PROCEDIMIENTO GENERAL AUDITORÍAS INTERNAS

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1 Página 1 de 10 PROCEDIMIENTO GENERAL AUDITORÍAS INTERNAS Elaboró Revisó Aprobó Nombre / cargo Nataly Norambuena R. Enc. Auditoría Obra Francisco Aldea Martel Jefe Mejora Continua Carolina Cornejo C. Gerente de Control de Gestión Corporativo David Ramírez Fuentes Gerente General Grupo Maestra Firma Fecha Mayo 2011 Mayo 2011 Mayo 2011

2 Página 2 de 10 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES DIAGRAMA DEL PROCESO DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS... 10

3 Página 3 de OBJETIVO. Establecer el procedimiento para la gestión del proceso de Auditorías Internas realizadas al Sistema de Gestión de Calidad (SGC) implementado en Maestra, con la finalidad de determinar la conformidad con las disposiciones planificadas y si se ha implementado y mantenido de manera eficaz ALCANCE. Las Auditorías Internas son aplicables a todos los procesos que forman parte del SGC de Maestra o algún área específica y crítica de la organización. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3.1. ISO 9.001:2008 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos y considera válida la última versión vigente 3.2. ISO 9.000:2005 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario y considera válida la última versión vigente Manual de Calidad de Maestra, capítulo auditorías internas. 4. DEFINICIONES Las aplicables de la Norma ISO 9000:2005 y las que se desarrollan en este documento 4.1. Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para revisar el funcionamiento del SGC o algún área específica y crítica de la organización Programa de la auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. 1 Se modifica redacción general del párrafo. 2 Se suprime punto Se amplía aplicación de auditoría interna a procesos y áreas críticos.

4 Página 4 de Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría Auditor Jefe: Auditor interno que lidera el equipo auditor Auditor en Entrenamiento: Persona bajo entrenamiento, con el objetivo de llegar a ser Auditor Interno Auditor Interno: Persona con las habilidades básicas necesarias para auditar áreas del sistema de gestión de la organización. Como requisito debe tener una antigüedad mayor a 3 meses en la organización, tener aprobado un curso de Auditor Interno y haber participado como Auditor en Entrenamiento en, al menos, 1 auditoría interna Auditor de obra: Corresponde a auditores internos que están capacitados para auditar las obras, en cuanto a documentación, aplicaciones informáticas y almacenamiento de material Equipo de bodega: Corresponde a los integrantes de bodega en obra, quienes deben velar para que la bodega funcione de forma íntegra de acuerdo a los procedimientos establecidos para ello. Además deben prestar toda la colaboración y atención que necesite el auditor de obra para el desarrollo y cumplimiento de sus actividades. El equipo mencionado está conformado por el Jefe de Bodega, Digitador, Ayudante de Bodega y Pañolero. 7 4 Se elimina punto 4.7, definición de Auditor Líder 5 Se modifican requisitos para ser auditor interno. Además se suprimen definiciones de No Conformidad y Competencia, por estar incluidos en la norma ISO 9000, citada en el punto 3, Documentos de Referencia 6 Se agrega definición. 7 Se agrega definición

5 Página 5 de DIAGRAMA DEL PROCESO Jefe Mejora Continua Gerencia CGC Gerencia General Enc. Auditoría Constructoras Auditor / Equipo Auditor Programa Anual de Auditorías Programa mensual No Aprueba No Sí Notificación de Auditoría Ejecución de Auditoría Revisión por la Dirección Informe de Auditoría Registro NC en Sistema Fin Fin 6. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Planificación. Una vez al año se hace la planificación de las Auditorías Internas que han de llevarse a cabo en dicho período, lo cual queda reflejado en el PG-03 R001Programa de Auditorías Internas. Éste

6 Página 6 de 10 es elaborado por el Jefe de Mejora Continua, y aprobado por la Gerencia de Control de Gestión Corporativo 8. Esta planificación considera auditar al menos una vez al año, por partes o en su conjunto, todos los elementos del SGC de Maestra o algún área específica y crítica de la organización, y se establecen aspectos tales como: Los alcances: procesos y unidades a auditar, Objetivos de la auditoría, Las fechas previstas de realización de las auditorías internas, Criterios de auditoría (puntos normativos 9, documentos), El equipo auditor asignado (incluyendo la determinación del Auditor Jefe), Adicionalmente, cuando comienza un nuevo proyecto, el Jefe de Mejora Continua debe actualizar dicho programa, considerando al menos durante su ejecución: dos auditorías internas en las salas de ventas correspondientes al proyecto, la primera entre el tercer y cuarto mes de iniciado el lanzamiento y la segunda una vez iniciada la obra gruesa. Dos auditorías internas en la obra para evaluar el desempeño de todos los procesos del SGC que allí se llevan, la primera al mes de iniciada la obra y la segunda al sexto mes 10. El Programa de auditorías internas deberá comunicarse a las Gerencias y Jefaturas de las áreas que corresponda. Se podrán realizar auditorías internas no contempladas en el Programa anterior cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias, entre otras: Cuando algún proyecto exige verificaciones especiales. Después de cualquier cambio importante en el SGC, para evaluar el impacto del mismo (reorganizaciones, revisiones de procedimientos, etc.). Cuando exista la sospecha de que la calidad de alguna actividad no alcanza el nivel previsto, debido a deficiencias en el SGC. Cuando sea necesario comprobar la ejecución de las acciones correctivas establecidas. Para el caso de las auditorías de bodega en obra se utilizará el siguiente criterio: el Encargado de Auditoría en Obra será el responsable de programar mensualmente las auditorías de bodega a realizar en obra, donde deberá considerar los siguientes aspectos: 8 Se actualiza el cargo que aprueba el programa de auditoría 9 Se reemplaza normas por puntos normativos 10 Se actualiza frecuencia de auditoría interna en obra

7 Página 7 de 10 Los alcances y actividades a realizar, Realización de a lo menos dos inventarios por obra al mes, uno selectivo y el otro al total de los materiales en bodega, Auditor asignado, Fecha planificada de cada auditoría, Además, cuando comiencen nuevas obras, se deben incorporar al programa y asignar un auditor de obra Equipo auditor. Los auditores internos deben ser independientes del proceso auditado y deben comportarse de acuerdo a los siguientes principios: Conducta ética: la confianza, integridad, confidencialidad y discreción deberán ser mantenidas en cada proceso de auditoría; Presentación ecuánime: los hallazgos, conclusiones e informes de una auditoría deben ser objetivos y reflejar con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría; Enfoque basado en la evidencia: la evidencia de una auditoría debe ser verificable, aún cuando su método de investigación esté basado en análisis por muestreo. El equipo responsable de llevar a cabo la auditoría puede ser conformado por una persona o por un grupo de personas, caso último en el que se designa a un Auditor Jefe Trabajo en terreno Las auditorías de bodega en obra se realizarán por el equipo auditor de obra de acuerdo a la planificación, donde las tareas a realizar corresponden a la revisión del trabajo del equipo de bodega, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento PG-17 Control de Gestión Corporativo Notificación. Cada Auditoría Interna será notificada al responsable del proceso donde se realizará, mediante una PG_03 R002 Notificación de Auditoría Interna, en la que se señala como mínimo: La fecha en que se realizará la auditoría; 11 Se agrega planificación de auditorías en obra 12 Se agrega punto 6.3

8 Página 8 de 10 Sus objetivos, alcances y criterios; El equipo auditor; Las etapas de ejecución de la auditoría, considerando, a lo menos: Reunión de inicio, Etapa de Investigación y Reunión de cierre. La Notificación de Auditoría es elaborada e informada por el Auditor Jefe a los responsables de los procesos a auditar, con al menos una semana de antelación. El responsable del proceso auditado deberá difundir la Notificación de Auditoría Interna PG_03 R002 y facilitar el proceso de auditoría para lograr el cumplimiento de sus objetivos. En el caso de auditoría de bodega en obra, sólo se notificará al equipo de bodega y profesional de obra con dos días de anticipación, para el caso de los inventarios que se realicen a la totalidad de la bodega. Las demás actividades de revisión se realizarán de forma sorpresiva para los involucrados Realización. Durante la reunión de inicio, entre el equipo auditor y los responsables de la unidad a auditar, se presentaran los propósitos, alcance y revisión del plan de auditoría. Durante ésta se deben: Presentar los Auditores Confirmar el Programa de la auditoria Comentar métodos y procedimientos de la auditoría Confirmar recursos e instalaciones para el equipo auditor Confirmar fecha y hora de la reunión de cierre de la auditoria Preguntar y responder las inquietudes y dudas de la auditoria a realizar Informar que los hallazgos se comunicaran de inmediato durante la auditoría y su denominación (no conformidades, no conformidades potenciales y oportunidades de mejora) en la reunión de cierre Durante la etapa de investigación (auditoría in situ) se verifican aquellos elementos del SGC previstos en la Notificación, pudiendo el propio desarrollo de la auditoría llevar a abordar otros aspectos no inicialmente previstos. En esta se incluye la búsqueda y evaluación de evidencias objetivas proporcionadas por el área auditada o por su representante designado. 13 Se agregan condiciones de notificación de auditorías en obra

9 Página 9 de 10 El Auditor Jefe debe velar porque la auditoría se lleve a cabo de acuerdo a lo planificado. En caso de haberse efectuado auditorías anteriormente, se verifica el cierre de las posibles deficiencias encontradas en aquellas. Al término de la auditoría se mantiene una reunión de cierre entre el equipo auditor y los responsables del área auditada, con el fin de exponer los resultados del proceso y aclarar eventuales puntos divergentes de las no conformidades, no conformidades potenciales y oportunidades de mejora detectadas, asegurando a los participantes el entendimiento de las desviaciones. Si existen no conformidades y/o no conformidades potenciales, los responsables del área auditada determinan y programan, previo acuerdo con el equipo auditor, las medidas correctivas apropiadas, estableciendo un plazo para su aplicación y seguimiento. Si existiesen discrepancias, prevalece la opinión del Auditor Jefe Informe. Al finalizar cada auditoría, en un plazo no superior a 5 días de finalizada la misma, el Auditor Jefe elabora el PG_03 R003 Informe de Auditoría Interna y lo transmite al responsable del área auditada y al Jefe de Mejora Continua, quien lo sube a la Intranet. Este informe se realiza en el formato dispuesto para ello, que contiene: Un resumen de las actividades realizadas; las no conformidades, no conformidades potenciales (u observaciones) y oportunidades de mejora (o recomendaciones) detectadas, y las conclusiones de la auditoría. Los resultados de las auditorías internas son presentados, por los responsables de las unidades auditadas, a las Gerencias respectivas. Los informes correspondientes a auditorías de bodega en obra serán realizados semanalmente de acuerdo a los hallazgos en cada visita a obra. Además, mensualmente se hará una conciliación entre los costos ingresados al sistema COPRE y los costos entregados desde la Unidad de Contabilidad, correspondientes al sistema SOFTLAND, generando un informe que será entregado a gerencia. 14 Los hallazgos de las auditorías internas deben ser registrados como se detalla a continuación: Las No conformidades y Potenciales No Conformidades se deben registrar en el Sistema de No Conformidades en la intranet Las Oportunidades de mejora se pueden registrar como Acciones preventivas en el Sistema de No Conformidades en Intranet Se agregan condiciones especiales de los informes de auditorías en obra.

10 Página 10 de 10 El auditor o auditor jefe es el responsable de registrar en la aplicación Tratamiento de NC las No Conformidades y Potenciales No Conformidades detectadas durante el proceso de auditoría, de acuerdo a lo establecido en PG-02 Tratamiento de No Conformidades y en el Manual de Usuario Manual de Uso Aplicación de No Conformidades Seguimiento. Los resultados de cualquier auditoría interna deberán ser, como mínimo, considerados como premisas para la auto-evaluación del proceso auditado. El seguimiento de los resultados de las auditorías internas es realizado por el responsable del proceso afectado. A su vez, los resultados obtenidos en las auditorías internas son analizados por la Dirección de la Empresa en las reuniones de Revisión por la Dirección, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Calidad. 7. RESPONSABILIDADES. El Jefe de Mejora Continua será el encargado de planificar, implementar, controlar y mejorar el presente Proceso. 8. REGISTROS 8.1. PG-03 R001 Programa de Auditorías Internas 8.2. PG-03 R002 Notificación de Auditoría Interna 8.3. PG-03 R003 Informe de Auditoría Interna 9. ANEXOS No aplica 15 Se asigna al auditor o auditor jefe la responsabilidad de efectuar el ingreso de las No Conformidades y No Conformidades Potenciales en el Sistema de Tratamiento de NC.