EVALUACIONES INTERNAS PRO-PRO-03

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1 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA PROCEDIMIENTO PRO-PRO-03 Registro de Revisión y Aprobación ELABORADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma Fecha Firma Fecha Firma Licda. Manuela Villagran / a de Licda. Ericka Ruiz Martínez / Analista de REVISADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Licda. Erzi Espinoza / Lic. Juan Ignacio Lemus / Subgerente de Desarrollo Institucional APROBADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Lic. Jorge Estuardo De León / Gerente CDAG

2 Del proceso Seguimiento Medición y Mejora Código: PRO-PRO-03 Versión: 3 Página 2 A. Índice de contenido Pág. Secciones 1 Carátula 2 A. Índice de contenido 2 B. Propósito y alcance del procedimiento 2 C. Glosario 3 D. Descripción de actividades y responsables 3 D.1. Etapa de programación 4 D.2. Etapa de ejecución 5 E. Monitoreo y análisis 6 F. Flujograma B. Propósito y alcance del procedimiento Definir los lineamientos para la realización de las internas de procesos y sistema de gestión de la calidad de la CDAG, con el fin de determinar el cumplimiento de políticas, procedimientos y requisitos, así como determinar las oportunidades de mejora; iniciando con la elaboración de la programación anual de, planes de evaluación de procedimientos, realización, hasta la presentación de los informes de evaluación. C. Glosario Conclusiones de la evaluación Criterios de evaluación Resultados de una evaluación que proporciona el equipo evaluador tras considerar los objetivos de la evaluación y todos los resultados de la evaluación. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos, utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la evaluación. 3.- Equipo evaluador Uno o más evaluadores que llevan a cabo una evaluación Evaluación interna o Evaluación interno o 6.- líder 7.- Evidencia de la evaluación o Evidencia 8.- Plan de evaluación Programa de Resultados de la evaluación o Resultados Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de evaluación. Equivalente a las auditorías internas o auditorías de primera parte en términos de ISO Persona con la competencia para llevar a cabo una evaluación interna. Persona que coordina el trabajo de un equipo evaluador designado en una evaluación interna especifica. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de evaluación y que son verificables. Documento que contiene la descripción de las actividades y de los detalles acordados de una evaluación. Conjunto de una o más planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Resultados del análisis de la evidencia de la evaluación recopilada frente a los criterios de la evaluación. Equivalente al término hallazgo en la norma ISO

3 Del proceso Seguimiento Medición y Mejora Código: PRO-PRO-03 Versión: 3 Página 3 D. Descripción de actividades y responsables D.1 Etapa de programación 1. Programación anual de internas [DP] ( de ) Programa anualmente las internas. Cada proceso debe ser evaluado dentro de los siguientes 6 meses siguientes a su aprobación y posteriormente por lo menos una vez al año, después de la última evaluación. El programa anual de internas se elabora de acuerdo al formato PRO-FOR-05 Programa anual de internas. El programa se elabora tomando en consideración los siguientes criterios: a) o áreas con mayor grado de no conformidades mayores y menores (en anteriores) b) Instrucciones específicas de los Directivos de la Institución c) que se consideran importantes por el impacto que tienen en el cliente final d) Resultados de los indicadores del SGC. 2. Revisión, aprobación y publicación del programa anual de internas [DP] 3. Designación de evaluador interno o equipo evaluador [DP] Revisa el programa anual de internas para aprobación. Si lo aprueba gestiona publicación en intranet y continúa en el paso 3, de lo contrario regresa al paso 1 para realizar los cambios requeridos. NOTA 1: Durante el período para el cual aplica el programa de, se pueden hacer modificaciones a este, siempre que exista una justificación y el cambio sea aprobado por la. Designa al evaluador o equipo evaluador para realizar una evaluación específica. Cuando se designe un evaluador líder, deberá ser de la (excepto cuando la evaluación se realice a esta dirección) Para la designación de los evaluadores internos y el evaluador líder se deberán tomar en cuenta el perfil establecido en la tabla No. 1. Tabla No. 1: Perfil de es Parámetro Observador Interno Líder Educación Estudios universitarios (Mínimo sexto semestre) Estudios universitarios (Mínimo sexto semestre) Título universitario en grado de Licenciatura Experiencia laboral 3 años 3 años 5 años Experiencia laboral en del SGC y/o laborar en CDAG Formación teórica de evaluador Formación práctica de evaluador Valores Habilidades Funciones Al menos 4 meses de los 3 años Al menos 6 meses de los 3 años Al menos 1 año de los 5 años Mínimo 16 Horas Mínimo 16 Horas Mínimo 16 Horas Mínimo 16 horas como observador en internas Organizado, respetuoso, puntual y cortes Facilidad de expresión y redacción, trabajo en equipo Acompañar al evaluador interno o líder (según programación) Tomar nota de aspectos relevantes durante la evaluación Acompañar en la elaboración de informes de Hacer preguntas u observaciones al evaluador a cargo Mínimo 10 horas como evaluador observador Igual que el evaluador observador Igual que el evaluador observador Ver funciones asignadas a (Designado) y/o Equipo en este procedimiento. Seguimiento de resultados por medio de procedimiento de mejora continua. Mínimo 10 horas como evaluador Interno Igual que el evaluador interno Igual que el evaluador interno Ver funciones asignadas a Líder y/o (Designado) en este procedimiento. Seguimiento de resultados por medio de procedimiento de mejora continua.

4 Del proceso Seguimiento Medición y Mejora Código: PRO-PRO-03 Versión: 3 Página 4 D.2 Etapa de Ejecución 4. Elaboración del Plan de Evaluación [EL] Líder Elabora el Plan de Evaluación según la programación aprobada, utilizando el formato PRO- FOR-06 Plan de evaluación. 5. Notificación de la Evaluación [EL] 6. Modificación al Plan de evaluación [DP] 7. Preparación de la Evaluación [E / EE] 8. Ejecución de la evaluación interna [E / EE] 9. Comunicación de resultados [EL / EE] 10. Análisis y clasificación de evidencia [E / EE] Líder ( Designado) Equipo Equipo Líder / Equipo Equipo Notifica al líder del proceso y otras áreas involucradas el PRO-FOR-06 Plan de evaluación, mínimo 8 días calendario antes de la evaluación programada, indicando la fecha y hora estimada en que se realizarán las revisiones. Si hubiese observaciones, deben ser resueltas entre el evaluador y el evaluado antes de ejecutar la evaluación. En caso contrario continua en el paso 7. Modifica plan de evaluación correspondiente (PRO-FOR-06), informando a la procesos oportunamente y regresa al paso 5. Prepara la evaluación recopilando y revisando información pertinente, tal como: documentación física del proceso, publicaciones en intranet, anteriores, planes de acción, acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora, indicadores de gestión, requisitos normativos, quejas y registros de producto no conforme (cuando aplique). Utiliza PRO-FOR-07 Revisión Documental y PRO-FOR-08 Lista de Verificación. Ejecuta la evaluación visitando las unidades ejecutoras del proceso, según el plan de evaluación y procede a recolectar evidencia objetiva a través de entrevistas, evaluación de documentos, observación de actividades y condiciones de las áreas evaluadas, para confirmar la conformidad. El evaluador realiza la evaluación puntualmente y en todo momento con cortesía, respeto. Registra las evidencias en el formato PRO-FOR-08 Lista de Verificación. La información obtenida a través de entrevistas debe ser comprobada a través de la observación, mediciones y evaluación de documentos. Comunica los resultados preliminares de la evaluación al líder (o co-líder) del proceso evaluado al finalizar la evaluación del área. Si los evaluados argumentan que los resultados no son acordes a la situación real, deben presentar evidencia objetiva que lo demuestre dentro del límite de tiempo que les conceda el. Analiza la evidencia y clasifica los resultados de acuerdo a los siguientes criterios: a. Resultados positivos: Buenas prácticas o situaciones encontradas que sobrepasan lo requerido por el Sistema y/o que hayan evidenciado mejoras sustanciales. b. Oportunidades de mejora: Situaciones observadas donde se puede aumentar la efectividad de los procesos o servicios. c. Observaciones: Situaciones que son potenciales incumplimientos al sistema o riesgos de situaciones no deseadas, los cuales se deberían mitigar para que no sucedan. d. No conformidades menores: Incumplimientos a cualquiera de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad que son de BAJO impacto para la institución y sus clientes. e. No conformidades mayores: Incumplimientos a cualquiera de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad que son de ALTO impacto para la institución y sus clientes. 11. Elaboración del Informe de Evaluación [E / EE] Líder Elabora el informe según formato PRO- FOR-09 Informe de evaluación interna, y lo traslada a la solicitando remitirlo con memo al líder del procedimiento evaluado.

5 Del proceso Seguimiento Medición y Mejora Código: PRO-PRO-03 Versión: 3 Página Elaboración de memo y envío de informe Elabora el memo de notificación dirigido al líder del proceso evaluado, e incluye la fecha designada para discusión del informe de evaluación. Gestiona la firma del memo con la. Revisa que el informe esté debidamente firmado por el equipo evaluador antes del envío. En caso de ser necesario prepara copias para los co-líderes del proceso. 13. Entrega informe de evaluación 14. Realización de reunión de seguimiento y encuesta [EL / EE] Líder / Equipo Entrega el Informe de Evaluación, copias del informe (cuando aplique) y el memo de notificación, en las subgerencias que corresponda. Realiza la reunión de seguimiento de la evaluación con los responsables del proceso para determinar las acciones a tomar para cada caso, siguiendo el procedimiento de PRO-PRO- 02 Mejora continua. Asimismo entrega PRO-FOR-11 Encuesta de calificación de evaluadores a los evaluados, indicándoles que es sumamente importante que completen 1 por equipo evaluador y la entreguen en el momento que se les requiera. 15. Archivo Archiva donde corresponde, todos los documentos relacionados a la evaluación (Principalmente: programa de evaluación anual, plan de evaluación, lista de chequeo, informe de evaluación) E. Monitoreo y análisis D.4. Medición de Satisfacción de la Evaluación 16. Recolección de encuestas de satisfacción de internas Recoge PRO-FOR-11 Encuesta de calificación de evaluadores ya llenos en las áreas evaluadas para su respectiva tabulación. 16. Tabulación de datos de satisfacción y ejecución de internas 17. Análisis y Retroalimentación (designado) procesos / Líder Tabula la información en archivo digital, grafica los resultados y traslada informe de resultados obtenidos de la evaluación de satisfacción de internas sobre el desarrollo de las y desarrollo del evaluador interno a la procesos. Tabula información de fechas de ejecución de internas (PRO-FOR-06 Plan de evaluación ) contra las programadas inicialmente (PRO-FOR-05 Programa anual de internas ) calculando el indicador establecido en la ficha de proceso correspondiente. Traslada resultados a. Analiza los resultados obtenidos y retroalimenta a los evaluadores a través de una reunión mensual para tomar las acciones pertinentes. Entrega resultados a la. 18. Publicación de resultados procesos Publica resultados obtenidos en el área de indicadores de la unidad administrativa. 19. Archivo Archiva la información donde corresponde.

6 F. Flujograma PROCEDI MIENTO Del proceso Seguimiento Medición y Mejora Código: PRO-PRO-03 Versión: 3 Página 6 D.1 Etapa de programación 1. Programación anual de internas [DP] 2. Revisión y aprobación del programa anual de internas [DP] 3. Designación de evaluador interno o equipo evaluador [DP] D.2 Etapa de Ejecución 4. Elaboración del Plan de Evaluación [EL] 5. Notificación de la Evaluación [EL] 6. Modificación al Plan de evaluación [DP] 7. Preparación de la Evaluación [E / EE] 8. Ejecución de la evaluación interna [E / EE] 9. Comunicación de resultados [EL / EE] 10. Análisis y clasificación de evidencia [E / EE] 11. Elaboración del Informe de Evaluación [E / EE] 12. Elaboración de memo y envío de informe 13. Entrega informe de evaluación 14. Realización de reunión de seguimiento y encuesta [EL / EE] 15. Archivo RESPONSABLES (en orden alfabético) SIMBOLOGÍA: 1. [DnP] 2. [DP] procesos 3. [E / EE] / Equipo 4. [EL / EE] Líder / Equipo 5. [EL] Líder 6. Título de sección Generación de registro Actividad Recepción o archivo de expediente Decisión Repetir pasos o ir a subproceso