PROCEDIMIENTO CIERRE DE PROYECTO

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO CIERRE DE PROYECTO ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Jeannette Liliana Méndez V. Nombre: Jeannette Liliana Méndez V. Nombre: Daniel Pajoy B. Cargo: Resp. Integración Tecnológica Cargo: Resp. Integración Tecnológica Cargo: Gerente Fecha: 29/09/2017 Fecha: 29/09/2017 Fecha: 29/09/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 29/09/2017 Creación del Documento Jeannette Liliana Méndez V. Página 2 de 9

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS... 9 Página 3 de 9

4 1. OBJETIVO Establecer las actividades para el cierre de los proyectos en ejecución de acuerdo al plan de gestión del proyecto. 2. ALCANCE Inicia con la definición del alcance del cierre del proyecto y termina con la aprobación de los entregables y el cierre técnico, financiero, legal y administrativo del proyecto. 3. DEFINICIONES Documento del proyecto: son tipos especiales de documentos: procedimientos, guías, protocolos, instructivos, entre otros; que se crean sólo para un proyecto determinado y por lo tanto su control se realiza en el Plan de Calidad del proyecto. Hito: actividad que representa la consecución de un logro importante en el proyecto. Son una forma de conocer el avance del proyecto. Partes Interesadas: son todas aquellas personas, entidades o empresas que podrían ser impactadas positiva o negativamente con la ejecución del proyecto. Supervisor: Persona externa a la empresa encargada de control, vigilar, inspeccionar la celebración, ejecución, desarrollo y finalización de un contrato Interventor: Persona interna de la empresa encargada de control, vigilar, inspeccionar la celebración, ejecución, desarrollo y finalización de un contrato. Gerente del Proyecto: Persona que lidera el equipo de trabajo e implementa el plan de gestión del proyecto y el logro del objetivo del mismo. Contrato: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones. Contrato / Convenio interadministrativo: Contrato celebrado entre entidades publicas Página 4 de 9

5 4. CONDICIONES GENERALES Para el cierre de los proyectos se toma como base el Plan de Gestión del Proyecto creado en el procedimiento Planeación de Proyectos. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable DETERMINAR EL ALCANCE DEL CIERRE DEL PROYECTO. Registro /Documento El ventor del proyecto determina la relación de cierres necesarios para cada proyecto, que incluyen entre otros: 1 Cierre técnico del proyecto (el cual puede incluir cierres parciales por fases de acuerdo con el Plan de Gestión del Proyecto. Cierre financiero: se refiere al cierre de cuentas por pagar, por cobrar del proyecto generado los informes respectivos. ventor Acta de Liquidación Final Cierre legal/administrativo: se refiere a la terminación de contrato con el cliente, terminación de contratos con equipo de proyecto y/u otros proveedores, generación de certificaciones REALIZAR CIERRE TÉCNICO DEL PROYECTO. 2 El ventor del proyecto garantiza que cada uno de los entregables del proyecto se han realizado cumpliendo con los criterios de aceptación, con el cronograma y Plan de Calidad establecido. Efectúa la entrega formal de cada uno de ellos al contratante, dejando constancia de recibido a satisfacción y aceptación final del entregable generando el Acta de aceptación y/o consignándolo en actas de seguimiento. ventor del proyecto Certificación de Cumplimiento Página 5 de 9

6 El Gerente/supervisor/Interventor de Proyecto debe garantizar que el cliente realice la validación de los entregables en todas las instancias internas del mismo involucradas en el proyecto y determinadas en el Plan de Calidad del cliente. El ventor informa al proceso Gestión Financiera y Contable sobre la aprobación final de los entregables del proyecto, para que éste proceda con la generación de la factura en los casos en que así lo estime la forma de pago establecida en el contrato. REALIZAR CIERRE FINANCIERO. 3 El ventor del proyecto informa al proceso Gestión Financiera y Contable el inicio de la fase de cierre del proyecto. Para el caso del personal vinculado por prestación de servicios, se informa al Proceso Administrativa (Talento Humano) a quien el área ejecutora del proyecto entrega un informe detallado de las actividades realizadas por cada una de las personas vinculadas, aprobado por el ventor del proyecto para que este sea tomado como insumo para la liquidación de los contratos respectivos. ventor Certificado de Cumplimiento Para aquellos contratos de adquisición de bienes, su liquidación debe contar con el acta de entrega o recibo a satisfacción de los bienes objeto del contrato por parte del El ventor del proyecto; en el caso de presentarse inconvenientes con la entrega de estos no se podrá cerrar el contrato. REALIZAR CIERRE FINANCIERO CON EL CLIENTE. 4 Con base en los informes de ejecución financiera del proyecto y con el reporte contable al cierre del proyecto, el ventor realiza el informe de cierre financiero al que se le anexan: Gestión Financiera y Administrativa/Gerente/S upervisor/interventor Acta de liquidación final Página 6 de 9

7 Soporte contable de los gastos (facturas o cuentas de cobro) Registro contable (egreso) Comprobante de pago (cheque o registro de transacción) En este informe, se relacionan adicionalmente los saldos a favor o en contra. Posteriormente, la Dirección Administrativa y Financiera y/o el ventor atiende cualquier tipo de aclaración adicional sobre el informe, en procura de lograr la aprobación formal por parte del cliente y, por ende, la entrega del correspondiente paz y salvo. REALIZAR CIERRE ADMINISTRATIVO. 5 El ventor del Proyecto promueve la reunión de cierre con el cliente en la cual se revisan aspectos generales de la ejecución del proyecto, buscando obtener la retroalimentación sobre la intervención EMTEL S.A. E.S.P. en el mismo. ventor del Proyecto Acta de Cierre de Proyecto El Gerente del Proyecto busca obtener el acta de cierre del proyecto. REALIZAR CIERRE LEGAL/ADMINISTRATIVO INTERNO Se realiza después de realizado el cierre del proyecto con el cliente. 6 El ventor del Proyecto asegura que todos los integrantes del proyecto hayan entregado sus productos en medio físico/electrónico según corresponda. ventor del Proyecto Acta de liquidación del proyecto El ventor del Proyecto organiza la documentación del proyecto, así como la copia electrónica respectiva en cumplimiento de lo establecido en el procedimiento Gestión Documental del archivo de gestión, central e histórico. Página 7 de 9

8 FORMULAR ACCIONES CORRECTIVAS, DE MEJORA Y/O LECCIONES APRENDIDAS. 7 Verificar que el procedimiento se haya realizado en cumplimiento de sus objetivos. Si se identifican brechas se pueden formular acciones preventivas, correctivas y de mejora de acuerdo con lo expresado en el Procedimiento Formulación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora ventor del proyecto Formato de acciones correctivas y de mejora 6. ACCIONES CONTINGENTES Aquí se describe qué debe hacerse en caso de que el proceso normal o un paso importante en el mismo no puedan realizarse, o falle. Es una acción que permite que el proceso no se detenga ante cualquier eventualidad (niveles de autorización, responsabilidades, a quién o qué medios acudir para resolver algo atípico al proceso, etc.) Ejemplo: Actividad: ingreso de datos de usuario al sistema. Acción Contingente: Diligenciar formato físico ante la falla del sistema. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los siguientes documentos sirven de soporte para ampliar o completar la comprensión de este procedimiento: Manual, política, procedimiento o cualquier documento soporte. 8. REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: Acta de Liquidación Final Certificación de Cumplimiento Certificado de Cumplimiento Acta de liquidación final Acta de Cierre de Proyecto Acta de liquidación del proyecto Formato de acciones correctivas y de mejora Página 8 de 9

9 9. ANEXOS N.A. Página 9 de 9