PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ: Julio Carballo Galindo Vocal de Auditoría Interna Ma. de Lourdes Cedillo Ortiz Coordinadora del Comité de Equidad de Género Fecha de última modificación y/o revisión:../../2013 Dip. Zenorina González Ortega Presidenta de la Comisión de Igualdad de Género PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS Página 1 de 11

2 1. Objetivo Establecer los lineamientos necesarios para la realización de las Auditorías Internas al Sistema de Gestión de Equidad de Género del Honorable Congreso del Estado de Puebla y determinar el grado de implementación. 2. Alcance Este procedimiento aplica a todas las áreas y puestos involucrados en el alcance del Sistema de Gestión Equidad de Género del Honorable Congreso del Estado de Puebla de conformidad con el Modelo MEG: Referencias Manual de Equidad de Género. Manual de Organización. Modelo de equidad de Género MEG 2012 Procedimiento de análisis, planeación y ejecución de acciones correctivas y preventivas. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental ISO Definiciones 4.1 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance para el que se cumplen los criterios de la auditoria. 4.2 Auditoria interna o de primer grado: Auditoria efectuada por personal del Honorable Congreso del Estado de Puebla con la competencia suficiente y necesaria. 4.3 Auditoria Externa o de tercer grado: Auditoria efectuada por personal ajeno al Honorable Congreso del Estado de Puebla con la competencia y respaldo de un organismo de certificación. 4.4 Programa de la auditoria: Conjunto de una o más auditorias planeadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 4. Alcance de la auditoria: Extensión y límites de una auditoria. 4.6 Criterio de la auditoria: Conjunto de políticas, procedimiento o requisitos determinados como referencia que sirven de base para la evaluación de conformidad para con los requisitos de las normativas aplicables. 4.7 Evidencia objetiva: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información significativa para el criterio de la auditoria, y que se sustenta con evidencias. 4. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recogida frente a los criterios de la auditoria. 4.9 Equipo auditor: Persona o grupo de personas que llevan a cabo una auditoria. 4. Auditor/a: Persona que lleva a cabo una auditoria Auditor/a calificado o líder: Persona que ha superado con éxito un proceso de calificación de auditoria o que puede avalar su competencia a través de la experiencia y formación de Auditor líder. PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS Página 2 de 11

3 Procedimiento.1 Para la Programación y planeación de una Auditoría interna / externa INICIO Vocal de Auditorias Preparación de Programa Coordinador/a del Comité de Equidad Revisión por la Dirección Presentación de Programa 1. Auditoría Interna 2. Auditoria de Seguimiento FIN PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS Página 3 de 11

4 El/la Vocal de Auditorias le competen las actividades siguientes: Prepara el Programa de Auditorías Internas identificando el objetivo y alcance de la misma. a) La preparación del programa de auditoría se realizará dentro de los primeros diez meses de cada año calendario. b) Se debe considerar una auditoría interna anual. c) La programación debe considerar los días hábiles del Honorable Congreso del Estado de Puebla así como festividades o días de asueto para no empalmar los días de auditoría. d) Considerar además la fecha probable de la auditoria de seguimiento / certificación. e) Enviar mediante oficio al / a la coordinadora del Comité de Equidad de Género el programa de auditoría para su revisión. f) Comunicar al personal del Honorable Congreso del Estado de Puebla el programa de auditoría aprobado mediante la distribución y entrega de copias de la minuta de acuerdos firmada. g) La información se podrá comunicar además por los medios definidos como corchos, tableros, , etc. h) La entrega de la minuta se evidenciará con la recopilación de firmas de recibido por parte de los jefes de área. El/la Coordinadora del Comité de Equidad: a) Revisa en conjunto con la / el presidente (a) de la Comisión de Equidad y Género y la / el presidente (a) del Honorable Congreso del Estado de Puebla el Programa de Auditoria propuesto. PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS Página 4 de 11

5 .2 Para seleccionar al equipo de auditores y auditor líder INICIO Vocal de Auditorias Relación de candidatos Comité de Equidad de Género Selección y nombramiento del Equipo Auditor FIN PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS Página de 11

6 El/la Vocal de Auditorias le competen las actividades siguientes: a) Elabora una relación de candidatos/as para conformar el equipo auditor de acuerdo a sus competencias y las asignaciones que tengan en el comité. b) Las somete a consideración del seno del Comité. c) Notifican al (las/los) funcionario/a (s) y Jefe/a inmediato/a la designación dentro del Equipo Auditor así como los planes de auditoría. El/la Coordinadora del Comité de Equidad: a) Selecciona, dentro del universo total de trabajadores del Congreso, las personas que pueden ser candidatos a formar parte del equipo de auditorías. b) Somete la lista de candidatos a consideración del Comité. c) Notica personalmente a los funcionarios seleccionados como auditores. PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS Página 6 de 11

7 .2 Para la ejecución y reporte de una auditoria INICIO Equipo Auditor Lista de verificación Auditor/a Líder, Equipo Auditor / Comité de Equidad de Género 1.-Revisar listas de verificación 2.- Realizar reunión de Apertura 3.- Pase de Asistencia.-Recopilación y verificación de información 4.- Realizara Auditoría basado en el Plan de Auditoria.- Preparar Informe de Auditoría Comité de Equidad de Género Análisis, planeación y ejecución de acciones correctivas y preventivas FIN PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS Página 7 de 11

8 El Equipo Auditor: a) Realiza la revisión preliminar de los documentos relacionados con el objetivo de la auditoria, según los criterios definidos. b) Solicita información pertinente del Sistema, como manuales, procedimientos, funciones, entre otros, y elabora la Lista de verificación que utilizará como herramienta guía de revisión. c) Envía las listas de verificación preparadas al Auditor (a) líder para su revisión y adecuación en caso necesario. Esta actividad se deberá de completar una semana antes de la auditoria. d) Ejecuta el trabajo de campo de recopilación y verificación de información en el sitio de labores del auditado. Realiza entrevistas (lista de verificación). Recopila mediante muestreo apropiado y verifica la información. Evalúa las evidencias frente a los criterios de auditoría. Determina los hallazgos de auditoría. Revisa con el equipo auditor los hallazgos (reuniones intermedias) Prepara informe de la auditoria. e) Los hallazgos de la auditoria se documentan en el reporte de Auditoria así como en las listas de verificación. El / la Auditor Líder: a) Revisa las listas de verificación elaboradas por el equipo auditor y realiza ajustes en caso necesario. b) Envía los comentarios, en caso de existir, al equipo auditor y solicita el ajuste necesario. c) Reunión de Apertura: El / la auditor (a) líder explica brevemente el objetivo, alcance, criterios y plan de auditoría a los asistentes de la reunión de apertura. Se pasará lista de asistencia como evidencia de la realización de la reunión. Se podrán hacer ajustes al plan de auditoría siempre y cuando, a criterio del auditor, no interfiera con el objetivo y alcances definidos. (Cambios de hora, personal auditado, etc.) d) Prepara Informe de Auditoría considerando que los hallazgos han sido clasificados de acuerdo a los criterios de auditoría y se tiene suficiente evidencia objetiva de soporte. Como parte del informe de auditoría, deberá de entregar una evaluación de desempeño del equipo auditor. e) Realizan reunión de cierre de auditoría. El / la auditor (a) líder expone el Informe de Auditoría describiendo brevemente un resumen de los hallazgos identificados. Se pasa lista de asistencia para evidencia de la actividad. El reporte de auditoría se entrega al / a la coordinadora del Comité de Equidad firmado por el / la auditora líder. PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS Página de 11

9 Coordinador/a del Comité de Equidad de Género: a) Apoyándose en el/la responsable de auditorías, distribuye el reporte de auditoría para conocimiento del personal del Honorable Congreso del Estado de Puebla. b) Dar cumplimiento al procedimiento de análisis, planeación y ejecución de acciones correctivas y preventivas para el adecuado seguimiento y verificación de hallazgos derivados de auditorías internas o externas..2 Para la preparación y evaluación del equipo auditor INICIO Coordinador/a del Comité de Equidad de Género Cursos de Capacitación Vocal de Auditorias Registro de Capacitación FIN PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS Página 9 de 11

10 Coordinador/ a del Comité de Equidad de Genero a) Gestionar con el/la Presidenta del la Comisión, el otorgar cursos de capacitación descritos a continuación como mínimos indispensables a los y las candidatos (as) a formarse como auditores del SGEG. Interpretación de MEG 2012 Conocimientos básicos de equidad de género. Formación de Auditores internos para sistemas de Equidad. b) Todos los cursos deben de considerar resultados aprobatorios, por lo que se requiere que en cada curso se obtenga un diploma o certificado. No se permiten Constancias de participación. Vocal de Auditorias a) Registrar los resultados de la selección y entrenamiento recibido por cada auditor en el formato Evolución de Auditor (a) y calcular la calificación obtenida. En caso de una calificación menor a 7 puntos, se deberá de re-capacitar a la persona en el área identificada como débil. En caso de tener una calificación mayor o igual a 7 puntos, la persona podrá participar en auditorias como Auditor (a) interno (a) b) Registrar en la evolución de auditor (a), la calificación obtenida una vez realizada una auditoria y recalcular la calificación. En caso de que se obtenga una calificación mayor a. puntos, el / la auditor (a) podrá ser considerado (a) como auditor (a) líder en el siguiente evento de auditoría. c) En el siguiente evento de auditoría al Sistema de Gestión de Equidad del Honorable Congreso del Estado de Puebla, programar preferentemente en parejas a los nuevos (as) auditores(as) con auditores (as) con experiencia. d) Resguardar los registros de selección y evolución de acuerdo al procedimiento de elaboración y control de documentos y registros. 6. Documentos de apoyo y registros PPEA-F01 PPEA-F02 PPEA-F03 PPEA-F04 PPEA-F0 PPEA-F06 PPEA-F07 Programa de Auditorías Plan de Auditoría Lista de Asistencia Listas de Verificación Reporte de Auditoría Selección de candidato (a) a auditor (a) Evolución de Auditor (a) PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS Página de 11

11 7. Anexo 7.1 Valores de criterios para evaluación de Auditor (a) Interno (a) Criterio Nivel de Estudio Técnico Bachiller Licenciatura Maestría en adelante Experiencia Menos de un año Entre uno y tres años Más de tres años Formación Conceptos básicos Interpretación del Estándar Auditor (a) Interno Auditor (a) Líder Experiencia como auditor Valor Promedio de calificaciones Criterio Valor Criterio Valor Comunicación Puntualidad Redacción Lectura rápida. Capacidad análisis Interés de Enfoque a resultados Orden en el trabajo Asertividad Usar únicamente para evaluar la selección de candidato (a) Calificación = (Sumatoria de resultados / 90) * PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS Página 11 de 11