PROCEDIMIENTO CONTABLE. Registrar todas las transacciones, preparar informes y analizar los resultados económicos de la Universidad.

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1 Aprobado: 29/09/2014 Página: 1 de 7 1. OBJETIVO: Registrar todas las transacciones, preparar informes y analizar los resultados económicos de la Universidad. 2. ALCANCE: Desde que se genera el hecho financiero, económico, social y ambiental hasta el momento en que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter. 3. DEFINICIONES: AMORTIZACIÓN: Compensación en dinero, equivalente al valor de los medios fundamentales de trabajo, los que podrían tratarse de maquinarias, o todo tipo de instalaciones. CATALOGO DE CUENTAS: Instrumento para el reconocimiento y revelación de los hechos, transacción y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, con base en una clasificación ordenada, flexible y pormenorizada de las cuentas, que identifica la naturaleza y las funciones. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD: Documento que permite resumir una serie de operaciones para luego ser trasladadas a los libros de contabilidad. CONTRATISTA: Persona a la que se encarga la realización de una obra o servicio. CONTRATANTE: Persona que contrata. CUENTA POR COBRAR: Dinero adeudado a una persona natural o jurídica el cual debe estar soportado con facturas u otros documentos. CUENTA POR PAGAR: Pasivo representativo de la cantidad que debe un individuo o empresa a un acreedor por la adquisición de bienes o servicios.

2 Aprobado: 29/09/2014 Página: 2 de 7 DEPRECIACIÓN: Pérdida de valor de un activo financiero por medio de su pago o anulación, como consecuencia del uso, del paso del tiempo, de los avances tecnológicos o del cumplimiento del fin para el cual estaba destinado. DOCUMENTOS CONTABLES: Soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operacines comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la entidad lo exijan ESTADOS FINANCIEROS: Son informes que utilizan las instituciones para informar de la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la Administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios. TRANSACCIONES: Se definen como la ocurrencia de un acto de voluntad mediante el cual dos o más personas celebran un convenio que, de alguna manera, afecta los valores que integran el patrimonio. Unas originaron cambios de un activo por otro activo; otras originan cambios tanto en el activo como en el pasivo; o cambios en el activo y el capital. 4. CONDICIONES GENERALES. Para la ejecución de este procedimiento se deben seguir todos los lineamientos establecidos por la contaduría general de la nación, especialmente lo contemplado en el régimen de contabilidad pública, adoptado mediante resolución 354 del 05 de septiembre de Los formatos utilizados para el reporte de la información financiera económica y social serán los establecidos por la Contaduría General de la Nación. Los formatos para los comprobantes de contabilidad serán diseñados de acuerdo a las necesidades de la universidad del pacifico.

3 Aprobado: 29/09/2014 Página: 3 de 7 5. CONTENIDO/DESARROLLO: Facturas ventas. de Comprobantes de egresos. 1 Se recopilan los documentos soporte de transacciones y se verifica el cumplimiento de los requisitos legales y de control en las facturas de proveedores, el consecutivo, el concepto, centro de costos, aprobación y su respectivo soporte. Contador Recibos de caja Notas contabilidad de planillas de ajustes bancarios Comprobantes Internos: Planilla provisión de prestaciones sociales, de depreciaciones y ajustes integrales, de ajustes integrales, de nómina y de amortizaciones

4 Aprobado: 29/09/2014 Página: 4 de 7 2 Se procede a codificar los documentos s de acuerdo con el PUC y Manual de contabilidad de la entidad Contador PUC y Manual de Contabilidad 3 4 Se procede a realizar en el software los registros s, con base en los soportes documentados y las notas s elaboradas. Registradas todas las transacciones y operaciones de tesorería, presupuestales y s, se procede a imprimir los reportes de trabajo que permiten tener la información detallada y consolidada, como elemento para conciliar la veracidad y objetividad de la información. Todos los soportes s: Facturas de compras, orden de servicios, contratos, etc. Balance de prueba, listados s y de presupuesto 5 Se procede a revisar los informes s: que el control de consecutivos este correcto, que los informes muestren de una forma clara y fidedigna la situación financiera de la Entidad. En caso de presentarse alguna diferencia, se procede a imprimir y a confrontar la información contenida en los auxiliares detallados. Contadora Informes Contable

5 Aprobado: 29/09/2014 Página: 5 de 7 6 Realizado el análisis de la información y las inconsistencias detectadas, se procede a la consolidación de la información obtenida, elaborando los comprobantes y notas de ajustes a los rubros que se encuentren afectados Contadora Comprobantes y Notas de Ajustes 7 Se procede al registro en el software pertinente, las inconsistencias detectadas, con base en los soportes documentados y las notas s Comprobantes de Ajustes 8 Cada mes y una vez los resultados de las cifras financieras estén totalmente cruzadas y verificadas en Tesorería, Presupuesto y Contabilidad, se procede a levantar el Acta de Conciliación respectiva, la cual debe quedar firmada por los responsables de la gestión financiera en cada una de las dependencias de la Gestión Administrativa y Financiera. Administrativo Tesorería Acta elaborada y firmada 9 Finalizado el período (mensual o trimestral) y realizados los ajustes propios de la conciliación de tesorería, presupuesto y contabilidad, se imprimen los balances de prueba para realizar revisión y consolidación final de los libros auxiliares Contable Balance de prueba

6 Aprobado: 29/09/2014 Página: 6 de 7 10 Se validan el cumplimiento de los requisitos legales y fiscales a través de la oficina de Control Interno la cual hace análisis de variaciones y solicita los documentos soportes respectivos, en caso que se presenten ajustes y las recomendaciones se pasan de manera escrita al Director Administrativo y financiero con copia a la contadora para que las registre en el sistema. Jefe de Control Interno Documento escrito. 11 Verificada la confiabilidad, objetividad y razonabilidad de las cifras s, presupuestales y de tesorería, para el mes o trimestre objeto de la observación, la sección de contabilidad presenta los informes correspondientes a los órganos de Control y especiales: Contaduría General, Contraloría, Ministerio de Educación, DIAN, Secretaría de Hacienda Municipal en los tiempos y formatos previamente establecidos. Documentos enviados formatos presentados. y 12 Analiza los Estados Financieros de acuerdo con los principios de contabilidad y Normas de Auditoría generalmente aceptados con la información reflejada en los estados financieros, y asesora en la toma de decisiones tendientes al mejoramiento de la Entidad. Estados Financieros de la Entidad. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código de Comercio Régimen de Impuesto a la Renta y Complementarios.

7 Aprobado: 29/09/2014 Página: 7 de 7 Régimen Contable Colombiano. Plan Único de Cuentas para Entidades Públicas. Régimen de IVA. Documentos internos de la Universidad Manual de retefuente 7. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción 11/09/ Primera edición 03/08/ Modificación del objetivo Se incluye la definición de documentos s, Estados Financieros y Transacciones Se modifican las actividades y su secuencia, de acuerdo a la metodología actual Modifica tipo de letra y relación de tamaño de los escudos, según el Manual de Identidad Visual 29/09/ Se modifica estructura del encabezado 8. ANEXOS No aplica Item Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO Nombre Paola Andrea Caicedo Javier Celis Florencio Candelo Hurtado Estacio Cargo Contador Experto Técnico SIG Rector