1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO PLANIFICACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE CALIDAD ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PROYECTOS VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO 2. OBJETIVO Establecer la metodología para la planificación y realización de auditorías internas que permitan evaluar el funcionamiento y la adecuación del Sistema de Gestión de Calidad del GAD Municipal de Portoviejo. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las auditorías internas de calidad que se realicen al Sistema de Gestión de Calidad del GAD Municipal de Portoviejo. 4. BASE LEGAL ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 5. REGLAS INTERNAS 5.1. Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo que realizan auditorías internas de calidad. El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del control y la ejecución, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas emitidas o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo. 6. POLÍTICAS 6.1. Las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad en el GAD Municipal de Portoviejo se realizan dos veces al año, en los meses planificados (pueden ser marzo y septiembre), considerando el estado e importancia de los procesos y el resultado de auditorías previas. En el mes de enero se realizará el Programa de Auditorías y con un mes de anticipación a cada auditoría programada se elaborará el Plan de Auditorías que establece el alcance, frecuencia, criterio y recursos necesarios para realizar las auditorías del Sistema de Gestión. El alcance define las áreas o los procesos de la institución que se auditarán y el criterio define las cláusulas de la norma ISO 9001 y/o la documentación del SGC que se revisarán en la auditoría Las auditorías internas de calidad son ejecutadas por funcionarios de la institución certificados como Auditores Internos de Calidad. Pág. 3 de 13

4 6.3. Un funcionario no puede auditar los procesos de la Dirección en la cual labora para evitar un conflicto de intereses Los resultados de las auditorías internas de calidad se comunican al Alcalde, Directores Generales, Directores y a todo el personal, en las instancias en que se determinen como más adecuadas El análisis de causas y acciones propuestas para solventar no conformidades encontradas en el proceso de auditoría, deben ser entregadas al Auditor correspondiente una semana posterior a la Auditoría Interna realizada. 7. DEFINICIONES AUDITORÍA DE CALIDAD: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance al que se cumplen los criterios de la Norma ISO 9001: RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD a) Responsables de la ejecución: Director de Planificación Estratégica y Proyectos, Coordinador de Procesos, y Auditores Internos de Calidad. b) Responsables del control: Director Cantonal de Planificación y Desarrollo. c) Distribución: La Dirección General de Planificación distribuirá a toda la Institución mediante correo electrónico. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo. 9. PROCEDIMIENTOS No. Actividad Documento Responsable ETAPA DE PLANIFICACIÓN a) Elabora el Programa Anual de Auditorías de Calidad 01) hasta el 31 de enero de cada año. b) Presenta el plan al Comité de Calidad Institucional para su aprobación. Está de Acuerdo? SI: Aprueba el Programa Anual de Auditorías de Calidad 01) NO: Envía con observaciones para modificar el Programa Anual de Auditorías de Calidad (PRO- DPP ). Paso 1. ETAPA DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA Previo a realizar la auditoría de calidad, designa los Auditores Internos seleccionándolos del Listado de auditores internos calificados ANEXO 1 y nombra al Auditor Líder de la auditoría. Programa Anual de Auditorías de Calidad 01) Director de Planificación Estratégica y Proyectos Comité de Calidad Institucional Director de Planificación Estratégica y Proyectos Tiempo proceso Pág. 4 de 13

5 4 Elabora el Plan para la Ejecución de la Auditoría 02). Plan para la Ejecución de la Auditoría 02) Auditor Líder 5 días laborables previo a la Auditoría 5 Está de acuerdo con el Plan? SI: Envía una comunicación a los responsables que van a ser auditados junto al Plan para la Ejecución de la Auditoría 02), indicando las fechas de auditoría, horarios de las actividades, grupo de auditores, entre otros. NO: Paso 4 Plan para la Ejecución de la Auditoría 02) Director de Planificación Estratégica y Proyectos 4 días laborables antes de la Auditoría 6 Está de acuerdo con el Plan? SI: Paso 7 NO: Emite sus observaciones al Director de Planificación Estratégica y Proyectos, para que se realicen los cambios solicitados. Paso 4. Plan para la Ejecución de la Auditoría 02) Responsable del proceso a ser auditado 7 Antes de la realización de la auditoría, realiza el estudio de la documentación correspondiente y elabora el formato Lista de Verificación (PRO- DPP ). Lista de Verificación 03) Equipo de auditores 8 Se reúnen en fecha y hora planificadas, definidas en el Plan para la Ejecución de la Auditoría (PRO- DPP ), con los responsables del proceso a ser auditado, a fin de: Indicar el alcance, objetivo de la auditoría y sitio a auditarse. Comunicar el criterio de la auditoría. Presentar el programa de la auditoría. Indicar la confidencialidad de la información proporcionada a los auditores. Indicar el formato de la Solicitud de Acción Correctiva - SAC 04) Explicar la necesidad de establecer un programa de implantación y seguimiento de las acciones correctivas. Confirmar la hora y fecha para la reunión de cierre y para cualquier otra reunión intermedia, si se necesita. Aclarar cualquier detalle de la programación de la auditoría. Plan para la Ejecución de la Auditoría (PRO- DPP ) Solicitud de Acción Correctiva SAC 04) Auditor Líder y Equipo de Auditores Pág. 5 de 13

6 9 10 a) Empleando la Lista de Verificación (PRO-DPP ), realizan la auditoría, para lo cual recolectan evidencias, es decir, la información necesaria a través de entrevistas, examen de procedimientos, observaciones y registros de las actividades; con el fin de verificar su cumplimiento al compararla con los requisitos especificados en el Sistema de Gestión de Calidad del GAD Municipal de Portoviejo. b) Una vez concluida la auditoría del proceso, informa al auditado acerca de las desviaciones encontradas y registra las No Conformidades y Observaciones en el formato Solicitud de Acción Correctiva - SAC 04); entrega la solicitud para que el auditado responsable complete el análisis de causas y las acciones propuestas para solventar las no conformidades. Al final de la auditoría mantiene una reunión con los responsables de las funciones auditadas para indicar el total de no conformidades detectadas en la Ficha de No Conformidades y las conclusiones globales de la auditoría. Lista de Verificación 03) Solicitud de Acción Correctiva SAC 05) Ficha de No Conformidades 04) Auditor Líder y/o Equipo de Auditores Auditor Líder y Equipo de Auditores 11 a) Prepara el Informe de Auditoría (PRO-DPP ), en la semana posterior a la auditoría, dirigido al Comité de Calidad Institucional para su conocimiento y comentarios sobre aspectos específicos de los resultados de la auditoría interna efectuada. b) Envía la Solicitud de Acción Correctiva SAC 04) con sus fechas de cumplimiento al Director de Control de Gestión, para su control y seguimiento. Informe de Auditoría (PRO- DPP-08-06) Solicitud de Acción Correctiva SAC 05) Auditor Líder 12 Ingresa en el SISCOM, las acciones correctivas a ejecutar, los responsables y fechas de ejecución, para su control y seguimiento, e ingresa como revisor al Auditor Responsable. Director de Control de Gestión 13 Gestiona y/o ejecuta la acción correctiva establecida en la Solicitud de Acción Correctiva SAC 04) respectiva y despacha en el SISCOM. Solicitud de Acción Correctiva SAC 05) Responsables del Proceso Pág. 6 de 13

7 Realiza el seguimiento de las acciones correctivas ejecutadas. 14 El servidor responsable cumple con la fecha propuesta para ejecutar la acción correctiva a la no conformidad encontrada? SI: Registra el cumplimiento en la Solicitud de Acción Correctiva SAC 04) y despacha la tarea en el SISCOM. Paso 15 NO: El Auditor fija una nueva fecha con el responsable correspondiente, la misma que es registrada en el casillero de observaciones. Si se vuelve a incumplir el nuevo plazo, el Auditor responsable levantará una nueva Solicitud de Acción Correctiva SAC 04). Solicitud de Acción Correctiva SAC 05) Auditor Líder y/o responsable de la no conformidad Evalúa su eficacia con el fin de que la No Conformidad se haya eliminado. Esta evaluación se realiza tres meses después de la ejecución de la última acción correctiva propuesta. 15 La evaluación de la acción correctiva es favorable? SI: Procede al cierre de la No Conformidad registrando las firmas del Responsable de Proceso y del Auditor responsable y la fecha de cierre en la Solicitud de Acción Correctiva SAC (PRO-DPP ). NO: Levanta una nueva Ficha de Acción Correctiva (PRO-DCG ), y envía al Director de Control de Gestión las No Conformidades aún no resueltas y las resueltas cerradas, para su registro. Solicitud de Acción Correctiva SAC 05) Auditor Líder y/o responsable de la no conformidad 3 meses después de la Acción Correctiva 16 Lleva un control de todas las No Conformidades detectadas en el registro Control de No Conformidades (PRO-DCG ). A través de este registro se pueden identificar aquellas No Conformidades repetitivas, puntuales o potenciales, y las respectivas soluciones. Control de No Conformidades (PRO-DCG ) Director de Control de Gestión 17 Mensualmente, el Director de Control de Gestión presenta el estado global de las acciones correctivas en las reuniones del Comité de Calidad Institucional. Director de Control de Gestión 1 vez al mes FIN PROCESO Pág. 7 de 13

8 Director de Control y Gestión Responsables a ser auditados Auditor Líder Comité de Calidad Institucional Director de Planificación Estratégica y Proyectos 10. DIAGRAMAS DE FLUJO Procedimiento de Auditoría Internas de Calidad a) Elabora el Programa Anual de Auditorías de Calidad 01) hasta el 31 de enero de cada año. Presenta el plan al Comité de Calidad Institucional para su aprobación. Designa los Auditores Internos seleccionándolos del Listado de auditores internos calificados ANEXO 1 y nombra al Auditor Líder Está de acuerdo con el Programa? SI Envía una comunicación a los responsables que van a ser auditados junto al Plan para la Ejecución de la Auditoría (PRO-DPP ), indicando las fechas de auditoría, horarios de las actividades, grupo de auditores, entre otros. Envía con observaciones para modificar el Programa Anual de Auditorías de Calidad (PRO- DPP ). NO SI Está de acuerdo? Aprueba el Programa Anual de Auditorías de Calidad (PRO- DPP ) NO Elabora el Plan para la Ejecución de la Auditoría (PRO- DPP ). Se reúne con equipo de auditores y responsables de proceso, en fecha y hora planificadas, para indicar detalles de la planificación de la auditoría Se reúne con el equipo auditor para realizar el estudio de la documentación correspondiente y elabora el formato Lista de Verificación (PRO-DDP ) a) Empleando la Lista de Verificación (PRO-DDP ), ejecuta la auditoría, con el equipo de auditores. b) Informa al auditado acerca de las desviaciones encontradas y registra las No Conformidades y Observaciones en el formato Solicitud de Acción Correctiva - SAC (PRO-DPP ); entrega la solicitud para que el auditado responsable complete el análisis de causas y las acciones propuestas. Mantiene una reunión con los responsables de las funciones auditadas para indicar el total de no conformidades detectadas y las conclusiones globales de la auditoría. a) Prepara el Informe de Auditoría (PRO-DDP ), en la semana posterior a su ejecución, dirigido al Comité de Calidad Institucional para su conocimiento y comentarios sobre aspectos específicos de los resultados. b) Envía la Solicitud de Acción Correctiva SAC 04) con sus fechas de cumplimiento al Director de Control de Gestión, para su control y seguimiento. Fija una nueva fecha con el responsable, la misma que es registrada en el casillero de observaciones. Si se vuelve a incumplir el nuevo plazo, el Auditor responsable levantará una nueva Solicitud de Acción Correctiva SAC (PRO-DPP ). NO SI El servidor cumple con la fecha propuesta? Realiza el seguimiento de las acciones correctivas ejecutadas. Procede al cierre de la No Conformidad registrando las firmas del Responsable de Proceso y del Auditor responsable y la fecha de cierre en la Solicitud de Acción Correctiva SAC 04). La evaluación es SI favorable? NO Evalúa su eficacia con el fin de que la No Conformidad se haya eliminado. Esta evaluación se realiza tres meses después de la ejecución de la última acción correctiva propuesta. Levanta una nueva Ficha de Acción Correctiva (PRO- DCG ) Envía al Director de Control y Gestión las No Conformidades aún no resueltas y las resueltas cerradas, para su registro. Emite sus observaciones al Director de Planificación Estratégica y Proyectos para que se realicen cambios en la programación NO Está de acuerdo? SI Gestiona y/o ejecuta la acción correctiva establecida en la Solicitud de Acción Correctiva SAC (PRO-DPP ) respectiva y despacha en el SISCOM. Registra el cumplimiento en la Solicitud de Acción Correctiva SAC 04) y despacha la tarea en el SISCOM. Ingresa en el SISCOM, las acciones correctivas a ejecutar, los responsables y fechas de ejecución, e ingresa como revisor al Auditor Responsable. Lleva un control de todas las No Conformidades detectadas en el registro Control de No Conformidades (PRO-DCG ) Mensualmente, el Director de Control y Gestión presenta el estado global de las acciones correctivas en las reuniones del Comité de Calidad Institucional. Pág. 8 de 13

9 11. FORMATOS DE REGISTRO FORMATO 1: -01 Programa Anual de Auditorías de Calidad PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS DE CALIDAD GAD Municipal de Cantón Portoviejo CÓDIGO: -01 AÑO: 2017 PROGRAMA DE AUDITORÍA AUDITORÍAS ENE. FEB. MAR. ABR. MAY. JUN. JUL. AGO. SEP. OCT. NOV. DIC. PRIMERA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD X SEGUNDA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD X ELABORADO POR: CAROLINA LASSO CEVALLOS JEFE TÉCNICA DE PROCESOS FIRMA: APROBADO POR: SOLEDAD NARANJO DIRECTORA DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS FIRMA: FECHA: 22/02/2016 FECHA: FORMATO 2: -02 Plan para la Ejecución de la Auditoría Pág. 9 de 13

10 FORMATO 3: -03 Lista de Verificación FORMATO 4: -04 Ficha de No Conformidades Pág. 10 de 13

11 FORMATO 5: -05 Solicitud de Acción Correctiva SAC Pág. 11 de 13

12 FORMATO 6: -06 Informe de Auditoría Pág. 12 de 13

13 12. ANEXOS ANEXO 1: Listado de Auditores Internos Calificados Pág. 13 de 13