Rendición de Cuentas Resolución Gestión Transparente (GT), Articulo 38 Relación Contractual.

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1 Abril 7 de 2016 Preguntas frecuentes nuevo procedimiento definido con base en la nueva norma rendición contractual Rendición de Cuentas Resolución Gestión Transparente (GT), Articulo 38 Relación Contractual. 1. Qué debo hacer para rendir la información contractual en Gestión transparente? R/ Estudiar el instructivo para la rendición de la Cuenta para la relación contractual Código GL-CL-IN Quiénes son los usuarios encargados de rendir la información contractual en Gestión Transparente? R/ Los servidores públicos competentes en materia de contratación de todas las unidades académicas, administrativas y personal de apoyo en el proceso de la contratación. NOTA: Para acceder a la aplicación de Gestión Transparente, se requiere pasar por el proceso de entrenamiento, para posteriormente solicitar a la Contraloría la asignación del usuario y clave. 3. Cuáles serán los contratos que se van a rendir en Gestión Transparente? R/ Todos los contratos firmados a partir del 1 de enero de 2016, y los Pedido/Contratos de SAP, con CRP expedido a partir del 1 de enero de Cabe anotar que no se incluyen los contratos de prestación de servicios personales (pagado por nómina), fondos fijos reembolsables (caja menor), servicios públicos y evaluación académica. 4. Quién rinde la cuenta en Gestión Transparente de la Información contractual cuando se realiza un gasto? R/ quien con su usuario en SAP, realiza el Pedido / Contrato. 5. En el caso de los convenios Quién es el responsable de verificar que la información contractual y sus eventos se registre oportunamente en el 1

2 aplicativo? R/ El interventor del contrato es el responsable de hacer la verificación respectiva la cuenta. 6. Cómo obtengo la constancia de publicación en el SECOP? R/ Para los contratos de mediana y mayor cuantía, se solicita la constancia de publicación a Gestión Complementadores Logísticos al siguiente correo: secopcomplementadores@udea.edu.co 7. Qué pasa si no rindo todos los documentos en los tiempos que dicta la norma? R/ La Contraloría General de Antioquia, enviara una notificación al Representante Legal de la Universidad, en este caso al Señor Rector, a quien también se le informara si hay lugar a medidas administrativas. 8. Para el evento de los pagos, A quién le corresponde subir esa información? R/ A las unidades académicas y administrativas responsables de la ejecución del contrato; para lo anterior antes de enviar la documentación a Gestión de Egresos se debe digitalizar: la factura, el documento de seguimiento o recibo a satisfacción y el soporte de la seguridad social de ese pago. El comprobante de egreso debe solicitarse a Contabilidad, con el número de egreso y su fecha correspondiente. (Temporal mientras se ajusta SAP para imprimir comprobante de egreso). 9. Al ingresar la información contractual en Gestión Transparente, se suple la obligación de reportar al SECOP y subir información al SAP?, R/ NO. Estas son actividades diferentes, que no se excluyen entre sí, es decir todas se debe hacer. 10. Este sistema de rendición de cuentas, será solo por esta oportunidad o será permanente? R/ Este sistema de rendición de la cuenta, será permanente y de ahora en adelante es la forma en que la Universidad rendirá la información contractual al ente de control fiscal. 11. Por qué se debe ingresar la información de manera manual? R/ Porque hasta el momento la plataforma tecnológica suministrada por la Contraloría General de Antioquia, no permite subir masivamente los documentos contractuales. 2

3 12. Esta es la primera vez que la Universidad y sus unidades deben rendir la cuenta ante la contraloría General de Antioquia? R/ No es la primera vez, siempre se ha rendido, lo que cambió fue la exigencia de la Contraloría, de hacerlo a través de su plataforma Gestión Transparente. 13. Quién resuelve las dudas que se presenten en relación con la aplicación en el Sistema de Gestión Transparente? R/ Todas las inquietudes que surjan con relación a la aplicación serán resueltas por la Contraloría General de Antioquia, con el Ingeniero José Luis Cataño, teléfono: , o móvil , correo electrónico: jcatano@cga.gov.co 14. En la identificación del contratista, cuando este presenta información con establecimiento de comercio cuál nombre debo colocar? R/ Ingresar el nombre de la persona natural y los documentos que se anexan son los que corresponden a las personas naturales 15. El Gestión transparente aparecen contratistas con varios números de identificación, cuál debo seleccionar? R/ El que esta creado sin puntos y con el digito de verificación ejemplo Cuál es el número de contrato que ingreso a Gestión Transparente? R/ Deberá ser el número de Pedido / Contrato de SAP. Ejemplo Cómo corrijo un dato si esta errado? R/ En el menú Contratación/Editar Contrato/ (ver imagen) 18. Cómo retiro un anexo? R/ En el menú Contratación/Editar Contrato/Retirar Anexos 19. Cuándo debo rendir la cuenta del pago o los pagos del contrato? R/ Cuando efectivamente la Universidad le paga al proveedor (consultar desde 3

4 la transacción SAP FBL1N), los anexos que se vinculan son los mismos que se envían a Egresos, (por eso se recomienda tener una copia digital). 20. En SAP el Pedido/Contrato es el mismo número de CRP en anexos que debo subir? R/ En la opción minuta se sube el Pedido/Contrato, y en la opción Registro Presupuestal debemos subir el documento de SAP del CRP, (Generado desde SAP, WPR-IN-GRAL- 04InstructivoImpresiónDocumentosFinancierosV.01). 21. Queda algún soporte de la Rendición del contrato en Gestión Transparente? R/ Solo en el sistema de la CGA, por eso se recomienda tomar foto de la pantalla y guardar como soporte del ingreso. 22. Recomendación, al ingresar a Gestión Transparente actualizar con CTRL + F5, y estar atentos a las Noticias que están ubicados al lado derecho de la plantilla 4

5 23. Cuando se presente algún inconveniente con el Interventor o contratista, se debe informar a la Contraloría General de Antioquia, para que ellos lo organicen. Ingeniero José Luis Cataño, teléfono: , o móvil , correo electrónico: jcatano@cga.gov.co 24. Se Recomienda a todos los usuarios: cuando se presente un inconveniente, dejar un soporte (envió de correo o similar) esto sirve en caso de cualquier descargo; consecuencia en razón de un proceso sancionatorio, ese sería el soporte por parte de la Universidad de Antioquia. 5