PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

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1 Página: 1 de 6 1. OBJETIVO Elaborar los estados e informes financieros que reflejen la situación contable y financiera de la Fundación FES y el resultado de sus operaciones de los periodos determinados, dando cumplimiento a las disposiciones legales y a los principios contables generalmente aceptados en Colombia. 2. ALCANCE Inicia con la verificación del cierre contable del periodo a generar y finaliza cuando los estados financieros son auditados y firmados. 3. DEFINICIONES Balance general: Es un informe de saldos débitos y créditos tanto de cuentas reales o de balance como de cuentas de resultado o de pérdidas y ganancias, que se genera para determinar que existe el equilibrio contable en la aplicación de la partida doble de los diferentes registros de los hechos económicos. Comité de Mesa: Comisión designada por el Consejo Superior de Directores para analizar en profundidad los temas financieros y definir el orden del día de la reunion mensual del Consejo. Díctame de la revisoría fiscal: Declaración realizada por el revisor fiscal sobre los estados financieros con respecto a todos los aspectos significativos, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operaciones y los cambios en la situación financiera de la Fundación, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. Estado de cambios en el patrimonio: Es un documento que muestra en forma clasificada y detallada las variaciones que se presentan en las cuentas del patrimonio durante un periodo contable, producto de la actividad de la Fundación. Estado de cambios en la situación financiera: Es un documento relacionado con el Balance General que muestra el comportamiento de los ingresos y los gastos en un período determinado, generalmente correspondiente al año fiscal. Este documento muestra el excedente o faltante de recursos al final del año. Estado de flujos de efectivo: Es un informe que incluye las entradas y salidas de efectivo para así determinar el saldo final o el flujo neto de efectivo, factor decisivo para evaluar la liquidez de la Fundación. El estado de flujo de efectivo es un estado financiero básico que junto con el balance general y el estado de

2 Página: 2 de 6 resultados proporcionan información acerca de la situación financiera de la Fundación. Estados Financieros: Son el conjunto de informes preparados, con el fin de dar a conocer a los grupos de interés, la situación financiera y los resultados operacionales de la empresa en un período determinado. Los básicos son los siguientes: Balance general. Estado de resultados o pérdidas y ganancias. Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera. Estado de flujos efectivo. Notas a los estados financieros Estados Financieros auditados: El conjunto de informes financieros preparados con el fin de dar a conocer la situación financiera de la Fundación, acompañado de un dictamen de revisoría fiscal. Estado de pérdidas y ganancias (P y G) o Estado de Resultados: Permite evaluar la gestión operacional de la empresa y además sirve de base para la toma de decisiones. En este estado se resumen todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados y a los costos y gastos incurridos por la empresa en un período determinado. La diferencia que resulta entre los ingresos y egresos será el producto de las operaciones que puede ser utilidad o pérdida. Informes financieros: Informe para dar a conocer la situación económica y financiera de la empresa en un tiempo determinado. Información útil para la toma de decisiones. Notas a los estados financieros: Son explicaciones o descripciones de hechos o situaciones cuantificables o no, que tiene por objeto facilitar la adecuada interpretación de los estados financieros. Las Notas pueden presentarse en formas narrativas y compiladas de acuerdo con la descripción establecida para cada nota. Las Notas deben ser claramente referenciadas en los rubros o conceptos a los cuales están vinculados. Reclasificar: Dejar los saldos de las cuentas de acuerdo con su naturaleza, es decir si una cuenta por pagar tiene saldo débito, debe pasarse a una cuenta por cobrar y viceversa. 4. RESPONSABLE Contador de la Fundación

3 Página: 3 de 6 5. CONDICIONES La información que afecta la contabilidad y que se genera en otros módulos del sistema de información o en otros sistemas de información, debe ser coherente y confiable a fin de garantizar que al realizar la interfase contable, el cierre contable no se vea afectado por información que no corresponde a la realidad de la Fundación. Los informes a generar periódicamente son: Mensual: Balance General y Estado de Resultados Anual: Todos los informes comparativamente con el año anterior. Se pueden generar los informes con cortes específicos según solicitudes de los contratantes y/o entidades financieras. Los informes a presentar anualmente son los auditados por el Revisar Fiscal. 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: 6.1 Generar informes financieros Periódicamente el Contador puede presentar informes financieros por solicitud de las diferentes dependencias los cuales podrán servir de soporte para la entrega de informes a los contratantes. Se atiende la forma exigida para su presentación Preparar los estados financieros periódicos Analizar los registros contables El Contador analiza las cuentas, revisa su respectiva contabilización la cual debe estar relacionada con la naturaleza y esencia de la operación y el cuadre de los comprobantes contables, y considerar además los conceptos de la Revisoría Fiscal. Si el Contador encuentra incongruencias en la información, lleva a cabo los ajustes pertinentes para la generación del balance de prueba del periodo correspondiente Elaborar y verificar el Balance de prueba El Contador genera el Balance de prueba y lo revisa conjuntamente con el Director Administrativo y Financiero. Si se requiere alguna consulta contable al Revisor Fiscal, se realiza y se consideran sus recomendaciones para realizar los ajustes correspondientes.

4 Página: 4 de 6 El Balance de Prueba se genera desde el aplicativo contable, se pasa a Excel a fin de facilitar la verificación de la información Realizar los ajustes contables Una vez revisada la información junto con el Director Administrativo y Financiero, el Contador procede a realizar los cambios sugeridos y genera nuevamente los estados financieros para ser presentados al Comité de Mesa. Si se identifican ajustes contables en el Comité de Mesa se procede a realizar el análisis y el ajuste en el software contable, según se considere pertinente Se revisa nuevamente la información con el Director Administrativo y Financiero a fin de preparar la presentación ante el Consejo Superior de Directores Presentar los estados financieros ante el Consejo Superior de Directores El Director Ejecutivo presenta los estados financieros ante el Consejo Superior de Directores, resolviendo las inquietudes y recibiendo las recomendaciones de ajuste correspondiente. Los estados financieros anuales deben estar acompañados por el dictamen del Revisor Fiscal. Ver actividad Los estados financieros anuales deben ser aprobados por el Asamblea Consejo Superior, y debe consignarse su aprobación en el acta de la sesión Realizar el ajuste final a los estados financieros El Director Administrativo y Financiero informa al Contador los ajustes a realizar, a fin de generar los estados financieros definitivos del periodo que servirán de base para la toma de decisiones administrativas y financieras. El Contador procede a la impresión de los estados financieros en los libros contables según lo establecido por las normas contables y según lo dispuesto en el procedimiento Gestión Documental. 6.3 Realizar revisión contable y financiera por parte de la Revisoría Fiscal Realizar revisión de la información contable y financiera La Revisoría Fiscal realiza auditoria a la información contable y financiera y emite un el concepto contable. En reunión conjunta entre el Director Ejecutivo, el Director Administrativo y Financiero y el Contador, se analiza el concepto a fin de analizar la pertinencia de realizar los ajustes recomendados.

5 Página: 5 de Emitir el dictamen de Revisor Fiscal Al cierre del año, el Revisor Fiscal revisa los estados financieros confirmando que se hayan incluido los ajustes y reclasificaciones sugeridas durante las revisiones previas. Emite el dictamen de acuerdo con las normas de auditoria general aceptadas en Colombia. Una vez el Revisor Fiscal emite el dictamen, los estados financieros son entregados al Director Administrativo y Financiero. 6.4 Formular Acciones Correctivas, Preventivas, Mejora y Lecciones Aprendidas Periódicamente se verifica si el presente procedimiento ha cumplido con sus objetivos de manera eficiente. Si se identifican brechas de cumplimiento se pueden formular acciones correctivas, preventivas y de mejora según lo establecido en el procedimiento P-GMC-6; y/o lecciones Aprendidas según el procedimiento P-GCO-1. FIN. 7.ANEXO No Aplica

6 Página: 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción del Cambio Motivo cambio del Fecha cambio del 1 Creación 24 de Junio de 2014 Aprobado por Director Administrativo Financiero y CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Harold Kusguen Parra. Cargo: Contador. Nombre: Olga Mildred Charry. Cargo: Coordinadora de Planeación y Calidad. Firma: Firma: Firma: Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia Cargo: Director Administrativo y Financiero.

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