Informe final de auditoría: Informe de evaluación emitido por el equipo auditor, en el cual se establece el resultado del proceso de auditoría.

Transcripción

1 1. OBJETIVO. 1.1 Contar con un procedimiento para las Auditorías Internas con el fin de verificar que se cumplen los requisitos de la norma de acreditación y que el Sistema de Gestión está implantado y se mantiene de manera eficaz. 2. ALCANCE. 2.1 Los procedimientos documentos y registros de las actividades relacionadas con la certificación realizadas por las áreas que conforman la estructura de organización del CVA, para las actividades de evaluación de la conformidad y para la certificación de la movilización de animales, sus productos y subproductos de la especie animal, según sea el caso. 3. DEFINICIONES. Alcance de la auditoria: Se refiere a la extensión y límites de la auditoría, incluye generalmente una descripción de la ubicación, las unidades del organismo, las actividades y los procesos, así como el periodo de tiempo cubierto. Auditado: Es la persona u organización auditada. Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría. Auditoría interna: Es el proceso interno, sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia contra la cual se compara la evidencia de la auditoría. Evidencias de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoria y que es verificable. Informe final de auditoría: Informe de evaluación emitido por el equipo auditor, en el cual se establece el resultado del proceso de auditoría. Plan de auditoría: Descripción y agenda de las actividades acordadas de una auditoria. Edición: 12-Nov-2015 Aprobó: Lic. Alejandro Ramírez González Página 1 de 6

2 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES. 4.1 Premisas de operación Las auditorías internas son programadas y autorizadas por la Dirección General (DG) y se realizarán máximo cada 12 (doce) meses El Auditor Interno del CVA no audita su propia área esta actividad será realizada por personal ajeno al área o externo En el caso de que no exista personal del Organismo para auditar las actividades del CVA, se podrán subcontratar servicios externos para tal efecto y/o para calificar al personal auditor, según sea el caso Para ser considerado Auditor Interno de CVA el profesionista (personal interno o externo) deberá haber tomado un curso de la NMX-CC IMNC-2012 Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestión y cumplir con el Perfil Auditor Interno clave DG-DC-10, haber entregado las evidencias documentales que permitan soportarlo, haber firmado los formatos de Carta de Confidencialidad e Imparcialidad clave DG-F La DG podrá reprogramar las actividades del Programa Anual de Auditorías Internas por necesidades del Organismo o por imprevistos que impidan ejecutar el programa en forma inicial. La reprogramación de actividades procurará realizarlas en un plazo no mayor 2 meses en relación al programa inicial Los Auditores Internos deberán utilizar alguno o todos de los siguientes métodos para llevar a cabo el proceso de auditoría, toda vez que es un proceso in situ y con el personal designado para atender la auditoría. - Realización de entrevistas al personal del área auditada. - Completar listas de verificación con participación del auditado. - Realizar muestreo de los documentos de derivados del proceso que se audita. - Revisar los documentos con la participación del auditado Las entrevistas se aplicarán al responsable y al personal (cuando aplique) de cada área auditada, registrando en la lista de verificación los hechos El auditor Interno aplicará un muestreo sencillo para inspección normal con un nivel general II y un nivel de calidad aceptable, de 1.0 de acuerdo a lo establecido en la NMX-Z Muestreo para la Inspección por atributos parte 2: Métodos de muestreo, tablas y gráficas, a las área auditadas que presenten 9 o más servicios de evaluación. Este grado de inspección normal puede cambiar a riguroso o reducida, de acuerdo a lo establecido en el punto 10 de la NMX-Z Muestreo para la inspección por Edición: 12-Nov-2015 Aprobó: Lic. Alejandro Ramírez González Página 2 de 6

3 atributos - Parte 2: Métodos de muestreo, tablas y gráficas. Anexo 1. Tabla para un muestreo sencillo, con nivel de inspección general II y un nivel de calidad aceptable 10, de acuerdo a lo establecido en la NOM-Z Para la revisión de documentos el auditor interno debe considerar que, la información esté completa, sea correcta, coherente, actual, que los documentos que son revisados cubren el alcance la auditoria interna y que estén en apego a los procedimientos documentales del área y deberá registrar en la lista de verificación qué documentos fueron revisados El auditor interno deberá utilizar una lista de verificación por área a auditar, misma que corresponderá a los requisitos aplicables en la NMX-EC IMNC El auditor anota los registros, bitácoras, expedientes y todo documento que le haya permitido evaluar el cumplimiento o incumplimiento del requisito evaluado, en el renglón de anotaciones de la lista de verificación El personal o área auditada será informada al término de la actividad de los resultados El auditado tendrá un plazo de quince días hábiles para presentar sus acciones para atender los hallazgos, en su caso Las auditorías deben verificar el cumplimiento de la norma de acreditación y que el sistema de gestión está implantado y es eficaz Las auditorías pueden ser programadas y/o dirigidas, con aviso y sin aviso según sea el caso instruido por la DG. 4.2 Descripción de actividades del procedimiento. Act. Ejecuta Descripción de la Actividad 1 DG Instruye por cualquier medio incluyendo el verbal, a la DGA para la elaboración del Programa Anual de Auditorías Internas y de su ejecución. 2 DGA Elabora el Plan de Auditoría Interna, señalando los objetivos, alcances, criterios y referencias. Lo somete a la consideración de la DG quién autoriza el Plan de Auditoría y dispone el suministro de los recursos necesarios para su ejecución. 3 DG Selecciona al Equipo Auditor (EA). Solicita, en su caso, al Titular del área a auditar, la información necesaria para que el EA evalué los antecedentes existentes, informarse y documentarse. Da seguimiento a auditorías anteriores, si es el caso. Elabora y entrega por cualquier medio el Aviso y el Plan de Auditoría al titular 4 EA del área a auditar en un tiempo no menor a 2 días hábiles antes de iniciar la actividad, cuando esto sea posible. Edición: 12-Nov-2015 Aprobó: Lic. Alejandro Ramírez González Página 3 de 6

4 Se presenta en el lugar establecido en la fecha y hora acordada. Ejecuta la Actividad de acuerdo al Plan de Auditoría establecido. Elabora el informe correspondiente y establece en él, como mínimo lo siguiente: Información general del auditado. (fecha y hora) Extensión y alcance de la auditoría practicada Firma de enterados por el auditor y auditado. Resultados y conclusiones Entrega copia del informe de resultados al auditado. (preliminar) Proporciona el informe a la DG. En caso de no haber hallazgos concluye la actividad, en caso contrario continua. 5 En un tiempo no mayor a quince días hábiles, a petición de la DG el plazo podrá ÁREAS modificarse. Establece las acciones que implementara para subsanar los AUDITADA incumplimientos y la entrega al EA. 6 EA Presenta Informe a DG señalando las respuestas emitidas por las áreas correspondientes y en su caso informando el cierre de hallazgos. 7 DG Revisa las acciones implementadas por el área auditada para su autorización y cierre, da seguimiento a la implementación de las mismas, apoyándose de la DGA. 8 DG Da por cerrado el Proceso de Auditoría. ANEXO 1 Tamaño de lote Tamaño de muestra Aceptación Criterio Rechazo 2 a a a a a a Edición: 12-Nov-2015 Aprobó: Lic. Alejandro Ramírez González Página 4 de 6

5 151 a a a 1, ,201 a 3, ,201 a 10, ,001 a 35, ,001 a 150, ,001 a 500, ,001 a más CONTROL DE CAMBIOS. Decía (Versión Anterior) Perfil Auditor Interno clave DG- PC-11 Se agregó DETALLES DEL CAMBIO Dice (Versión Vigente) Perfil Auditor Interno clave DG-DC Los Auditores Internos deberán utilizar alguno o todos de los siguientes métodos para llevar a cabo el proceso de auditoria: - Realización de entrevistas al personal del área. - Completar listas de verificación y cuestionarios con participación del auditado. - Realizar muestreo de los documentos de trabajo del área. - Revisar los documentos derivados del proceso que se audita con la participación del auditado Las entrevistas se aplicarán al responsable y al personal (cuando aplique) de cada área auditada, registrando en la lista de verificación los hechos. Edición: 12-Nov-2015 Aprobó: Lic. Alejandro Ramírez González Página 5 de 6

6 Se agregó El auditor Interno aplicará un muestreo sencillo para inspección normal con un nivel general II y un nivel de calidad aceptable, de 1.0 de acuerdo a lo establecido en la NMX-Z Muestreo para la Inspección por atributos parte 2: Métodos de muestreo, tablas y gráficas, a las área auditadas que presenten 9 o más servicios de evaluación Este grado de inspección normal puede cambiar a riguroso o reducida, de acuerdo a lo establecido en el punto 10 de la NMX-Z Muestreo para la inspección por atributos - Parte 2: Métodos de muestreo, tablas y gráficas Para la revisión de documentos el auditor interno debe considerar que, la información esté completa, sea correcta, coherente, actual, que los documentos que son revisados cubren el alcance la auditoria y que estén en apego a los procedimientos documentales del área y deberá registrar en la lista de verificación qué documentos fueron revisados El auditor interno deberá utilizar una lista de verificación por área a auditar, misma que corresponderá a los requisitos aplicables en la NMX-EC IMNC El auditor anota los registros, bitácoras, expedientes y todo documento que le haya permitido evaluar el Se agregó cumplimiento o incumplimiento del requisito evaluado, en el renglón de anotaciones de la lista de verificación. Se agregó Anexo 1. Edición: 12-Nov-2015 Aprobó: Lic. Alejandro Ramírez González Página 6 de 6