre de 2016 Todas las unidades que manejan contratos en curso (consultorías, proyectos, asesorías), deben enviar a la Oficina de Contabilidad antes del 5 de diciembre de 2016 la siguiente información: Número del contrato o proyecto. Valor total del contrato. Fecha inicial. Fecha de terminación. Prórrogas en caso de existir. Saldos por ejecutar tanto de ingresos como de gastos. Tipo de proyecto (investigación, consultoría, etc.) En relación con los contratos suscritos posteriormente, la información mencionada anteriormente debe ser remitida en el mismo momento en que se suscribe el mismo. Facturación clientes institucionales: Fecha límite para la recepción de solicitudes para la elaboración de facturas. 14 de diciembre de 2016 (5:00 p.m.) Antes de radicar la solicitud cada dependencia de la Universidad deberá confirmar e informar por escrito en la misma, la fecha de cierre de la entidad a la cual se le va a facturar. No podrá quedar pendiente por facturar ningún servicio prestado por la Unidad durante el año Por norma contable y tributaria todos los ingresos deben quedar registrados en el periodo en el cual se prestaron los servicios. Tenga en cuenta que el registro de las mismas en el año 2017 genera sanciones tributarias a la Universidad, el valor de la sanción será imputado a las unidades responsables Facturación Estudiantes: Facturación a estudiantes, correspondiente a asignaturas de libre escogencia, preuniversitarios, otros programas matrículas y educación continua (Finanzas Estudiantiles) Se debe colocar el periodo lectivo 1710 a las Órdenes de Pago Financieras (Prerecibos) de matrícula que se generen durante el año 2016 para los servicios que se prestarán en el Lo anterior, para que los ingresos queden registrados en el periodo que corresponde. P á g i n a 2 6

3 Unidades que Administran Inventarios: Fecha límite para la entrega de los inventarios debidamente conciliados a la Oficina de Contabilidad. 14 de diciembre de 2016 Todas las unidades que administren inventarios de mercancías de propiedad de la Universidad e inventarios de mercancías recibidas en consignación por la Universidad, deberán practicar el respectivo conteo físico bajo el control y supervisión del Director o Jefe de la unidad. (Clínicas Odontológicas, Laboratorios, Finca Palma de Vino y Finca San Javier, Centro Editorial Javeriano, Educación Continua). Pagos de Tesorería: Última fecha de pagos 23 de diciembre de 2016 Primer giro del año de enero de Fechas de Cierre del ámbito de la Dirección de Gestión Humana: Solicitudes Créditos de vivienda del Fondo San Francisco Javier Solicitud Acuerdo de Capacitación para Estudios de Pregrado en la PUJ Solicitud de apoyo educativo para estudios de posgrado en la Javeriana y otras Universidades Solicitud Auxilio Educativo para estudios de pregrado en la sede central de la PUJ de los hijos de los profesores de planta o de los empleados administrativos, con dedicación tiempo completo. Solicitud de apoyo para cursos de educación continua y otros programas no formales 4 de noviembre de de diciembre de de noviembre de de diciembre de de noviembre de 2016 Requisición personal para cubrir vacantes 15 de noviembre de 2016 Solicitud de Cesantías parciales 14 de diciembre de 2016 Devolución de listados de vacaciones 25 de noviembre de 2016 Traslados de EPS, AFP y Fondo de Cesantías 25 de noviembre de 2016 Cierre novedades nómina 9 de diciembre de 2016 Solicitud de Certificados laborales especiales; certificados de profesores hora cátedra, retirados. 12 de diciembre de 2016 P á g i n a 3 6

4 3. Fechas de Cierre del ámbito de la Dirección de Servicios Universitarios. Tienda Javeriana: Último día atención al público. 16 de diciembre de 2016 (Hasta las 12:00 m.) Servicios de Alimentación: Último día atención al público. 16 de diciembre de 2016 (Hasta las 12:00 m.) Puntos de venta de los servicios de alimentación: Cafetería Central, Café la Estación y Café Urgencias HUSI. No cierran en vacaciones Fecha límite en la que los puntos de venta de los Servicios de Alimentación que no cierran en vacaciones podrán hacer pedidos a sus proveedores. Fecha límite para radicar facturas de proveedores de los puntos que no cierran. Entrega de inventario conciliado a la Oficina de Contabilidad (puntos de venta de los Servicios de Alimentación que cierran en vacaciones). Entrega de inventario conciliado a la Oficina de Contabilidad (puntos de venta de los Servicios de Alimentación que no cierran en vacaciones). Salen a vacaciones funcionarios de los Servicios de Alimentación (parte operativa). Salen a vacaciones funcionarios de los Servicios de Alimentación (parte administrativa y Restaurante El Mirador) 15 de diciembre de de diciembre de de enero de de enero de de diciembre de de diciembre de 2016 Caja menor Servicios de Alimentación 12 de diciembre de 2016 Caja menor y fondo general de los Servicios de Alimentación 16 de diciembre de 2016 P á g i n a 4 6

5 Oficina de Suministros: Ultima fecha de aprobación de pedidos para compra por importación (Consumo y Activos). Ultima fecha de aprobación de Pedidos de Activos para compra nacional. Ultima fecha de aprobación de Pedidos de Consumo para compra nacional. Cierre de Pedidos para Proyectos. Cierre de Pedidos de Servicios 31 de octubre de de octubre de de noviembre de de diciembre de de diciembre de 2016 Para efectos de creación de referencias, se cerrará la recepción de solicitudes de creación 3 días hábiles antes de la fecha de cierre de pedidos. Pedidos aprobados en fechas posteriores a las antes mencionadas no serán gestionados ni tampoco se trasladarán los recursos asignados a la vigencia presupuestal del Solicitudes que a la fecha de cierre no hayan sido aprobadas o estén aprobadas con errores presupuestales serán borradas del sistema y se enviará reporte a las respectivas unidades solicitantes. No se realizarán traslados presupuestales por pedidos de servicios que no hayan sido ejecutados en su totalidad durante el año Fechas de Cierre del ámbito de la Dirección de Recursos Físicos. Fecha límite para realizar solicitudes de servicio de mantenimiento y que serán atendidas en el año Noviembre 15 de 2016 Las peticiones de servicio de mantenimiento realizadas, posteriores a la fecha anterior, se atenderán a partir del 10 de enero de Fecha límite para la solicitud de servicios de remodelación y adecuación de infraestructura física (IF-P10-F01). Debe ser diligenciado y entregado en la Dirección de Recursos Físicos. También se podrá enviar vía de octubre de 2016 P á g i n a 5 6

6 5. Fechas de Cierre del ámbito de la Dirección de Tecnologías de la Información. Último día para solicitud de instalación o modificación de cableado estructurado y extensiones telefónicas, activación de puntos de red y mantenimiento de aparatos telefónicos. 11 de noviembre de 2016 P á g i n a 6 6