MARGARITO MIJANGOS ALMA AYALA ALMA AYALA JEFE DE OPERACIONES DIRECTORA DIRECTORA

Transcripción

1 _Aud_sitio 1/ Propósito Establecer los métodos para efectuar s de certificación, de vigilancia, s de seguimiento y revisión documental y/o registros de las organizaciones que estén en proceso y mantenimiento de la certificación. Asignar las responsabilidades para llevar a cabo estas actividades. 2.0 Alcance Este procedimiento aplica en aquellos casos en que se realicen revisiones documentales, s a procesos y sistemas de calidad de las organizaciones y que están consideradas como parte de los protocolos de certificación del OCIMA-INIFAP. La metodología de es la misma en todos los casos, pero el alcance de éstas estará en función de los sistemas o esquemas de certificación y el tipo y número de productos sujetos a la certificación. 3.0 Documentos relacionados 7230 Lineamientos para la certificación y uso de marca de conformidad de productos certificados por el OCIMA-INIFAP 7400 Gestión de programas de 7409 Indicadores y compromisos de servicio del programa de 7510 Calificación de auditores DE17 ISO19011, Directrices para la de los sistemas de gestión de la calidad y ambiental 4.0 Definiciones Las indicadas en el documento DE17, pero que para mayor claridad del presente procedimiento, se seleccionan las siguientes: 4.1 Auditoría, proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de 4.2 Criterios de, conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. (Son la referencia de la ). 4.3 Evidencia de la, registros, declaraciones de hecho o cualquier información que son pertinentes para los criterios de. 4.4 Hallazgos de la, resultados de la evaluación de la evidencia de la recopilada frente a los criterios de. 4.5 Conclusiones de la, resultados de una, proporcionado por el equipo auditor tras considerar los objetivos de la y todos los hallazgos de la. Elaboró Revisó Aprobó MARGARITO MIJANGOS ALMA AYALA ALMA AYALA JEFE DE OPERACIONES DIRECTORA DIRECTORA _Aud_sitio/Rev.

2 _Aud_sitio 2/ Auditor, persona con la competencia para llevar a cabo una y una revisión documental 4.7 Equipo auditor, uno o más auditores que llevan a cabo una, con el apoyo de expertos técnicos, si es necesario. 4.8 Programa de, conjunto de una o más s planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 4.9 Plan de, descripción de las actividades y de los preparativos de una 4.10 Competencia, cualidades personales y capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Otras definiciones: 4.11 Fortaleza, hallazgo que indica que el requisito auditado es superior al establecido en los criterios de No conformidad mayor (Antes debilidades), incumplimiento total de un requisito preestablecido como una especificación del producto del esquema de certificación o que afecta la calidad del producto No conformidad menor (Anteriormente Observaciones o Indicaciones), incumplimiento parcial de un requisito establecido que no afecta directamente la calidad del producto Oportunidades de mejora, hallazgo que se marca en una cuando, si bien se cumple el requisito establecido por los criterios de, se puede mejorar si se atiende Auditoría Inicial, aquella que se realiza por primera vez a una organización, con el fin de evaluar los requisitos que se establecen en una norma o esquema para certificar el producto o proceso requerido Auditoría de vigilancia, es cuando el producto esta certificado y se vuelve a auditar el sistema para confirmar el mantenimiento y mejora del mismo Auditoría de seguimiento, aplica para confirmar que las acciones correctivas han sido eficaces y se han eliminado las no confinidades detectadas del sistema. 5.0 Responsabilidades 5.1 Jefe de Operaciones, elabora y gestiona el programa de (7400, Gestión de programas de ) incluyendo la selección del auditor líder del equipo (siempre y cuando sea posible) para la ejecución de la o de la revisión documental, recepción de los informes de, de revisión documental y muestreos hasta la integración de los expedientes por empresa. Es el responsable de llevar los registros de la competencia de los auditores. 5.2 Dirección, proporciona o gestiona los recursos para la llevar a cabo auditorias. 5.3 Auditor líder del equipo, conduce la en el sitio. 5.4 Grupo auditor, realiza la en el sitio. 6.0 Procedimiento 6.1 Selección del equipo auditor. El equipo auditor será seleccionado de acuerdo a los objetivos de, condiciones y situaciones de la organización a auditar. _Aud_sitio/Rev.

3 _Aud_sitio 3/ Revisión documental Una vez que el cliente formaliza el servicio (7100 Contacto inicial y evaluación de la factibilidad) el Jefe de Operaciones o la Dirección solicita al cliente el manual de calidad, los procedimientos documentados y algunos otros documentos requeridos en el esquema de referencia para que se proceda a la evaluación de los documentos y se determinen las no conformidades para ser corregidas antes de la en el sitio. El Jefe de Operaciones o la Dirección programa el servicio solicitado, selecciona al auditor (con base a 7510, Calificación de auditores) y entrega la documentación (Manual de calidad, procedimientos, etc.) para que el auditor asignado inicie la revisión, la cual se realiza verificando requisito por requisito de la norma aplicable y los documentos establecidos en el criterio de contra de los documentos que el cliente presenta. El auditor prepara el informe de la revisión documental utilizando 7508, Informe de revisión documental y/o registros lo envía a la Dirección para su revisión, una vez revisado se entrega el informe al Jefe de Operaciones para que archive copia en el expediente de la empresa y envíe el informe original al cliente. El tiempo de entrega está definido por el OCIMA como parte de los compromisos de servicio. 6.3 El programa de El Jefe de Operaciones y la Dirección da seguimiento al programa de tal como se indica en 7400, Gestión de programas de. Tanto para las organizaciones con productos certificados como para las nuevas, definen el objetivo, alcance y los criterios aplicables al caso, así como la viabilidad de realización de la. 6.4 Preparación de las s en el sitio El Jefe de Operaciones comunica al auditor líder designado los datos generales de la y entrega los documentos y recursos necesarios para el equipo auditor. 6.5 Auditoría en el sitio 1. Plan de El Jefe de Operaciones debe entregar toda la documentación necesaria al auditor líder o a la Dirección para la elaboración del plan de como: manual de calidad, registro de recomendaciones de la anterior, informes, etc. El auditor líder asignado o la Dirección, prepara plan de (7501, Plan de ) considerando los objetivos, alcance y criterios de la misma, así como las fechas, lugares, duración, muestreos y debe tomar en cuenta los puntos pendientes o recomendaciones del auditor anterior, siguiendo el documento (7509, Retroalimentación para auditores y lo envía el plan de al cliente, para que éste se entere). El cliente deberá complementar el plan de con la contraparte que será auditada y remitirla a la Dirección, de haber observaciones la Dirección realiza las adecuaciones y le comunica a el auditor líder. El Jefe de Operaciones entregara al grupo auditor los recursos necesarios para la realización de la en sitio, para lo cual se apoya con el registro 7403, Lista de cotejo de la papelería de, además de algún otro documento de apoyo que sea necesario. _Aud_sitio/Rev.

4 _Aud_sitio 4/ 7 El auditor líder designa responsabilidades, siempre que sea posible, junto con los auditores del equipo. De no poder hacerlo así, se coordina con el resto del equipo auditor para definir las condiciones en las que se reunirán y realizarán la. 2. Auditoría en el sitio a. Reunión de apertura La conduce el auditor líder y participan los demás miembros del equipo auditor, la gerencia del auditado y los demás miembros de la organización que designe. Durante la reunión: Se hace saludo inicial y se presentan los asistentes, Se confirman objetivos, alcance y criterios de, Se informa sobre la metodología a seguir durante la y de la recopilación de evidencias basadas en muestreo, Confirmación de que el auditado será informado sobre el progreso de la, la forma de comunicación y la necesidad de guías, El idioma en que será llevada a cabo la misma, Aclaración sobre los tipos de hallazgos, clasificación de no conformidades, revisión de la clasificación de no conformidades por el comité de dictaminación y condiciones para la certificación, así como el recurso de apelación. Confirmación de recursos necesarios durante la, así como aspectos logísticos y de seguridad, Aclaración de los asuntos relacionados a la confidencialidad Revisión de la agenda, y Se distribuye la lista de asistencia con fechas. b. Recopilación y verificación de la información Durante la se recopila muestras de información apropiadas a los objetivos y alcance de la y se verifican, ya que solamente la información verificable puede constituir evidencia de. Toda la información se registra en las listas de verificación (7502, Lista de verificación). Los métodos para recopilar información incluyen: Entrevistas Observación de actividades Revisión de documentos Si el tipo de lo requiere, el auditor realiza un muestreo de producto, el cual debe canalizarse al laboratorio para realizar las pruebas pertinentes, como se indica en el procedimiento (7600, Gestión de pruebas de laboratorio). c. Reunión de auditores Después de la recopilación de información, el grupo auditor se reúne para informar avances, intercambiar información generar los hallazgos y conclusiones de la. Teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de Los hallazgos pueden indicar cualquiera de los tipos indicados en 4.11 al 4.14 de este procedimiento. d. Reunión de cierre _Aud_sitio/Rev.

5 _Aud_sitio 5/ 7 Es presidida por el líder del equipo auditor y se realiza para presentar los hallazgos y conclusiones de la. Asiste el representante del auditado y las personas que designe la gerencia de la organización. Durante la reunión de cierre se aclaran las dudas pendientes y se hacen acuerdos, por ejemplo fechas de actividades posteriores como seguimientos, se registran en la lista de asistencia (7504, Lista de asistencia). Los elementos a considerar en esta reunión incluyen: Agradecimiento por el tiempo y recursos destinados para la Recordar objetivo y enfatizar cumplimiento del mismo Recordar carácter de muestreo y los aspectos de confidencialidad Señalar que se presentan los hallazgos Aclarar tiempo de entrega del informe formal Presentación y entrega de informe de preliminar impreso, incluidos hallazgos y conclusiones, con firma de recibido del cliente. En caso de que el esquema precise muestreo de productos, el auditor líder conducirá está actividad convenientemente, antes de retirarse de las instalaciones y dará las indicaciones adecuadas para su análisis posterior (7600, Gestión de pruebas de laboratorio). 3. Informe de El auditor líder prepara el informe de la utilizando 7505, Informe de y lo envía al OCIMA. El tiempo de entrega está definido por el OCIMA como parte de los compromisos de servicio. Este será de ocho días hábiles a partir de su integración final, para el caso de informes en otro idioma o para el extranjero el plazo de envío es de 15 días hábiles. 6.6 Finalización de la La termina cuando el informe es distribuido. El auditor líder integra el expediente de la incluyendo todos los registros de la misma y los entrega al Jefe de Operaciones. Si se trata de una de certificación, una vez terminada ésta, el auditor líder entrega al Jefe de Operaciones toda la documentación utilizada durante la, y éste se asegura que la Dirección revise y apruebe dicho informe para después conformar un expediente de la empresa con todas las evidencias recopiladas. Si se trata de una de vigilancia, el auditor líder entrega la documentación generada en el lapso comprometido en 7405 y el Jefe de Operaciones debe archivar la documentación generada, después de la entrega de la documentación del auditor líder (copia del informe de, listas de verificación, etc.). La Dirección envía al cliente el informe de. 6.7 Evaluación de la y del programa de s El desempeño de los auditores y del servicio es evaluado por los auditados, para lo cual el auditor líder entrega a los mismos, el formato de evaluación (75, Evaluación de auditores y servicio) al finalizar la reunión de cierre. También se evalúa el desempeño entre los auditores (7507, Evaluación entre auditores), por lo que el auditor líder entregará los formatos a los auditores como parte de la papelería de la y para su entrega al final. _Aud_sitio/Rev.

6 _Aud_sitio 6/ 7 Los compromisos de servicio se evaluarán como parte del seguimiento al programa de. Los registros 75 y 7507 servirán como base para el análisis sobre el desempeño del auditor y la satisfacción del cliente en cuanto al servicio de certificación. 6.8 Auditoría de registros. Se realiza con base a un listado de registros que el OCIMA solicita a los clientes que cuentan con un SGC implementado y certificado, para informe de este, se utiliza el archivo 7508, Informe de revisión documental y/o registros 7.0 Archivo 7501 Plan de 7502 Lista de verificación 7504 Lista de asistencia 7505 Informe de 75 Evaluación de auditores y servicio 7507 Evaluación entre auditores 7508 Informe de revisión documental y/o registros 7509 Retroalimentación para auditores Los registros anteriores se conservarán por un lapso igual a la vigencia del certificado más 2 años en archivo muerto. Los registros son conservados por el Jefe de Operaciones. No. De Revisión Fecha de revisión Motivo del cambio 01 Abril de 2010 Revisión general de procedimiento 02 Marzo de 2011 Cambio de códigos a formatos de registros y movimiento de formatos a otros procedimientos. 03 Julio 2011 Se elimina 7503 reporte de no conformidades dado que se queda plasmado y aceptado en el informe final. Se inserta un cuadro para detectar el número de hallazgos de Se inserta el cuadro de autorización del informe 04 Septiembre 2011 Se agrega una nota en la parte de aceptación del documento *En caso de no recibir respuesta en un plazo máximo de 5 días hábiles se dará por aceptado el presente informe 05 Septiembre 2012 Revisión general de procedimiento Julio de 2013 En el apartado 2 Auditoría en el sitio en inciso d) referente a la reunión de cierre se agregó que se debe entregar copia impresa del informe preliminar al cliente, con firma de recibido. _Aud_sitio/Rev.

7 _Aud_sitio 7/ Diagrama de flujo Jefe de Inicio Operaciones Auditor líder Grupo auditor Funciones auditadas Final Inicio Selección del equipo auditor Prepara y comunica plan de Revisa plan de No Adecuado? 7501 a 7507 Prepara Realiza Sí Aprueba plan de Recibe y distribuye informe de Prepara informe de Recibe informe Fin Integra expediente 7400, 7600, 7700 _Aud_sitio/Rev.