Administración de Caja Chica

Transcripción

1 Administración de Caja Chica

2 Bienvenido El trabajo que desempeñamos día con día requiere de tiempo y recursos para su realización; nuestro tiempo debemos administrarlo para atender con calidad a nuestros clientes internos y externos; los recursos deberán ser planeados para contar con todos los insumos para efectuar nuestras operaciones. A través del presente tutorial revisaremos las tareas que deberás realizar para la administración de la Caja Chica, fondo destinado para sufragar gastos menores de la Operación.

3 Objetivo General Al finalizar el presente tutorial, el participante conocerá el proceso de administración de Caja Chica, las políticas que rigen su manejo, así como la importancia de su participación en el registro de las transacciones para el correcto empleo del fondo fijo asignado.

4 Introducción Durante las labores cotidianas es común la utilización de distintos insumos para poder llevar a cabo nuestras tareas; en Montepío Luz Saviñón contamos con un área encargada del abastecimiento de dichos suministros; sin embargo existen compras que por su naturaleza y uso común no se pueden planear, comprar, ni pagar desde las oficinas de servicio. Para estos gastos cada sucursal cuenta con una CAJA CHICA, la cual tiene un fondo fijo reembolsable periódicamente por medio de una orden de pago.

5 Asignación de Caja Chica El responsable de la Caja Chica, habrá de recibir una orden de pago a su nombre por el importe del fondo fijo que la Dirección de Contraloría autorice, asumiendo así la responsabilidad y buen uso de los fondos asignados. Todo gasto que no presente comprobante o que no sea autorizado será cubierto por el responsable de la Caja Chica, por ello es importante asegurar su proceso y administración

6 Gastos comprobables A través de la Caja Chica, se realizan gastos menores comunes y frecuentes que son necesarios para la Operación y administración de la Institución y nuestras Sucursales Todo pago debe ser respaldado con un Comprobante Fiscal Digital(XML) o Factura Pre impresa en original. EnelcasodeRecoleccióndebasurayPasajesdeberándellenarunvaledegastos sin comprobante(ver anexo)

7 Gastos comprobables y como puedo saber cuales son los gastos autorizados? Consulta la sección Anexo donde viene el listado con todos las operaciones en las que podrás utilizar el fondo de la caja chica Ver anexo

8 Gastos comprobables En el rubro de Despensa, existen dos tipos de gastos: Despensa gravada con el IVA y Despensa exenta del IVA Para determinar el monto de la despensa exenta y el monto de la despensa gravada con IVA existe un archivo en Excel que les ayuda a realizar el cálculo de lo que se habrá de registrar Ver anexo

9 Gastos comprobables Si eres el responsable de la administración de la caja chica, deberás asegurar que las facturas que te sean entregadas tras la compra de un bien o el pago de algún servicio, cumplan con todas las disposiciones fiscales vigentes para que la Dirección de Contraloría haga su presentación ante las autoridades fiscales correspondientes. (Ver anexo Requisitos Fiscales en facturas que es una lista con los datos a revisar en cada factura)

10 Límite de caja chica Existe un límite de $2, para realizar compras por medio de la Caja Chica, por lo que solo procederán gastos, cuyototal de factura sea igual o menor a $2,000,aún cuando haya fondo disponible en caja. Importante: Si el límite de compra es hasta $2, (total en la factura) entonces el gasto máximo que puedes realizar es de $1, pues sumando el IVA, nos da un total de $2,000.00

11 Reembolso de fondo Una vez que has realizado uno o mas gastos mayores a $1, ya puedes solicitar tu reembolso, cómo? 1.-Crea una carpeta para que guardes tus archivos XML y tus documentos sin comprobante fiscal. 2.-Envía un correo al responsable del reembolso de caja chica, solicitando el Vo.Bo. y se proceda con tu orden de pago Los comprobantes deberás conservarlos escaneados por un periodo de seis meses para cualquier aclaración.

12 Almacenamiento de Información Ahora todos los archivos XML, los gastos sin comprobante fiscal y la pantalla de tu libro de caja los vamos a guardar ingresando esta dirección en el explorador de Windows

13 Almacenamiento de Información En esta dirección se abrirá la siguiente pantalla

14 Almacenamiento de Información Selecciona la zona a la que pertenece la sucursal a tu cargo.

15 Almacenamiento de Información Selecciona la sucursal a tu cargo.

16 Almacenamiento de Información Dar clic en crear nueva carpeta y la renombras con el periodo de cada reembolso, por ejemplo: Reembolso del 01 Oct 12 al 15 Oct 12, por lo que existirá una Subcarpeta por cada reembolso.

17 Almacenamiento de Información Selecciona la opción Tipo dando clic

18 Almacenamiento de Información Finalmente da clic en Cargar documento para subir tus archivos.

19 Almacenamiento de Información Es importante que el responsable de reembolso de caja chica, pueda visualizar la carpeta que creaste y donde guardaste todos los archivos XML, los de gastos sin comprobante fiscal y la pantalla de tu libro de caja correctos y completos; pues de otra manera no podremos gestionar el reembolso de estos gastos

20 Tipo de documentación Son tres tipos de documentos que utilizaremos para la comprobación y solicitud de reembolso de Caja Chica. 1.- Facturas Electrónicas 2.- Gastos sin comprobantes 3.-Libro de Caja (Pantalla donde se muestra un resumen de periodo de Gastos)

21 Facturas electrónicas A partir del año 2012 surge la obligación fiscal de solicitar las facturas electrónicas en un archivo PDF y otro con la extensión XML

22 Facturas electrónicas Ejemplo de Factura en formato PDF

23 Facturas electrónicas Ejemplo de Factura electrónica Archivo XML

24 Facturas electrónicas Todos los archivos XML de cada factura que recibas, tendrás que guardarlos en la carpeta que corresponda a tu sucursal y a su vez creando una subcarpetapor cada reembolso que solicites de acuerdo al rango de fecha que realizaste tus gastos.

25 Gastos sin Comprobante Todos los gastos sin comprobante que realizaste y que corresponden al reembolso que vas a solicitar, deberás escanearlos para incluirlos en la subcarpeta correspondiente

26 Libro de Caja Una vez que has terminado de realizar todos tus registros y que vas a solicitar tu Reembolso, ingresa a la transacción S_P6B_ Ingresa Sociedad: MLS Libro de Caja: elige la Sucursal Fechas: El periodoen que se efectuaron los gastos Da clic en Ejecutar para procesar el reporte Libro de Caja

27 Libro de Caja Aquí podrás visualizar el desglose de los gastos que efectuaste y registraste en el periodo de consulta Copia la pantalla de libro de caja para también guardarla en la subcarpeta que corresponda

28 Envío de Comprobantes

29 Envío de comprobantes Todos los documentos físicos que guardas en tu carpeta para el reembolso de la caja chica, deberás conservarlos por un tiempo de 6 meses para posteriormente enviarlos al encargado del área de Archivo utilizando el procedimiento de dicha área. Por cada factura deberás adjuntar la hoja de requisitos fiscales (check list)

30 Envío de comprobantes Toda la documentación de los gastos que efectuaste de la caja chica se enviará semestralmente utilizando el siguiente formato: En el campo Notas y Comentarios deberás anotar los nombres de los carpetas con que solicitaste tus reembolsos ejemplo: 1.-Reembolso 01/10/2012 al 15/10/ Reembolso 16/10/2012 al 31/10/2012

31 Registro de Gasto Es importante que se realice el registro de los gastos el mismo día en que se efectúan las compras o pagos, pues en caso contrario se podría descontar al responsable dela Caja la erogación de esos gastos vía nómina Recuerda: debe coincidir la información del sistema con lo físico

32 Registros en Sistema SAP Vamos ahora a realizar el registro en el Sistema de las compras realizadas

33 Registros en Sistema SAP Digita la Transacción FBCJ y presiona enter para acceder Paso 1

34 Registros en Sistema SAP Aparecerá la siguiente pantalla: Paso 2 Da clic para desplegar el cuadro Libro de Caja: Dato

35 Registros en Sistema SAP Aparecerá la siguiente pantalla: Paso 3 En el Campo Sociedad captura MLS

36 Registros en Sistema SAP Paso 4 Clic en el matchcode. Al desplegarse la siguiente pantalla selecciona la sucursal Correspondiente (4 dígitos)

37 Registros en Sistema SAP Paso 5 Clic en tomar selección

38 Registros en Sistema SAP Paso 6 Clic en Match codedel campo Operación Contable Selecciona el tipo de gasto a registrar

39 Registros en Sistema SAP Paso 7 A continuación ingresa el importe de la compra

40 Registros en Sistema SAP Paso 8 Captura el número de la factura En el campo Referencia

41 Registros en Sistema SAP Paso 9 El Centro de costos al que perteneces, lo seleccionas abriendo el matchcode

42 Registros en Sistema SAP Paso 10 En el campo Texto ingresa Gastos de caja chica / breve descripción del gasto efectuado Ejemplo: Gastos Caja Chica/ Kit escolar Gastos Caja Chica/ Candado

43 Registros en Sistema SAP Paso 11 Finalmente clic en el ícono Grabar

44 Registros en Sistema SAP Listo hemos terminado la captura! Ahora deberás enviar un correo al Responsable del rembolso de caja chica para pedir el visto bueno contable a mas tardar el día 25 de cada mes. El visto bueno contable asegura el registro correcto de las operaciones

45 Contabilización de la operación Una vez que obtienes el visto bueno contable por parte del responsable del rembolso de Caja Chica, entrarás al sistema nuevamente en la transacción FBCJ Clic en el ícono Contabilizar

46 Anexo Para tener acceso a los formatos deberás realizar lo siguiente dentro del mismo tutorial: Clic en: Ir al centro de conocimiento

47 Anexo Clic en: Área para Compartir archivos

48 Anexo En este enlace podrás descargar los archivos adjuntos

49 GRACIAS Y recuerda que cualquier duda o comentario, estamos a tus órdenes : Yasir Edith López Mociños y.lopez@montepio.org.mx Extensión 1055 Analista de Cuentas por Pagar