PROCEDIMIENTOS - Ministerio de Hacienda Módulo : GL Procedimiento: Análisis y Validación de Operaciones Contables. PROCEDIMIENTO:

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO: Análisis y Validación del Registro de Operaciones Contables Número: GL Descripción 1.a. Objetivo Describir las acciones que prioritariamente deben de desarrollar las distintas Unidades de la Dirección de Nacional, para proceder al análisis y validación del registro de las diferentes operaciones contables circunscritas dentro del Gobierno Central, minimizando el riesgo de error en el momento del registro de las mismas y realizando la depuración de saldos en forma posterior, obteniéndose un mejor control interno de las diversas operaciones. 1.b. Alcance El procedimiento será de aplicación en forma diaria, toda vez que las Unidades de la Dirección de Nacional realicen en el Sistema SIGAF las funciones y atribuciones correspondientes al análisis y validación de los registros de las operaciones Contables generados por los diferentes módulos (MM- Contratación Administrativa, AP- Acuerdos de Pago). 2. Documentación 2.a. Definiciones Los Manuales de Usuario SIGAF son preparados por los Órganos Rectores de ; los mismos incluyen todas las instrucciones necesarias para operar el sistema SIGAF en la función de referencia. Página 1

2 Manuales de Procedimientos Vinculados: son los manuales que hacen referencia a procedimientos operativos directamente relacionados con el procedimiento que estamos tratando en este manual, ya sea por procedimientos previos, en paralelo ó posteriores. 2.b. Referencias Manual de Usuario: Manual de Procedimientos Vinculados: 3. Desarrollo El Sistema SIGAF permite realizar el registro diario de la Operaciones contables; toda operación que se realice en cualquier módulo del sistema generará en forma automática si corresponde- una operación contable. Precisamente allí es donde radica la importancia de la integración del módulo financiero con el resto de los módulos del sistema. Esta integración permite tener actualizado constantemente el Libro Mayor con relación a los demás libros auxiliares de la contabilidad, evitándose así los descuadres contables, así como los rubros presupuéstales y de flujo de tesorería. Los valores introducidos (centro gestor, posición financiera, Fondos y todas las operaciones contables en Libro Mayor) serán analizadas y validadas por la Dirección de Nacional. Se tiene previsto que los Ministerios (p.e. manejo de las Cajas Chicas) así como también otras dependencias dentro del alcance del proyecto SIGAF, puedan registrar dentro del sistema las operaciones contables que les correspondan; permitiendo al Gobierno Central, a través de la Dirección de Nacional mantener una contabilidad actualizada en tiempo real. Este proceso incluye la coordinación con Tesorería Nacional de los ajustes contables que correspondan para depurar las partidas pendientes luego de Página 2

3 ejecutarse en SIGAF la conciliación de bancos automática por parte de Tesorería Nacional. Corresponde analizar la variación de saldos de un rubro en un determinado periodo de tiempo, para detectar variaciones significativas fruto de errores de imputación contable que requieran efectuar ajustes contables a efectos que los saldos reflejen fielmente la información para lo cual fueron creados según el manual de cuentas correspondiente. 3.a. Responsabilidades Las acciones a realizar en este procedimiento implican las siguientes responsabilidades: Sector: Nacional Puesto de trabajo: Unidad Visualizar los asientos generados en el Sistema SIGAF, ya sean manuales, automáticos o por las interfaces, o por desarrollo de los módulos existentes. Analizar y verificar que los asientos contables registrados en el sistema, estén de acuerdo a los formatos predefinidos en el Plan Contable (Partida presupuestaria y Cuenta de Mayor). Revisar en el Sistema SIGAF la información ingresada contra la documentación correspondiente (Estados de cuenta, informes, Oficios de la Tesorería, conciliaciones, saldos bancarios y otros) Proceder a realizar los asientos de ajuste correspondientes en caso de que el asiento contable contenga información incorrecta. Coordinar con Tesorería Nacional la conciliación de los registros de caja única y realizar los ajustes pertinentes.. Realizar los asientos de ajustes necesarios para corregir las inconsistencias detectadas en las operaciones cotidianas. Página 3

4 Visualizar los asientos generados por las Interfaces. Verificar contra el documento fuente en los casos que se cuente con ella y de existir diferencias se deben realizar los asientos de ajuste necesarios para corregir las inconsistencias detectadas. Elaborar las Notas de Cargo y/o Abono, en los casos que correspondan (Deuda Externa, Deuda Interna, Comisiones, CATS Y CAFS y otros) Sector : Nacional Puesto de trabajo: Unidad de Análisis Contable Realizar diversas consultas y emitir diferentes reportes. Analizar la existencia de saldos dudosos de las cuentas contables mensualmente, para detectar errores significativos de la imputación contable con el fin de solicitar a las Unidades Presupuestal y en forma escrita realizar los ajustes necesarios para corregir dicha información y que las cuentas se reflejen razonablemente Sector: Nacional Puesto de trabajo: Unidad de Asesoría y Estudios Especiales Mantener un control sobre el Esquema del Catálogo Cuentas que corresponda al requerimiento del plan contable aportando toda la documentación necesaria de acuerdo a las Normas y procedimientos. 3. b. Actividades Describe brevemente y en forma de cuadro sinóptico las acciones a seguir, con su secuencia de pasos, responsable y manual de procedimientos o documentación de apoyo asociados, para la ejecución del procedimiento de referencia. Página 4

5 ANÁLISIS Y VALIDACIÓN EN EL REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES N Paso Responsable Acción Transacción de Referencia 10 Dirección de Visualizar los asientos generados en el Sistema SIGAF, ya sean manuales, automáticos o por las interfaces, o por desarrollo de los módulos existentes. SIGAF FBL3N Documentos Asociados 20 Dirección de Analizar y verificar que los asientos contables registrados en el sistema, estén de acuerdo a los formatos predefinidos en el Plan Contable (Partida presupuestaria y Cuenta de Mayor). FBL3N Verificar contra el documento fuente en los casos que se cuente con ella, y de existir diferencias se deben realizar los asientos de ajuste necesarios para corregir las inconsistencias detectadas. FB50 Página 5

6 30 Dirección de 40 Dirección de Elaborar las Notas de Cargo y/o Abono, en los casos que correspondan (Deuda Externa, Deuda Interna, Comisiones, CATS Y CAFS y otros) Proceder a realizar los asientos de ajuste correspondientes en caso de que el asiento contable contenga información incorrecta. Revisar en el Sistema SIGAF la información ingresada contra la documentación correspondiente en los casos que se cuente con ella. (Estados de cuenta, informes, Oficios de la Tesorería, conciliaciones, bancarios y otros) saldos Coordinar con Tesorería Nacional la conciliación de los registros de caja única y realizar los ajustes pertinentes. F-02 FB50 FBL3N 50 Dirección de Visualizar en el Sistema SIGAF la validación efectuada. FS10N S_ALR_ Página 6

7 de Análisis 7 Contable- Analizar la existencia de saldos dudosos de las cuentas contables mensualmente, para detectar errores significativos de la imputación contable con el fin de solicitar a las Unidades de Registro en forma escrita realizar los ajustes necesarios para corregir dicha información y que las cuentas se reflejen razonablemente oficio 60 Dirección de Recibir la comunicación de las inconsistencias detectadas por la Unidad de Análisis Contable. Realizar los asientos de ajustes necesarios para corregir las inconsistencias detectadas. 70 Fin del procedimiento FB50 Oficio Página 7