MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO ESTRATÉGICA PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE PRESUPUESTO Y PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO. MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO PLANIFICACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PLANIFICACIÓN OPERATÍVA PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE PRESUPUESTO Y PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) RESPONSABLE PROCEDIMIENTO DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PROYECTOS VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO PRO_DPP_ OBJETIVO. Regular el procedimiento a seguir para la elaboración del PRESUPUESTO DE INGRESOS Y PLAN OPERATIVO ANUAL (POA), que es el instrumento de planificación que describe todos los programas, proyectos y actividades que se ejecutarán en el próximo periodo fiscal, alineado a los objetivos del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las Dependencias del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Portoviejo. 4. BASE LEGAL Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD). Código Orgánico de y Finanzas Públicas Ley de Ciudadana y Control Social 5. REGLAS INTERNAS a) Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo, la falta de cumplimiento por parte de dichos funcionarios será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. b) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo. 6. POLÍTICAS Todas las obras deben iniciar su ejecución desde el quinto mes del año y finalizar hasta el último mes del año, a excepción de las obras cuyo plazo de ejecución supere a los siete meses, o exista la necesidad de ejecutar obras de mitigación; previendo que los procesos de contratación y Pág. 3 de 14

4 elaboración de estudios se realicen con la antelación necesaria para cumplir con los tiempos establecidos. Todos los contratos de provisión de servicios deben iniciar sus procesos precontractuales cuatro meses antes de que finalice la vigencia del contrato actual 7. DEFINICIONES. PLAN OPERATIVO ANUAL (POA). El Plan Operativo Anual (POA) es el instrumento de planificación que describe todos los programas, proyectos y actividades que se ejecutarán en un periodo fiscal, alineado a los fundamentos filosóficos de la administración y el PDOT del cantón. DIRECCIÓN CANTONAL. Son las Dependencias que se encargan de coordinar varias Direcciones operativas que se encuentran dentro de un macro proceso. DIRECCIÓN OPERATIVA. Son las Dependencias que se encuentran bajo la jerarquía de una Dirección Cantonal. REUNIÓN DE ANÁLISIS DE LA ESTRATEGIA (RAE). Son las reuniones de cada Dirección Cantonal para la toma de decisiones estratégicas. PLAN DE DESARROLLO Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL (PDyOT). Instrumento de planificación principal para la traducción de la estrategia cantonal. PRESUPUESTO ESTRATÉGICO (STRATEX). Instrumento de planificación en donde se encuentran los programas y proyectos estratégicos del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial del Cantón Portoviejo con su respectivo monto y fuente de financiamiento. ASAMBLEA CANTONAL DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA. Organismo de participación colectiva en la toma de decisiones, planificación y gestión de los asuntos públicos del cantón Portoviejo 8. RESPONSABLES PLAN DE CIERRE DE BRECHAS DEL MODELO DE GESTIÓN. Conjunto de proyectos y actividades necesarias para cerrar las brechas existentes entre el modelo de gestión actual y el modelo de gestión deseado. GASTO INFLEXIBLE: Todos los gastos aplicados, necesarios para sostener la operación del GAD y los servicios públicos que este brinda a la comunidad. PLAN DE CIERRE DE BRECHAS FINANCIERAS. Conjunto de proyectos y actividades necesarias para el mejoramiento de ingresos y la optimización de gastos. MICROPLANIFICACIÓN.- Proceso participativo de levantamiento de necesidades y elaboración de propuestas para las comunidades del cantón. PRESUPUESTO DE INGRESOS.- Estimación provisional de ingresos para la proforma presupuestaria. a) Responsables de la ejecución: Coordinador de Modelo de Gestión y Programación Operativa, Estratégica y Proyectos, Director Financiero, Directores Cantonales, Directores Operativos y responsables de otras dependencias. Pág. 4 de 14

5 b) Responsables del control y supervisión: Director Cantonal de c) Distribución: Dirección Cantonal de distribuirá a toda la Institución mediante correo electrónico y dispondrá su aplicación a los servidores involucrados, el Jefe Técnico de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo. 9. PROCEDIMIENTOS 9.1 PROCEDIMIENTO DEL PLAN DE FINANCIAMIENTO DEL POA # Actividad Formato Responsable Tiempo 1 Presenta al Director Cantonal de la proyección de Presupuesto de Ingresos Municipales y de Empresas Públicas hasta el 1 de junio 2 Presenta al Director Cantonal de la Estimación del Límite de Endeudamiento Municipal y de Empresas Públicas Sostenibilidad Sostenibilidad FIN PLAN PLURIANUAL DE INVERSIÓN ESTRATÉGICA # Actividad Formato Responsable Tiempo 1 Actualiza la matriz de causa y efecto de proyectos estratégicos 2 Realiza la priorización de proyectos a ejecutarse en el siguiente periodo fiscal acorde a la matriz de causa y efecto FIN 9.3 PLAN INDICATIVO Matriz de causa y efecto Estratégica y Proyectos Estratégica y Proyectos # Actividad Formato Responsable Tiempo 1 Aprueba indicadores de línea base de cobertura de servicios de todas las dependencias con anexo de gastos 2 Realiza la proyección y aprobación de metas de cobertura de servicios para siguiente año fiscal con el Alcalde y Directores Cantonales 3 Elabora del plan de acción para cumplimiento de indicadores 4 Elabora los anexos: Plan de Cierre de Brechas del Modelo de Gestión Plan de Cierre de Brechas Financieras FIN Matriz POA Estratégica y Proyectos Estratégica y Proyectos Directores Operativos del GAD Director Estratégica y Proyectos Sostenibilidad Institucional 14 6 Pág. 5 de 14

6 9.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA MICRO PLANIFICACIÓN 1 Elabora cronograma de recorridos y talleres para visitar a los actores sociales, y coordinar con las áreas involucradas y la Dirección de Control y Seguimiento para el acompañamiento 2 Realiza los recorridos, levantar las necesidades con los actores sociales, elabora Fichas de visitas técnicas de Micro planificación- Necesidades 3 Consolida las Fichas de visitas técnicas de Micro planificación- Necesidades y elaborar la Matriz de Microplanificación 4 Ejecuta talleres específicos de socialización de la matriz de necesidades con dependencias involucradas para definir estrategia de intervención en corto, mediano o largo plazo Compromisos para el actual periodo fiscal. Paso 7 Proyectos para incluir en el POA del siguiente periodo fiscal. Paso 8 Actividad Responsable Tiempo Matriz de Microplanificación FORMATO PRO_DPP_009_03 Ciudadana y Poder Popular Director Ciudadana / Delegados de áreas convocadas Control de Gestión Ciudadana/ Áreas Involucradas 5 Ingresa los compromisos en el SISCOM Ciudadana 6 Envío de Matriz de Microplanificación a la Dirección de y Prospectiva Cantonal hasta el 31 de mayo. FIN Ciudadana 9.5 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS PARA EL SIGUIENTE PERIODO FISCAL 1 Identifica brechas y alertas financieras Una vez identificadas las brechas, realiza taller de Análisis de Finanzas con brechas y alertas financieras, con las dependencias 2 Realiza propuestas de mejora de ingresos y optimización de gastos en los procesos de cada dependencia 3 Realiza análisis, validación y consolidación de Propuestas de Mejora de Ingresos y Optimización de Gastos Presenta Portafolio de Cierre de Brechas Financieras al Alcalde Notifica proyectos de Cierre de Brechas Financieras a todas las Dependencias y a la Dirección Financiera para su tramitación operativa y proyección de ingresos Actividad Formato Responsable Tiempo Sostenibilidad Institucional Directores Operativos/ Gerentes Sostenibilidad Institucional Pág. 6 de 14

7 4 Elabora Proyección de Ingresos y la presenta a la Dirección de Estratégica y Proyectos hasta el 1 de junio 5 Elabora el Presupuesto de Ingresos provisional antes del 30 de julio (Art. 235 del COOTAD) 6 Revisa y aprueba el Presupuesto de ingresos provisional hasta el 10 de agosto 7 Realiza la convocatoria a los miembros de la ASAMBLEA CIUDADANA 8 Socializa el Presupuesto de ingresos con la ASAMBLEA CIUDADANA hasta el 15 de agosto (Art.238 COOTAD) 9 Conoce Presupuesto de Ingresos, y considerando el límite presupuestario, definirá prioridades anuales de inversión en función de los lineamientos del plan de desarrollo y de ordenamiento territorial, información que recogerá la Dirección de para ser procesadas e incorporadas en los proyectos de presupuesto de las dependencias y servicios del GAD FIN Proyección de Ingresos Presupuesto de Ingresos FORMATO PRO_DPP_009_03 Sostenibilidad Institucional Director Financiero Director Cantonal de y Director Cantonal de Desarrollo Institucional Ciudadana y Poder Popular Director Financiero Asamblea Ciudadana 9.6 ELABORACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE POA PARA EL SIGUIENTE PERIODO FISCAL Actividad Formato Responsable Tiempo ETAPA 1: DE PREPARACIÓN DE MATRIZ POA 1 a) Define límites de asignación presupuestaria a cada dependencia municipal, analizando la siguiente información: Presupuesto de Ingresos Información emitida por la Asamblea ciudadana Información del periodo anterior de referencia b) Genera la Matriz de Formulación de POA, que contará con los siguientes anexos: Plan Plurianual de Inversión Estratégica Plan Indicativo Micro planificación Gasto Inflexible c) Ingreso de compromisos a Directores Cantonales para la entrega de Información POA de sus áreas en los formatos establecidos Matriz POA. Coordinador de Modelo de Gestión y Programación Operatíva Pág. 7 de 14

8 2 Dispone a todas las dependencias a su cargo, la elaboración del POA en la Matriz POA, con los insumos o entradas entregados por la Dirección Cantonal de, incorporando sus proyectos de presupuesto 3 Llena la Matriz POA dentro de los límites presupuestarios establecidos para cada Dependencia. Llena el Informe de Autorización para Inicio de Proyectos por cada proyecto estratégico propuesto en el POA (todas las fuentes menos gasto inflexible) 1. Matriz POA PRO_DPP_ Informe de Autorización para Inicio Proyectos PRO-DPP Matriz POA PRO_DPP_ Informe de Autorización para Inicio Proyectos Prioriza los proyectos del POA de cada dependencia de la Dirección cantonal o Empresa a su cargo. Consolida, en la Matriz POA, los POA s de las dependencias que están bajo su cargo, dentro de los límites presupuestarios establecidos, con sus respectivos Informes de Autorización para Inicio de PRO-DPP Proyectos Envía a la Dirección de Estratégica, antes del 10 de septiembre (Art.233 COOTAD) ETAPA 2: DE CONSOLIDACIÓN DE ANTEPROYECTO POA Y PRESUPUESTO a) Consolida el ANTEPROYECTO POA de todas las Matriz POA dependencias y lo ajusta con el presupuesto de PRO_DPP_ ingresos definitivo elaborado por la Dirección Financiera y aprobado b) Revisa Informes de aprobación para inicio de proyectos c) Envía información consolidada a la Dirección Financiera hasta el 30 de septiembre (Art.239 COOTAD). 7 Aprueba los límites de gastos de Dirección o programa de acuerdo a las prioridades y necesidades Formula el presupuesto de egresos y lo socializa con cada dependencia Envía presupuesto consolidado a conformidad hasta el 10 de octubre 9 Consolida el ANTEPROYECTO POA Y PRESUPUESTO, 1. Matriz POA Matriz POA, y presenta al Alcalde hasta el 20 depro_dpp_ octubre (Art.240 COOTAD) ETAPA 3: REVISIÓN y APROBACIÓN DE ANTEPROYECTO POA Y PRESUPUESTO 10 Revisa ANTEPROYECTO POA Y PRESUPUESTO y Matriz Matriz POA POA. Está de acuerdo? PRO_DPP_ NO: Emite observaciones. Paso 9. SI: Firma su conformidad y envía a la Dirección de 11 Informa a la Dirección de y vinculación ciudadana para que realice la convocatoria para realizar la asamblea ciudadana. Directores Cantonales/ Gerentes Directores Operativos o responsables Directores Cantonales/ Gerentes de Empresas Estratégica y Proyectos Director Financiero Estratégica y Proyectos Alcalde Estratégica y Proyectos Pág. 8 de 14

9 12 Convoca a los miembros de la ASAMBLEA CIUDADANA para la socialización del ANTEPROYECTO POA Y PRESUPUESTO, Matriz POA, hasta el 20 de Octubre. 13 Presenta a la Asamblea Ciudadana el ANTEPROYECTO POA Y PRESUPUESTO, Matriz POA, hasta el 20 de Octubre 14 Emite Resolución de Asamblea Ciudadana de conformidad con las prioridades de inversión definidas en el ANTEPROYECTO POA Y PRESUPUESTO. Resolución de Asamblea Ciudadana Ciudadana Estratégica y Proyectos Asamblea Ciudadana 15 Envía el ANTEPROYECTO POA Y PRESUPUESTO, junto con la Resolución de la Asamblea Ciudadana al Alcalde para su autorización para Ingreso al Orden del día de Sesión del Concejo Municipal 16 Autoriza el ingreso para el Orden del día de sesión de concejo que se realizará hasta el 31 de Octubre (Art.242 COOTAD) 17 Conoce el presupuesto, en primera sesión, y deriva a la Comisión de Presupuesto del Concejo hasta el 31 de Octubre (Art.242 COOTAD) 18 Revisa y elabora Informe sobre el ANTEPROYECTO POA Y Informe sobre el PRESUPUESTO, Matriz POA. Hasta el 20 de Noviembre ANTEPROYECTO (Art.244 COOTAD) POA Y Solicita cambios? SI: Paso 19; NO: Paso 21 PRESUPUESTO 19 a) Realiza correcciones, previa socialización y en consenso Matriz POA con el Alcalde, Director Financiero y Directores PRO_DPP_ Cantonales. b) Socializa el ANTEPROYECTO POA Y PRESUPUESTO, Matriz POA, con los Concejales Paso Envía al Alcalde el ANTEPROYECTO POA Y PRESUPUESTO, Matriz POA, la Resolución de la Asamblea Ciudadana y el Informe de la Comisión de Presupuesto, al Alcalde para su autorización para ingreso al Orden del día de Sesión del Concejo Municipal para segunda sesión. 21 Autoriza para Ingreso al Orden del día de Sesión del Concejo Municipal para aprobación en segunda sesión. 22 Aprueba el POA y PRESUPUESTO, Matriz POA, Matriz POA (segunda sesión) hasta el 10 de diciembre (Art.245 COOTAD). Ciudadana Alcalde Concejo Municipal Comisión De Presupuesto Estratégica y Proyectos Estratégica y Proyectos Alcalde Concejo Municipal FIN Pág. 9 de 14

10 10.- DIAGRAMAS DE FLUJO 10. FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS PARA EL SIGUIENTE PERIODO FISCAL Pág. 10 de 14