Revisado Por: Representante de Gerencia

Transcripción

1 TRANSPORTES CINCO LTDA. Procedimiento del Sistema de Gestión Integrado Nº Procedimiento Revisión Nº 02 Tema: Auditoría Interna Página Fecha de emisión 1 de 7 Elaborado por: Encargado de Calidad Revisado Por: Representante de Gerencia Aprobado por: Gerencia General CONTENIDOS 1.0 Objetivos: Alcance: Procedimientos y Registros Relacionados: Responsabilidades: Equipos Terminología:... 3 Auditoría Interna... 3 No Conformidad Metodología: Control de Cambios Anexos: Objetivos: La Auditoría Interna tiene como objetivo verificar el cumplimiento del sistema de Gestión Integrado de Calidad y Medioambiente (SGI) de nuestra empresa TRANSPORTES CINCO LTDA., con los requerimientos de las Normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 Busca determinar la efectividad del sistema de gestión para cumplir con los objetivos de calidad y medioambiente, para así identificar formas de mejorar el Sistema para que sea más efectivo y eficiente. Proporciona información a la gerencia sobre resultados de la auditoría para realizar la revisión del sistema de gestión integrado de calidad y medioambiente

2 Página 2 de Alcance: Este procedimiento se aplica a todo el personal de la compañía que es responsable de planificar, desarrollar, utilizar y mantener el sistema de gestión de Calidad y ambiente (SGI) de TRANSPORTES CINCO LTDA. Específicamente este Procedimiento será utilizado por los auditores internos de la empresa, los cuales corresponden a los designados por el Representante de Gerencia o Encargado de SGI, quien liderará el proceso por la investidura que tiene, él designará a un equipo de auditores que deberá tener una formación acorde con la función a desarrollar. 3.0 Procedimientos y Registros Relacionados: Este procedimiento se relaciona con todos los Procedimientos del SGI de TRANSPORTES CINCO LTDA. y es un elemento de entrada para la revisión por la dirección 4.0 Responsabilidades: Personal Representante de Gerencia/ Encargado del Sistema de gestión integrado Responsabilidad - Seleccionar, junto con el Encargado del Sistema las fechas en que se realizarán las auditorías. - Definir el objetivo y el alcance de la auditoría. - Analizar la conformidad del SGI con lo planificado, y junto con el Encargado del sistema tomar decisiones o proponer mejoras que serán planteadas en las Revisiones de Gerencia - Desarrollar en conjunto con el Representante de Gerencia, un programa detallado de la auditoría que incluya área qué se va a auditar y cuándo. - Seleccionar al equipo auditor - Preparar la información a evaluar en las revisiones de gerencia y que conducirán a mejoras Auditores Internos Ejecutar las auditorías del sistema con respecto a la norma ISO 19011, 9001:2008 y 14001:2004 2

3 Página 3 de Equipos No aplica 6.0 Terminología: Auditoría Interna Actividad sistemática que efectúa la empresa internamente para verificar el grado de cumplimiento de los requisitos normativos (ISO 9001:2008 y 14001:2004), actividades especificadas en el Sistema de Calidad y Ambiente, evaluando un proceso, un producto, o verificando si un cambio ha sido asimilado y si está siendo practicado. No Conformidad Incumplimiento de un requisito, debe generar acciones correctivas. Observación Situación que contempla una potencial no conformidad, debe generar acciones preventivas 7.0 Metodología: 7.1 Selección del Intervalo para la aplicación de la Auditoría: Representante de Gerencia en conjunto con Encargado del sistema de TRANSPORTES CINCO LTDA. definen un plan anual de auditorías internas, éste es presentado al gerente general y luego se procede a la oficialización subiéndolo al sistema de gestión. 7.2 Seleccionar documentos o áreas a auditar: El Representante de Gerencia o encargado de SGI seleccionará aquellos documentos y/o áreas a auditar, basándose en la Norma ISO 9001:2008 y y el Informe de Auditoría anterior para realizar el seguimiento de no conformidades detectadas. En caso que sea un asesor o auditor externo esto no aplica, él confecciona su propia modalidad. 3

4 Página 4 de Programa de Auditoría: el equipo auditor confecciona un Programa de Auditoría que deberá contener la hora de inicio, períodos de descanso, reunión final de auditores, reunión final con Jefatura de Área para entrega de Informe, Deberá ser enviado con anticipación al Jefe del área en papel original o mail, quien inmediatamente notificará a los integrantes de su equipo verbalmente de la fecha y comunicara esta actividad. El Jefe de Área deberá disponer la organización de personal necesario para el apoyo a los auditores. Cuando esta actividad la realiza algún consultor o auditor externo, él hace llegar a los involucrados el programa de auditoria correspondiente, pudiendo utilizar sus propios formatos. 7.4 Punto de Control: el Jefe de Área acepta la fecha de ejecución de la Auditoría esto implica ningún reparo a lo anteriormente definido. Si el Jefe de Área no acepta la fecha u horario envía por mail una nueva al Representante de Gerencia o encargado de SGI detallando los argumentos del cambio, esta no debe exceder a una semana después de la fecha original. 7.5 Selección del Equipo Auditor: Las auditorías internas serán realizadas por un equipo calificado conformado con personal externo o interno a TRANSPORTES CINCO LTDA. exclusivamente o una mezcla de personal externo o interno que cumpla con las calificaciones de este procedimiento. 7.6 Requisitos de los auditores: Líder del equipo auditor Requisito: Curso de auditor interno para Sistemas Integrados, aprobado; Conocimiento de las normas ISO 9001:2008 y 14001:2004; Conocimiento del sistema de gestión integrado de la empresa; atributos personales compatibles con la función de auditor. 4

5 Página 5 de 6 Auditores Internos Requisito: Curso de auditor interno para Sistemas de gestión aprobado; Conocimiento de las normas ISO 9001:2008 y 14001:2004; Conocimiento del sistema de gestión integrado de la empresa; atributos personales compatibles con la función de auditor. Auditores externos: cuando son realizadas estas auditorías internas por consultores, asesores o auditores externos, se les solicita los antecedentes de competencias en estos temas, tal como: curriculum, certificados de auditor líder en normas ISO 9001 e ISO 14001, o integrado 7.7 Desarrollo de la Auditoría: Luego de saludar al Jefe de Área y dar por iniciada la Auditoría, el equipo auditor deberá ir consignando sus observaciones, o posibles No Conformidades encontradas y en el acto notificar al responsable del hallazgo, todo con el fin de dar la oportunidad de resolver o aclarar este punto. Si no hubiera solución ni acuerdo el auditor notifica el hallazgo y le notifica al jefe del área el hallazgo. Esto se repite ante cada evento. 7.8 Reunión de cierre de Auditores: al finalizar el proceso, los auditores deberán reunirse con el Representante de Gerencia y analizar en conjunto cada uno de los eventos, Observaciones o No Conformidades encontradas. Si hubiera discrepancia en la decisión del auditor que detecto el problema, y el equipo tampoco puede resolverlo, será el Representante de Gerencia o Encargado de SGI quien decidirá inapelablemente. Esto se repite para cada evento. 7.9 Punto de Control: Si se declaran eventos que representen no conformidades, el equipo auditor deberá completar el Informe de Auditoría Interna, este documento puede ser entregado máximo con una semana de diferencia a la ejecución de la auditoría. Posteriormente deberán formalizar la declaración de NC a través del registro de No Conformidades, Acciones Correctivas y preventivas, asignar responsabilidades de análisis y seguimiento de 5

6 Página 6 de 6 acciones correctivas y preventivas, para luego ser enviadas al jefe del área en cuestión Reunión de cierre con Jefaturas: Luego se procede a informar a los Jefes de Área de los resultados de la Auditoría, quienes podrá apelar en ese instante solamente, la presencia de No Conformidades u Observaciones que, según su criterio, sean inconsistentes. La decisión final la tomará el Representante de Gerencia y será inapelable. Aquí se deja compromiso del envío del informe de auditoría correspondiente. 8.0 Control de Cambios Rev. Fecha Descripción Redactado Revisado Aprobado 01 Jul Sept Revisión de texto y redacción Actualización Encabezado (N Rev y fecha) según Auditoria Inicial SPA OBP JPH SPA OBP JPH Fecha Aprobación JUL Sept Anexos: - Registro de No conformidades, acciones correctivas y preventivas - Informe de Auditoría Interna - Programa de Auditoria - Plan Anual de Auditorías 6